Аудит расчётов по оплате труда и с подотчётными лицами

Здесь применяются такие методы сбора аудиторских доказательств, как инспектирование документов, подготовленных на предприятии, пересчет (определение сумм заработной платы).

1.3.3 Проверка расчетов по начислению повременных и прочих видов оплат

Аудитор проверяет, как производились начисления повременной оплаты, расчеты по среднему заработку, расчеты за дни пребывания в отпуске, расчет премий и других видов оплат. Проверка начисленной повременной оплаты для работающих с установленным окладом ведется по формуле:

Сзп =

Где – Сзп – сумма начисленной заработной платы;

Сокл – оклад работающего;

tр – отработанное время в месяц по графику раб времени, ч;

tф – месячный фонд рабочего времени, ч.

Начисленная повременная оплата для работников с оплатой согласно установленным разряду и тарифу проверяется по формуле: Сзп = Тi*tр

Где Тi – тариф i-го разряда (i = 1,2,…, 7).

При несовпадении данных полученных аудитором, с бухгалтерскими записями необходимо установить причину расхождения, и если выяснится, что бухгалтер-расчетчик неправильно произвел расчеты, в отчете аудитора делаются необходимые замечания. Бухгалтер-расчетчик должен внести исправления и отразить их в документах.

Аудитор так же проверяет правильность начислений по прочим видам оплат: оплате отпусков, работы в праздничные дни, доплату за работу в ночное время. Методика проверки сводится к выверке алгоритмов расчетов и исходных данных. Аудитор сообщает об обнаруженных ошибках бухгалтеру-расчетчику, который вносит необходимые исправления, пересчитывает начисления и удержания по работающим.

Правильность начисления заработной платы за отработанное время аудитор устанавливает при взаимной сверке данных с табелем учета рабочего времени.
Все документы по начислению заработной платы проверяются на наличие необходимых форм и видов документов, соответствие их унифицированным формам и правильность заполнения, обоснованность начисления заработка, правильность арифметических расчетов. При этом арифметическая проверка правильности начисления заработной платы осуществляется как по каждому работнику, так и по общему фонду оплаты труда за месяц.

Пример. Аудитор установил, что в отчетном году осуществлялись выплаты премий работникам организации, которые не носили производственного характера, на сумму 100 000 рублей. В частности, это были премии к праздничным и юбилейным датам.

Аудитор проверил экономическое обоснование расходов и их документальное подтверждение для целей налогообложения налогом на прибыль. Для проверки использовались приказы на выплату премий, расчетно-платежные ведомости и регистры налогового учета.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Работникам могут выдаваться премии за производственные результаты, обусловленные выполнением трудовых функций. В этой связи такие выплаты должны быть предусмотрены в трудовом договоре с работником и (или) коллективном договоре.

Премии к праздничным и юбилейным датам не связаны с выполнением трудовых функций и не имеют отношения к деятельности организации. Поэтому они не могут быть приняты в целях налогообложения налогом на прибыль.

С данных выплат должен быть исчислен налог на доходы физических лиц согласно п. 1 ст. 210 НК РФ. Кроме того, сумма таких премий не облагается ЕСН, так как эти выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Контроль правильности начисления пособий по временной нетрудоспособности и отпускных работникам. Аудит осуществляется, как правило, выборочным способом. Аудитор проводит следующие процедуры:

• проверка наличия документального подтверждения начисления пособий по временной нетрудоспособности и отпускных (заявления, приказы, больничные листки);
• проверка соблюдения законности начисления выплат в соответствии с действующим законодательством и Трудовым кодексом РФ (стаж работы, соблюдение максимального размера пособия по временной нетрудоспособности, количество дней отпуска);
• документальная проверка начисления пособий по временной нетрудоспособности и отпускных (оформление листков временной нетрудоспособности, расчетов отпуска);
• арифметическая проверка расчетов пособий по временной нетрудоспособности и отпускных (пересчитываются суммы, указанные бухгалтером).

Оплата пособий по временной нетрудоспособности

Аудитор, проверяя расчеты по оплате пособий по временной нетрудоспособности, получает подтверждения не только соблюдения норм законодательства, но и определенной социальной защищенности трудового коллектива. Так, полное отсутствие данного вида оплат может свидетельствовать о несогласном нежелании руководства аудируемого лица обременять себя дополнительными расчетами и о фактическом нарушении норм законодательства и социальной защиты.

Основанием для назначения пособия по временной нетрудоспособности служит выданный в установленном порядке листок нетрудоспособности.

Пособие по временной нетрудоспособности, выплачиваемое в соответствии с законодательством РФ за счет Фонда социального страхования РФ, не облагается страховыми взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. В то же время сумма, выплачиваемая работнику за период временной нетрудоспособности, включается в доход, подлежащий обложению налогом на доходы физических лиц (НДФЛ). Удержание НДФЛ производится при фактической выплате работнику пособия и отражается записью по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в корреспонденции с Кредитом счета 68 "Расчеты по налогам и сборам".

Предоставление отпуска

Аудитор должен проверить своевременность предоставления отпусков персоналу организации. В соответствии со ст.114, 115 ТК организация обязана ежегодно предоставлять работникам отпуска продолжительностью 28 календарных дней с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст.125 ТК).

Сумма среднего заработка, сохраняемого работнику на время отпуска, рассчитывается исходя из средней заработной платы, для расчета которой ст.139 ТК установлен единый порядок. Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в соответствующей организации, независимо от источников этих выплат.

Сумма среднего заработка, сохраняемого работнику на время отпуска, относится к расходам на оплату труда, которые в соответствии с п.5, 8, 9 ПБУ 10/99 считаются расходами по обычным видам деятельности.

Сумма отпускных включается в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц на основании п.1 ст.210 НК. Налогообложение производится по ставке 13% (ст.224 НК).

На сумму отпускных организация обязана начислить единый социальный налог на основании п.1 ст.236, п.1 ст.237 НК, а также произвести отчисления на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Кроме того, сумма отпускных включается в базу для начисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.

Для целей исчисления налога на прибыль сумма отпускных учитывается в составе расходов на оплату труда, а сумма ЕСН и страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (п.7 ст.255, подпункт 1, 45 п.1 ст.264 НК).

Увольнение сотрудников

Аудитор должен обратить внимание на законность увольнения работников предприятия и своевременность произведения расчетов с ними. При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника (ст.140 ТК РФ).

Увольняемый сотрудник должен быть ознакомлен с приказом об увольнении. При этом он своей собственноручной распиской подтверждает не только факт его увольнения, но и дату прекращения трудовых взаимоотношений. Дата ознакомления сотрудника должна быть не позднее последнего дня прекращения трудовых обязанностей, за исключением случаев увольнения по собственному желанию (в данном случае согласие работника подтверждено его личным заявлением).

В целях исчисления налога на прибыль начисления работникам, высвобождаемым в связи с сокращением численности или штата работников организации, учитываются в составе расходов на оплату труда (п.9 ст.255 НК).

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

Аудитор должен оценить случаи массового увольнения рабочего персонала или служащих аудируемого лица, так как это может оказать прямое влияние на невозможность продолжения предприятием осуществлять свою деятельность в обозримом будущем, в особенности, если увольнения произошли без должной замены.

1.3.4 Проверка расчетов удержаний из заработной платы с физических лиц

К основным видам удержаний относятся налог на доходы физических лиц, удержания по исполнительным листам и удержания за брак, за товары, купленные в кредит. Вначале необходимо проверить справочные данные (льготы по налогу физических лиц, размер удержаний по исполнит листам), затем установить соответствие алгоритма законодательным документам и, наконец, проверить сами выполненные расчеты.

При проверке правильности исчисления налога на доходы физических лиц аудитор руководствуется положениями гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ. Здесь ему необходимо уточнить количество льгот, размер налогооблагаемой базы, проверить правильность расчета НДФЛ.

При проверке налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме. Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, они не уменьшают налоговую базу, которые определяются отдельно по каждому виду доходов, в отношении которых установлены различные налог ставки.

Налоговые ставки определены ст. 24 НК РФ в следующих размерах:

      13%, если иное не предусмотрено законодательством;

      35% в отношении выигрышей по лотереям, и других выигрышей;

      30% в отношении дивидендов, доходов, получаемых физическими лицами, не являющиеся резидентами РФ.

Основное внимание аудитор уделяет проверке налога, исчисленного по ставке 13%. Налог база для этой ставки определяется как денежное выражение доходов, подлежащих налогообложению, уменьшенных на сумму налоговых вычетов, предусмотренных ст. 218-221 НК РФ.

Удержания по исполнительным листам на детей проверяют по формуле:

Суд =

где Суд – сумма удержаний на содержание детей;

Снач – общ сумма начислений по работающему за месяц;

Сп.н – сумма НДФЛ, удержанного с начисленной за месяц суммы;

N – процент удержаний.

Проверка других видов удержаний не представляет сложности.

1.3.5 Проверка ведения аналитического учета по работающим

Аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда ведется по физическим лицам как состоящим, так и не состоящим в списочном составе предприятия по всем видам заработной платы, премиям, пособиям, и другим выплатам.

Необходимые данные для этой цели накапливаются в лицевых счетах (накопительных документах), расчетно-платежной документации, а при использовании ПК могут храниться в виде  отдельных файлов.

Аудитор должен проверять, ведется ли такой учет, обратить внимание на сохранность аналитической информации и формирование на каждого работающего совокупного годового дохода. Помимо прямых начислений в совокупный доход должны быть включены: стоимость натуральной оплаты работникам, вознаграждения по результатам работы за год, стоимость проезда к месту отдыха работников предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера, единовременные вознаграждения за выслугу лет.

1.3.6 Проверка сводных расчетов по оплате труда

Сводные расчеты по заработной плате выполняют по данным сч.70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и корреспондирующими с ним счетами.

Бухгалтерский учет расчетов с работниками организации по оплате труда, а так же по выплате доходов по акциям и ценным бумагам данной организации осуществляется на сч.70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

По кредиту сч.70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» отражаются суммы:

          Оплаты труда, причитающиеся работникам, - в корреспонденции со счетами учета затрат на производство расходов на продажу.