Аудит расчётов по оплате труда и с подотчётными лицами

Основные контрольные процедуры:

1.      Проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

2.      Проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

3.      Проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на кот они были выделены;

4.      Проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;

5.      Проверка правильности списания подотчетных сумм в налоговом учете на расходы, не принимаемые для целей исчисления налога на прибыль предприятия. Если решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет собственных средств предприятия, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетной суммы удержан НДФЛ  в соответствующем размере и, в-третьих, на эту сумму начислен ЕСН.

Проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам. Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены:

      Проверка соблюдения порядка гашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых операций;

      Проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

      Проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;

      Проверка правильности возмещения командировочных расходов. Для выполнения этой процедуры при командировках по территории РФ аудитор может использовать таблицу норм возмещения командировочных расходов.;

      Проверка правильности ведения учета командировочных расчетов в пределах и сверх норм;

      Проверка удержания налога на доходы физических лиц с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

В соответствии со ст. 217 гл. 23 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включены суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством, а также фактически произведенные расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, на провоз багажа; расходы по найму жилого помещения. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством.

Пример. Аудитор установил, что сумма командировочных расходов за отчетный год составляет 50 000 рублей. Эта сумма была обоснована авансовыми отчетами по форме № АО-1, приказами (распоряжениями) о направлении работников в командировку по форме № Т-9а и командировочными удостоверениями по форме № Т-10, а также прочими документами, подтверждающими произведенные расходы на проезд, проживание.
Согласно Постановлению Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» командировочные расходы должны быть обоснованы следующими документами:

• приказом (распоряжением) о направлении работников в командировку по форме № Т-9а;
• командировочным удостоверением по форме № Т-10;
• служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении по форме № Т-10а.

По прибытии из командировки отчет о выполнении служебного задания согласовывается с руководителем структурного подразделения организации и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

Служебное задание и отчет о его выполнении обосновывает производственный (служебный) характер командировки. Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ служебной командировкой считается поездка по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Бухгалтеру следует обратить внимание на оформление служебного задания и отчета о его выполнении в качестве приложения к авансовому отчету. Отсутствие служебного задания может являться основанием для того, чтобы признать командировочные расходы в сумме 50 000 руб. экономически неоправданными для целей налогового учета.

2.4 Типичные ошибки

Основные нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами – могут быть классифицированы следующим образом.

1.  Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:

выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, кот в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы.

Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия.

Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на кот они были выданы.

Списание подотчетных сумм за счет собственных средств предприятия.

2.      Нарушения при оформлении командировочных расходов:

отсутствие приказов о направлении работников в командировку.

Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке.

Несоблюдение установленных норм командировочных расходов.

Отсутствие приказов об оплате суточных сверх установленных норм.

Отсутствие аналитического учета командировочных расходов (суточных) в пределах норм и сверх норм.

3.      Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:

нарушения порядка удержания налога на дох физических лиц с сумм превышения суточных расходов сверх установленных норм.

Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах суточных расходов.

4.      Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

некорректное составление бух проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами.

Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода.

Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

3. Практическое задание

В 2007 году ООО «Смеш-Инвест» были совершены следующие хозяйственные операции:

3.1. Согласно приказу руководителя организации работник был направлен в служебную командировку с 1 по 11 июня 2007 года (включительно) в другой город (на территории Российской Федерации). На командировочные расходы ему было выдано под отчет из кассы 10 000 руб., в том числе суточные в размере 1000 руб. (100 руб.х 10 дн.). 15 июня 2007 года работник представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением следующих оправдательных документов:

- командировочного удостоверения;

- авиабилетов до пункта назначения и обратно на сумму 6720 руб., в том числе НДС;

- квитанции сборов аэропортов на сумму 600 руб.;

- служебной записки об утере документов, подтверждающих расходы работника по найму жилого помещения;

- приказа руководителя организации о возмещении работнику расходов по найму жилого помещения в сумме 3000 руб. (300 руб. х 10 дн.).

Авансовый отчет был утвержден 15 июня  2007 года.

Таким   образом,   общая   сумма   возмещения   командировочных   расходов работника составила 11 320 руб. (6720 руб. + 1000 руб. + 600 руб. + 3000 руб.).

В бухгалтерском учёте ООО «Смеш-Инвест» по данной хозяйственной операции были сделаны следующие бухгалтерские проводки:

2. 9 августа 2007 года ООО «Смеш-Инвест» взяло у своего работника заём в сумме 50 000рублей сроком на пять лет. Согласно договора займа  заём должен быть возвращён по окончании указанного срока; проценты должны выплачиваться ежемесячно по ставке 15%
годовых. Чтобы упростить пример, мы не будем рассматривать начисление
заработной платы и предоставление налоговых вычетов.

В бухгалтерском учёте ООО «Смеш-Инвест» по данной хозяйственной операции были сделаны следующие бухгалтерские проводки: