Бухгалтерский учет и аудит расчетов с персоналом и затрат на оплату труда

     С точки зрения совершенствования  содержания коллективного договора необходимо обратить внимание на то, включены ли в него следующие дополнительные положения по локальному нормативному регулированию расчетов с персоналом по заработной плате (необходимость внесения отдельных положений в коллективный договор обусловлена требованиями НК РФ в отношении организации налогового учета расчетов по оплате труда):

• порядок и размеры начислений стимулирующего характера, в том числе премий за производственные результаты, надбавок к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели;
• порядок и размеры стимулирующего и (или) компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда, в том числе надбавки к тарифным ставкам и окладам за работу в ночное время, работу в многосменном режиме, за совмещение профессий, расширение зон обслуживания, за работу в тяжелых, вредных, особо вредных условиях труда, за сверхурочную работу и работу в выходные и праздничные дни, производимые в соответствии с законодательством РФ.

     В дополнение к коллективному договору утверждается положение об оплате труда  и премировании работников и правила внутреннего трудового распорядка. Условия выплаты заработной платы, премий, поощрений устанавливаются в организации на основании положения об оплате труда и премировании работников. Организация трудового режима утверждается правилами внутреннего трудового распорядка. 
Все внутренние локальные нормативные документы должны быть подвергнуты контролю с использованием следующих методов аудита:

• проверка наличия внутренних нормативных документов по заработной плате;
• контроль на соответствие действующему Трудовому кодексу РФ и Налоговому кодексу РФ;
• проверка полноты отражения положений, регулирующих вопросы организации учета заработной платы, выплат, режима работы, соблюдения трудовой дисциплины.

     Проверка штатного расписания организации. Штатное расписание организации изучается на соответствие типовой форме и списочному составу работников, наличие изменений, вносимых в течение отчетного года.

     Проверка  штатного расписания организации осуществляется с использованием следующих приемов  аудита: проверки на соответствие унифицированной форме, контроля по существу, в том числе арифметического контроля.

     Форма № Т-3 «Штатное расписание» применяется  для оформления структуры, штатного состава и штатной численности  организации в соответствии с  ее уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Оно утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица. Кроме того, штатное расписание должно быть подписано главным бухгалтером и руководителями структурных подразделений. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица. Контроль штатного расписания по существу включает проверку: оформления структуры, штатного состава, численности, перечня должностей, должностных окладов, наличия надбавок, сведений о месячном фонде заработной платы.

     Проверка наличия приказов (распоряжений) о приеме на работу и трудовых договоров осуществляется в отношении:

• соответствия типовой форме;
• указания профессии (должности);
• наличия испытательного срока;
• условий приема на работу и характера предстоящей работы;
• наличия суммы оклада (сдельной расценки).

     Приказы о приеме работников на работу оформляются  по форме № Т-1 или № Т-1а  на основании Постановления Госкомстата  России от 05.01.04 г. № 1 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда и его оплаты».

     Основанием  для издания приказа (распоряжения) о приеме на работу является трудовой договор, который заключается с  каждым работником при приеме его  на работу. Аудит трудовых договоров  осуществляется на соответствие Трудовому  кодексу РФ, в соответствии с которым трудовой договор должен содержать следующие положения: об обязанностях сторон, условиях оплаты труда, условиях предоставления отпуска, условиях социального страхования и социального обеспечения.

     Контроль трудовой дисциплины и учета отработанного времени на основании ведения табельного учета. Такой контроль заключается в ежедневной регистрации явок на работу, ухода с нее, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов простоя и часов сверхурочной работы. 
Учет осуществляется в табеле учета рабочего времени (форма № Т-13) на предмет соответствия типовой форме, наличия отметки о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время, а также отметки о фактически отработанном времени и днях в месяце.

     Проверка правильности начисления заработной платы по расчетно-платежным ведомостям, расчетным листкам, лицевым счетам. При этом помимо подтверждения основного заработка аудитор должен проверить наличие:

• оправдательных документов, подтверждающих прочие выплаты работникам;
• справок-расчетов бухгалтерии на доплаты при отклонении от нормальных условий труда;
• приказов руководителя о премировании;
• заявлений и приказов руководителя о выдаче материальной помощи.

     Правильность  начисления заработной платы за отработанное время аудитор устанавливает при взаимной сверке данных с табелем учета рабочего времени.

     Все документы по начислению заработной платы проверяются на наличие  необходимых форм и видов документов, соответствие их унифицированным формам и правильность заполнения, обоснованность начисления заработка, правильность арифметических расчетов. При этом арифметическая проверка правильности начисления заработной платы осуществляется как по каждому работнику, так и по общему фонду оплаты труда за месяц.

     Пример. Аудитор установил, что в отчетном году осуществлялись выплаты премий работникам организации, которые не носили производственного характера, на сумму 100 000 рублей В частности, это были премии к праздничным и юбилейным датам. 
Аудитор проверил экономическое обоснование расходов и их документальное подтверждение для целей налогообложения налогом на прибыль.

     Для проверки использовались приказы на выплату премий, расчетно-платежные  ведомости и регистры налогового учета.

     Согласно  п. 1 ст. 252 НК РФ расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Работникам могут выдаваться премии за производственные результаты, обусловленные выполнением трудовых функций. В этой связи такие выплаты должны быть предусмотрены в трудовом договоре с работником и (или) коллективном договоре.

     Премии  к праздничным и юбилейным  датам не связаны с выполнением  трудовых функций и не имеют отношения  к деятельности организации. Поэтому  они не могут быть приняты в  целях налогообложения налогом на прибыль.

     С данных выплат должен быть исчислен налог  на доходы физических лиц согласно п. 1 ст. 210 НК РФ.

     Контроль правильности начисления пособий по временной нетрудоспособности и отпускных работникам. Аудит осуществляется, как правило, выборочным способом. Аудитор проводит следующие процедуры:

• проверка наличия документального подтверждения начисления пособий по временной нетрудоспособности и отпускных (заявления, приказы, больничные листки);
• проверка соблюдения законности начисления выплат в соответствии с действующим законодательством и Трудовым кодексом РФ (стаж работы, соблюдение максимального размера пособия по временной нетрудоспособности, количество дней отпуска);
• документальная проверка начисления пособий по временной нетрудоспособности и отпускных (оформление листков временной нетрудоспособности, расчетов отпуска);
• арифметическая проверка расчетов пособий по временной нетрудоспособности и отпускных (пересчитываются суммы, указанные бухгалтером).

     Пример. Аудитор установил, что сумма отпускных, выплаченных работникам организации, составила 150 000 рублей. Она документально подтверждена приказами о предоставлении отпуска работникам и расчетами суммы отпускных произвольной формы. Таким образом, бухгалтером нарушен порядок документального оформления суммы отпускных.

     Согласно  Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.04 г. № 1 «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»  необходимо составлять следующие документы:

• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику по форме № Т-6;
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам по форме № Т-ба;
• записка-расчет о предоставлении отпуска работнику по форме № Т-60.

     Поэтому для того, чтобы расходы на оплату отпуска работникам были признаны документально подтвержденными в бухгалтерском и в налоговом учете, бухгалтеру необходимо используемые формы приказов о предоставлении отпуска заменить на унифицированные формы, расчет отпуска осуществлять в унифицированной форме № Т-60.

     Проверка удержаний из заработной платы. Такая проверка осуществляется по двум направлениям:

• проверка обязательных удержаний из заработной платы (начисление налога на доходы физических лиц и удержания по исполнительным листам);
• проверка удержаний по инициативеработника (профсоюзные взносы; удержания сумм по займам; удержание материального ущерба и т.д.).

     При проверке обязательных удержаний из заработной платы аудитор осуществляет следующие действия:

1. Устанавливает обоснованность применения налоговых вычетов по налогу на доходы с физических лиц.
2. Налоговые вычеты делятся на стандартные, социальные, имущественные, профессиональные.

     Сначала аудитор устанавливает виды стандартных  налоговых вычетов, которые применяются  в отношении того или иного  работника. Проверка осуществляется по налоговым карточкам, лицевым счетам, расчетно-платежным ведомостям, расчетным листкам. Аудитор должен установить в обязательном порядке наличие документов, которые дают право работнику на предоставление определенного налогового вычета. К оправдательным документам относятся: заявление работника о предоставлении налогового вычета, копия свидетельства о рождении ребенка, справка о составе семьи, справка с места учебы ребенка, копии документов, удостоверяющих право на применение других стандартных налоговых вычетов. Если при проверке оправдательные документы не представлены, то необходимо сделать вывод о незаконности применения налоговых вычетов.

     Аудитор устанавливает, является ли работник штатным  работником или работает по совместительству. Как правило, при представлении дохода по неосновному месту работы налоговые вычеты не применяются.

     Определяется  наличие других удержаний из заработной платы и правильность расчета  суммы налога на доходы физических лиц. При этом стоит помнить, что  другие удержания из дохода работника не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на доходы физических лиц.

     Аудитор проверяет суммы налогооблагаемого  дохода, в соответствии с которым  работник имеет право на налоговые  вычеты. По налоговым карточкам, в  которых приводится доход нарастающим итогом с начала года, аудитор прослеживает сумму дохода налогоплательщика.

3. Аудитор устанавливает своевременность перечисления НДФЛ. В соответствии с действующим законодательством налог должен быть уплачен в бюджет не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, а также дня перечисления дохода со счетов организации в банке на счета работников.

     Проверка правильности расчета суммы заработной платы, подлежащей выплате работнику после удержаний. Для этого в расчетно-платежной ведомости выборочным путем аудитор осуществляет расчет суммы к выдаче путем вычитания из начисленного заработка общей суммы удержаний. Сумма в расчетно-платежной ведомости (расчетных листках) сопоставляется с суммами к выдаче в платежной ведомости. Для выплаты заработной платы могут оформляться расходные кассовые ордера. Аудитор должен обратить внимание на порядок документального оформления платежной ведомости и на наличие депонированной заработной платы. Заработную плату выдают из кассы в течение трех дней. По истечении этого срока кассир против фамилий работников, не получивших заработную плату, делает пометку «депонировано». Затем составляет реестр депонентов и на титульном листе ведомости указывает фактически выплаченную и невыплаченную сумму заработной платы.