Оптимизация делопроизводства научного подразделения вуза

      Полученный акт о внедрении доставить ученому секретарю диссертационного совета;

      Сдача в диссовет:

      Один экземпляр переплетенной и подписанной диссертации (для ознакомления членов совета во время защиты. После процедуры защиты данный экземпляр направится в РГБ);

      Один экземпляр непереплетенной диссертации;

      30 экземпляров АКД (15 – для членов совета, 8 – для рассылки по реестру)

Согласно реестру авторефераты рассылаются простыми письмами. В качестве обратного адреса указывается адрес диссертационного совета. Проштампованный в почтовом отделении после рассылки реестр возвращается ученому секретарю совета.

      Сдать в диссертационный совет канцтовары (Приложение№);

      Подготовка доклада для ВАКа;

      Подготовка доклада на диссертационном совете;

      Ответы на замечания по автореферату;

      Ответы на замечания оппонентов и ведущие организации;

      Подготовка ответов на возможные вопросы по ходу защиты;

      Иллюстрации (презентация);

      Репетиция доклада и ответов на вопросы;

      Документы, оформленные после защиты диссертации;

      Подготовка папок с материалами по диссертации для членов совета за неделю до защиты;

      Мероприятия, связанные с организацией самой процедуры защиты:

      Подготовка финансовых документов для оплаты оппонирования;

      Встреча и проводы членов совета и оппонентов;

      Организация кофе-паузы в перерывах между защитами;

      Уборка зала заседания после окончания процедуры защиты.

Контролируя сроки мероприятия можно привести в систему все свои действия по подготовке к защите и ничего не упустить.

Подготовка диссертационного совета к защите.

Заседание диссертационного совета – сложная технологическая управленческая операция, требующая тщательной подготовки.

Работа по подготовке заседания совета начинается с определения дня и времени проведения заседания, затем намечается повестка дня, определяется состав участников, т.е. защищаемых соискателей.

Технический секретарь готовит повестку заседания, которая должна содержать следующие сведения:

1. Дата, время и место заседания;

2. Фамилия, имя, отчество соискателя, защищающего диссертационную работу;

3. Тема диссертации;

4. Специальность, по которой защищается диссертация;

5. ФИО, должность, ученая степень и звание научного руководителя;

6. ФИО, должности, ученые степени и звания официальных оппонентов;

7. Наименование ведущей организации;

8. Наименование организации, на базе которой выполнена диссертационная работа.

Кроме повестки заседания технический секретарь совета готовит следующие документы:

1.      Явочный лист на каждое заседание совета;

2.      Лист для получения бюллетеня;

3.      Бюллетени для тайного голосования;

4.      Проект протокола счетной комиссии.

Технический секретарь также предоставляет информацию о прогнозе и явки членов совета. Технический секретарь лично обзванивает всех членов совета и уточняет время их прибытия на заседания.              

Руководство совета должно обеспечить кворум на заседаниях диссертационного совета. Для этого членам вместе с авторефератами не позднее чем за месяц высылается повестка заседания, все члены должны дать личное согласие на участие в работе совета в определенный день. В случае невозможности присутствовать на заседании член совета должен представить письменные документы с уважительной причиной своего отсутствия на заседании совета.

Справка о внедрении результатов исследования.

В приложении к диссертации целесообразно вынести справки или акты о внедрении результатов исследования. Каждый экземпляр должен быть заверен необходимыми  подписями и печатями. Такие документы повышают уровень доверия к диссертации, свидетельствуют об апробации полученных научных результатов в реальной практике и их полезности.

              Справки о внедрении могут отражать реализацию результатов диссертационного исследования по нескольким направлениям:

      Внедрение в производственную деятельность предприятий и организаций;

      Внедрение в учебный процесс ( в вузе, техникуме, школе и т.п.);

      Внедрение в научную деятельность (научные учреждения, использование в научных отчетах и др.).

Содержание справки о внедрении в производство должно отражать конкретные положения диссертации, которые используются в реальной деятельности предприятия. При этом необходимо отметить конкретные положения и документы, принятые к использованию в организации по результатам диссертационного исследования, а также сроки и исполнителей данных поручений (например, дать ссылку на конкретный приказ организации).

2.2.4.     Процедура публичной защиты диссертации.

Заседание  диссертационного совета считается правомочным, если в его работе принимают участие не менее двух третей членов совета.

Публичная защита диссертации должна носить характер научной дискуссии и проходить в обстановке высокой требовательности, принципиальности и соблюдения научной этики, при этом обстоятельному анализу должны подвергаться достоверность и обоснованность всех выводов и рекомендаций научного и практического характера, содержащихся в диссертации.

Перед началом заседания совета ученый секретарь предлагает членам совета расписаться в явочном листе.

Ученый секретарь готовит все необходимое для заседания совета: текст диссертации, представленной к защите; авторефераты для членов совета и приглашенных ученых; аттестационное дело соискателя; основные публикации автора по теме диссертационного исследования.

Технический секретарь проверяет готовность помещения к заседанию совета, обеспечивает урну для голосования, проверяет готовность звукозаписывающей аппаратуры.

Заседание совета проводится под руководством председателя совета, а в случае его отсутствия заместителя председателя совета. В случае одновременного отсутствия председателя, заместителя председателя, ученого секретаря заседание диссертационного совета проводиться не может.

Официальные оппоненты обязаны присутствовать на защите диссертации. Разрешается, в виде исключения, проведение защиты диссертации в отсутствии по уважительной причине только одного из официальных оппонентов, давшего на диссертацию положительный отзыв. В этом случае на заседании диссертационного совета полностью оглашается отзыв отсутствующего оппонента.

Согласно Положению о диссертационном совете заседание совета должно быть проведено по установленной процедуре:

1.             Перед открытием заседания совета членам совета раздается проект заключения.

2.             При открытии заседания совета председатель на основании явочного листа извещает членов совета о правомочности заседания.

3.             После открытия защиты председатель объявляет о защите диссертации соискателем, указывает название диссертации, фамилии, имена, отчества официальных оппонентов и ведущей организации.

4.             Слово предоставляется ученому секретарю: он докладывает об основном содержании представленных с совет документов и их соответствии установленным требованиям.

5.             Доклад соискателя (докторская диссертация – 20 мин, кандидатская диссертация – 8–10 мин). Соискатель излагает существо и основные положения диссертации.

6.             Вопросы членов диссертационного совета к соискателю.

7.             Ответы соискателя на вопросы.

8.             Слово предоставляется ученому секретарю для прочтения поступивших в адрес совета отзывов на диссертационное исследование и автореферат.

9.             Ответное слово соискателя на замечания, содержащиеся в отзывах.

10.        Выступление официального оппонента.

11.        Ответное слово соискателя на замечание официального оппонента.

12.        Дискуссия (Принимают участие все желающие).

13.        Заключительное слово соискателя.

14.        Избрание счетной комиссии для проведения тайного голосования по вопросу присуждения ученой степени.

15.        Перерыв для проведения тайного голосования (10-15 мин).

В состав счетной комиссии, как правило, избирается нечетное число членов совета. Члены счетной комиссии проводят первое заседание, на котором избирают председателя комиссии, раздают бюллетени, о чем делается соответствующая отметка в явочном листе, и проводят голосование. Для голосования используется опечатанная урна. После окончания голосования комиссия собирается на второе заседание: проводят подсчет голосов «за» присуждение ученой степени, «против» присуждения ученой степени и недействительные бюллетени. Недействительными бюллетенями считаются те, в которых либо зачеркнуты оба слова «Да» и «Нет», либо оба слова «Да» и «Нет» не зачеркнуты.

Решение считается положительным если за него проголосовало не менее двух третей членов совета с правом решающего голоса, которые присутствовали на заседании совета и принимали участие в обсуждении диссертации. Те члены, которые опоздали на заседание или ушли раньше срока, в голосовании участие не принимают.

После окончания подсчета голосов члены комиссии составляют протокол, подписывают его, и председатель счетной комиссии оглашает протокол второго заседания счетной комиссии на заседании диссертационного совета. Затем открытым голосованием всех членов совета участвовавших в обсуждении диссертации и голосовании, утверждается протокол счетной комиссии.

16.        Принятие решения диссертационного совета о присуждении ученой степени кандидата наук или ходатайства в ВАК РФ о присуждении степени доктора филологических наук.

17.        Обсуждение проекта заключения диссертационного совета.

18.        Объявление об окончании заседания совета.

1.      (Соискатель совместно с научным руководителем заблаговременно готовит проект заключения диссертационного совета, который будет обсуждаться диссертационным советом в случае успешной защиты. Проект заключения готовится в количестве экземпляров, равном числу членов совета.

Текст заключения принимается открытым голосованием простым большинством голосов членов совета, участвовавших в заседании, после чего он объявляется соискателю. На этом заседание совета считается законченным.

2.2.5. Оформление документов после защиты.

При положительном решении  по результатам защиты диссертационный совет в 30-денвный срок после защиты направляет в Рособрнадзор первый экземпляр аттестационного дела соискателя, в которое входят ряд документов. Некоторые из них уже лежат в аттестационном деле соискателя, а некоторые еще нужно готовить – на это у диссертационного совета согласно Положению есть один месяц.

Опыт показывает, что регламент работы диссертационного совета и соискателя с документами после защиты диссертации  может быть следующим:

1.      В первый день после защиты соискателю необходимо встретиться с председателем диссертационного совета и ученым секретарем, для того чтобы получить рекомендации по предварительной подготовке документов.

2.      В течение 10 дней после защиты необходимо подготовить информационную и регистрационную карты, стенограмму и справку для вычитывания их ученым секретарем и председателем диссертационного совета.

3.      Не менее чем за пять дней до окончания официального срока отправки документов в ВАК ученый секретарь представляет папку с документами соискателя на подпись председателю диссертационного совета.

Перечень документов, направляемых в Высшую аттестационную комиссию.

При положительном решении по результатам защиты диссертационный совет в 30-дневный срок после защиты направляет в Рособрнадзор первый экземпляр аттестационного дела соискателя, в которое входят следующие документы:

1.      Сопроводительное письмо на бланке организации, при которой создан диссертационный совет, подписанное председателем диссертационного совета, с указанием даты отправки документов, предусмотренных Положением, во Всероссийский научно-технический информационный центр Федерального агентства по науке и инновациям и по кандидатским диссертациям в российскую государственную библиотеку.

2.      Справку о присуждении ученой степени доктора наук или о выдаче диплома кандидата наук по формам, согласно Положению (2 экз)

3.      Заверенную в установленном порядке копию документа государственного образца о высшем профессиональном образовании для соискателей ученой степени кандидата наук (для лиц, получивших образование за рубежом, включая граждан государств, участников СНГ, дополнительно копию документа об эквивалентности, выданного уполномоченным федеральным органом исполнительной власти (экз.);