Курс лекций по "Делопроизводству"

● по юридической силе (подлинные и подложные документы);

● по назначению (стадиям создания) (подлинники, черновики, копии);

● по срокам хранения (постоянного срока хранения, временного (до 10 лет), и долговременного срока хранения (свыше 10 лет);

● по роду деятельности (плановая, организационно-распорядительная, расчётно-денежная и т.д.).

   5. Знание функций документов имеет существенное значение для уяснения подлинных целей создания документов и заключённой в них информации. Для правильного понимания роли документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических, социальных связей, знание функций позволяет произвести более чёткую классификацию документов, сформулировать определённые требования к их организации, содержанию, форме, технологии их обработки.

Функция документа — это целевое назначение, присущее ему. Следует отметить, что не существует документов, несущих лишь одну строго ограниченную функцию. Документ полифункционален.

Основной функцией является информационная. Она присуща всем без исключения документам, т.к. необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них.

Социальная функция состоит в запечатлении и передаче именно социальной информации. Документ является не только продуктом определённых социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения.

Тесно связана с информационной функцией и коммуникативная. У неё есть своя специфика — передача информации во времени и пространстве. В ней можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов:

● документы, ориентированные в определённом направлении: сверху вниз (от законодателя к исполнителю) (приказ, решение, постановление и т.д.);

● документы двухстороннего действия (договор).

Правовая функция — функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. Выполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые отношения или прекращают их действие. В эту категорию входят имеющие юридическое значение удостоверительные документы.

Функция учёта даёт не качественную, а количественную характеристику информации.

Одна из важнейших функций документа — культурная. В данной функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции.

Значение той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной культуре, в процессе управления и т.д.

Существуют функции, время которых ограничено (коммуникативная, управленческая, правовая, учёта), и функции, постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника).

6. Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации — создание системы документов, которая может дать экономический эффект.

Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение.

Объектом унификации и стандартизации документа должна быть как его форма, так и состав включаемых в неё реквизитов (содержание).

Основными задачами совершенствования содержания документа должны быть: при унификации — отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки; при стандартизации — установление единых требований к реквизитам, включаемым в документы.

Основными задачами совершенствования форм документов следует считать: при унификации — целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления; при стандартизации — формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.

Ведущим методом для достижения целей стандартизации является метод единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определённого множества документов в единой матрице — формуляре. В соответствии с принятым методом в основу серии стандартов был положен базовый стандарт СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Он был утверждён в 1995 году, а с июля 1996 года введён в действие.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. История развития делопроизводства на территории Беларуси.

2. Развитие делопроизводства в Древнерусском государстве.

3. Особенности развития делопроизводства в приказный период.

4. Развитие делопроизводства в XVIII веке.

5. Развитие исполнительного делопроизводства.

6. Развитие делопроизводства в Беларуси после 1917 года.

7. По каким признакам классифицируются документы?

8. Какие функции документа Вы знаете?

9. Основные задачи совершенствования содержания документа.

10. Основные задачи совершенствования формы документа.

Лекция 2

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ

Вопросы:

1.      Наименование реквизитов документов.

2.      Юридическое значение реквизитов.

3.      Оформление отдельных реквизитов документов.

1. Успех в работе с документами зависит от многих факторов и основной из них — умение правильно составлять и оформлять документы. Кроме того, приходится заниматься регистрацией поступающей и отправляемой корреспонденции, формированием документов в дела, определением срока их хранения или уничтожения и др. Все это входит в понятие «делопроизводство», без пра­виль­ной постановки которого в организации невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, проконтролировать его испол­не­ние и обеспечить сохранность документов.

Избежать неприятностей, связанных с несоблюдением требований, предъяв­ляемых к порядку работы с документами, можно лишь тогда, когда все учреждения, организации и предприятия любых форм собственности будут руководствоваться требованиями, установленными действующими нормативными актами по делопроизводству и архивному делу.

Основной нормативный документ, которым секретарь должен пользоваться в работе, — это Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (Минск 2004). Он устанавливает общие правила составления документов и их машинописного оформления. Требования стандарта распространяются на организации всех форм собственности на территории Республики Беларусь.

Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор отдельного документа определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д. Таким образом, реквизит — это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве или времени.

При оформлении организационно-распорядительных документов используется следующий состав реквизитов:

1 — Государственный герб РБ;

2 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3 — код организации: код ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций;

4  — код докумета;

5  —  наименование вышестоящей организации;

6  — наименование организации;

7  — наименование структурного подразделения;

8  — почтовый адрес отправителя;

9  — коммуникационные и коммерческие данные;

10 — название вида документа;

11 — дата;

12 — индекс документа;

13 — ссылка на индекс и дату входящего документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — гриф ограничения доступа к документу;

16 — адресат;

17 — гриф утверждения;

18 — резолюция;

19 — заголовок к тексту;

20 — отметка о контроле;

21 — текст;

22 — отметка о наличии приложения;

23 — подпись;

24 — гриф приложения;

25 — гриф согласования;

26 — визы;

27 — печать;

28 — фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 — отметка о заверении копии;

30 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 — отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32 — отметка о переносе данных  на машинный носитель.

Реквизиты «наименование вышестоящей организации», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование структурного подразделения», «адресат», «резолюция», «гриф утверждения», «индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке» показывают положение документа в пространстве как географическом, так и иерархическом, указывают путь, который он уже прошел, и тот, который ему предстоит пройти. Характеристика дается документу различными реквизитами в разных масштабах, они дополняют друг друга и детализируют положение документа до самых мельчайших подробностей.

Так, реквизит «наименование вышестоящей организации» указывает, в какой сфере деятельности создан документ, а реквизит «индекс» — дело, в которое он будет подшит после того, как аппаратом управления по нему будет принято соответствующее решение. К этой группе реквизитов следует отнести графически оформленные реквизиты — Государственный герб республики, эмблему организации или предприятия, которые наглядно иллюстрируют документ, характеризуя организацию или учреждение, из которых он исходит.

Положение документа во времени определяется его датой. Дата показывает, в какой момент создан документ. Датами сопровождаются некоторые другие самостоятельные реквизиты — грифы, подписи, визы, особенно те из них, которые придают документу необходимую юридическую силу.

Реквизиты «вид документа», «заголовок к тексту», «резолюция», «текст», «ко­ды» и некоторые другие указывают целевое назначение документа, раскрывают его содержание.

Реквизиты «отметка о заверении копии» и «подпись» удостоверяют подлин­ность документа.

Реквизиты могут сообщать о документе и некоторые другие сведения. Нап­ример, отметка о наличии приложения свидетельствует о том, что данный от­дельно взятый документ еще не обладает всей полнотой информации и должен быть изучен вместе с прилагаемыми к нему другими документами, или о том, что данный документ не имеет самостоятельного информационного значения и лишь информирует о пересылке других документов (например, сопроводительное письмо).

Наличие реквизита «текст» свидетельствует, что речь идет о конкретном документе, который является средством передачи и сохранения информации.

Порядок расположения некоторых реквизитов предусматривает для них одно и то же место на документе. Реквизиты, которые не встречаются в одном и том же документе, называют взаимоисключающими. Из каждой пары реквизитов «адресат» и «гриф утверждения», «индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, телетайпа, факса, номер счета в банке» и «вид документа», «ссылка на индекс и дату входящего документа» и «место составления или издания» при оформлении конкретных документов следует использовать только один реквизит.

Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный  — это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный — это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

Специальные правила, касающиеся оформления определенных видов документов, могут предусматривать в них наличие и других реквизитов, характерных только для данного вида документов. Для этого в инструкциях и иных нормативных актах об организации делопроизводства делаются оговорки о том, что для специальных видов документов устанавливаются дополнительные обязательные реквизиты, например, заверительные подписи на удостоверяемых копиях документов и др.   

Часть реквизитов наносится при изготовлении бланков типографским способом, другая часть печатается при составлении документа. Проще говоря, документ — лист бумаги с нанесенными на нем реквизитами. Однако все документы должны иметь размеры, установленные стандартом. Для оформления документов используют следующие форматы бумаги: