Культура официальной переписки

Для отечественной  практики деловой переписки характерен так называемый «МЫ-подход» в  подаче информации, т.е. адресант и адресат  делового послания рассматриваются  как «коллективные» субъекты. При  этом приоритетными являются формы  множественного числа «Предлагаем», «Сообщаем», собирательные существительные  администрация, дирекция используются, в частности, и в тех случаях, когда письмо подписывается конкретным должностным лицом. В качестве нормы  деловой переписки отмечается утрата местоимения я. Вместо я прошу, пишут  прошу, вместо я выполнил пишут мною выполнено. 

В западной и американской школах делового письма представлены как «МЫ-подход» (например: «Мы была огорчены, узнав, что у Вас возникли проблемы с зубной пастой, произведенной  нашей компанией…» (письмо-извинение), так и «Я-подход» (например: «Я благодарен Вам за сообщение о том, что  Вы так и не получили 14 тонн угля по заказу на поставку №1234 от 15 ноября 1997 года…» (письмо-извинение). Оба письма подписаны конкретными должностными лицами, выступающими от лица фирмы, однако во втором случае создается еще ощущение личной ответственности и заинтересованности автора письма в разрешении конфликтной  ситуации. Западные специалисты по составлению деловых писем рекомендуют  чаще использовать местоимение я. 

В практике отечественной  деловой переписки тексту письма не всегда предшествует обращение. Без  обращений обычно составляются тексты сопроводительных писем, писем-напоминаний, договорных писем и др. Следует  заметить, что в последнее время  обращение все чаще включается в  текст официального послания и становится обязательным элементом русского делового письма. Отсутствие обращения допустимо, если адресат - коллективный субъект, а  также если послание представляет собой  трафаретное письмо. 

Заключение как  особая этикетная формула вежливости, завершающая официальное послание, также еще не стала общепринятой и обязательной для всех типов  деловой корреспонденции в отечественной  практике деловой переписки. Заключающие  этикетные фразы типа С уважением…, С наилучшими пожеланиями… чаще всего  встречаются в нерегламентированных письмах, письмах, адресованных конкретному  официальному или частному лицу. По стандартам западного и американского  делового письма обращение и заключение являются обязательными элементами официального послания любого типа. 

Основным условием убедительности любого делового документа  является его доказательность. Доказательность  же в первую очередь обеспечивается точными, бесспорными фактами. Такое  понимание убедительности официального послания является общепризнанным и  обязательным для всех культур делового письма. Однако в практике западной и американской деловой переписки принято считать, что убедительность письма зависит в первую очередь от умения его составителей выразить интересы того предприятия, в адрес которого оно направлено. 

Существенно различаются  требования к составлению деловых  писем в разных школах делового письма с точки зрения стиля сообщения. Для отечественной деловой переписки  традиционным является надличностный  характер изложения, отличающийся предельной рациональностью, жесткостью используемых языковых форм и моделей. Для Делового послания западной официально-деловой  переписки характерны элементы разговорного стиля, большая свобода в выборе слов и синтаксическом построении предложений, обращение к личности адресата. 

При составлении  деловой корреспонденции для  зарубежных партнеров следует учитывать, что правила оформления деловых  писем, состав и месторасположение  реквизитов, принятые в отечественном  деловом письме, отличаются от стандартов оформления деловых писем международного образца. 

Знакомство с традициями зарубежной школы делового письма расширяет  общее представление о стиле  и приемах письменного делового общения. Однако механический перенос  языковых стандартов, правил оформления деловых бумаг, принятых за рубежом, в практику отечественной деловой  переписки нельзя считать продуктивным, поскольку это противоречит общему требованию унификации языка и стиля  документов.