Организация офисной деятельности

Дополнительно может составляться перечень документов, в которых ценная информация отражается (документируется). В перечень включаются документы, представляющие ценность для фирмы и подлежащие охране. Часто обычный открытый правовой акт важно сохранить в целостности  и безопасности от похитителя или  стихийного бедствия. Перечни формируются  индивидуально каждой фирмой в соответствии с рекомендациями специальной комиссии и утверждаются первым руководителем  фирмы. Эта комиссия регулярно вносит текущие изменения в перечни  в соответствии С динамикой выполнения фирмой конкретных работ.

При заключении любого договора (контракта) стороны должны брать  на себя взаимные письменные обязательства  по защите конфиденциальной информации другой стороны и документов, полученных при переговорах, исполнении условий  договора.

Производственная или  коммерческая ценность информации, как  правило, недолговечна и определяется временем, необходимым конкуренту для  выработки той же идеи или ее хищения  и воспроизводства, а также временем до патентования, опубликования и  перехода в число общеизвестных.

Следовательно, информационные ресурсы, продукты и услуги, регламентирующие их правовые нормы интеллектуальной и вещной собственности на информацию, находят конкретное отражение в информационной модели каждой фирмы, построенной в соответствии с уровнем ценности циркулирующих сведений, которые обеспечивают управленческие и производственные функции.

2.3. Конфиденциальность  как главное условие защиты  информации от несанкционированного  доступа

В соответствии с интересами обеспечения национальной безопасности и степенью ценности для государства, а также правовыми, экономическими и другими интересами предпринимательских  структур информационные ресурсы могут  быть: а) открытыми, т. е. общедоступными, используемыми в работе без специального разрешения, публикуемыми в средствах  массовой информации, оглашаемыми на конференциях, в выступлениях и интервью; б) ограниченного доступа и использования, т. е. содержащими сведения, составляющие тот или иной вид тайны (государственной, служебной, коммерческой, профессиональной и др.) и подлежащие защите, охране, наблюдению и контролю.

Запрещается относить к информации ограниченного доступа:

- законодательные и другие  нормативные акты, устанавливающие  правовой статус органов государственной  власти, исполнительных органов,  органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений,  а также права, свободы и  обязанности граждан, порядок  их реализации;

- документы, содержащие  информацию о чрезвычайных ситуациях,  экологическую, метеорологическую,  демографическую, санитарно-эпидемиологическую  и другую информацию, необходимую  для обеспечения безопасного  функционирования населенных пунктов,  производственных объектов, безопасности  граждан и населения в целом;

- документы, содержащие  информацию о деятельности органов  государственной власти, исполнительных  органов и органов местного  самоуправления, об использовании  бюджетных средств и других  государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, относящихся к государственной тайне;

- документы, накапливаемые  в открытых фондах библиотек  и архивов, информационных системах  органов государственной власти, исполнительных органов, органов  местного самоуправления, организаций,  общественных объединений, представляющие  общественный интерес или необходимые  для реализации прав, свобод и  обязанностей граждан.

Документированная информация ограниченного доступа всегда принадлежит  к одному из видов тайны - государственной  или негосударственной. В соответствии с этим документы делятся на секретные и несекретные.

Обязательным признаком (критерием принадлежности) секретного документа является наличие в  нем сведений, составляющих в соответствии с законодательством государственную  тайну. Несекретные документы, включающие сведения, относимые к негосударственной  тайне (служебной, коммерческой или  предпринимательской, банковской, профессиональной, производственной и др.) или содержащие персональные данные граждан, именуются  конфиденциальными.

Несмотря на то что конфиденциальность является синонимом секретности, термин широко используется исключительно для обозначения информационных ресурсов ограниченного доступа, не отнесенных к государственной тайне. Конфиденциальность отражает ограничение, которое накладывает собственник информации на доступ к ней других лиц, т. е. собственник устанавливает правовой режим этой информации в соответствии с законом. Вместе с тем в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 29 июля 2004 г. «О коммерческой тайне» к конфиденциальным документам нельзя относить:

1) сведения, содержащиеся  в учредительных документах юридического  лица, документах, подтверждающих факт  внесения записей о юридических  лицах и об индивидуальных  предпринимателях в соответствующие  государственные реестры;

2) сведения, содержащиеся  в документах, дающих право на  осуществление предпринимательской  деятельности;

3) сведения о составе  имущества государственного или  муниципального унитарного предприятия,  государственного учреждения и  об использовании ими средств  соответствующих бюджетов;

4) сведения о загрязнении  окружающей среды, состоянии противопожарной  безопасности, санитарно-эпидемиологической  и радиационной обстановке, безопасности  пищевых продуктов и других  факторах, оказывающих негативное  воздействие на обеспечение безопасного  функционирования производственных  объектов, безопасности каждого  гражданина и безопасности населения  в целом;

5) сведения о численности,  составе работников, системе оплаты  труда, об условиях труда, в  том числе об охране труда,  о показателях производственного  травматизма и профессиональной  заболеваемости, и о наличии свободных  рабочих мест;

6) сведения о задолженности  работодателей по выплате заработной  платы и по иным социальным  выплатам;

7) сведения о нарушениях  законодательства Российской Федерации  и фактах привлечения к ответственности  за совершение этих нарушений;

8) сведения об условиях  конкурсов или аукционов по  приватизации объектов государственной  или муниципальной собственности;

9) сведения о размерах  и структуре доходов некоммерческих  организаций, о размерах и составе  их имущества, об их расходах, о численности и об оплате  труда их работников, об использовании  безвозмездного труда граждан  в деятельности некоммерческой  организации;

10) сведения о перечне  лиц, имеющих право действовать  без доверенности от имени  юридического лица;

11) сведения, обязательность  раскрытия которых или недопустимость  ограничения доступа к которым  установлена иными федеральными  законами.

Интеллектуально ценная информация не может существовать вне определенных предметных образований. Накопители ценных информационных ресурсов называются источниками (носителями, обладателями) информации. Они представляют собой пассивные  концентраторы этой информации и  включают в себя:

- публикации о фирме  и ее разработках;

- рекламные издания, выставочные  материалы;

- документацию;

- персонал фирмы и окружающих  фирму людей;

- физические поля, волны,  излучения, сопровождающие работу  вычислительной и другой офисной  техники, различных приборов и  средств связи.

Источники содержат информацию как открытого, так и ограниченного  доступа. Причем информация того и другого  рода находится в едином информационном пространстве и разделить ее без  тщательного содержательного анализа  часто не представляется возможным. Например, систематизированная совокупность открытой информации в комплексе  всегда содержит сведения ограниченного  доступа.

Документация как источник информации ограниченного доступа  включает:

- документацию, содержащую  интеллектуально ценные, как правило,  конфиденциальные сведения;

- комплексы обычной деловой  и научно-технической документации, содержащей общеизвестные сведения, организационно-правовые и распорядительные  документы;

- рабочие записи сотрудников,  их служебные дневники, личные  рабочие планы, переписку по  производственным вопросам;

- личные архивы сотрудников  фирмы. 

В каждой из указанных групп  могут быть:

- документы на традиционных  бумажных носителях (листах бумаги, ватмане, фотобумаге и т. п.);

- документы на технических  носителях (магнитных, фотопленочных  и т. п.);

- электронные документы,  банки электронных документов, изображения  документов на экране дисплея  (видеограммы).

При выполнении управленческих и производственных действий любая  информация источника (в том числе  информация ограниченного доступа) всегда распространяется во внешней  среде. Тем самым увеличивается  число опасных источников разглашения  или утечки информации ограниченного  доступа, источников, подлежащих учету  и контролю.

Каналы распространения  информации носят объективный характер, отличаются активностью и включают в себя:

- деловые, управленческие, торговые, научные и другие коммуникативные  регламентированные связи;

- документопотоки;

- информационные сети;

- естественные технические  каналы излучения, создания фона.

Канал распространения информации представляет собой путь перемещения  сведений из одного источника в другой в санкционированном (разрешенном, законном) режиме или в силу объективных  закономерностей. Например: передача документа  исполнителю, обсуждение важного вопроса  на закрытом совещании, запись на бумаге содержания изобретения, переговоры с  потенциальным партнером, работа на ЭВМ и т. д.

Следовательно, информационные ресурсы фирмы представляют собой  динамичную категорию, что проявляется прежде всего в процессе документирования информации, объективном возникновении и расширении состава источников и каналов ее распространения.

2.4. Конфиденциальные  документы

Под конфиденциальным (закрытым, защищаемым) документом понимается необходимым  образом оформленный носитель документированной  информации, содержащий сведения ограниченного  доступа или использования, которые  составляют интеллектуальную собственность  юридического или физического лица. Конфиденциальные документы не следует  называть секретными или ставить  на них гриф секретности, так как  конфиденциальные и секретные документы  отражают различные виды тайны.

Конфиденциальные документы  включают в себя:

- в государственных структурах: служебную информацию ограниченного  распространения, именуемую в  чиновничьем обиходе информацией  для служебного пользования, т.  е. информацией, отнесенной к  служебной тайне, а также документы,  имеющие рабочий характер и  не подлежащие публикации в  открытой печати (проекты документов, сопутствующие материалы и др.);

- в предпринимательских  структурах и направлениях подобной  деятельности: сведения, которые их  собственник или владелец в  соответствии с законодательством  имеет право отнести к коммерческой (предпринимательской) тайне, тайне  фирмы, тайне мастерства, другим  видам негосударственной тайны;

- независимо от принадлежности: любые персональные (личные) данные  о гражданах, а также сведения, содержащие профессиональную тайну,  технические и технологические  новшества (до их патентования), тайну предприятий связи, сферы  обслуживания и т. п.

Особенностью конфиденциального  документа является то, что он представляет собой одновременно:

- массовый носитель ценной, защищаемой информации;

- основной источник накопления  и объективного распространения  этой информации, а также ее  неправомерного разглашения или  утечки;

- обязательный объект  защиты.

Конфиденциальность документов всегда имеет значительный разброс  по срокам ограничения свободного доступа  к ним персонала фирмы (от нескольких часов до значительного числа  лет). Следует учитывать, что основная масса конфиденциальных документов после окончания их исполнения или  работы с ними теряет свою ценность и конфиденциальность. Например, переписка  до заключения контракта может иметь  гриф конфиденциальности, но после  его подписания этот гриф с письменного  разрешения первого руководителя фирмы  снимается.

Исполненные документы, сохранившие  конфиденциальный характер и ценность для деятельности фирмы, формируются  в дела в соответствии с номенклатурой  дел. Период нахождения конфиденциальных документов в делах может быть кратковременным или долговременным в зависимости от ценности информации, содержащейся в документах дела. Период конфиденциальности документов определяется по указанному выше перечню конфиденциальных сведений и зависит от специфики  деятельности фирмы. Например, производственные, научно-исследовательские фирмы  обладают более ценными документами, чем торговые, посреднические и др.

Документы долговременного  периода конфиденциальности (программы  и планы развития бизнеса, технологическая  документация ноу-хау, ноу-ноу, изобретения и др.) имеют усложненный вариант обработки и хранения, обеспечивающий безопасность информации и ее носителя. Документы кратковременного периода конфиденциальности, имеющие оперативное значение для деятельности фирмы,- обрабатываются и хранятся по упрощенной схеме и могут не выделяться из технологической системы обработки открытых документов при наличии в этой системе минимальных защитных, контрольных и аналитических элементов.