Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается руководителем предприятия. Каждому исполнителю целесообразно вручить выписку из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности данного исполнителя.

4.4. Учетные регистры. Виды и формы учетных регистров.

Для того чтобы получить необходимые сведения о финансово-хозяйственной деятельности предприятия, надо данные о хозяйственных операциях, содержащихся в первичных документах, зарегистрировать и записать на бухгалтерских счетах. Для этого используются учетные регистры. Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Учетные регистры – это специальные формы, приспособленные для регистрации и группировки в них сведений о хозяйственных операциях. Регистры несут вторичную информацию. Учетные регистры бухгалтерского учета являются бумажными носителями информации и заполняются от руки или на ЭВМ.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

Учетные регистры подразделяются на бухгалтерские книги (журналы), карточки и сводные листы (ведомости).

В бухгалтерских книгах все страницы должны быть сброшюрованы и пронумерованы. На последней странице указывается, сколько страниц пронумеровано в книге, затем ставится подпись руководителя, главного бухгалтера и печать (Кассовая книга, Главная книга).

Карточки не скрепляются между собой и хранятся в специальном ящике-картотеке (карточки складского учета).

Сводные листы тоже не скрепляются между собой, но, в отличие от карточек, они имеют больший формат, изготавливаются из менее плотной бумаги и хранятся в папках или скоросшивателях.

Регистры могут быть сформированы с помощью компьютерных бухгалтерских программ. Они хранятся в памяти компьютера или на дискетах. Должна быть предусмотрена их распечатка, а также защита от несанкционированного исправления.

Бухгалтерские регистры подразделяют:

По характеру носителя информации (книги, карточки, сводные листы, магнитные диски);
По способу их заполнения (ручные и машинные);
По размещению информации (систематические и хронологические);
По характеру содержащейся информации (синтетические и аналитические);
По способу размещения дебетовых и кредитовых записей (односторонние, двусторонние);
По способу использования (промежуточные(вспомогательные) и результативные).

4.5. Способы исправления ошибок в учетных регистрах.

Ошибки бывают локальные и транзитные.

Локальные – искажение информации только в одном учетном регистре.

Транзитные – ошибка автоматически проходит через несколько учетных регистров.

Ошибки исправляют двумя способами.

Корректурный. При этом способе исправления ошибок неправильно написанную цифру зачеркивают таким образом, чтобы ее было видно, а сверху пишут правильную. Лицо сделавшее исправление, оговаривает его на той же странице и ставит свою подпись.
Красное сторно. Заключается в том, что неправильная запись повторяется красными чернилами, а затем правильная запись вносится обыкновенными чернилами. Этот способ используется в тех случаях, когда ошибка замечена после составления бухгалтерского баланса.
Способ дополнительных проводок применяются в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции. Для исправления такой ошибки составляют дополнительную бухгалтерскую проводку на разность между правильной и преуменьшенной суммами операции. Если, например, подотчетным лицам выдали из кассы 40 рублей, а ошибочно записали 10 рублей, то на разность между этими суммами – 30 руб.(40-10) – нужно составить дополнительную проводку.