Оптимизация делопроизводства научного подразделения вуза

С 1994 по 2009 гг. было проведено 242 заседания из них 113 по защите диссертации на соискание ученой степени кандидата наук, 5 по защите докторских диссертаций. За 15 лет деятельности диссертационного совета защищено 115 кандидатских диссертаций, 5 докторских диссертаций.

В соответствии с п. 2.7. Положения о совете по защите докторских и кандидатских диссертаций диссертационные советы ВолГУ состоят из председателя, заместителя председателя, ученого секретаря, технического секретаря и членов совета. В настоящее время совет насчитывает 18 постоянных членов. Из них 18 докторов наук.

Состав диссертационного совета Д 212.029.05.

Председатель диссертационного совета.

Председателем диссертационного совета является ведущий ученый – специалист по профилю совета, являющийся штатным работником Волгоградского государственного университета. В своей деятельности председатель диссертационного совета руководствуется действующим законодательством, уставом вуза, а также приказами и обязанностями, возложенными на него руководством вуза. Основанием для выполнения обязанностей председателя совета являются Положение о совете по защите докторских и кандидатских диссертаций, Положение о присвоении ученых степеней, устав вуза.

К наиболее важным обязанностям председатели диссертационного совета относятся:

1.      Общее руководство диссертационным советом;

2.      Ведение заседаний диссертационного совета;

3.      Общий контроль качества диссертаций, принимаемых к защите;

4.      Взаимодействие с руководством Волгоградского государственного университета по вопросам работы диссертационного совета;

5.      Контроль проектов заключений совета и авторефератов;

6.      Принятие окончательного решения о приеме диссертаций к защите;

7.      Принятие окончательного решения по назначению официальных оппонентов, ведущей организации, даты защиты;

8.      Определение дополнительного списка рассылки автореферата;

9.      Разрешение на печать автореферата;

10. Подведение итогов заседаний диссертационного совета;

11. Взаимодействие с Высшей аттестационной комиссией;

12. Создание благоприятных условий для защиты, подготовленной соискателем диссертации;

13. Налаживание внешних связей и реклама деятельности совета.

Председатель диссертационного совета по приглашению экспертного совета Высшей аттестационной комиссии обязан присутствовать на заседаниях экспертного совета, где рассматривается защищенная в совете диссертация, давать устные и письменные пояснения по возникающим вопросам и представлять дополнительные материалы, связанные с решением, принятым советом.

Заместитель председателя диссертационного совета.

К функциям заместителя председателя диссертационного совета относятся:

1. Контроль и ответственность за качество работы диссертационного совета в случае отсутствия председателя совета;

2. Участие в подготовке проектов заключения совета;

3. Участие в предварительном рассмотрении диссертации;

4. Обеспечение контактов с членами совета;

5. Проведение заседаний совета в случаях, если председатель совета является научным руководителем по защищаемой диссертации, а так же при отсутствии председателя диссертационного совета.

6. Заместитель председателя совета может координировать работу совета по профилю одной из специальностей совета.

Ученый секретарь диссертационного совета.

Ученым секретарем диссертационного совета является штатный сотрудник Волгоградского государственного университета, специалист по профилю науки.

К его основным обязанностям относятся:

1.                  1.              Прием документов у соискателя;

2.                  Проверка готовности документов перед приемом на защиту;

3.       Проверка готовности документов к защите, в том числе оценка качества и количества отзывов на автореферат, своевременность получения отзывов оппонентов и ведущей организации, их обработка;

4.       Обеспечение кворума членов совета;

5.       Контроль и ответственность за качество документов, отправляемых в Высшую аттестационную комиссию;

6.       Контроль делопроизводства диссертационного совета;

7.       Подготовка повестки дня заседаний совета;

8.       Подготовка информации совета о приеме соискателей к защите;

9.       Контроль справок экспертных комиссий о принятии работ к защите;

10.   Подготовка и контроль проектов заключения совета по защищаемым диссертационным работам;

11.   Контроль структуры и основных положений автореферата соискателей, принятых к защите;

12.   Подготовка документов для выступлений на заседаниях совета;

13.   Подготовка тайного голосования по защищаемым работам на заседаниях совета.

Члены диссертационного совета.

К функциям членов диссертационного совета относятся:

1. Обязательное посещение заседаний диссертационного совета;

2. Участие в работе диссертационного совета в качестве экспертов по работам, принимаемым к защите;

3. Активная роль на заседании диссертационного совета: вопросы соискателю, выступление во время дискуссии, при обсуждении заключений совета и т.д.;

4. Ведение заседаний диссертационного совета в случае отсутствия председателя и заместителя председателя диссертационного совета;

5. Информирование организаций, в которых они работают о деятельности совета.

Технический секретарь диссертационного совета.

Технический секретарь диссертационного совета назначается из состава штатных сотрудников Волгоградского государственного университета и имеет высшее образование. Для обеспечения информационно-технической деятельности диссертационного совета технический секретарь выполняет следующие функции:

1.      Ведение делопроизводства совета в соответствии с номенклатурой дел;

2.      Предварительный заказ в бухгалтерии денежных средств для оплаты командировочных расходов иногородним членам совета;

3.      Оформление командировочных документов иногородним членам диссертационного совета;

4.      Оформление оплаты работы оппонентов, ведущей организации, рецензентов, членов совета;

5.      Подготовка писем официальным оппонентам и ведущей организации;

6.      Подготовка совместно с ученым секретарем уточненных списков рассылки автореферата по каждому соискателю;

7.      Передача диссертационной работы в библиотеку ВолГУ;

8.      Подготовка и размещение на сайте ВолГУ объявления о защите диссертации;

9.      Подготовка и отправка писем членам совета о дате защиты;

10. Подготовка раздаточных папок членам совета перед защитой диссертации (совместно с соискателем);

11. Уточнение получения авторефератов членами совета;

12. Подготовка бюллетеней голосования, протоколов счетной комиссии и других документов, необходимых для заседания диссертационного совета;

13. Регистрация входящих документов и информирование о них председателя совета и ученого секретаря;

14. Подготовка и регистрация исходящих документов по согласованию с научным секретарем диссертационного совета;

15. Подготовка писем для отправки диссертации в Российскую государственную библиотеку и Всероссийский научно-технический информационный центр;

16. Подготовка аттестационных дел (совместно с ученым секретарем);

Также технический секретарь несет ответственность за решение ряда организационно-технических задач:

1.      Обеспечение готовности зала заседаний совета;

2.      Обеспечение готовности мультимедийного оборудования;

3.      Подготовка документов для размещения приезжих членов совета и оппонентов в гостинице;

4.      Подготовка урны для голосования и пр.

Для обеспечения технической стороны деятельности диссертационного совета руководством организации должно быть выделено помещение, в котором постоянно должен находиться (в соответствии с приемными часами председателя и ученого секретаря диссертационного совета) технический секретарь совета. Комната должна быть оборудована офисной техникой (компьютер, принтер, сканер, телефон, копировальный аппарат), а так же шкафами и сейфом для хранения аттестационных дел, диссертаций и документации, связанной с деятельностью совета.

I.3.             Организационные документы.

              Для повышения эффективности управления любой сферой деятельности необходимо совершенствовать работу с документами, поскольку каждое управленческое решение базируется на информации, на служебном документе.

Уровень организации и эффективности управления диссертационным советом во многом зависит от того, насколько рационально поставлено делопроизводство и насколько правильно ведется документация. Этим во многом гарантируется успех управления в целом.

Одним из обязательных элементов делопроизводства диссертационного совета является номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве диссертационного совета с указанием сроков их хранения по установленной форме. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности диссертационного совета. В номенклатуру дел включаются дела с документами, картотеки, учетные журналы, регистрационно-справочные массивы независимо от вида носителя и способа фиксации документной информации.

В номенклатуре дел предусматриваются заголовки для группировки документов, отражающие все документируемые вопросы деятельности диссертационного совета. Несмотря на то, что диссертационный совет Д 212.029.05 не является структурным подразделением университета, номенклатура дел составляется общим отделом вуза и является частью сводной номенклатуры дел ВолГУ. Этот факт обусловлен тем, что диссертационный совет является источником комплектования архива Волгоградского государственного университета, документы которого в дальнейшем передаются на хранение в государственный архив.

Ключевыми факторами, способными повлиять на качество аттестации научно-педагогических кадров является осуществление эффективного разностороннего контроля организации работы диссертационного совета и их документационного обеспечения. Высший уровень контроля деятельности диссертационного совета – это Высшая аттестационная комиссия, для которой диссертационные советы ежегодно готовят отчеты о своей деятельности и которая осуществляет периодически проверки деятельности диссертационных советов.

Со стороны Волгоградского государственного университета должны осуществляться реальная координация и контроль за деятельностью диссертационных советов на уровне вуза в целом. Советы не должны функционировать в автономном режиме, так как это приводит к существенным различиям в процедуре деятельности диссертационных советов, функционирующих на базе ВолГУ.

Сегодня диссертационные советы ВолГУ не существуют как обособленные структурные подразделения, а действуют на общественных началах. В связи с этим в университете не создано отдельное структурное подразделение, контролирующее деятельность всех советов, что налагает отпечаток на документирование деятельности. В частности, нет штатного расписания, и соответственно, нет оснований для оплаты работы председателя, ученого и технического секретарей, не разработаны должностные инструкции, не делаются соответствующие отметки в трудовой книжке.

Для организации системы делопроизводства диссертационного совета необходимо создание методических рекомендаций, которые бы определяли основные процедуры деятельности диссертационного совета. Рекомендации должны охватывать:

        предварительное рассмотрение диссертации и ее принятие диссертационным советом к защите;

        подготовку заседания диссертационного совета;

        работа с документами после защиты диссертации.

              Для обеспечения качества проведения таких процедур в диссертационном совета должны быть разработаны организационно-методические процедуры деятельности совета. Такие процедуры должны включать:

1.       Методические рекомендации по подготовке автореферата: структура, требования к содержанию и оформлению;

2.       Методические рекомендации по предварительному рассмотрению диссертации и ее принятие диссертационным советом к защите;

3.       Методические рекомендации по проведению экспертизы диссертационной работы, проводимой экспертами – членами совета: памятка эксперту диссертационного совета;

4.       Методические рекомендации по подготовке заседания диссертационного совета;

5.       Методические рекомендации по работе с документами после защиты диссертации.

Кроме этого методические рекомендации могут содержать список ведущих рецензируемых научных журналов и изданий по специальности, в которых могут быть опубликованы основные научные результаты диссертаций на соискание ученой степени доктора/кандидата наук, списки рассылки авторефератов по специальности диссертационного совета, а также бланки документов, необходимые для присуждения ученой степени кандидата/доктора наук и рекомендации по их оформлению.