Культура официальной переписки

Немаловажным аспектом делового общения являются вопросы  этики отношений между деловыми партнерами. В деловой переписке  этика отношений проявляется  в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к  адресанту, так и к адресату. Для  получателя официальной корреспонденции  обязательным требованием является оперативный и четкий ответ организации-отправителю  в виде ответного письма или послания, переданного с помощью других средств связи. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать и привести к разрыву деловых отношений. Составителям деловых писем не рекомендуется: побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «Срочно», «Незамедлительно»; навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например; «Прошу изучить и решить вопрос положительно». 

Итак, особые условия  делового общения, такие как официальный  характер, юридическая значимость, адресность, повторяемость управленческих ситуаций, определяют общие требования, предъявляемые к официально-деловой  письменной речи.

Культура официальной  переписки 

Формирование понятия  культура официальной переписки  связано с освоением мирового и отечественного опыта составления  и оформления деловых бумаг. 

В работах П.В. Веселова, одного из крупнейших отечественных  специалистов в области документальной лингвистики, понятие культура официальной  переписки определяется тремя основными  принципами: 1) лаконизм делового письма; 2) достаточность информационного  сообщения, отвечающая целям письма и характеру отношений; и 3) ясность  и недвусмысленность языка сообщения. 

Лаконизм (оптимально письмо не должно превышать объем  одной-двух страниц) сочетается в деловых  письмах с требованием полноты  информации. Требование полноты предполагает, что документ должен содержать достаточную  для принятия обоснованного решения  информацию. Глубина изложения вопроса  зависит от целей документа: в  информационном письме достаточно назвать  факты и события, в письме-просьбе  предмет письма должен быть точно  обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может  вызывать необходимость запрашивать  дополнительные сведения, порождая неоправданную  переписку. Избыточность же информации приводит к тому, что письмо плохо  воспринимается, суть его затуманивается. 

Требование достоверности (объективности) информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние  дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий. Убедительность (аргументированность) информации связана с задачей  побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия, и от того, насколько достаточна обоснованность Документа, письма, зависит его исполнение. 

Предметом официальной  переписки при всем ее многообразии обычно является сообщение о некоторой  ситуации и логическая оценочная  модель этой ситуации. Ситуативно-оценочная  модель называется аспектом письма, а  последовательное размещение этих моделей - его композицией. По композиционным особенностям деловые бумаги делят  на одноаспектные и многоаспектные. В одноаспектных письмах рассматривается  один вопрос, составляющий содержание всего письма, в многоаспектных письмах  рассматривается сразу несколько  вопросов. Так, например, многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, сообщения, предложения. Каждый аспект формируется речевым действием: просьбой, сообщением, предупреждением, приглашением и т.п. 

Композиция, или структура, текста официального письма - это последовательность расположения его составных частей - аспектов. Причем в качестве самостоятельных  аспектов рассматриваются речевые  фрагменты с однотипными речевыми действиями - просьбами, сообщениями, предложениями. Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому  предложению принимается самостоятельное  решение. Структура аспекта отличается жесткостью и однозначностью и состоит  из двух частей: первая часть содержит информацию об имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история  вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события, выраженные при  помощи речевых действий (просьбы, предложения, требования). Красной строкой выделяется новая мысль, тема или новый поворот  темы письма. 

Стандартизация и  унификация - одно из обязательных - свойств  официально-деловой письменной речи, в той или иной степени характеризует  все типы деловых бумаг, обусловливает  строгую композиционную соотносимость  и закрепленность частей делового письма. 

Ясность и недвусмысленность  языка сообщения достигается  предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность - это точность факта, соответствие обозначаемому. С  точки зрения языкового оформления высказывания предметная точность достигается  точностью употребления слов, т.е. использованием слов в соответствии с их лексическим  значением. Употребление слов без учета  их значений может привести к инотолкованию  или бессмыслице. Например: обсчитать  данные - глагол обсчитать имеет  значение «умышленно неверно сосчитав, недодать», например: обсчитать покупателя. Правильнее сказать: обработать данные; отказать под благоприятным предлогом (прилагательное благоприятный имеет  два значения: «Способствующий, помогающий чему_л.; удобный для чего_л.», например: благоприятный момент, благоприятные  условия; «Хороший, одобрительный», например: благоприятный отзыв). Следовало  написать: отказать под благовидным  пред югом. 

Под коммуникативной  точностью понимают точность реализации замысла пишущего. Она достигается  соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения  частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например: Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад. Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: содержит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Так существительное комиссия может образовывать словосочетания с глаголами образовать, назначить, выбрать, избрать, но не сочетается с глаголом провести, а, следовательно, и с образованным от него причастием. Кроме того, важно не то, что комиссия была образована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам. Следовательно, правильнее было бы сказать:…с выводами комиссии, работавшей назад. Вместо глагола познакомиться, имеющего знания: «вступать в знакомство с кем-либо»; «получать сведения, приобретать знания о чем-либо», уместнее было бы употребить глагол ознакомиться, так как он имеет официально-деловую окраску и употребляется только в значении «получать сведения, приобретать знания о чем-либо». Итак, язык деловых бумаг должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка, основными признаками которого являются точность и стан-дартизированность используемых языковых средств. Кроме того, деловое послание должно отвечать требованиям информационной достаточности и лаконизма.

Типы документов 

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Документация весьма разнообразна по выполняемым  ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы  на отдельные типы и виды. 

По фактору адресации  документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется  между должностными лицами, подразделениями  одной организации, учреждения. При  этом адресант и адресат документа  состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной. Внешняя деловая  переписка ведется между разными  организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в  прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами. 

По содержанию и  назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов, каждый из которых  характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и  языковому оформлению. 

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая  информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов. По фактору доступности документируемой  информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного  доступа и конфиденциального  характера. 

Документы разделяют  по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают  оригинал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа. 

В последнее время  выделяют еще один классификационный  признак - форма отправления официально-деловой  корреспонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересылкой существует электронная  деловая корреспонденция и факсовые отправления. Однако электронная почта  и телефакс используются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие  большое юридическое значение (договоры, предложения) высылаются обычными почтовыми  отправлениями. 

Ядро учрежденской (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в  рамках всего государства, так и  в отдельной организации. Этот тип  документов, в свою очередь, представлен  комплексом систем, основными из которых  являются: организационно-правовая документация; плановая документация; распорядительная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения. 

Официальные письма. В основе классификации официально-деловой  переписки лежат различные классификационные  признаки. Так, например, по тематическому  признаку официально-деловую корреспонденцию  достаточно условно разделяют на деловую и коммерческую. Переписку, с помощью которой оформляют  экономические, правовые, финансовые и  другие формы деятельности предприятия, принято называть деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции  и вопросов снабжения, относят к  коммерческой корреспонденции (письма-запросы, предложения, письма-претензии и  ответы на эти виды Писем). 

По функциональному  признаку различают письма, требующие  письма-ответа, и письма, не требующие  письма-ответа. Обязательного ответа требуют: письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация. Не требуют ответа сопроводительные письма, так как  выполняют функцию ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам. Их цель - фиксировать факт отправки. Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения констатируют свершившийся факт и поэтому также не требуют  ответа. 

По особенностям композиции различают одноаспектные  и многоаспектные письма. Содержание одноаспектного письма посвящено одному вопросу, проблеме, например: выражение  гарантии - гарантийное письмо; приглашение  принять участие в чем-либо - письмо-приглашение  и т.д. Многоаспектным считается  письмо, содержащее однотипные и разнотипные  аспекты - просьбы, извинения, гарантии. Каждому из существующих аспектов содержания письма соответствуют традиционно сложившиеся языковые модели, содержащие ключевые слова: гарантируем, приглашаем, сожалеем. 

По структурным  признакам деловые письма делят  на регламентированные (стандартные) и  нерегламентированные (нестандартные). Составление регламентированных писем  осуществляется по определенному образцу. Это предполагает не только соответствие письма стандартным аспектам содержания, но и использование стандартных  языковых и синтаксических конструкций. Жесткие требования предъявляются  также к формату бумаги, составу  реквизитов, оформлению всех элементов  письма. 

Нерегламентированное  деловое письмо, как правило, отражает какую-либо необычную производственную ситуацию либо свидетельствует об особом значении, которое придает письму составитель. В связи с этим текстовая  структура нерегламентированного  письма является менее жесткой, возможен больший выбор речевых и синтаксических средств, в том числе выразительных. Принцип построения текста в них  существенно отличается от жесткой  структуры обычных официальных  писем, приближаясь то к обычному повествованию (история вопроса, изложение  сути дела), то к рассуждению (убеждающая часть), то к описанию (технические  характеристики, описания конструкций). Однако язык нерегламентированных писем  также содержит элементы стандартизации: этикетные фразы, лексическая сочетаемость, терминологичность. 

Общим для всех видов  и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.