К наиболее распространенный пособиям, выплачиваемым за счет средств Фонда социального страхования, относятся: пособия по временной нетрудоспособности (больничные) и пособия гражданам, имеющим детей (пособие по беременности и родам, единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности, единовременное пособие при рождении ребенка, ежемесячное пособие по уходу за ребенком и пр.). Пособия, выплачиваются за счет средств ФСС, но приравниваются к зарплате, их начисление отражается записью по  дебету 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению"  и  кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

   Подотчетные лица - это сотрудники организации, которые получили денежные средства организации для оплаты "мелких" расходов : хозяйственных (приобретение материальных ценностей, канцелярские, почтовые расходы  и т.д.), расходов на командировки и представительских. В основном выдача подотчетных сумм производится из кассы организации . Подотчетные суммы выдаются на основании письменного заявления сотрудника с визой руководителя организации. Порядок выдачи подотчетных сумм регламентирован Правилами ведения кассовых операций .После того, как сотрудник осуществит расход подотчетных сумм он в установленные сроки обязан отчитаться перед организацией. В случае, если не вся сумма подотчетных средств потрачена, сотрудник возвращает остаток в кассу. Если осуществлен перерасход подотчетных сумм - организация компенсирует его. Если сотрудник в установленные сроки не представил Авансовый отчет, подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника или по решению суда отнесена на возмещение материального ущерба. Расчеты с подотчетными лицами учитываются на одноименном счете 71.

Таблица 1.8

Начисление  и выплата пособий

2 РАСЧЕТ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ С ПОМОЩЬЮ ПРОГРАММЫ 1 С

2.1 Основные  движений данных при расчете  зарплаты

  Для успешного развития предприятия следует использовать методы оплаты труда, способствующие созданию деловой атмосферы и ориентирующие работников на увеличение личного вклада в успех общего дела. В качестве основы для достижения указанных целей могут быть использованы механизмы финансовой мотивации. Прикладное решение обеспечивает автоматическое начисление заработной платы и связанных с ней налогов и сборов согласно действующему законодательству. При этом полностью автоматизируется комплекс трудоемких расчетов с персоналом, начиная от ввода документов о фактической выработке, оплаты отпусков, заканчивая формированием документов на выплату зарплаты и отчетности в государственные органы. Автоматизируется расчет начислений и удержаний с отражением их результатов  в затратах предприятия.

Рис 2.1  Схема основных движений данных при расчете зарплаты

  В расчете заработной платы можно выделить следующие этапы: эпизодически в информационную базу вводится информация кадрового

 учета, используемая в расчетах начислений и удержаний ;в течение месяца

вводятся документы, характеризующие трудовые показатели каждого 

работника, а  также другие документы и сведения, влияющие на начисления и удержания ; после завершения периода производится собственно расчет зарплаты и связанных с ней налогов и взносов с формированием данных о суммах, подлежащих выплате работникам. Прикладное решение обеспечивает формирование необходимых бумажных документов и электронной отчетности, связанной с начислением зарплаты. В "1С:Бухгалтерии 8.0" ведется учет движения персонала, включая учет работников по основному месту работы и по совместительству.

  Автоматизированы начисление зарплаты сотрудникам по окладу и ведение взаиморасчетов с работниками вплоть до выплаты зарплаты или депонирования, а также исчисление налогов и взносов и формирование соответствующих отчетов. В информационной базе хранятся сведения, необходимые для периодических расчетов зарплаты и связанных с ней налогов и сборов. Для удобства использования эти сведения разделены на две категории: сведения о физических лицах (информация которая никак не связана с его должностными обязанностями ) и служебные сведения о работниках предприятия ( связанные с выполнением работником своих должностных обязанностей). Первоначально сведения о работнике вводятся в программу документом оформления его приема на работу. Прием на работу в организацию проводится с соблюдением ограничений, вытекающих из ТК РФ: одно и то же физическое лицо может быть оформлено работником нескольких организаций информационной базы, но основное место работы у него может быть лишь в одной из них; в других же организациях работник оформляется как внешний совместитель. Работник может быть принят на работу в ту же организацию второй раз, но уже как внутренний совместитель. В программе регистрируется все изменения для каждого работника в регламентированном кадровом учете: прием на работу и служебные перемещения, вплоть до увольнения. Аналитический отчет по работникам предоставляет возможность сформировать разнообразные списки работников

организации, отобранные и сгруппированные по различным  критериям.

2.2 Начисление и выплата зарплаты

2.2.1 Учет  отработанного времени в 1С

   В прикладном решении автоматизированы практически все виды начислений оплаты труда, используемых на хозрасчетных предприятиях, и связанных с ними удержаний, налогов и взносов. Реализованы основные формы оплаты труда: повременная (с использованием месячных, дневных и почасовых тарифных ставок) и сдельная формы оплаты труда, а также их варианты — повременно-премиальная и сдельно-премиальная формы оплаты труда. Для использования повременной оплаты труда работника достаточно при оформлении его приема на работу указать размер оплаты труда и график, по которому будет учитываться отработанное время.

Рис 2.2 Прием  на работу

  Если в результате кадровых перестановок график работы работника

изменяется, то такие события должны быть документально  зарегистрированы

 в информационной  базе. Специально вести учет отработанного  времени не потребуется. Фактически  отработанное время  будет вычисляться как объем планового времени, которое должен был отработать работник согласно графику, минус документально зафиксированные отклонения от этого графика, когда в указанное в графике рабочее время работник отсутствовал, например, по причине отпуска или болезни.

  При сдельной оплате труда для расчета суммы заработка необходимо ежемесячно регистрировать фактическую выработку работника специальными документами — сдельными нарядами. Но график работы также требуется указывать, поскольку он используется в некоторых других расчетах. Используемые для учета отработанного времени графики работы могут быть следующих типов: пятидневные, шестидневные, сменные и, кроме того, индивидуальные. В конфигурации необходимо указывать продолжительность рабочей недели и часы рабочего времени: интервалы работы в течение рабочего дня или смены с исключением перерыва на обед.  В конфигурации поддерживаются графики суммированного учета рабочего времени, а также графики сокращенного рабочего времени. Предусмотрено автоматическое заполнение текущего календаря графика работы с учетом общегосударственных праздников, в котором отражаются рабочие дни, укороченные предпраздничные дни и перенесенные дни отдыха. Список общегосударственных праздников также хранится в информационной базе.

  Предусмотрена возможность ввода подробных и/или сводных табелей учета рабочего времени, как первичных документов, данные которых используются далее при начислении зарплаты; в этом случае отработанное время определяется по данным табеля, существующие же графики работы будут использованы только для определения нормативного количества рабочего времени. При формировании табеля учета отработанного времени по форме Т-13 в условиях отсутствия данных о расчетах заработной платы используются данные об отсутствии работников, зарегистрированные в "кадровом" контуре учета. 

2.2.2 Начисления и удержания в 1С

Все начисления организации объединены в две  большие группы:

• Основные начисления — это начисления, характеризующиеся продолжительностью во времени, т.е. имеющие период действия (оплата по тарифным ставкам, оплата периодов отсутствия работника и пр.).
• Дополнительные начисления — это начисления, характеризующиеся одной датой начисления, например премии или дивиденды. Эти начисления, тем не менее, могут рассчитываться на основании сумм, ранее начисленных по основным начислениям.

Рис 2.3 Дополнительные начисления организации

  Каждый вид начислений характеризуется способом расчета и другими параметрами.

  Конфигурация содержит достаточный набор предопределенных видов начислений и удержаний. В частности, предусмотрены начисления по нескольким видам отпусков и нескольким видам простоев в рабочее время, удержания алиментов и др. Но пользователи могут добавлять неограниченное количество собственных видов начислений и удержаний со всеми предусмотренными в конфигурации способами расчета для начислений (удержаний).

  Основные начисления могут рассчитываться следующими способами:

• по тарифной ставке (месячной, дневной или часовой) за фактический

период действия начисления;

• сдельно за фактический период действия начисления;
• процентом (от сумм, начисленных по указанным базовым начислениям);
• фиксированной суммой;
• по среднему заработку для отпуска по календарным дням;
• по среднему заработку для отпуска при расчете из рабочих дней;
• по среднему заработку для исчисления пособий по временной нетрудоспособности;
• по среднему заработку (например, для оплаты командировок);
• доплата до среднего заработка;
• как пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет;
• как пособие по уходу за ребенком до 3-х лет

и др.

Дополнительные  начисления могут рассчитываться следующими способами:

• процентом (от сумм, начисленных по указанным базовым начислениям);
• фиксированной суммой.

Удержания могут  рассчитываться следующими способами:

• процентом (от сумм, начисленных по указанным базовым начислениям);
• для удержания по исполнительным документам (т.е. с предварительным уменьшением суммы базовых начислений на сумму налогов);
• фиксированной суммой.

  Можно указать, что основное или дополнительное начисление являются доходами в натуральной форме. К доходам в натуральной форме, например, относятся проездные билеты, выдаваемые работникам предприятия. Доходы в натуральной форме отличаются от доходов в денежной формы тем, что они не учитываются в денежных взаиморасчетах с работниками.

2.2.3 Процедура расчета зарплаты в 1С

  После ввода в информационную базу сведений о текущей выработке работников, об отклонениях от графика работы (в том числе почасовых невыходов), о разовых начислениях и удержаниях можно произвести собственно расчет заработной платы и связанных с ней начислений.

Для расчета зарплаты используется документ "Начисление зарплаты работникам организаций".

Рис 2.4 Начисление заплаты

  Для выполнения расчета пользователю следует создать новый документ и указать самые общие параметры расчета: месяц начисления зарплаты, организацию и др., после чего остальные действия — заполнение табличной части  документа и собственно расчет — могут быть выполнены автоматически. Причем автоматически рассчитаются все удержания: налог на доходы физических лиц, суммы займов, по которым наступил срок погашения, алименты и др.. Рассчитанные удержания отразятся на соответствующих закладках табличной части документа. Пользователь может изменить результаты вручную, после чего при последующих расчетах будут использоваться исправленные пользователем результаты без автоматического пересчета. Если пользователь передумает, он может снять эту защиту и выполнить автоматический пересчет записей расчета.

Конфигурация  автоматически справляется со сложными ситуациями, когда информация о причинах отсутствия работника вносится несколько  раз. При регистрации отсутствия работника по невыясненной причине  зарплата за период отсутствия начислена не будет, но если позже он принесет больничный лист, касающийся этого периода, то при следующем начислении заработной платы ему будет начислена оплата по больничному листу за дни болезни. Можно ввести начисления, относящиеся к прошлым месяцам. Реализован расчет выплачиваемых сумм с округлением.