Культура официальной переписки

Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно - это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам  и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования: 

- соблюдение лексических,  грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность  изложения; 

- однозначность используемых  слов и терминов; 

- нейтральный тон  изложения. 

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой - лишает или снижает их юридическую  и практическую значимость. 

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью  словоупотребления, т.е. использованием слов согласно их значениям. Слово в  тексте документа должно употребляться  только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения  в употреблении могут вызывать слова-паронимы (слова, близкие по звучанию родственные, однокоренные слова, различающиеся  значением). Например: представить (предъявить, показать: представить отчет) - предоставить (дать что-либо в пользование, распоряжение кому-либо: предоставить справку); проводить (осуществлять что-либо: проводить совещание) - производить (вырабатывать, изготавливать: производить товары). 

Невнимание к оттенкам значений, окраскам слов-синонимов  также может приводить к смысловым  нарушениям в текстах документов. Так, например, слова построить (стилистически  нейтральное), возвести (стилистическая окраска - «высокое»), соорудить (создать  нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значительное; высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как следствие  этого, имеют разную сочетаемость. Так, например, правильно составлены словосочетания построить склад, соорудить мост, воздвигнуть арку; сочетания же возвести склад, соорудить киоск, воздвигнуть  жилой дом стилистически некорректны. 

Нежелательно использование  в текстах деловой документации профессионализмов (например, пересадка  вместо трансплантация; кардан вместо карданное устройство и др.). Область  применения профессионализмов - это, как  правило, устная речь, их использование  в письменной речи делового общения  является стилистической ошибкой. Например, дострой вместо завершение строительства', незавершенка вместо незавершенное строительство; студенты-дневники вместо студенты дневного обучения, безнал, безналичка вместо безналичный расчет. 

Термины, употребляемые  в деловой документации, должны быть понятны как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным  и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов: 

- дать официальное  определение термина, например: факторинг  - продажа права на взыскание  долгов; 

- уточнить, расширить  содержание термина словами нейтральной  лексики, например:… невыполнение  договора вызвано форс-мажорными  обстоятельствами (ливневыми дождями  размыло пути сообщения с заводом); 

- убрать термин  и заменить его общепонятным  словом или выражением. 

Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка - немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения  понятий привычных слов, например: паблисити вместо реклама; известность, популярность; эксклюзивный вместо исключительный; апеллировать вместо обращаться. 

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и  историзмы). Следует писать не при  сем направляем, а направляем; не сего года, а этого года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем; не настоящим акт составлен, а  акт составлен. 

При употреблении числительных в текстах документов следует  помнить, что однозначные числа  воспроизводятся словом, а в случае, если есть указание меры - цифрой (не более  пяти рейсов, но 9 кг). Составные числительные записываются цифрами, за исключением  тех случаев, когда числительное стоит в начале предложения (Сто  наименований компакт-дисков, но комиссия забраковала 15 объектов). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (до 16_го разряда). В финансовых документах наряду с цифровой записью  дается словесная расшифровка. 

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится  унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются  слова, словосочетания, характеризующиеся  высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов  и т.д. Сокращения, используемые в  текстах документов, подчиняются  определенным правилам: 

1. Сокращения должны  быть единообразны на протяжении  всего документа. Недопустимо  сокращать одно и то же слово  (словосочетание) по-разному или  писать его в одном месте  полностью, а в другом сокращенно. 

2. Нельзя сокращать  слово, если оно является единственным  членом предложения. 

3. Не допускается  сокращение, если оно может повлечь  за собой инотолкование, двусмысленность  в восприятии фразы. 

4. Сокращение слова  до одной буквы не допускается,  кроме случаев традиционных текстовых  сокращений типа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт)  и др.

Речевой этикет в  документе 

Этикет - установленный  порядок поведения. Деловой этикет - это порядок поведения, установленный  в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит: вежливое, уважительное и доброжелательное отношение  к деловому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими  разное служебное положение; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; терпимость к чужому мнению, не совпадающему с  вашим; умение признать свои ошибки, быть самокритичным; умение использовать в  споре аргументы, а не авторитеты. 

В письменном деловом  общении этикет проявляется в  форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, и др. Как  подчеркивают специалисты, этикет - важнейший  инструмент в достижении коммуникативной  цели и одновременно проявление культуры пишущего. В деловой переписке  использование этикетных средств  носит регламентированный характер. 

Обращение - это апелляция  к личности адресата. Задача обращения - установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать. Обращение - обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время  обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно  к должностному лицу. 

При обращении к  адресату учитываются его служебное  положение, сфера деятельности, степень  личного знакомства. Наиболее общей  формулой обращения, которая может  использоваться независимо от перечисленных  факторов, является: Уважаемый господин… (фамилия)! Уважаемая госпожа… (фамилия)! Уважаемые господа! 

При обращении к  должностным лицам высших и центральных  органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм возможно обращение  с указанием должности и без  фамилии, например: Уважаемый господин Президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин мэр! 

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение  по имени и отчеству: Уважаемый  Владимир Андреевич! 

При обращении к  лицам одного профессионального  круга возможно обращение: Уважаемые  коллеги! Правила делового этикета  требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения  к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости С уважением. 

Согласно традициям  отечественного делового этикета при  формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т.п. принята форма выражения  от первого лица множественного числа: 

Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона «Вес-на-лето_2000…; Представляем на рассмотрение и утверждение проект торгового  комплекса…; Напоминаем, что срок выполнения договора… истекает… 

Формула обращения  от первого лица единственного числа  прошу, предлагаю, приглашаю используется в письмах конфиденциального  содержания, а также в документах, оформленных на бланках должностных  лиц. 

Как подчеркивают специалисты  в области делового этикета, тональность  деловых писем должны определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, его  воздействующая сила, зависят от выбранной  формы, стиля письма. Убеждает не только информация, но и тональность, в которой  ведется переписка, во многих случаях  именно она определяет характер делового диалога между фирмами, организациями. 

Использование этикетных  средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Так, например, отказ, смягченный этикетными формулами вежливости, оставляет  открытой возможность дальнейшего  сотрудничества. 

На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что  делает невыгодной ее реализацию в  нашем регионе. 

Мы выражаем надежду  на разумную ценовую политику с Вашей  стороны, что, в конечном счете, приведет к длительному и плодотворному  сотрудничеству. 

В функции этикетных  средств могут выступать вводные  слова, указывающие на отношение  автора к предмету сообщения, придающие  высказыванию оценочность. Например: 

Если рассматривать  долю продукции Вашего предприятия  в объеме нашей реализации, то она  составляет, к сожалению, около 7%

В мировой практике делового письма признаком хорошего тона является выражение благодарности  за точность, за своевременный ответ: Благодарим Вас за своевременный  ответ…; Позвольте выразить признательность  за участие в…. 

По мнению специалистов, этикетные модели выражения радости, надежды, уверенности, одобрения, признательности - не просто украшают текст делового послания, лишая его привычной  сухости, но и создают определенную тональность восприятия, влияют на отношение адресата к сообщаемому. Например: 

С удовольствием  приглашаю Вас принять участие  в…; Имею честь пригласить Вас…; Мы были бы рады видеть Вас на… 

Следует исключить, однако, так называемую ложную вежливость. Вычурные выражения, типа Будьте так  любезны или Не откажите в любезности сообщить и подобные, неуместны в  деловых письмах. 

С помощью этикетных  средств, а также средств образности можно снять чрезмерную официальность, сухость послания, разнообразить  интонационный рисунок текста, Придать  речи при необходимости экспрессивные  оттенки. Пример использования этикетных  фраз, устойчивых оборотов разговорной  речи в коммерческом информационном письме: 

Приносим свои извинения  за вновь причиняемое беспокойство. К сожалению, в банке очередное  закручивание гаек, и мы не 

можем получить паспорт  сделки без вышеуказанных документов и, следовательно, произвести оплату. 

С уважением Подпись 

Итак, выбор этикетных  средств обусловлен, в первую очередь, коммуникативной заданностью послания. Однако никакой список рекомендуемых  выражений не позволит полностью  решить проблему официального речевого этикета. Только культура, такт и объективность  в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений.

Особенности грамматики официально-деловой письменной речи 

Особенности грамматики официально-деловой письменной речи обусловлены требованием максимальной точности и лаконичности описания типовых  ситуаций делового общения, а также  традицией употребления тех или  иных словоформ, оборотов речи, сложившейся  в отечественной школе делового письма. 

В традиции русского делового письма предпочтительным является употребление страдательных конструкций  вместо действительных. Например: не мы выполним, а нами будет выполнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено. Страдательный залог, как правило, используется при необходимости  подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется, предложение  одобрено). Однако для придания тексту большей убедительности, а также  в случае, когда необходимо указать  конкретное лицо или организацию  как субъект юридической ответственности  более предпочтительной является форма  действительного залога. Например: Завод «Металлист» срывает поставку сырья. Руководитель кооператива не обеспечил технику безопасности.