Культура официальной переписки

С уважением Подпись 

При составлении  рекламного делового письма необходимо выделять и определять как можно  более четко все ключевые аспекты  сообщения и тщательно проверять  текст с точки зрения ясности, простоты и тона изложения. Стилистические недочеты, приводящие к двусмысленности, безусловно, недопустимы в текстах  рекламных деловых посланий, поскольку  снижают их воздействующий эффект. Например: 

…Гибкая система  скидок на продукцию Вашего предприятия  позволит нам успешно конкурировать  с Вашей продукцией на рынке нашего региона. 

Приведенный фрагмент информационно-рекламного письма перенасыщен  личными местоимениями (вашего, вашей, нам, нашего). Кроме того, многозначность глагола конкурировать создает  двусмысленность высказывания. Из данного  предложения не ясно, намерен ли автор послания соперничать с  адресатом (производителем продукции), либо, продавая продукцию адресата, соперничать с другими торговыми  фирмами региона. 

Новые реалии жизни  заставляют каждого, кто ищет работу, осваивать приемы саморекламы, запасаться письмами-рекомендациями, составлять резюме. В последнее время термин резюме употребляется в значении «краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную  подготовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего  на ту или иную работу, должность». Именно это значение, пришедшее в нашу речь из американского варианта английского  языка, все более устойчиво закрепляется за словом резюме (например, конкурс  резюме, разослать резюме, подготовить  резюме на русском и английском языках). 

Резюме в чем-то схоже со служебной анкетой, но в  отличие от заполнения граф анкеты, написание резюме является творческим процессом. Именно поэтому не существует единого стандарта или жестких  форм для его написания. Главная  задача при составлении резюме - как можно более выигрышно (и  в то же время предельно объективно) представить себя и свою рабочую  биографию. 

Очень важно уметь  выделить из собранной персональной информации ту, которая непосредственно  относится к выбранной работе, - это касается и образования, и  опыта работы, и личных качеств, и  характеристики дополнительных навыков. Типовое резюме включает: 

- наименование документа; 

- персональные данные  соискателя (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, семейное  положение); 

- адреса и телефоны  соискателя с указанием времени  для контактов; 

- наименование вакансии, на которую претендует автор  резюме; 

- основной текст,  включающий в себя перечень  мест работы и (или) учебы  в хронологическом порядке, с  указанием полного официального  наименования организации, времени  пребывания в них, наименование  занимаемой должности (наименование  учебной специальности); 

- дополнительные  сведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональная  переподготовка); 

- прочие сведения (сопутствующие знания и навыки: иностранные языки, заграничные  поездки, владение компьютером,  вождение автомобиля); 

- интересы, склонности, имеющие отношение к предполагаемой  профессиональной деятельности  соискателя; 

- рекомендации (сведения  о рекомендациях); 

- дата написания  резюме; 

- подпись соискателя. 

Говоря об информативности  резюме, специалисты отмечают, что  слишком долгий и однообразный перечень мест работы с сопутствующими датами и названиями организаций может  произвести неблагоприятное впечатление  на потенциального работодателя, так  как в этом случае может сложиться  впечатление об односторонности  претендента в плане его профессиональной пригодности. Поэтому рекомендуют  просто подытожить общий стаж работы в сопоставимых должностях. Например: Работал технологом в течение  десяти лет на машиностроительных предприятиях или В 1992-1997 гг. - мл. экономист, экономист, ст. экономист управления фабрики  «Орловский текстиль».

Новые тенденции  в практике русского делового письма 

Девяностые годы двадцатого века стали периодом значительных изменений в экономике, в области  социальных отношений. Они коснулись  практически всех сторон жизни, и  в первую очередь сферы делового общения. Новые ситуации делового общения  требуют совершенствования форм документационного обеспечения; адекватности формы и стиля деловых бумаг  мировым стандартам. Обобщая изменения  в официально-деловой письменной речи, отмечаемые в последнее время, можно сказать, что они идут по трем основным направлениям: изменения в области терминологии; либерализация языка и стиля деловых писем (в первую очередь, нерегламентированных); появление новых документов. 

Вхождение России в  систему мировых экономических  отношений определяет необходимость  соответствия отечественной практики делового общения, делового письма мировым  стандартам, в том числе на уровне терминологии. Именно это является одной из основных причин активного  проникновения иноязычных слов и  терминов в русскую официально-деловую  письменную речь. Однако среди недавно  появившихся иноязычных терминов таких, например, как оферта (предложение), прайс-лист (перечень видов товаров, услуг и т.д. с указанием их цены или расценок на них), презентация (в деловом письме - жанр рекламного текста (письмо-презентация), чартер (договор  об аренде судна (самолета) в рамках конкретного срока) и другие. Есть слова, называющие новые понятия (чартер, презентация, резюме), а есть слова, дублирующие русскоязычные (или  заимствованные, но уже ставшие привычными) названия давно бытующих понятий  и явлений (контракт - договор, соглашение; оферта - коммерческое предложение; прайс-лист - прейскурант). Заимствования первого  типа мотивированы появлением новых  реалий жизни, заимствования второго  типа - стремлением приблизиться к  мировым стандартам официально-деловой  терминологии. Именно вторая тенденция  вызывает в некоторых случаях  вытеснение русскоязычных терминов и терминологических словосочетаний иноязычными синонимами, что в  итоге может привести к чрезмерному  насыщению деловой письменной речи заимствованиями. Однако, как отмечают специалисты, языковой базой отечественного делового письма должен оставаться русский  язык с его богатейшими возможностями  и традициями. 

В последние годы в практике русской деловой переписки  наметилась тенденция к большей  свободе в выборе языковых средств, в том числе экспрессивных; стремление к персонифицированному стилю изложения. Эти тенденции проявляются в  первую очередь в языке и стиле  рекламной деловой корреспонденции, документах информационно-рекламного характера, таких как: торговое предложение; сообщение о видах производимых товаров и услуг; рекомендательное письмо; резюме. Требования к языку  и стилю такого рода документов существенно  отличаются от требований к составлению  строго регламентированных деловых  бумаг. Специфика рекламных писем  заключается в том, что к ним  предъявляются такие требования, как запоминаемость, способность  вызвать коммерческий интерес. Это  обусловливает необходимость творческого  подхода к составлению текстов  рекламных писем; позволяет использовать языковые средства выразительности  с целью привлечь внимание к излагаемой информации; расширяет возможности  выбора структурной модели текста. Так, например, информационно-рекламные  письма нередко строятся по модели: риторический вопрос - информационный текст, являющийся ответом на поставленный вопрос. Такая модель не только иллюстрирует процесс рассуждения, но и наталкивает  на принятие решения. 

Что отличает товары фирмы…? 

1. Качество. Товары, производимые фирмой…, имеют  гарантию качества в течение…  и отвечают требованиям самых  взыскательных покупателей. 

2. Ассортимент. Фирма…  предлагает самый широкий выбор… 

3. Цены. Мы уверены,  что реалистичность ценовой политики  и скидки постоянным партнерам  - ключ к взаимовыгодному сотрудничеству. 

Широкое использование  оценочных конструкций типа: безупречная  работа, разумная ценовая политика, надежные (добрые) партнерские отношения, гибкая система скидок и т.п. повышает эмоциональную привлекательность  текста делового письма, придает ему  конструктивную тональность. 

Информативность рекламного письма должна отличаться нацеленностью  на интересы, жизненные, практические потребности потенциального потребителя, заказчика, партнера. 

Новые аспекты социальных взаимоотношений, экономические реалии обусловливают появление новых  документов. Так, в частности, поиск  работы связан с необходимостью осваивать  приемы саморекламы, запасаться письмами-рекомендациями, составлять резюме. 

Рекомендательное  письмо составляется должностным лицом  или человеком, авторитетным в какой-либо области знаний, деятельности, и  дает краткую характеристику работника  с точки зрения его профессиональной компетентности, творческих и организаторских  способностей, трудовой дисциплины, личных качеств, имеющих наибольшее значение для будущей деятельности представляемого. Вывод подтверждает пригодность  представляемого к тому или иному  виду деятельности. 

Резюме - краткое  письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную  подготовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего  на ту или иную работу, должность. 

Резюме в чем-то схоже со служебной анкетой, но в  отличие от заполнения граф анкеты, написание резюме является творческим процессом. Именно поэтому не существует единого стандарта или жестких  форм для его написания. Главная  задача при составлении резюме - как можно более выигрышно (и  в то же время предельно объективно) представить себя и свою рабочую  биографию. Очень важно уметь  выделить из собранной персональной информации ту, которая непосредственно относится к выбранной работе, - это касается и образования, и опыта работы, и личных качеств. 

Итак, можно сказать, что в настоящее время русская  официально-деловая письменная речь переживает этап преобразований, проявляющихся  как на уровне понятий, так и на уровне терминологии. В результате этих преобразований русское деловое  письмо приобретает свойства, позволяющие  ему быть инструментом эффективного делового общения в рамках внутригосударственных  и международных отношений.

Особенности русской  и зарубежной школ делового письма 

Знакомство с зарубежной школой делового письма является необходимостью, поскольку эффективность письменного  диалога во многом зависит от знания речевых оборотов, формул, особенностей стиля принятых в практике деловой  переписки страны получателя корреспонденции. 

Главной особенностью русской официально-деловой письменной речи остается строгая функциональность, так называемый «телеграфный» стиль. В то время как в западной и  американской деловой переписке  к письму предъявляются те же требования, что и к разработкам рекламного характера; общепринятым является стремление автора продемонстрировать свое красноречие  и эрудицию. 

В книге известного американского специалиста в  области делового письма Рона Теппера  «250 писем и записок в помощь менеджеру» формулируется основной принцип составления деловых  писем. Его суть выражается формулой: Внимание - Интерес - Просьба - Действие (формула построения рекламных текстов: Внимание - Интерес - Желание - Действие). Следуя этому принципу, авторы деловых  писем должны постоянно думать о  средствах привлечения внимания, пробуждения и удержания интереса к излагаемому в письме вопросу, просьбе, чтобы побудить адресата к  действию. 

Сопоставление правил написания делового письма, выделяемых Р. Теппером (1. Пишите коротко и просто. 2. Пишите простыми словами. Не придумывайте новых слов. 

3. Обращайтесь к  конкретному лицу, а не к определенной  группе лиц. 4. Для выражения своих  мыслей пользуйтесь принципом  Внимание - Интерес - Просьба - Действие 5. Используйте в письмах разговорную  речь) с требованиями, предъявляемыми  к официальному письму в отечественной  практике деловой переписки, позволяет  определить общие и принципиально  отличные подходы к письменному  деловому общению в русской  и зарубежной школах. Так, если  по первым двум пунктам эти подходы совпадают (требования лаконичности, точности и понятности деловой письменной речи), то по трем последующим они существенно расходятся.