Разработка автоматизированной системы обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств

После приобретения страхового полиса ОСАГО агент должен выдать документы: полис ОСАГО (оригинал), квитанцию об оплате стоимости страхового полиса, перечень представительств страховой  компании, бланки извещения о ДТП  и при необходиости правила страхования. Для беспрепятственного передвижения на автотранспортном средстве  необходимо всегда иметь при себе страховой полис ОСАГО.

Также при оформлении полиса ОСАГО агент компании оказывает  консультационные услуги, отвечает на вопросы клиента, а также объясняет нюансы страховых отношений. Например, в каких случаях страхователь может получить выплату и как оценивается ущерб, нанесенный по причине дорожно-транспортного происшествия.

Страховой агент  ведет отчетность необходимую для  учета бланков ОСАГО.

      Страховые агенты отдела автострахования физических лиц являются лицом страховой  компании в глазах клиентов и главным  контактом с клиентами.

      Отдел автострахования взаимодействует  с другими  департаментами и должностными лицами. Начальник отдела автострахования взаимодействует с департаментами и должностными лицами по вопросам, связанных с поддержкой и функционированием деятельности отдела.

Начальник отдела автострахования взаимодействует:

   * с генеральным  директором: обсуждение и утверждение планов по продажи автостраховых услуг, отчеты о проделанной работе, решение служебных вопросов;

   * с департаментом  финансового управления: решение  вопросов кусающихся бухгалтерской  отчетности, подача сведений для  учета использования рабочего  времени;

   * с департаментом  обеспечения и обслуживания: решение  вопросов носящих юридических  характер, направление в отдел  кадров заявок на вакантные  места;

   * с департаментом  по информационным технологиям:  решение вопросов связанных с  вычислительной техникой. 

1.2. Экономическая  сущность задачи

Объектом рассмотрения является система обязательного  страхования гражданской ответственности  владельцев транспортных средств, которая  создается виде структурированной  базы данных, в которой будут учитываться  физические лица оформившие полис ОСАГО у страховой компании. Информационная система подразумевает ведение всех данных по собственнику, страхователю, полисам ОСАГО, а также ведение служебной  и справочной информации.

Из-за с вступления в силу федерального закона от 25 апреля 2002 года №40-ФЗ « Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств» и развитием филиальной сети страхового общества ЗАО «АСОЛЬ» число клиентов постоянно растет. В связи с этим возникает необходимость в более эффективном управлении деятельности, а также повышение уровня качества и надежности предоставляемых услуг. Для эффективного управления страховыми договорами и другой информации относящейся к оформлению полиса ОСАГО необходимым является выявить «узкие места», которые существуют на данный момент в деятельности страхового отдела. В связи с этим был проведен анализ «узких мест» в отделе автострахования.

«Узкие места» выявлены посредство исследования, основанном на анкетировании, интервьюировании, сборе  и анализе документации по текущему процессу, на основании действующих сценариев работы данного процесса. Данное обследование помогло выявить следующие «узкие места»:

   * отсутствие  единой базы данных по полисам  ОСАГО и клиентам;

   * не структурированность информации, хранящейся в бумажном виде и в текстовом редакторе «MS Word»;

   * поиск  нужной информации требует больших  трудовых затрат;

   * вероятность  потери документов, касающихся деятельности  отдела;

   * сложность  составления отчета.

«Узкие места» отдела автострахования компании ЗАО «АСОЛЬ» могут привести к неприятным последствиям для бизнеса компании, так как число клиентов растет, а качество ведения бизнеса остается прежним, что может привести к не эффективности работы сотрудников и как следствие ухудшению предлагаемых услуг.

Система автострахования  по ОСАГО поможет компании грамотно наладить работу отдела, систематизировать  информацию,  повысить эффективность  и качество услуг. Данная система  – это способ повысить уровень  зрелости компании в области автоматизации. Система позволит управлять всеми полисами ОСАГО, оформленными в компании ЗАО «АСОЛЬ», расчетом страховой премии, а также быстро и легко формировать отчеты.

Автоматизация данной задачи не изменит кардинально  структуру управления компанией, в  ней лишь произойдут небольшие изменения, которые коснуться только отдела автострахования.

      Автоматизация задачи автострахования влияет на многие характеристики отдела автострахования, а именно на производительность труда  персонала, функциональную эффективность управления полисами ОСАГО, качество обслуживания клиентов и персонал компании, повышение конкурентоспособности. Только в этом случае будет оправдана обещанная надежность компании ЗАО «АСОЛЬ».  При некомпетентности страховой компании, отсутствия контроля и надежности может привести не только к финансовым потерям, но и потери репутации на рынке, а как следствие потери клиентов и банкротству.

      В результате внедрения задачи автострахованию  по ОСАГО компания ЗАО «АСОЛЬ»  получит следующие преимущества:

   * устранит потерю и искажение информации при работе;

   * автоматизирует  расчет суммы страховой премии;

   * увеличится  удовлетворенность клиентов и  сотрудников компании;

   * облегчит  процесс составления отчетов;

   * увеличится  производительность персонала, за счет более быстрой работы с документами и поиска нужной информации;

   * повысится  доступность необходимой для  бизнеса управленческой информации;

   * каждый  клиент будет зарегистрирован,  и вся информация по нему  будет храниться в структурированном  виде, что облегчит доступ к ней;

   * автоматизированный  сбор статистической информации  по всем полисам ОСАГО, оформленным  в страховой компании за определенный  период времени.

      В программе оптимизируется деятельность  ведения информационной базы и управление полисами по обязательному страхованию гражданской ответственности владельцев транспортных средств. Результатом решения данной задачи являются повышение конкурентоспособности компании ЗАО «АСОЛЬ», увеличение прибыли и числа клиентов, а так же повышение надежности и качества услуг.

Любой бизнес-проект создается на базе понимания его  эффективности с точки зрения востребованности и прибыльности. Востребованность страховых услуг неразрывно связанно с качеством и оперативностью обслуживания.  Обеспечить такой  уровень предоставления услуг практически не возможно без четко отлаженных бизнес  - процессов, оперативная обработка которых осуществима только при поддержке эффективной автоматизированной системы.

Инвестиции в  информационные технологии дают отдачу в виде роста рыночной капитализации компании за счет её большей управляемости, прозрачности, новых компетенций, производственной культуры, привлекательности для клиентов и сотрудников, уменьшения бизнес - рисков.

Инвестиции в  информационные технологии являются основным инструментом для поддержания конкурентоспособности предприятия. Гарантия конкурентоспособности для предприятия - это применение ИТ в области формирования, поддержания и развития продуктовых линеек и отношений с клиентами. При внедрении информационной системы в страховую компанию затраты на привлечение нового клиента сократятся. Удовлетворенный качеством и надежностью клиент  расскажет об удачно покупке услуги своим знакомым, что в свою очередь увеличит число потенциальных клиентов. Увеличится производительность персонала, повысится количество оформленных полисов, и как следствие прибыль.

Перечисленные выше факты в равной степени актуальны  как для любых компаний коммерческого  типа, так и для страховых компаний. Поэтому автоматизация задачи по автострахования ОСАГО является неотъемлемой частью управления деятельности в страховом обществе ЗАО «АСОЛЬ».

Поскольку сотрудники является «лицом компании», то от того насколько качественно организована работа зависит мнение и имидж  страховой компании.

Автоматизация труда сотрудников отвечающих за оформление полисов ОСАГО сокращает выполнения рутинных операций, то есть снижает объем обрабатываемых данных вручную, позволяет производить расчет по тарифам с помощью автоматизированного калькулятора, избегая ошибки не правильного подсчета, появляется быстрый доступ к необходимой информации. Отчеты, представленные в системе, позволят оценить эффективность работы страхового агента, увидеть статистические данные по пустым,  утраченным  и выданным бланкам ОСАГО.

Автоматизация деятельности страховой компании направлена на внедрение системы, охватывающей все основные элементы технологического процесса и гарантирующих полную безопасность данных на всех этапах обработки информации.

Из выше сказанного можно сделать вывод, что для эффективной работы страховых агентов необходимым является автоматизировать деятельность по ОСАГО.

Рассмотрим некоторые  аспекты деятельности страховых  агентов по обязательному страхованию  гражданской ответственности владельцев транспортных средств. На данный момент при оформлении полиса ОСАГО на каждого клиента создается учетная запись в журнале регистрации и заводится отдельный файл (папка), который содержит копии документов необходимых для оформления полиса ОСАГО и хранятся в бумажном виде. При необходимости создают электронную версию файла в текстовом редакторе «MS Word».  Хранение всей информации в бумажном виде или в различного рода электронных документах оказывается совершенно неудобным в случае необходимости оперативного поиска информации или же обновления данных клиента. Расчет страховой премии осуществляется с использованием калькулятора, что может привести к ошибкам в расчете и занять достаточно много времени. Составление отчетов в ручную занимает также достаточно много времени.

 При автоматизации  деятельности страховые агенты смогут осуществлять расчет страховой премии посредством автоматизированного калькулятора, вносить необходимые данные по клиентам в систему. На основе данных из системы будет формироваться полис ОСАГО и отчеты, а также появится возможность быстрого доступа к информации.

Рассмотрим особенности  связанные с реализации данной задачи,  а именно проведем условную декомпозицию решаемых задач, в которой выделены этапы расчета показателей, указаны  перечни первичных и результативных документов.  Разобьем задачу на две подзадачи: «Анализ базы полисов ОСАГО» и «Расчет страховой премии».

Рассмотрим каждую подзадачу подробнее. Подзадача  «Анализ базы полисов ОСАГО» схематически представлена на рисунке 1.2. 

                Рис. 1.2. Анализ базы полисов ОСАГО

Исходными данными  в  этой подзадачи являются:

   * файл  «Бланки ОСАГО». Данный файл содержит  сведения обо всех полисах  ОСАГО.

Результатные  показатели на выходе будут отражены в документах:

   * отчет  «Пустые бланки ОСАГО»;

   * отчет  «Утраченные бланки ОСАГО»;

   * отчет  «Выданные полиса ОСАГО»;

   * отчет  «Использование бланков ОСАГО». 

Результативные  документы составляются по мере необходимости, как правило, отчет «Пустые бланки ОСАГО» - 2 раза в месяц, отчет «Утраченные  бланки ОСАГО» - 1 раз в месяц, отчет «Выданные полиса ОСАГО» - 2 раза в месяц, отчет «Использование бланков» - минимум 3 раза в месяц. В настоящее время все данные обрабатываются вручную и хранятся на бумажных носителях или в текстовом редакторе «MS Word».

Подзадача «Расчет  страховой премии» схематически представлена на рисунке 1.3. 

Рис.1.3. Расчет страховой  премии

Исходными документами  в этой задаче будут являться:

   * паспорт;

   * ПТС  или свидетельство о регистрации;

   * водительское  удостоверение (в том числе  всех лиц допущенных к управлению);

   * справочники  по тарифам ОСАГО (справочник  «Нарушения», справочник «Мощность  ТС», справочник «Территория использования», справочник «Класс страхователя»,  справочник «Возраст и стаж»,  справочник «Период использования  ТС», справочник «Лица, допущенные к управлению»).

Результатные  показатели на выходе будут отражены в документе:

   * квитанция  для оплаты страховой премии;

   * сумма  страховой премии (сохраняется в  системе для последующего использования,  для оформления полиса ОСАГО).