Лекция 5.

Тема: Основные формы бухгалтерского учета.

 

  Под формами бухгалтерского учета понимается строение учетных регистров и их взаимосвязь, а также последовательность и способы учетной регистрации. Формы бухгалтерского учета постоянно совершенствуются по мере развития техники учета.

  Форма бухгалтерского учета определяется следующими признаками: количество, структура, внешний вид учетных регистров, последовательность связи между  документами и регистрами, а также  между самими регистрами и способами  записи в них, т.е. использование тех или иных технических средств.

Основными формами бухгалтерского учета являются:

• Мемориально-ордерная;
• Журнал-Главная;
• Журнально-ордерная;
• Автоматизированная форма с применением ЭВМ.

 

  5.1. Мемориально-ордерная  форма бухгалтерского учета.

  Одна  из форм бухгалтерского учета, которая возникла в 1928-1930 гг. Данная форма  является предшественницей современных форм.  

  

Схема 5.1 - Схема  мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета 

  На  основании первичных, сводных и накопительных документов составляют мемориальные ордера, которые регистрируются в регистрационном журнале. Затем на основании мемориальных ордеров производят записи по счетам синтетического учета в Главной книге. Документы, приложенные к мемориальным ордерам, служат основанием для записей в регистрах аналитического учета. В конце месяца составляют оборотную ведомость по счетам синтетического учета и оборотные ведомости по счетам аналитического учета и производят их взаимную сверку. При этом сопоставляют итоги оборотных ведомостей по аналитическим счетам с данными соответствующих синтетических счетов. Итоги оборотов по дебету и кредиту всех синтетических счетов, а также итог регистрационного журнала должны быть равны между собой. 

Главная книга

 

  Мемориальный  ордер - это документ, в котором отражается бухгалтерская проводка. В нем указываются: номер ордера, месяц, год, содержание записи, суммы, наименование дебетуемого и кредитуемого счетов. Мемориальный ордер составляется на специальных бланках, и подписываются главным бухгалтером или его заместителем. К ним прилагаются определенные документы.

  Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета отличается строгой последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, широким использованием стандартных форм аналитических регистров.

  Недостатками  данной формы учета являются:

• Трудоемкость учета, вызываемая, прежде всего многократным дублированием одних и тех же записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, синтетических и аналитических регистрах);
• Отрыв аналитического учета от синтетического, громоздкость аналитического учета, нередкое отставание его от синтетического учета;
• Формы регистров аналитического учета зачастую не содержат показателей, необходимых для контроля, анализа хозяйственной деятельности и составления отчетности.

 

5.2. Журнал-Главная форма бухгалтерского учета.

  Форма бухгалтерского учета Журнал-Главная  является разновидностью мемориально-ордерной формы. Используется в небольших  организациях. При этой форме учета на основании сгруппированных первичных, а также сводных (накопительных) документов составляют мемориальные ордера. Мемориальные ордера и приложенные к ним документы являются основанием для записей по счетам синтетического и аналитического учета.

  Синтетический учет ведут в книге «Журнал-главная». Форма этой книги позволяет совмещать хронологическую и систематическую регистрацию мемориальных ордеров, т.е. заменяет регистрационный журнал и главную книгу. В конце каждого месяца в этой книге подсчитывают обороты по счетам и итог в колонке "Сумма оборотов по статьям". Этот итог должен равняться сумме дебетовых и сумме кредитовых оборотов по всем счетам.

  

Схема 5.2 - Форма бухгалтерского учета "Журнал-Главная" 

  Одновременно  в книге выводят  сальдо по счетам, которые используются для составления бухгалтерского баланса.

    Аналитический учет ведут в книгах или карточках. По счетам аналитического учета составляют оборотные ведомости, итоги которых сверяют с данными соответствующих счетов синтетического учета в книге "Журнал-Главная".

  Основными недостатками этой формы учета являются отставание аналитического учета от синтетического и скапливание к концу месяца большого объема учетной работы.

  Форма учета "Журнал-Главная" отличается от остальных форм тем, что вместо главной книги применяется "Журнал-Главная". 

  Образец книги Журнал-Главная.

   

  5.3. Журнально-ордерная  форма бухгалтерского  учета.

  Накопительные учетные данные производятся в разрезе корреспондирующих счетов, что исключает необходимость составления мемориальных ордеров. Обычно в одном регистре совмещаются хронологическая запись, синтетический и аналитический учет. Книги (карточки) аналитического учета ведутся как исключение по некоторым объектам, по основным средствам, по расчетам при наличии большого количества лицевых счетов, по материалам (сальдовые ведомости). Оборотные ведомости составляются только по расчетам и только в том случае, если они учитываются в книгах (карточках). Регистрами бухгалтерского учета являются журналы-ордера, вспомогательные (накопительные) ведомости, разработочные таблицы, главная книга. 

  

 Схема 5.3 - Схема журнально-ордерной формы бухгалтерского учета 

  Журналы-ордера - это учетные регистры хронологической регистрации, синтетического и в ряде случаев аналитического учета. Записи в них производятся по мере поступления документов или итогами за месяц из накопительных ведомостей.

  Регистрация производится по кредитовому  признаку, т.е. по кредиту данного счета в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Это достигается использованием шахматной формы журналов-ордеров. При этом сумма хозяйственных операций записывается лишь однажды, но показывается как дебетуемый, так и кредитуемый счета. Для удобства записей в журналах-ордерах предусмотрена типовая корреспонденция счетов.

  Журнал-ордер  открывается на месяц.

  При данной форме учета вспомогательные (накопительные) ведомости применяются  тогда, когда необходимые данные трудно отразить непосредственно в журнале-ордере.

  Каждый  журнал-ордер ведется  по одному счету или по нескольким близким по своему содержанию счетам. В каждом из них отражается кредитовый оборот конкретного счета. Дебетовый же оборот этого счета найдет отражение в других журналах-ордерах. Этим самым устраняются повторные записи, имеющие место при учете "Журнал-Главная", когда по каждому счету регистрируются дебетовые и кредитовые обороты.

  По  окончании месяца итоги журналов-ордеров  переносят в Главную книгу, открываемую  на год. Таким образом, журналы-ордера и Главная книга взаимно дополняют друг друга и дают развернутую корреспонденцию по дебету и кредиту каждого отдельного синтетического счета.

  На  основе проверенных данных Главной  книги, некоторых журналов-ордеров  и регистров аналитического учета составляют бухгалтерскую отчетность.

  По  ряду счетов бухгалтерского учета журналы-ордера совмещены с дебетовыми ведомостями. В них производится регистрация  дебетовых оборотов в корреспонденции  с кредитуемыми счетами.

  Журнал  – ордер по кредиту  счета 51 «Расчетный счет»

  

Лист Главной книги

  

  Большое значение для пользования документами  и регистрами имеет порядок их хранения. На всех первичных документах указываются номера регистров, в  которые они записываются, и номера записей (строк). Документы группируются по отношению к журналам-ордерам и накопительным ведомостям. На каждую группу документов имеется отдельная папка на месяц. При небольшом количестве документов конкретной группы для их хранения можно иметь одну папку на год. Журналы-ордера и ведомости хранятся отдельно от первичных документов. На каждый вид регистра открывается папка на год, причем ведомости по производственным счетам хранятся в отдельных папках по каждой отрасли, отделению, цеху.

Преимуществами журнально-ордерной формы учета по сравнению с другими формами являются:

  • уменьшение объема учетной работы, что достигается широким применением  накопительных ведомостей, устранением  дублирующих записей, совмещением  в одном регистре хронологической записи, синтетического и аналитического учета, упразднением мемориальных ордеров, а также оборотных ведомостей, которые применяются как исключение;

  • ускорение учетной регистрации  и ликвидации отставания аналитического учета от синтетического. Этому способствует построение учетных регистров и способ регистрации в них хозяйственных операций;

  • облегчение и ускорение составления  отчетности. Построение учетных регистров  дает возможность без выборок  получить данные для отчетности;

  • улучшение организации и разделение труда учетных работников. Условия для этого создаются тем, что хронологическая и систематическая регистрация ведется по каждому счету ( нескольким взаимно связанным счетам) в отдельном регистре.

  Недостатком журнально-ордерной формы учета является громоздкость и сложное построение некоторых регистров, что, в свою очередь, создает затруднение для механизации учета.

5.4. Автоматизированная  форма бухгалтерского  учета.

  Одним из обязательных условий автоматизации  учета является наличие программы  регистрации и обработки бухгалтерских данных. Они включают разработку технологий автоматизированного получения и обработки информации, в их числе:

• Первичные документы, приспособленные к их автоматизированной обработке;
• Документооборот, рассчитанный на обработку учетных данных на компьютерах;
• Коды;
• Отчетные разработки, получаемые автоматически;
• Программы работ вычислительной техники;
• Технологические и инструкционные карты, формализующие порядок выполнения работ на всех этапах технологического процесса обработки информации, включая использование полученных машинограмм.

  При этом программы регистрации и  обработки бухгалтерской информации должны быть адаптированы к правилам ведения бухгалтерского учета.

  

  Схема 5.4. Автоматизированная форма бухгалтерского учета.