Бухгалтерский учет и аудит расчетов с персоналом и затрат на оплату труда

   Для характеристики использования рабочего времени  исчисляют следующие относительные  показатели рабочего времени:

1.Показатели  структуры (использования) максимально  возможного фонда времени. Размер этого фонда принимают за 100% и определяют, сколько процентов составляет: 1) отработанное время; 2) время, не использованное по уважительным, в том числе по конкретным, причинам; 3) потери рабочего времени, в том числе по отдельным причинам от максимально возможного фонда времени. 

                                                                           ₍₂₎

2. Коэффициент использования рабочего периода

                                                                                                                             ₍₃₎ 

Где - средняя фактическая продолжительность рабочего периода в днях, - число рабочих дней в периоде.

   Средняя фактическая продолжительность  рабочего периода в днях определяется как отношение числа фактически отработанных человеко-дней за период к средней списочной численности работников:

                                                                                     ₍₄₎

   В моей организации  фактически    отработано    работниками    за    год    5987    чел.-дн. среднесписочная численность составила 26 чел., в году 251 рабочий день.

    чел-дни ; 

   

3. Коэффициент использования продолжительности рабочего дня 

                                                                           ₍₅₎

где - средняя фактическая продолжительность рабочего дня; - средняя

установленная продолжительность рабочего дня.

   Средняя фактическая продолжительность  рабочего дня определяется как отношение  числа фактически отработанных чел.-часов за период и числа фактически отработанных чел.-дней за период:

                                                                                       ₍₆₎

   Средняя установленная продолжительность  рабочего дня определяется трудовым законодательством, и для каждого предприятия зависит от удельного      веса      рабочих,      имеющих      различную      установленную

продолжительность рабочего дня.

   Например: фактически отработано работниками за год 45556 чел.-ч.; у 20 работников установлена продолжительность рабочего дня 8 часов, а у остальных - 7 часов. 

    . 

   

4. Коэффициент (интегральный показатель) использования рабочего времени по числу часов, который может быть исчислен двумя методами:

   как отношение  среднего фактического числа часов, отработанных одним работником за период к среднему установленному числу  часов в расчете на одного работника

     или                                                 (7)

2. Организация и методология бухгалтерского учета расчетов с персоналом по оплате труда.

2.1 Нормативное регулирование порядка совершения расчетов по оплате труда.

     В настоящее время предприятиям предоставлены  значительные права в организации труда и в установлении порядка его оплаты: установление режима работы, выбор форм и систем оплаты труда и т.п. Трудовые отношения между работодателем и работником регулируются трудовым договором, порядок разработки и заключения которого определен законодательством.

     Одновременно  сохраняется централизованное регулирование  трудовых отношений государством, устанавливаются  нормы, обязательные для любого предприятия независимо от вида деятельности и организационно-правовой формы. Основной документ, регулирующий трудовые отношения – Трудовой кодекс Российской Федерации. Влияние государства на размеры оплаты труда выражается в установлении минимальных сумм оплаты труда  месяц, и размеров налога на доходы физических лиц. Максимальные суммы оплаты не устанавливаются.

     Трудовой  договор  - это письменное соглашение между работодателем и работником. По условиям такого договора работник обязан выполнять определенную работу и подчиняться внутреннему трудовому распорядку организации. Работодатель должен оплачивать ему заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством и установленные в договоре.

     В договоре помимо обязательных условий, таких, как должность, на которую принимается работник, размер его оплаты и дата начала работы, могут включаться и дополнительные. Например, работодатели нередко включают условие, согласно которому работник не имеет права разглашать сведения, составляющие служебную или коммерческую тайну предприятия. Однако нельзя включать в трудовой договор те условия, которые противоречат трудовому законодательству.

     Прием на работу нового сотрудника оформляется  приказом администрации предприятия.

     Отношения работодателя и работника, если между  ними заключен трудовой договор, регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации.

     Гражданско-правовой договор должен быть заключен, как  это следует из названия, в соответствии с Гражданским кодексом РФ. В гражданско-правовом договоре можно устанавливать практически  любые условия, связанные с оплатой работы, сроками ее выполнения и ответственностью сторон.

     В Гражданском кодексе нет полного  перечня услуг, которые можно  оказывать по гражданско-правовому договору. А значит, стороны могут устанавливать их сами. Но следует помнить: к возмездным услугам не относятся перевозка, хранение, поручение и комиссия. Также не могут быть отнесены к ним отношения, которые регулируются договорами аренды, дарения и т.д.

     Предприятия имеют право самостоятельно устанавливать  вид, системы оплаты труда, размеры  окладов и тарифные ставки, соотношение  размеров оплаты труда между различными категориями работников, утверждать положения о премировании и выплате вознаграждений по итогам работы за год. Все эти положения фиксируются в коллективном договоре или нормативных актах.

     Разряды, присвоенные рабочим, а также конкретные должностные оклады, установленные работникам, указывают в контрактах, договорах или в приказах по организации. Эти документы доводят и до бухгалтерии для осуществления расчетов с работниками.

     Для учета личного состава, отработанного  времени, расчетов с работниками по начислению и выплате заработной платы организации используют унифицированные формы первичных документов по учету труда и его оплаты.

      При приеме на работу новый сотрудник  заполняет анкету и проходит собеседование  с руководителем подразделения (отдела), который  дает заключение о возможности приема на работу на обратной стороне анкеты, там же указываются сведения о том, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся,  с каким окладом и с каким испытательным сроком. Затем  с новым сотрудником заключается трудовой договор и составляется  “Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу”,  форма № Т-1. Форма Т-1 заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на принимаемое организацией на работу лицо. С приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации, работника знакомят под расписку.

     Приказ  о приеме на работу вместе с копией паспорта  принимаемого на работу сотрудника передается в бухгалтерию организации, где на него открывается лицевой  счет. Форму № Т-2 “Личная карточка работника” заполняют и ведут в отделе кадров на каждого работника в одном экземпляре. В ее разделах содержатся общие сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование и др.), его стаж, сведения о воинском учете, назначении и перемещении, повышении квалификации, переподготовке, отпуске, аттестации и дополнительные сведения.

     Формой  № Т-5 “Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу” или формой № Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу” оформляется перевод работника (работников) из одного подразделения в другое. Ее заполняет в двух экземплярах сотрудник отдела кадров. Один экземпляр хранится в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию для внесения изменений в лицевой счет. В распоряжении указываются: причина перевода (изменение к трудовому договору), размер  оклада, надбавки по  новому месту работы, дата перевода, и др. Распоряжение визируется руководителями соответствующих структурных подразделений на обратной стороне приказа и подписывается руководителем организации.

    Для оформления и учета направлений  работника  в командировку применяется  Приказ (распоряжение) о направлении  работника в командировку (форма  № Т-9). Приказ составляется работником кадровой службы на основании служебной записки (служебного задания) начальника отдела (подразделения) с просьбой направить сотрудника в служебную командировку с указанием причин, подписывается руководителем организации. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого, а также цель, время и место  командировки. При необходимости в нем могут указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

    Командировочное удостоверение (форма № Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время  прибытия в пункты назначения и время  убытия из  них. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа о направлении в командировку и имеет тот же номе и дату, что и приказ. После возвращения из командировки в организацию работником  составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и командировочным удостоверением передается в бухгалтерию.

     Форма № Т-8 “Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником” оформляется при увольнении работника и заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. В нем указывают причину и основание увольнения. Приказ подписывается начальником структурного подразделения (цеха, отдела) и руководителем организации. На обратной стороне приказа бухгалтер может рассчитать заработную плату увольняемого: определяются средний заработок, начисленная сумма причитающейся заработной платы, размер компенсации за неиспользованный отпуск, выходное пособие, а также сумма удержанного НДФЛ. Эти данные переносятся в лицевой счет работника.

     Для правильного начисления  заработной платы необходимо вести учет отработанного  каждым работником времени.

     По  учету использования рабочего времени  и расчетов с персоналом по оплате труда могут применяться “Табель  учета рабочего времени и расчета  оплаты труда“ (ф. № Т-12) или  “Табель  учета рабочего времени“ (ф. №Т-13). Необходимо отметить, что табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причины, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.

     Форма № Т-12 “Табель учета использования  рабочего времени и расчета заработной платы” применяется для контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени персонала организации, получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы; ведется табельщиком (мастером) и подписывается начальником структурного подразделения. Данные табельного учета используют при составлении статистической отчетности и начислении заработной платы.

     Форма № Т-13 “Табель учета использования  рабочего времени” применяется для  тех же целей, что и форма №  Т-12, при автоматизированной обработке  данных. В ней ведется только учет явок и неявок, отработанного времени и проводятся данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат.

      Табель  представляет собой перекрестную таблицу, где по горизонтали заполняются  дни месяца, а по вертикали заполняется  список фамилий работников с указанием их табельных номеров и наименования должностей. Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (графа 4) отведено две строки: одна  - для условных обозначений видов затрат рабочего времени, другая – для записи количества часов по ним. Каждый день расчетного месяца для каждого работника, заработок которого рассчитывается, может быть рабочим, выходным, праздничным днем, днем отпуска и т.п. - поэтому в клетке табеля, относящейся к каждому конкретному дню каждого работника, ставится стандартное условное обозначение («Я» - явка, «Б» – больничный, «ОТ» – отпуск и т.д.). Количество часов, отработанных работником в день, проставляется числом, равным продолжительности рабочего дня (например, 8 – в простой рабочий день). Невыход на работу без уважительных причин является прогулом (ставится ноль часов работы).