Курс лекций по "Делопроизводству"

Елена Петровна Занкович

Делопроизводство

Конспект лекций

УДК 651.5

ББК 60.844

Конспект лекций по курсу «Делопроизводство» составлен на основе  базовой программы «Делопроизводство и документационное обеспечение предприятия», утвержденной 05.10.2001 года. Он предназначен для студентов дневной и заочной формы обучения всех факультетов.

«Конспект лекций» охватывает вопросы составления и работы с организацион­но-распорядительными документами, с документами по личному составу, документами, содержащими коммерческую тайну. Много внимания уделяется использованию ПЭВМ в документационном обеспечении деятельности предприятия.

Разработка имеет свою структуру. Каждая лекция состоит из Теоретической части и контрольных вопросов. Теоретическая часть даст возможность самостоятельно усвоить материал, а вопросы — проконтролировать усвоенные знания.

«Конспект лекций» содержит макеты основных организационно-распорядительных документов, что позволит студентам закрепить на практике усвоенные теоретические знания по оформлению организационно-распорядительных документов.

В разработку входит краткий терминологический словарь, который даст возможность студентам овладеть специальной терминологией и повысить коммуникационную культуру.

«Конспект лекций по курсу «Делопроизводство» рассмотрен на заседании Методического совета факультета предпринимательства и управления и рекомендован к печати на ротапринте БГАТУ для использования в учебном процессе.

Протокол №  4 от 17 февраля 2005 года.

Составитель — канд. филол.  наук, доцент Елена Петровна Занкович

Рецензенты: младший научный сотрудник Института языкознания имени Якуба Коласа НАН Беларуси Тамара Николаевна Маракулина, канд. филол. наук, преподаватель кафедры белорусского и русского языков БГАТУ Наталья Геннадьевна Слыхалова.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………..................…... 5

Лекция 1. Определение понятия «документ». Функции документов……... 6

1. Из истории развития делопроизводства на территории Беларуси………. 6

2. Приказное, коллежское и исполнительное делопроизводство……….….. 9

3. Развитие делопроизводства на территории Беларуси после 1917 г…..... 19

4. Виды документов, их классификация……………………………………. 21

5. Функции документов…………………………………………………….... 23

6. Унификация и стандартизация документов……………………………... 24

Лекция  2. Реквизиты документов………………………………………….…. 26

1. Наименование реквизитов документов………………………………….. 26

2. Юридическое значение реквизитов……………………………………… 33

3. Оформление отдельных реквизитов документов………………...……... 34

Лекция  3. Составление отдельных видов документов……………………... 46

1. Требования к текстам документов……………………………………….. 46

2. Составление отдельных видов документов……………………………… 48

Лекция  4. Оформление трудовых отношений………………………………. 59

1. Документы по личному составу………………………………………….. 59

2. Содержание трудового договора (контракта)………………………….... 60

3. Оформление приказов по личному составу………………………...…… 63

4. Оформление трудовых книжек…………………………………………... 64

5. Личное дело……………………………………………………………..…. 65

Лекция  5. Современное деловое письмо…………………………………...… 68

1. Виды писем……………………………………………………………….. 68

2. Правила оформления делового письма……………………………….… 72

Лекция  6. Организация работы с документами……………………...…..…. 80

1. Структура и объем документооборота……………………………....… 80

2. Обработка входящих документов…………………………………….... 81

3. Обработка исходящих документов………………………………..….... 82

4. Регистрация и контроль исполнения документов………………..….... 82

5. Классификация документов предприятия…………………………….. 85

6. Составление номенклатуры дел……………………………………..…. 85

7. Формирование и оформление дел…………………………………....... 86

8. Подготовка документов к передаче на архивное хранение………….. 88

9. Экспертиза ценности документов организации……………………..... 90

Лекция  7. Документы, содержащие коммерческую тайну……………...…. 92

1. Понятие «коммерческая тайна»……………………………………..... 92

2. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну……...... 94

Лекция  8. Использование ПЭВМ в документационном обеспечении деятельности предприятия……………………………………………..…………... 99

1. Использование компьютера в документировании…………………... 99

2. Информационные технологии в делопроизводстве………………... 100

3. «Евфрат» — универсальные системы управления документами..... 102

4. Программные продукты по автоматизации делопроизводства

«Босс-референт», «Золушка», «Дело», «Делопроизводство»………………… 103

Приложение 1. Краткий терминологический словарь………………...….. 109

Приложение 2. Макеты основных организационно распорядительных
документов……………………………………………………………….……… 137

Литература……………………………………………………………………..... 149

ВВЕДЕНИЕ

В современном мире возрастает важность документов в деятельности ор­ганизаций и учреждений, именно они являются инструментом этой деятельности. Отсутствие организованной технологии управления документооборотом приводит к тому, что в нужный момент невозможно определить с каким документом работает предприятие, каково текущее состояние документа. Чётко налаженная организация работы с документами — залог эффективного управления предприятием АПК.

Специалисты АПК часто выполняют функции руководителей предприятий. Современные специалисты-руководители должны иметь представление о документационном обеспечении и владеть основами организации делопроизводства на предприятии.

Цель дисциплины «Делопроизводство» — дать необходимые теоретические и практические навыки работы с документами.

В результате изучения дисциплины студенты должны:

● знать основные принципы документооборота, регистрации документов, контроля их исполнения, правила оформления дел и порядок передач документов в архив;

● уметь составлять документы и организовывать их переработку и хранение; стро­ить тексты машинописного и принтерного оформления;

● иметь представление о принципах работы секретаря-референта по без документному обслуживанию.

Структура курса включает 8 тематических разделов и 2 приложения, содержащие образцы документов и краткий терминологический словарь. При подготовке «Конспекта лекций» использовались нормативно-методические документы, материалы журнала «Архівы і справаводства», учебно-методическая литература. 

Лекция 1

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОНЯТИЯ «ДОКУМЕНТ». ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ

Вопросы:

1.      Из истории развития делопроизводства на территории Беларуси.

2.      Приказное, коллежское и исполнительное делопроизводство.

3.      Развитие делопроизводства на территории Беларуси после 1917 года.

4.      Виды документов, их классификация.

5.      Функции документов.

6.      Унификация и стандартизация документов.

1. Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности (бизнес, политика, наука и др.) зависит от многих факторов. В их числе — умение надлежащим образом преподнести информацию в письменном виде, то есть правильно составить и оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любым учреждением, организацией, предприятием при работе с документами.

В ежедневной практической деятельности приходиться решать огромный ком­плекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, пере­дачей в архив либо уничтожением и др. Вся эта совокупность работы с доку­ментами, начиная с момента их создания вплоть до передачи на хранение в архив или уничтожения, определяется понятием «делопроизводство». Без правильной постановки делопроизводства в организации невозможно справить­ся с потоком документов, оборачивающихся в ней, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обес­печить сохранность.

Термин «делопроизводство» появился на территории Беларуси в конце XVIII – начале XIX веков одновременно с введением русского языка в учреждения государственного управления и внедрением российских принципов работы с документами в них. Возник он еще в XVI–XVII веках в центральных органах уп­равления Российского государства — приказах. Процесс рассмотрения и реше­ния тех или иных вопросов («дел») в приказах назывался «производством дел». Поскольку производство дел фиксировалось письменно, документы учреж­дений по отдельным вопросам получили название «дел», а работу по письмен­ному оформлению производимых дел и совокупность самих дел учреждения до передачи в архив стали называть делопроизводством.

В белорусском языке понятию «делопроизводство» соответствует  термин «спра­ваводства». Происходит он от слова «справа» — так в XV–XVIII веках в Ве­ликом княжестве Литовском (ВКЛ), ядро которого составляли белорусские земли, назывался процесс рассмотрения какого-либо вопроса и документальная фиксация принятого решения. Однако специального термина, обозначавшего всю совокупность работы с документами и синонимичного русскому термину «делопроизводство», в то время не возникло, связано это было с особенностями государственного устройства ВКЛ, повлиявшими на процессы составления документов и правила работы с ними. В ВКЛ не сложилось каких-либо специальных учреждений центрального управления, и длительное время большинство дел решалось великим князем, который, приняв решение, давал указанию писарю или секретарю, находившемуся при нем, составить соответствующий документ. «Справой», «справлением» документа решение вопроса обыкновенно ограничивалось. По этой причине не возникло в XV–XVIII веках на территории Беларуси такого понятия, как «дело» в значении совокупности документов, отложившихся в процессе рассмотрения того или иного вопроса. Таким  образом, производство (ведение) дел (справ) в том смысле, в каком оно существовало в Российском государстве, в ВКЛ отсутствовало.

Термин «справаводства» появился в белорусском языке лишь в 20 – ые годы XX века, когда в связи с образованием БССР и проведением политики белоруссизации в государственные учреждения был возвращен белорусский язык, и началась активная разработка современной белорусской делопроизводственной терминологии.

Многие исторические факты свидетельствуют о том, что белорусское делопроизводство начало формироваться не позже российского (в IX–X веках).

В рамках Полоцкого княжества (в X–XIII веках) были заложены основы белорусского делопроизводства. В начале X века уже применялись договоры, а для удостоверения реквизитов договора использовались печати. Состав документов в этот период весьма разнообразен — уставные, духовные и прочие грамоты, выступающие как законодательные частноправовые акты. В XII веке появились писцы, занимавшиеся составлением, подготовкой и рассмотрением документов.

В XIII–XIV веках бурное развитие хозяйственно-экономической жизни белорусских городов и земель возродило внутри- и  внешнеторговые связи. Развитие экономики, необходимость  отражения внешней агрессии и отстаивание торговых интересов белорусских земель в соседних государствах привело к образованию централизованного государства — Великого княжества Литовского. Все это предопределило возрастание роли документирования.

В конце XIV века документы начинают составлять на бумаге. Обязательным способом удостоверения была печать. В конце документа приводились такие реквизиты, как место и дата составления, а автор, как правило, указывался вначале.

В XIV–XV веках была окончательно сформирована система делопроизводства, просуществовавшая практически без изменения вплоть до XVIII века. Именно в этот период начала действовать первая государственная канцелярия, которая занималась подготовкой большинства документов. Под началом канцлера в канцелярии работали регенты, секретари, писари, дьяки и переводчики. При канцелярии находился архив. В целом все хранившиеся в архиве документы составляли метрику Великого княжества Литовского.

Высшим проявлением документирования законодательства явилось издание трех Статутов Великого княжества Литовского — 1529, 1566, 1588 годов. Все три Статута отличает четкая организация подачи материала.

В XV–XVI веках складывается белорусский делопроизводственный язык. Определенную системность и структуру приобретает изложение текстов документов. В первой части документа указывается причина его составления, во второй — решение по данному вопросу. В этот период появляются формуляры — образцы документов. Продолжается формирование специальных систем документирования: дипломатической, учетной, военной и судебной.