Культура официальной переписки

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство  слов в письменной деловой речи употребляется  только с одним словом или с  ограниченной группой слов. Например: приказ - издается; контроль - возлагается; цена - устанавливается; задолженность - погашается; рекламация (претензия) - предъявляется; платеж - производится; счет - выставляется (оплачивается) и  т.д.; доводы - веские; цены - низкие, высокие; скидки - значительные, незначительные; необходимость - настоятельная; сотрудничество - взаимовыгодное, плодотворное, успешное и т.п. - именные сочетания. 

Нарушение сочетаемости слов официально-деловой окраски  воспринимается как стилистические и лексические ошибки и недочеты. Так, в текстах документов не должны появляться словосочетания типа: дешевые  цены, командированные расходы, осуществить  оплату, представить справку (лексические  ошибки). Недопустимы также в текстах  документов сочетания типа: дать кредит, большие скидки, так как они  соответствуют разговорной норме  делового общения, а их появление  в письменной речи является стилистической ошибкой. 

При выборе устойчивого  языкового оборота следует учитывать  особенности фразеологии, сложившейся  в официально-деловой речи. При  употреблении сравнительной степени  предпочтительней сложная форма: менее  важный, более сложный (а не важнейший, сложнейший). При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма  с приставкой: наибольший эффект, наименьший результат или сочетание положительной  степени с наречием «наиболее»: наиболее важный. 

Довольно часто  в текстах документов встречаются  ошибки, вызванные неправильным употреблением  предлогов по, в, с, благодаря и  некоторых других. Конструкции с  предлогом по и без него различаются  стилистической окраской: конструкции  без предлога - общеупотребительны, с предлогом - характерны для деловой  речи, например: меры по усовершенствованию, опыты по разведению, мероприятия  по предупреждению, расходы по. ремонту. Вместе с тем не допускается употребление предлога по вместо предлога о (об), если речь идет о конкретной теме, содержании беседы, разговора, выступления, например: отчитаться о работе, доклад об итогах работы, переговоры о новой сделке. Предлог по не может указывать  на цель действия и не должен употребляться  вместо предлога для. Так, например, грамматическая ошибка допущена в следующем предложении: На заводе немало сделано по улучшению  качества продукции. Правильно было бы написать: На заводе немало сделано  для улучшения качества продукции. 

Предлог по не должен употребляться вместо предлога из-за, если указывается причина, связанная  с поведением, действиями кого-либо. Например, неправильно построено  предложение: Указание не выполнено  по нераспорядительности администрации. Следовало написать: Указание не выполнено  из-за нераспорядительности администрации. Исключением являются выражения: по невниманию, по небрежности, по вине. 

Предлог благодаря  употребляется только в тех случаях, когда речь идет о положительных  изменениях; в случае негативных последствий  следует употреблять предлог  из-за, например: Благодаря высокой  технической квалификации специалистов поставленная задача была решена на высоком  техническом уровне. Но: Из-за низкого  качества строительных, работ значительное время уйдет на устранение неполадок. 

Следует обращать внимание на согласование предлогов с существительными. При этом необходимо знать, каким  падежом управляет предлог. Так, например, с родительным падежом  употребляются предлоги в отношении, во избежание, в целях, в течение, в продолжение, касательно, вследствие; с дательным падежом употребляются предлоги благодаря, в отношении к, применительно к, сообразно, согласно, по. 

Типичным для официально-деловой  письменной речи является употребление деепричастных оборотов. Деепричастный  оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или  в связи с другими действиями. С помощью деепричастного оборота  можно передать различные оценочные  характеристики: внимание, оказанное  затронутому в письме вопросу; заинтересованность в скорейшем завершении работы и  т.д. Например: Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, дирекция считает.. Как отмечают специалисты, деепричастным оборотом следует  начинать, а не завершать фразу. Например: Учитывая…; Считая…; Принимая во внимание и т.д. Обязательным условием употребления деепричастных оборотов является то, что два действия, одно из которых  выражено глаголом-сказуемым, а другое деепричастием, должны осуществляться одним и тем же лицом (или относиться к одному лицу). Ошибка в употреблении деепричастного оборота допущена в  следующем предложении: Проработав всего два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха. Правильно  было бы сказать: Проработав всего два  месяца, он испортил отношения с  начальником цеха. 

Итак, выбор языкового  оборота из числа возможных при  составлении деловой бумаги определяется: а) практикой употребления языкового  оборота, т.е. степенью его употребительности; б) его правильностью с грамматической точки зрения (с учетом особенностей официально-делового стиля); в) степенью точности и лаконичности в описании управленческой ситуации.

Язык и стиль  распорядительных документов 

Руководство любой  организации наделяется правом издания  распорядительных документов. Именно эти документы реализуют управляемость  объектов по вертикали. От того, насколько  эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его  работы. 

Основная задача распорядительных документов - придание юридической силы тому или иному  действию руководителя. В связи с  этим язык и стиль этого типа документации отличается жесткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей. Использование сложившихся формулировок освободить от занимаемой должности…; создать комиссию в составе… и  под. указывает на то, каким именно действиям придается юридический  статус. 

Текст распорядительных документов (постановление, приказ, решение) состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. Текст излагается логически последовательно, четкими фразами, без сложных  придаточных и уточняющих оборотов. Недопустимо употребление многозначных слов, примечаний и ссылок. В констатирующей части кратко излагаются причины, цели, мотивировка, послужившие основанием для издания распорядительного документа, или обосновывается причина его выпуска. Констатирующая часть начинается словами: в соответствии, в целях, во исполнение. Констатирующая часть отсутствует, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, например, распоряжения о назначении комиссий, об утверждении инструкций, актов и т.п. Распорядительная часть документа содержит перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения. 

В текстах распорядительных документов, издаваемых на принципах  коллегиальности, принята форма  изложения от третьего лица единственного  числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ) или множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ), если документ составляется от имени двух и более  организаций. 

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной  исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также  правительственными и коллегиальными исполнительными органами субъектов  Российской Федерации в целях  разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными  органами, и установления стабильных норм, правил. 

Текст постановления  может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение  целей и мотивов издания постановления. Вступительная часть заканчивается  ключевым словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ». Если постановление не нуждается в  обосновании, его текст начинается непосредственно с ключевого  слова, например: Общее собрание акционеров ПОСТАНОВЛЯЕТ… 

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения  оформляются в том же порядке, как и постановления, но ключевым словом текста является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», например: «Коллегия  РЕШИЛА…». В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия, используется форма изложения от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ). 

Приказ - распоряжение руководителя, основной распорядительный служебный документ повседневного  управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Приказы  оформляются на специальном бланке - бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ. Обязательными реквизитами  приказа являются: наименование вышестоящей  организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы. Заголовок, обязательный реквизит приказа, должен быть кратким  и четко выражать основное содержание документа. При этом строится заголовок  по схеме «О чем?», например: Об увеличении уставного капитала общества. 

В первой части распорядительного  документа указываются основание  или причина составления документа. Во второй части излагается решение  руководителя. Если содержание документа  не нуждается в пояснении, его  текст содержит только распорядительную часть. Распорядительная часть приказа  излагается в повелительной форме  от первого лица и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой  строки, от края левого поля. При этом пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в  неопределенной форме. Например: 

ПРИКАЗЫВАЮ: 

1. Создать комиссию  в составе… 

Если же задание  или действие предполагает конкретного  исполнителя, соответствующий пункт  документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя  в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны  организации или структурные  подразделения. Например: 

ПРИКАЗЫВАЮ: 

1. Бухгалтерии университета  открыть расчетный счет… 

Указание срока  исполнения дается отдельной строкой, например: Срок представления 25.06.01. В  последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. Например: Контроль за исполнением  настоящего приказа оставляю за собой. 

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных  вопросов. Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между  ними состоит в том, что в текстах  распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и  распорядительную части. 

Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем  организации или его заместителями  преимущественно по вопросам информационно-методического  характера, а также по вопросам, связанным  с организацией выполнения приказов, инструкций данной или вышестоящей организации. Указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в зависимости от содержания указания.

Язык и стиль  коммерческой корреспонденции 

Коммерческая корреспонденция - один из видов официально-деловых  писем, которыми обмениваются предприятия, деловые партнеры при заключении сделок, выполнении коммерческих операций. Коммерческие письма составляются от имени юридических лиц и имеют  правовую силу. От того, насколько точно, грамотно и убедительно составлено коммерческое письмо, зависит в конечном итоге успех будущей сделки. Коммерческое послание, помимо ясности и точности изложения, должно отличаться также  определенной воздействующей силой, в  связи с чем при составлении  текста письма должны учитываться психологические  факторы era восприятия адресатом. Элементами такого рода воздействия являются этикетные  фразы и конструкции, не только создающие  определенные рамки корректности и  вежливости, но и задающие общению  определенную тональность. Например: 1. Согласно нашей договоренности просим сделать нам предложение на поставку…2. Мы будем рады, если Вы сообщите нам  о возможности поставки…. Оба  предложения выражают просьбу, однако второе настраивает адресата на установление уважительных, доброжелательных отношений. 

Коммерческую корреспонденцию  составляют такие виды писем, как  письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-ответ (на запрос, предложение), письмо-претензия (рекламация). 

Коммерческий запрос - это документ, представляющий собой  обращение лица (организации), желающего  заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т.п.) и (или) направить  предложение на поставку товара (обращение  продавца к покупателю). Письмо-запрос обычно состоит их двух частей. Во введении в повествовательной форме излагается существо вопроса; в заключении ставятся вопросы, на которые ожидается ответ  адресата. Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные  материалы, достигнутые договоренности, прежние письма.