Особенности языка и стиля служебных документов

1Введение

Документирование  управленческой деятельности - основа делопроизводства и один из наиболее сложных вопросов, решаемых в процессе работы с документами. Правильно  составленный и оформленный документ упрощает и ускоряет процедуры его  обработки и позволяет в дальнейшем лучше понять его значение как  исторического источника и точнее установить срок хранения.

Управленческая  документация включает широкий круг разнородных документов, необходимых  для выполнения функций управления в организации. Функциональная принадлежность документов - это первое, что следует  учитывать при подготовке служебной  документации. В современной практике используются унифицированные системы  документации по таким направлениям деятельности, как бухгалтерский  учет, отчетность и статистический учет, внешнеторговые и банковские операции, организационно-распорядительная деятельность, пенсионное обеспечение  и др.

Среди всех применяемых  систем документации особое место занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления и  играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации.

Особое внимание уделяется языку и стилю служебных  документов, т.к. при составлении  текстов документов используется деловой  стиль со специфическими признаками.

Цель данной работы: охарактеризовать особенности  языка и стиля служебных документов, составить проект распоряжения.

Работа состоит  из введения, двух частей и списка использованной литературы. Общий объем работы 15 страниц.

1. Особенности языка  и стиля служебных  документов

Понятие служебный  документ (деловая бумага) используется в административно-управленческой сфере общественной практики.

Язык  служебных документов - это разновидность официально-делового письменного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов. Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.

Официально-деловой  стиль - это стиль официального общения, деловой переписки, приказов, объявлений, документации, судопроизводства. Этот стиль -- самый замкнутый и консервативный в системе стилей. Для него характерны сухость и максимальная точность изложения мысли.

Для этого стиля  характерно:

1)использование  официальной лексики и фразеологии,  которая практически не употребляется  в других стилях: ультиматум, аннулировать, дипломатический корпус и т.п. Официально-деловому стилю нужны в определенной мере канцеляризмы. В лексике можно отметить также частое употребление сложных слов, которые экономнее, чем аналогичные словосочетания: судопроизводство, квартиросъемщик и т.п. Широкое использование отглагольных существительных: значение, решение, развитие; отыменных предлогов: на предмет, по линии, по истечении (срока) и т.п.

2)употребление  сложных синтаксических конструкций:  Сотрудники нашей фирмы приложили в истекшем году много усилий и творческой инициативы для увеличения суммы оборотного капитала, расширения деловых контактов, укрепления позиций в бизнесе, что привело к усилению нашего влияния на экономической и политической аренах .

3)употребление  номинативных предложений: Вознаграждение за труд. Охрана труда.

Текст документа  по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, распоряжение, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или  приказ по личному составу, письмо-предложение  или гарантийное письмо, акт ревизии  кассы или акт о выделении  к уничтожению документов с истекшими  сроками хранения и др.).

Вместе с тем  можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

- краткость и  точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

- объективность  и достоверность информации;

- составление,  по возможности, простых, т.  е. содержащих один вопрос, документов  для облегчения и ускорения  работы с ними;

- структурирование  текста документа, деление его  на такие смысловые части, как  введение, доказательство, заключение;

- широкое использование  трафаретных и типовых текстов  при описании повторяющихся управленческих  ситуаций.

Язык служебных  документов имеет свои особенности: резкое, в сравнении с другими  языковыми стилями, сужение диапазона  используемых речевых средств; высокую  степень повторяемости (частотность) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. Эти  особенности отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: их типологии, композиции, расположении частей текста, рубрикации, шрифта и т.д. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных  языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

При составлении  текстов документов используется деловой  стиль со специфическими признаками:

- полнота и своевременность информации. Основная задача составителя документа -- предельно четко отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу.

- нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения, который предусматривает изложение текста от 3-го лица («компания направляет», «банк не возражает»); отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий; отсутствие личностного подхода к оценке информации, т.к. автор действует от имени организации.

Нейтральный тон  изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому  за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной  окрашенностью (существительные и  прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование  разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо.

Разумеется, это  не означает, что стиль изложения  в официальном тексте всегда должен быть абсолютно нейтральным. Так  не бывает. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко  в категоричной форме) и т. д. Однако в любом случае в первую очередь  должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной  оценки ситуаций и фактов.

- точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т. д.). Точность и ясность документов достигается тщательным подбором слов; использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного; прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).

- лаконичность, краткость текста и четкость изложения, исключение второстепенных деталей и повторов, излишних подробностей немногословность и т. д.). Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы.

- убедительность служебных документов достигается:

- наличием достоверной  информации;

- наличием веских  аргументов, побуждающих получателя  документа к совершению определенных  действий;

- логикой изложения; 

- безупречностью  формулировок в юридическом отношении;

-обоснованностью  предложений автора (со ссылками  на нормативные акты).

-употребление устойчивых (шаблонных) словосочетаний (стандартных оборотов). Устойчивые словосочетания - это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов. Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность:

- авторам - оперативно  составлять документы; 

- адресатам - облегчить восприятие документов,

- создать типовые  (трафаретные) формы документов  по стандартным ситуациям. 

К наиболее используемым относятся следующие словосочетания: контроль возлагается..., выговор объявляется..., должностной оклад устанавливается..., в связи co сложным положением..., в целях обеспечения..., в соответствии с Вашей просьбой..., считаем необходимым..., согласно приказу..., принимая во внимание..., допущены просчеты..., утвердить и ввести в действие..., сообщаем, что в период…, направляем на рассмотрение и утверждение, проверкой установлено, что и т. п.

Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми языковыми формулами, трафаретами, штампами. Примером таких штампов являются, в частности, конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии) и т. п. Подобные выражения (независимо от того, осознает это говорящий или нет) нередко начинают выполнять функцию терминов, отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации.

Ту же роль играют так называемые канцеляризмы: исходатайствовать, завизировать, заслушать, надлежащий, непринятие (мер), малоупотребительные в других стилях языка.

- ограниченная сочетаемость слов.

Правильно Неправильно

Вносить предложения Давать предложения

Предоставить  кредит Выдать кредит

Обладать правом Владеть правом

Вступать в  силу Входить в силу

Ограничение типов  языковых единиц, используемых в деловых  текстах, и общая регламентация  формы документов обусловливают  другую важнейшую особенность деловой  речи -- высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. В качестве простейшего примера можно указать на абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет или таблиц.

Тексты, в основе которых лежит «естественная» связная  речь, разумеется, имеют более сложную  грамматическую организацию. Однако и  в этом случае воспроизводимость отдельных языковых единиц оказывается значительно более высокой, чем в других разновидностях речи. Главная причина этого явления -- сознательная установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения.

Так, в документах, как правило, не допускается использование  неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными  словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно в скобках).

При использовании  терминов (а в деловом языке  они распространены очень широко) не допускается искажение их формы  или замена профессионализмами, жаргонизмами и т. п.

В деловой речи ограничены возможности лексической  сочетаемости слов: служебное письмо -- составляется (не пишется) и направляется (не посылается), выговор -- объявляется, порицание -- выносится, оклад -- устанавливается и т.д.

- использование отглагольных существительных.

Правильно Неправильно

Оказать содействие Посодействовать

Оказать поддержку Поддержать

Произвести ремонт Отремонтировать

- употребление специальных терминов («решили», «постановили», «приказываю»);

- использование общепринятых сокращений. Это позволяет уменьшать объемы документов, ускорять восприятие информации. Сокращению подлежат: отдельные слова (например, рубль - руб.); словосочетания (например, и так далее - и т д.). При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть понятны адресату, одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова «господину» как «г.» и «г-ну»).

- использование универсальных слов с неопределенным значением;

- исключение из текста архаизмов («сего года», «при сем направляем»).

Правильно Неправильно

Продлить пролонгировать

объявление анонс

представить репрезентовать

Сопоставление деловых, научных, публицистических (газетных) и художественных текстов позволяет  выделить и некоторые грамматические особенности официально-делового стиля: