Оптимизация делопроизводства научного подразделения вуза

4.      Заверенную копию диплома кандидата наук для соискателя ученой степени доктора наук (для лиц, получивших образование за рубежом, включая граждан государств, участников СНГ, дополнительно копию документа об эквивалентности, выданного уполномоченным федеральным органом исполнительной власти (экз.);

5.      Удостоверение о сдаче кандидатских экзаменов (1 экз.) для соискателя ученой степени кандидата наук;

6.      Анкету с фотокарточкой, заверенной в установленном порядке (1 экз.);

7.      Автореферат диссертации (4 экз. для кандидатской и 5 экз. для докторской);

8.      Стенограмму заседания диссертационного совета (первый экземпляр), в которой приводятся отзывы официальных оппонентов и ведущей организации (1 экз.), подписанную председателем и ученым секретарем диссертационного совета и заверенную печатью организации, при кторой создан диссертационный совет;

9.      Регистрационно-учетную карточку по форме, приведенной в приложении № 11 к Положению о совете по защите докторских и кандидатских диссертаций (2 экз.);

10. Текст объявления о защите диссертации с указанием даты размещения на официальном сайте организации, при которой создан диссертационный совет, в сети Интернет, и автореферата диссертации –для кандидатской диссертации; текст объявления о защите диссертации с указанием номера Бюллетеня высшей аттестационной комиссии Министерства образования и науки Российской Федерации, в котором он был опубликован, и даты размещения на официальном сайте Высшей аттестационной комиссии в сети Интернет – для докторской диссертации;

11. Опись документов, имеющихся в деле, согласно форме, указанной в приложении № 12 к Положению о совете по защите докторских и кандидатских диссертаций (1 экз.) Все документы в деле должны иметь сквозную нумерацию страниц. Указанные документы помещаются в скоросшиватель.

На внутреннюю сторону скоросшивателя наклеивается конверт, в который с двумя экземплярами информационной карты диссертации (для докторской диссертации) и регистрационно-учетными карточками диссертации вкладываются четыре почтовые карточки с марками с указанием адреса соискателя (на двух карточках0 и диссертационного совета (на двух карточках). На оборотной стороне карточки с адресом совета указываются фамилия. Имя, отчество соискателя, а также ученая степень, на которую он претендует.

При положительном решении по результатам защиты диссертационный совет в 30-дневный срок после защиты передает в установленном порядке во ВНТИЦ обязательный бесплатный экземпляр диссертации, экземпляр автореферата и два экземпляра информационной карты диссертации по форме, согласно Положению о предоставлении обязательного экземпляра диссертации, утвержденному приказом Министерства науки и технологии Российской Федерации.

Первый экземпляр кандидатской диссертации вместе с напечатанными на русском языке авторефератом и информационной картой диссертации по форме, согласно Положению о предоставлении обязательного экземпляра диссертации, в 30-дневный срок после защиты диссертационным советом передаются в установленном порядке в российскую государственную библиотеку.

Во второй экземпляр аттестационного дела соискателя, которое ранится в диссертационном совете в течение десяти лет, помимо вторых экземпляров документов, предусмотренных в п. 3.7.6. Положения о совете по защите докторских и кандидатских диссертаций, входят следующие документы:

1.          Заявление соискателя;

2.          Протокол заседания диссертационного совета при приеме диссертации к защите (1 экз.);

3.          Отзывы официальных оппонентов, ведущей организации и научного руководителя (1 экз.);

4.          Явочный лист членов диссертационного совета на заседание по защите диссертации (1 экз.);

5.          Протокол счетной комиссии (1 экз.);

6.          Бюллетени тайного голосования в запечатанном конверте;

7.          Список адресатов, которым направлен автореферат ( с указанием даты рассылки), подписанный ученым секретарем (1 экз.).

При отрицательном результате защиты диссертации диссертационный совет в месячный срок со дня защиты высылает в Рособрнадзор письмо на бланке организации, при которой создан диссертационный совет, подписанное председателем диссертационного совета. С приложением к нему учетной карточки отклоненной диссертации по форме, указанной в приложении № 14 к Положению о совета по защите докторских и кандидатских диссертаций. В двух экземплярах, а также автореферата и стенограммы заседания совета, подписанной председателем и ученым секретарем диссертационного совета и заверенной печатью организации, при которой создан диссертационный совет.

Диссертация, по результатам защиты которой диссертационный совет либо Высшая аттестационная комиссия вынесли отрицательное решение, может быть представлена к повторной защите в переработанном виде не ранее чем через год после вынесения такого решения. Резрешение высшей аттестационной комиссии на повторную защиту не требуется. При повторной защите официальные  оппоненты и ведущая организация должны быть заменены.

Соискатель вправе снять диссертацию с рассмотрения по письменному заявлению, поданному до начала тайного голосования. При подаче соискателем в диссертационный совет письменного заявления с просьбой снять с рассмотрения его диссертацию председатель совета дает указание о выдачи соискателю представленных им документов, за исключением заявлений, одного экземпляра диссертации и автореферата, которые остаются в совете. Если диссертационным советом установлено, что соискателем использован чужой материал без ссылок на автора и источник заимствования, то совет тайным голосованием простым большинством голосов принимает решение о снятии диссертации с рассмотрения без права ее повторной защиты. В этом случае заявление соискателя о снятии диссертации с рассмотрения не принимается, а в Высшую аттестационную комиссию направляется решение диссертационного совета вместе с авторефератом диссертации и стенограммой заседании совета.

В соответствии с Положением о совете необходимо оформить справку о присуждении ученой степени доктора наук или о выдаче диплома кандидата наук, которая должна быть оформлена по формам, указанным в приложениях № 9 и № 10 к Положению о совете по защите докторских и кандидатских диссертаций.

Подготовка информационной карты диссертации и отправка диссертации в Российскую государственную библиотеку и Всероссийский научно-технический информационный центр.

После защит диссертации при положительном решении диссертационного совета должны быть отправлены:

1.      Переплетенный экземпляр диссертации, 1 экземпляр автореферата, 1 информационная карта диссертации в Российскую государственную библиотеку.

2.      Непереплетенный экземпляр диссертации, 2 информационные карты диссертации. Квитанция об оплате регистрации во ВНТИЦ.

Информационная система, включающая базу данных «Информационные карты диссертаций», позволяет автоматизировать обработку данных соискателей и минимизировать возможные ошибки на разных этапах рассмотрения аттестационных дел в Департаменте государственной аттестации научных и научно-педагогических работников Министерства образования и науки Российской Федерации.

База данных «Информационные карты диссертаций» содержит поля об информации, необходимой для учета соискателей и для последующей ее обработки.

Оформление финансовых документов.

Социально-политические изменения в России оказали свое влияние на динамику интеллектуального потенциала Российской Федерации. Сложившаяся как государственно-общественная, система научной аттестации кадров продолжает свое постоянное развитие, причем одной из характерных тенденций его развития является относительное сокращение внебюджетных источников покрытия затрат на научную аттестацию. К ним можно отнести: спонсорские пожертвования; средства организаций, для которых ведется подготовка кандидатов и докторантов наук и т.п.

В связи с этим требуется научно-обоснованное определение расходов для проведения различных аттестационных процедур. Важным положением экономических расчетов является установления нормативов затрат на отдельные операции по аттестации.

Приводимые ниже рекомендации базируются на действующих в настоящее время официальных документах, регламентирующих процедуру аттестации научных и научно-педагогических кадров и носят характер общих алгоритмов.

Расчетная величина расходов по аттестационным процедурам, предъявляемым к компенсации со стороны заинтересованных организаций, должна быть одобрена Ученым советом ВолГУ и утверждена ректором.

Процесс рассмотрения и защиты диссертации в диссертационном совете можно разделить на три взаимосвязанных этапа:

1.      Предварительное  рассмотрение заявления соискателя и представление им соответствующих материалов;

2.      Защита диссертации;

3.      Подготовка аттестационного дела соискателя и отправка его в ВАК.

При проведении предварительной экспертизы необходимо учитывать следующие аттестационные процедуры, которые подлежат оплате:

– создание комиссии из числа членов диссертационного совета для предварительно экспертизы и подготовке рекомендаций диссертационному совету.

– печатание и рассылка автореферата, рассылка приглашений членам диссертационного совета, организация заседания по защите диссертаций.

Процедура защиты диссертации сопровождается следующими расходами:

– приобретение канцелярских товаров;

– оплата труда членов диссертационного совета;

– оплата расходов по оппонированию диссертации и подготовке отзыва ведущей организации;

– оплата командировочных расходов;

– расходы на транспорт, хозяйственные (включая канцтовары) расходы.

При подготовке аттестационного дела соискателя необходимо определить следующие расходы:

– подготовка и печатание документов и материалов защиты;

– регистрация диссертации в ВНИИТИЦ

– отправка диссертации во ВНИИТИЦентр, Российскую государственную библиотеку и в ВАК России.

Опираясь на приведенные выше аттестационные процедуры приведем примерный расчет расходов университета (Таблица 1) и соискателя (Таблица 2) по защите кандидатской и докторской диссертации в совете Д 212.029.05 – Филологические науки.

Необходимо отметить, что финансовые затраты по подготовке и защите диссертации могут дифференцироваться в зависимости от числа кандидатов наук в совете и от общего числа членов диссертационного совета. Так же отметим, что диссертационный совет Д 212.029.05 проводит защиты докторских и кандидатских диссертаций бесплатно.

87

Таблица 1

Перечень расходов университета по организации и проведению процедуры защиты диссертации на соискание ученой степени кандидата/доктора наук

Таблица 2

Перечень расходов соискателя ученой степени кандидата/доктора наук по организации и проведению процедуры защиты