Автор работы: Пользователь скрыл имя, 21 Декабря 2011 в 16:12, реферат
Немаловажным аспектом делового общения являются вопросы этики отношений между деловыми партнерами. В деловой переписке этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату. Для получателя официальной корреспонденции обязательным требованием является оперативный и четкий ответ организации-отправителю в виде ответного письма или послания, переданного с помощью других средств связи.
Правила оформления
документов
При составлении
документа особое значение имеет
оформление всех его реквизитов. Реквизиты
- это обязательные признаки, установленные
законом или распорядительными
положениями для отдельных
Государственный герб
Российской Федерации (для бланков
государственных предприятий). Изображение
герба помещается на верхнем поле
управленческих документов. Бланки с
изображением герба являются полиграфической
продукцией и подлежат особому учету.
Эмблема. Эмблема
организации - условное (символическое)
графическое изображение, зарегистрированное
в установленном порядке, располагается
слева от наименования организации-отправителя.
Эмблему нельзя размещать на бланке, если
на нем воспроизведен герб.
Наименование организации-
МИНИСТЕРСТВО
ОБЩЕГО
И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Донской государственный
технический университет
(ДГТУ)
Если в учредительном
документе название организации
было в повторено на иностранном
языке, оно воспроизводится на бланке
под наименованием на русском
языке, например:
ТЕХКОН Официальный
дилер ТЕРМО КИНГ по продажам и
сервису на Юге России
TECHCON Official Sales + Service Dealer
for THERMO
KING in South of Russia
Справочные данные
об организации содержат сведения,
важные для организации при
Почтовый адрес
отправителя должен соответствовать
почтовым правилам Министерства связи
России. Если организация имеет постоянные
связи с зарубежными
Дата. Отмечается арабскими
цифрами в день подписания или
издания документа, его отправления
или получения. Например: 22.06.01 (возможен
обратный вариант 01.06.22). В финансовых
документах допускается использование
словесно-цифровой передачи дат: 22 июня
2001 года.
Регистрационный номер
документа, индекс письма, является условным
обозначением документа, присваиваемым
ему при регистрации. Индекс исходящего
письма может иметь вид 09-12/35, где:
09 - индекс структурного подразделения;
12 - номер дела по номенклатуре; 35 - порядковый
номер письма по регистрационному журналу.
Ссылка на регистрационный
номер и дату входящего документа.
Обязательно дается в ответном письме
и имеет следующую форму
Адресат. Документ может
адресоваться в организацию или
конкретному должностному лицу. В
первом случае должностное лицо не
упоминается, а наименование предприятия
пишется в именительном падеже. Например:
Министерство общего
и профессионального
образования Российской
Федерации
Управление по работе
с иностранными учащимися
Если документ адресуется
не только в определенную организацию,
но и конкретному лицу, то название
организации ставится в именительном
падеже, а название должности и
фамилия адресата - в дательном:
Министерство общего
и профессионального
образования Российской
Федерации
Начальнику отдела
статистики И.В. Васильеву
Если документ адресуется
лицу с указанием статуса, то наименование
организации входит в состав наименования
должности, а название организации
отдельно не указывается:
Начальнику отдела
статистики
Министерства общего
и
профессионального
образования
Российской Федерации
Если документ адресуется
частному лицу, то вначале указывается
почтовый адрес, затем фамилия и
инициалы получателя.
Заголовок к тексту.
Указывает на содержание документа
с предлогом О без кавычек:
О подготовке проекта договора. Не
рекомендуется употреблять
Текст. Это содержание
письма, которое может оформляться
в виде таблицы, анкеты или свободного
(комбинированного) изложения сути
вопроса. При увеличении длины текста
и включении в него нескольких
вопросов, решений или выводов
в нем выделяют разделы, подразделы,
пункты. Нумерация производится арабскими
цифрами. Обычно текст состоит из
введения с объяснением причин написания
письма, и основной части с изложением
сути дела (обращения, управленческого
действия, Решения). Текст официального
письма может включать приветственное
обращение и заключительную формулу вежливости,
являющиеся этикетными элементами письменного
официально-делового общения.
Отметка о наличии
приложения. При наличии их в документе
делается запись в форме: Приложение:
на 3 л. в 2 экз.
Подпись. В состав
реквизита «Подпись» входят: наименование
должности лица, подписавшего документ,
личная подпись, расшифровка подписи
(инициалы, фамилия). Поскольку деловые
письма пишутся на бланках учреждений,
название учреждения в подписи не
указывается, например:
Главный инженер (личная
подпись) Е.Н. Плесовских
При подписании документа
несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну под
другой в последовательности, соответствующей
иерархии занимаемых должностей.
При подписании документа
несколькими лицами одного ранга
их подписи располагают на одном
уровне, например:
Директор фабрики
Директор магазина
(личная подпись)
(личная подпись)
В.М. Степанов А.П. Миронов
Отметка об исполнителе
размещается в левом нижнем углу
лицевой или оборотной стороны
последнего листа документа и
включает фамилию (или фамилию, имя,
отчество) исполнителя документа
и номер его телефона, например:
Васильев Виктор Иванович 32-45-78
Отметка об исполнении
документа и направлении его
в дело. В состав реквизита входят:
краткие сведения об исполнении, слова
В дело и номер дела, в котором
будет храниться документ.
Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Элементами данного реквизита являются: порядковый номер, дата поступления документа в организацию. При необходимости - часы и минуты.
Унификация языка
служебных документов
Унификация - приведение
чего-либо к единой системе, форме, к
единообразию. Суть унификации служебных
документов сводится к сокращению видов
документов, приведению к единообразию
их форм, структуры, языковых конструкций
и операций по обработке, учету и
хранению. Сведение документационного
потока к единым формам и стандартам
предполагает также единообразное
размещение реквизитов на бланках документа,
сокращение их форматов, а также
обеспечение сопоставимости информации
во взаимосвязанных документах и
применения трафаретных текстов.
Стандартизация официальных
бумаг заключается в
Особенность унификации
языка служебных документов состоит
в формировании системы стандартных
языковых моделей, отражающих типовые
ситуации делового общения. Наиболее значимым
с точки зрения типизации ситуаций
общения является фактор цели, поскольку
именно цель совершения речевого действия
обусловливает тип и стиль
создаваемого документа. При всем многообразии
письменного делового общения его
инициатор решает, как правило, типовые
задачи:
1. Информирование
адресата.
2. Привлечение внимания
к проблеме.
3. Побуждение к
действию (решению проблемы, участию
в каком-либо деле, совершению
каких-либо действий).
4. Придание юридического
статуса какому-либо событию (
5. Инициирование
и поддержание деловых
6. Решение конфликтных
ситуаций (выражение несогласия, претензий).
Решение тех или
иных задач делового общения реализуется
в речевых действиях, ключевым словом
которых является так называемый
глагол-действие: просим, предлагаем, сообщаем.
Языковая модель,
выражающая то или иное речевое действие,
состоит, как правило, из двух частей
- мотивации действия и собственно
речевого действия. Например: В порядке
оказания помощи (мотивация) прошу ('речевое
действие) Вас…; Согласно Вашей заявке
(мотивация) высылаем (речевое действие)…
Цель, которую ставит
перед собой инициатор делового
общения, определяет не только выбор
языковых моделей, но, прежде всего, тематический
и функциональный тип деловой
бумаги. Так, если автору послания необходимо
информировать адресата о чем-либо,
он может сделать это, используя
такие виды документов, как служебная
записка, сопроводительное письмо, письмо-сообщение;
целевая установка - побуждение реализуется
в приказах, распоряжениях, указаниях;
если необходимо придать юридический
статус каким-либо отношениям или факту,
следует обращаться к таким типам
документов, как договор, доверенность,
справка; инициирование, поддержание
отношений реализуется с
Цель
Тип документа
Языковые модели
Информирование
Служебная записка
Довожу до Вашего
сведения
Сопроводительное письмо
Высылаем запрошенные
Вами…
Письмо - сообщение и т.д.
Информируем Вас
о том, что …и т.д.
Таким образом, все
смысловые аспекты документа
реализуются в виде устойчивых логических
форм - моделей. В результате процесс
составления официальной бумаги
сводится к соединению в определенной
логической последовательности стандартных
языковых моделей. Например, подтверждение
получения чего-либо может быть представлено
следующими языковыми моделями:
Подтверждаем получение
Вашего заказа.
С благодарностью подтверждаем
получение Вашего заказа.