Особенности языка и стиля служебных документов

Правила делового письма

Знание правил делового письма – одно из наиболее важных требований, предъявляемых к секретарю. И не только к секретарю. Вряд ли можно представить себе ситуацию, когда незнание структуры делового письма и его стиля можно оправдать тем, что сотрудник является, к примеру, менеджером по продажам. Однако в связи с тем, что на плечах секретаря лежит составление большего количества деловых писем, и часто помимо всего прочего это еще и составление черновиков деловых писем от имени директора, а также печать деловых писем под диктовку или транскрибирование писем с аудионосителя, – ответственность секретаря в этом вопросе выше.

Существуют  разные типы деловых  писем, например, гарантийное  письмо, информационное письмо, письмо-напоминание, письмо-подтверждение, письмо поздравление, письмо-приглашение, письмо-просьба, письмо-отказ, письмо-предложение, соболезнование, сопроводительное письмо и т.д. Стили деловых писем, обозначенных выше, будут немного отличаться друг от друга, поэтому в данной статье я приведу лишь стандартную структуру делового письма.  

Я хочу отметить, что  расположение реквизитов в письме на русском  языке и письме на английском языке  также отличаются. В данной статье привожу  пример структуры делового письма именно на русском языке. Также будет отличаться переписка с дипломатическими организациями (например, в посольстве и консульстве).  

Деловое письмо представляет собой документ формата  Ах4. Границы документа устанавливаются так: левое поле 2-3 см, , верхнее поле – 2 см , правое поле – 1 см, нижнее поле – 1 см. Стандартный шрифт – Times New Roman 13 pt, но часто встречаются некоторые вариации, например Times New Roman 12 pt, Verdana 11 pt, Arial 12 pt. Витиеватые шрифты не используются.  

Правила делового письма предписывают составление делового письма на бланке организации. Скорее всего, в вашей компании уже есть предварительно изготовленные бланки. Бланк организации бывает с типографским изготовлением; также бывают бланки в электронном виде. Для деловых писем, направляемых по почте или с курьером, для официальных документов предпочтительнее использовать бланк, изготовленный типографским способом. Это производит лучшее впечатление. Компьютерные бланки лучше использовать для внутренних рабочих документов или электронных писем.  

Реквизиты бланка, как правило, состоят из:

- Наименования организации и ее формы собственности

- Адреса организации

- Телефона и факса  организации

- Адреса электронной  почты

- Адрес сайта компании

- номера ИНН (идентификационный  номер налогоплательщика)

- номера ОГРН (основной  государственный  регистрационный  номер)

- поля для проставления  исходящего номера  документа  

Это, пожалуй, минимальный  набор реквизитов в бланке, но их может  быть и больше.  Реквизиты организации могут быть как с продольным размещением (вверху бланка), так и с угловым размещением (также вверху бланка).  

Какова, собственно, структура делового письма? Деловое письмо состоит из следующих обязательных реквизитов:

Адресат. В деловом письме должно быть указано, кому адресовано письмо. Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу документа. Стиль делового письма предписывает написание реквизита в следующем порядке:

- Должность (в дательном  падеже)

- Название компании

- ФИО адресата

- Адрес

Например:

Генеральному  директору  
ООО «Ромашка»  
М.И.Стюарт 
Ромашковская ул., 1.  
г. Энск, 100000  

Важная  деталь: почтовый индекс ставится после названия города (так как  идентифицирует конкретный населенный пункт), указание почтового индекса  после названия страны (если указано) не принято.    

Дата. Под адресатом необходимо обязательно проставить дату документа.  

Следующий элемент структуры делового письма – заголовок. Заголовок начинается со слова о (об) и должен вкратце передавать суть делового письма. Например: о реорганизации предприятия, о результатах ежегодной конференции и т.д.  

Не  рекомендуется делать заголовок слишком  длинным (более 2 строк).  

Следующий элемент структуры делового письма – обращение. Обращение располагается по центру документа. Перед обращением рекомендуется указать «Уважаемый» или «Уважаемая». Не принято просто писать имя и отчество. Например, нужно написать: Уважаемый Иван Иванович! Или Уважаемая г-жа Стюарт!  

Следующий элемент структуры делового письма – текст письма. Текст лучше форматировать не по левому краю, а по обоим краям документа (justify). Абзац начинается с красной строки, расположен на уровне пяти интервалов от левого края документа.  

Обычно  текст печатается через один-полтора  интервала, абзацы отделаются друг от друга двойным  интервалом. Числа  до десяти предпочтительнее писать прописью, числа  от десяти и выше – цифрами. Наиболее рекомендуемая форма  окончания письма – фраза «С уважением». Ранее часто употребляли  форму «Искренне  Ваш», но теперь данная фраза (как и ее английский эквивалент Sincerely Yours) практически не употребляются ввиду возможности ее неоднозначного толкования.  

Деловое письмо пишется только в деловом стиле  с преобладанием  нейтральной окраски. В то же время излишне  сухой, канцелярский стиль делового письма не приветствуется.  

Правила делового письма предписывают определенный стиль делового письма и формируют несколько НЕТ при составлении деловых писем:  

- НЕТ сокращениям

- НЕТ длинным письмам

- НЕТ просторечиям, разговорным выражениям, слэнгу, жаргону и пр.

- НЕТ исправлениям, зачеркиваниям, подчисткам  и неряшливости

- НЕТ эмоциональности

- НЕТ двусмысленности  

Следующий элемент структуры делового письма – подпись. Реквизиты подписи также печатаются на компьютере, а собственно подпись будет впоследствии проставлена от руки. Необходимо следить, чтобы для подписи было оставлено место. Например:  

Генеральный директор   
 

М.И.Стюарт   

В левом нижнем углу письма указывается  приложение (или приложения) и далее пронумерованный  список. Например:  

Приложения:   

1. Счет UN-245765 – 1 экз

2. Счет-фактура UN-245765/к  – 1 экз

3.  Акт приемки-передачи – 2 экз.  

Правила делового письма также рекомендуют указывать исполнителя документа и его телефон для обратной связи. Например:   
 

Исполнитель:

М.И.Стюарт

Тел. (499) 111-1111

Язык  и стиль официальных  документов.

Новую эпоху  в процессе стандартизации открыла  машинная обработка и компьютеризация  делопроизводства. Выбор и закрепление  в практике одного языкового варианта из нескольких возможных оправдано  экономически, диктуется требованиями все усложняющейся экономической  и социально-политической жизни  общества, техническим прогрессом. Использование устойчивых формул, принятых сокращений, единообразного расположения материала при оформлении документа  характерно для типовых и трафаретных  писем, анкет, таблиц, текстов-аналогов и т.п., позволяет кодировать информацию, закрепляя определенные языковые средства за типовой ситуацией. Например, необходимость  принять участие в выставке товаров  предполагает заполнение заявки, изготовленной  выставочной организацией типографским способом в форме анкеты. Особой стандартизации подвергаются так называемые тексты-аналоги, бланки, формуляры, в  которых трафарет имеет вид формализованного текста.

Процесс создания трафаретных текстов заключается  в выделении для группы однотипных текстов постоянных частей, содержащих заранее известную информацию, и  пробелов для вписывания меняющихся сведений. Как правило, это номинации, даты оформления, подписания документа, указания стоимости, количества, формы поставки товара (оборудования), объема работ и т. п.

Трафаретные тексты с постоянным и меняющимися частями именуются бланками. «Бланк - это своего рода идеальная основа деловой бумаги, в заполненном виде это тот эталон, к которому она стремится и которого достигает. В бланке жесткость формы сводит к нулю все возможности нескольких толкований», - справедливо замечает П.В. Веселов, один из крупнейших специалистов в области документной лингвистики.

Стандартизация  языка документов выработала особые типы текстовой организации: трафарет, анкета, таблица.

Анкета представляет собой свернутый текст в виде номинаций родовидового соответствия.

Таблица представляет собой еще более емкую организацию  документа: постоянная информация размещена  в заголовках граф и боковика (заголовков строк), а переменная - в ячейках  таблицы.

Данные типы текстовой организации могут  использоваться в различных жанрах деловой документалистики: анкетным методом можно смоделировать кадровые анкеты, приказы, докладные, объяснительные записки; в табличной форме могут быть представлены следующие виды документов: штатное расписание, структура штатов, график отпусков, кадровые приказы. Трафаретными часто бывают договоры, деловые письма.

Трафаретизация, таким образом, обусловливает высокую степень информативной емкости текста благодаря свертыванию высказывания и возможности дешифровки (с помощью машинной обработки в том числе), развертывания его в полную структуру.

Процесс стандартизации и унификации охватывает все уровни деловых документов языка - лексику, морфологию, синтаксис, текстовую организацию - и определяет своеобразие и специфику  официально-делового стиля. Даже известные  типы текстов (повествование, описание, рассуждение) модифицируются в деловом  стиле, превращаясь в типы изложения  утверждающе-констатирующего или предписующе-констатирующего характера. Отсюда синтаксический монотон, лексическая однородность речи, высокая повторяемость слов.

Типизация деловых  документов позволяет моделировать текст любой разновидности, ситуации. При этом составляющий текст оперирует  некими модулями, типовыми блоками, которые  представляют собой клишированные  части текста (в текстах договоров  это - представление сторон, предмет  договора, порядок расчета, обязанности  и права сторон, срок действия договора).

Например:

«Общество с  ограниченной ответственностью «Анион», именуемое в дальнейшем Заказчик, в лице генерального директора И.П. Сергеева, действующего на основании  Устава, с одной стороны, и закрытое акционерное общество «Гидравлика», именуемое в дальнейшем Исполнитель, в лице директора С.А. Павлова, действующего на основе Устава, с другой стороны, заключили между собой договор  о нижеследующем...»

«Между закрытым акционерным обществом «Стройарматура», далее именуемым Арендодатель, и обществом с ограниченной ответственностью «Феникс», далее именуемым Арендатор, заключается договор об аренде.»

Эти модули неизменно  входят в тексты договоров (о выполнении работ, об аренде, о купле-продаже). Сам  текст начального модуля договора практически  не меняется (допускаются варьирование членов предложения, синонимические замены), меняются юридические термины, определяющие социальные роли договаривающихся сторон:

- договор о  выполнении работ - Заказчик - Исполнитель  (Подрядчик) 

- договор о  купле-продаже - Продавец - Покупатель 

- договор об  аренде - Арендодатель - Арендатор. 

Все особенности  официально-делового стиля, его знаковая природа обусловлены действием  доминанты и функцией долженствования, обеспечивающей правовую и социально-регулирующую значимость деловых текстов.