Особенности языка и стиля служебных документов

Экономическая необходимость, развитие науки и  техники обусловливают все возрастающую унификацию и стандартизацию документов, с одной стороны, и тенденцию  к упрощению, очищению от устаревших канцелярских штампов и клише  языка деловых писем и, шире, деловой  корреспонденции, с другой стороны.

Язык  и стиль официальных  писем 

Деловое письмо является одним из главных каналов  связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведется общение перед заключением  договоров, выясняются отношения между  предприятиями, излагаются претензии, делаются предложения, идет обмен взаимовыгодной информацией.

Чтобы правильно  и быстро составить письмо, необходимо хотя бы в общих чертах знать особенности  языка и стиля современной  корреспонденции и требования, предъявляемые  к ней.

Содержание деловых  писем находит свое выражение  в их языке. Язык каждого делового письма индивидуален, так как обусловлен многообразием деловых ситуаций и особенностями конкретного  адресата. Поэтому единый комплекс требований к языку деловой переписки  разработать невозможно. Тем не менее постараемся выделить некоторые общие признаки языка и стиля такой переписки, которые обеспечивают ее элементарную лексическую, грамматическую и стилистическую грамотность.

Язык деловой  переписки характеризуется частотой повторяемости и единообразием  речевых средств. Поэтому часто  говорят, что он представляет собой  набор штампов, клишированных оборотов, стандартов. Нередки случаи в служебной  коммуникации, когда встречаются  документы, написанные эмоционально, ярко отражающие индивидуальность автора. Но язык деловой переписки должен обладать нейтральным тоном изложения. При этом используются средства логической, а не эмоциональной оценки фактов, отсутствуют просторечные и диалектные слова и выражения, а также  междометия, модальные слова и  имена с суффиксами субъективной оценки. Задача языка такой переписки  – обеспечить объективное отношение  к излагаемым фактам, лишить эмоциональности  и субъективности взгляда на вещи, а также отразить строго логическую последовательность изложения.

Итак, язык деловой  переписки должен обладать следующими чертами: нейтральность; надличностный характер изложения; унификация, типизация речевых средств и стандартизация терминов; сужение диапазона используемых речевых средств; повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текста документов.

Важная задача в составлении письма – его  информационное насыщение, т. е. то целесообразное количество информации, которое оно в себя включает. Предметом официальной переписки обычно являются сообщение о некоторой ситуации и логическая оценочная модель этой ситуации. Но письмо может содержать и несколько ситуативно-оценочных моделей, что порождает необходимость их полезного размещения.

Изложение каждого  аспекта содержания следует начинать с нового абзаца. Таким образом, абзац  показывает переход от одной мысли  к другой. Разбивка текста официального письма на абзацы облегчает его восприятие, позволяет адресату мысленно фиксировать аспект, возвращаться к прочитанному, сосредоточиваться перед очередной порцией информации.

Типичный абзац  состоит из трех частей: абзацного  зачина, абзацной фразы и комментирующей части. В абзацном зачине формулируется  тема абзаца, как бы сообщается, о  чем речь пойдет дальше. В абзацной фразе содержится основная информация абзаца. В комментирующей части проводится итог сказанному в абзаце. Как правило, комментирующая часть вводится словами: «поэтому», «таким образом», «в этой связи» и т. д. Однако формальные границы  между частями абзаца провести представляется не всегда возможным.

Связь между  предложениями абзаца осуществляется с помощью повтора. Повтор – это  тип логико-грамматической связи  между предложениями и абзацами, в котором в последующем предложении  в неизменном или измененном виде повторяются различные фрагменты  предыдущего предложения. Кроме  того, связи между предложениями  осуществляются с помощью слов и  словосочетаний, выступающих в роли связок. Например: «в порядке оказания помощи»; «согласно Вашей просьбе»; «в результате этого» и т. д.

Для современной  деловой переписки характерна тенденция  к ограничению аспектаций. Как правило, авторы соответствующих пособий рекомендуют составлять деловые письма по одному вопросу, чтобы письмо не содержало тематически разнородную и логически не связанную информацию.

В деловом письме выражаются не индивидуальные, а групповые  интересы фирм, предприятий, учреждений. Поэтому текст такого письма излагается не столько от собственного «я», сколько  от собственного «мы». Но местоимение  «мы» в деловом тексте обычно не пишется, так как окончание глагола  и так указывает на первое лицо множественного числа. Использование  местоимения «он» в деловой переписке  требует особой осторожности, так  как это местоимение обезличивает субъекта действия, придавая тону письма оттенок фамильярности.

Чтобы сохранить  объективность содержания, тон деловой  переписки должен во всех случаях  оставаться нейтральным. В деловых  письмах грубость, нетактичность  и всякое другое проявление неуважения к адресату недопустимы. В то же время  нельзя впадать и в другую крайность – чрезмерную вежливость. Так, совершенно неуместны в деловых текстах фразы типа: «Не откажите в любезности…», так как для совместной деловой переписки скорее характерны сухость и строгость, чем увлечение чрезмерной вежливостью, не обоснованной интересами дела.

Нередко при  составлении письма нарушаются демократические  традиции деловой переписки. Чаще всего  это наблюдается в тех случаях, когда ожидаемый результат как  бы навязывается адресату, например: «Направляем Вам последний вариант проекта трудового соглашения… Просим рассмотреть и утвердить». Нарушение этикета в данном случае проявилось в том, что отправитель письма как бы не допускает возможности, что указанное соглашение может быть и не утверждено.

Как известно, деловому человеку не всегда безразлично, кто  подписал адресованное ему письмо. Это значит, что на тон деловой  переписки существенно влияет канцелярская практика подписания деловых бумаг. Такая практика требует соблюдения должностного порядка их подписания.

Таким образом, становится очевидным необходимость  серьезного и логически верного  подхода к написанию делового письма. Невыполнение требований, предъявляемых  к деловой корреспонденции, с  одной стороны, ведет к затруднению  работы с официальными документами, а с другой – лишает письмо юридической  и практической значимости.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих  в управленческой деятельности, отсюда разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования ит. п.

Чтобы правильно  и быстро состави т. д.ловое письмо, надо знать хотя бы в общих чертах особенности языка и стиля современных официальных писем. Несоблюдение этих особенностей, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой – лишает письма юридической силы и практической значимости.

Эксперты единодушны в том, что официальное письмо должно занимать не более страницы. Но вот то, каких рекомендаций необходимо придерживаться при определении  структуры письма, выборе слов, решить бывает нелегко.

Структура делового письма

Важной задачей  при составлении письма является его информационное насыщение, т. е. включение в него целесообразного количества информации. Письма бывают одноаспектные и многоаспектные. Нередко один аспект может составить содержание всего письма, и чаще всего такими являются письма, не требующие ответа. Для многоаспектных писем уже сложились определенные устойчивые синтаксические конструкции для выражения того или иного аспекта содержания. Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Однако для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем.

Наиболее простая  структура письма – это две  части. Впервой излагаются факты  и события (мотивы, аргументы), послужившие  основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания. Приведем примеры структуры писем, состоящих из двух-трех частей.

Служебное письмо-запрос:

1) обоснование актуальности запроса;

2) содержание запроса;

3) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

Сопроводительное  письмо:

1) сообщение о высылаемом материале;

2) уточняющие сведения.

Письмо-просьба:

1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;

2) изложение просьбы;

3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.

Письмо-ответ (отказ в просьбе  или отклонение предложения):

1) повторение изложения просьбы;

2) обоснование причины неудовлетворения просьбы;

3) констатация отказа или отклонения предложения.

Виды  писем 

По характеру  информации письма разделяют на большое  количество видов: 

Письма-приглашения

Письма-приглашения  с предложением принять участие  в семинарах, совещаниях и т. д. обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу организации. Обращение к руководителю, конкретному должностному лицу начинается со слов «Уважаемый..», «Глубокоуважаемый…».

Приведем примеры  текстов писем-приглашений. 

Уважаемый Виктор Иванович!

Рост  заболеваемости туберкулезом во всем мире и в  России, где уже  несколько лет  официально признан  его эпидемический  характер, вызывает все большую озабоченность как органов власти, так и общественности. Новосибирск занимает, как известно, одно из лидирующих положений по заболеваемости туберкулезом в России. Существующие федеральная, областная и муниципальная программы борьбы с туберкулезом даже при полном финансировании могут лишь стабилизировать положение. Кроме того, они имеют чисто медицинский характер, оставляя в стороне социальные проблемы.

По  инициативе общественной организации «Группа  Новосибирский Академгородок» Сиб-Ново-Центр совместно с фондом «Академ» и общественной организацией «Правовое общество» в рамках проекта «Местное самоуправление и негосударственные организации: укрепление взаимодействия и обмен опытом в трех регионах России» организует семинар «Социальные проблемы туберкулеза». Координировать организацию семинара поручено фонду.

На  семинаре предполагается обсудить проблемы правового  регулирования лечения  и реабилитации больных  туберкулезом, научного обеспечения программ борьбы с туберкулезом и формы взаимодействия общественных и некоммерческих организаций с  органами государственной  власти и местного самоуправления в  этой сфере. Предполагается, что в семинаре примут участие и  представители общественных организаций, администрации  Новосибирской области  и мэрии Новосибирска, депутаты областного и городского Советов  и специалисты. 

Приглашаем  Вас принять участие  в работе семинара. Семинар состоится 27 апреля 2005 года в 10 часов  по адресу: проспект Димитрова, 4, конференц-зал, 3-й  этаж. 

Уважаемый Иван Петрович!

С 29 апреля по 3 мая т.г. студенческая газета «Энергия» проводит 5-й  региональный студенческий фестиваль «Дни Энергии  на Горном Алтае-2005». В нем примут участие свыше 300 студентов Новосибирска, Томска, Кемерово, Барнаула, Красноярска, Омска, Бийска и Новокузнецка, в том числе представители региональных средств массовой информации и крупных общественных организаций.

Цель  фестиваля – привлечь внимание студенчества к важным общественным проблемам; к студенческой прессе как к инструменту развития самосознания и выражения интересов молодежи.