Аудит расчётов по оплате труда и с подотчётными лицами

          Оплаты труда, начисленные за счет образованного в установленном порядке резерва на оплату труда отпусков работникам и резерва вознаграждений за выслугу лет, выплачиваемого один раз в год – в корреспонденции со сч.96 «Резервы предстоящих расходов»;

          Начисленных пособий по социальному страхованию и других аналогичных сумм – в корреспонденции со сч. 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;

          Начисленных доходов от участия в капитале  организации – в корреспонденции со сч. 84 «Нераспределенная прибыль».

По Дт сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» отражаются выплаченные суммы оплаты труда, премии, пособия, пенсии, доходов от участия в капитале организации, а также суммы начисленных налогов, платежей по исполнительным документам.

Начисленные, но не выплаченные в установленный срок суммы отражаются по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет «Расчеты по депонированным суммам»).

Аналитический учет по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» ведется по каждому работнику организации.

При журнально-ордерной форме учета обороты по кредиту этого счета проверяют по данным журналов-ордеров ф.№10 и 10/1, а дебетовые данные по счету 70 (выдача заработной платы, удержания) – по данным журналов-ордеров ф.№ 1 «Касса», ф. № «Расчетный счет», ф. № 8 – по счетам учета расчетов с бюджетом, депонентами.

При автоматизированной форме учета контролю подвергаются записи в ведомостях дебетовых и кредитовых оборотов. Кроме того, сводные данные проверяют по главной книге (счета 70 и 69). Сальдо по этим счетам должны быть тождественны показателям баланса ф. № 1 по ст. «Кредиторская задолженность перед персоналом организации»  и «Кредиторская задолженность перед государственными внебюджетными фондами» раздела 5 пассива и по ст. «Прочие дебиторы» раздела 2 актива (в части долгов за работающими и органами страхования).

Для контроля расчетов по оплате труда используются: первичные документы по учету выработки и заработной платы, расчетные (расчетно-платежные) ведомости, лицевые счета работающих, платежные ведомости.

Прежде всего необходимо проверить соответствие итогов в отдельных ведомостях общим итогам по предприятию. Затем устанавливается правильность произведенных операций по отнесению начисленной заработной платы на соответствующие этому счета. Так, выплата из фонда оплаты труда, включенные в себестоимость продукции, относятся в дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» (производственные затраты), 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» (на расходы непромышленных производств), 08 «Вложения во внеоборотные активы».

1.4. Типичные ошибки

Для аудитора очень важно знать наиболее распространенные ошибки и нарушения, встречающиеся при расчетах по оплате труда.

Таблица 2 – Типичные ошибки при аудите расчетов по оплате труда

Наряду с проверкой аналитических и синтетических данных расчетов по оплате важное значение приобретает работа по улучшению организации этого участка учета. Для этой цели аудиторская фирма может порекомендовать автоматизировать расчеты по оплате труда, использовать унифицированные формы документов, уточнить правильность выполнения расчетов, применять наиболее рациональные системы ведения аналитического учета по работающим.

2. Методика аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными лицами

2.1 Источники информации для проверки

Цель аудита - установление правильности и достоверности данных операций и определение влияния на бухгалтерскую (финансовую) отчетность.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, кот не могут быть произведены безналичными расчетами, а так же на расходы по командировкам.

К расчетам с подотчетными лицами относятся:

1.      Приобретение запасных частей, материалов, канцелярских товаров, топлива на наличный расчет.

2.      Оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств.

3.      Расходы на командировки по территории России и за границу.

4.      Представительские расходы.

Все названные хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет.

Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами – это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

1.      Авансовые расчеты.

2.      Журнал регистрации авансовых отчетов.

3.      Приказы о направлении сотрудников в командировку.

4.      Список лиц, по кот разрешено получение наличных денег из кассы.

5.      Сметы представительских расходов.

6.      Приказы об утверждении смет представительских расходов.

Операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

      Бух балансе (ф. № 1) (строка баланса – прочая дебиторская задолженность, платежи по кот ожидаются в течение 12 месяцев);

      Отчет о движении денежных средств (ф. № 4);

      Главной книге;

      Журнале-ордере № 7, объединяющем в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами.

2.2 Вопросник аудитора

Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник.

Таблица 3 – Вопросы для проверки расчетов с подотчетными лицами

По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вопроснику аудитор может сделать следующие выводы:

      Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, кот могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды;

      В нарушение п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы;

      Приказы о направлении работников в командировки не оформляются, при этом следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия;

      В нарушение гл. 23 (ст. 217) НК РФ суточные, возмещаемые сверх норм работников предприятия, не облагаются налогом на доходы физических лиц;

      В нарушение гл 21 (ст. 171). Гл 23 (ст. 217), 24 (ст. 238) и 25 (ст. 264) НК РФ для целей налогообложения учет командировочных сумм в  пределах норм и сверх прибыли не ведется;

      В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций РФ выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками производится в суммах, превышающих необходимые.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к разным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

2.3 Перечень аудиторских процедур

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на кот выданы деньги, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Проверка своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении проверки установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос об отнесении выданной суммы к доходу этого подотчетного лица.

При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходов, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании НК РФ подлежат включению в облагаемый налогом доход этих работников того календарного года, в кот суммы были ими получены.