Организация офисной деятельности

Разработка системы мероприятий  для реализации цели и разделения задач на отдельные виды работ  применительно к только что определенным целям и задачам офисной деятельности предполагает определение всего  состава конкретных функций информационного  обслуживания управленческой деятельности в рамках ее конкретных пространственных и временных характеристик, выделения  соответствующих задач, работ, процедур и операций с учетом последовательности их выполнения и взаимосвязей.

Интеграция отдельных  работ в соответствующих подразделениях осуществляется с учетом прежде всего пространственных характеристик управленческой деятельности и предполагает распределение выявленной совокупности задач, работ, процедур и операций по соответствующим пространственным компонентам (структурным подразделениям) с последующей их концентрацией и интеграцией с целью эффективной реализации.

Мотивация, взаимодействие, поведение, взгляды персонала определяются в соответствии с кадровыми характеристиками требуемой офисной деятельности и во многом зависят от необходимой  квалификационной поддержки выявленного  состава задач, работ, процедур и  операций информационного обслуживания управленческой деятельности.

Принятие решений, коммуникации, информационные потоки, контроль, поощрение  и наказание - эта составляющая, на первый взгляд, относится к собственно процессу принятия управленческих решений  для воздействия на управляемый  процесс, но поскольку мы приняли  положение о том, что офисная  деятельность есть во многом процесс  управления управленческой деятельностью, то перечисленные элементы организации  должны иметь место и разрабатываться  соответствующим образом.

Единая организационная  система офисной деятельности предполагает сведение воедино всех перечисленных  компонентов ее организации в  рамках функционирования офиса во всех его проявлениях.

1.4. Понятие и  функции офисных технологий

Как мы уже определили выше, офисная деятельность - это определенным образом организованная в пространстве и времени совокупность действий множества людей (персонала), реализация которых обеспечивает условия эффективного выполнения управленческой деятельности для конкретной системы управления. Поскольку во многом ее организация  связана с определением и реализацией  задач, работ, процедур и операций информационного  обслуживания управленческой деятельности, постольку основная часть ее функций  реализуется через соответствующие  информационные технологии, структура, свойства и возможности которых определяются особенностями функционирования офиса - материально-технической и организационной формы осуществления офисной деятельности.

Таким образом, под офисной  технологией понимается информационная технология, объект и результат которой  определяются потребностями реализации управленческой деятельности в рамках конкретной формы осуществления  офисной деятельности (офиса).

Объектом офисной технологии является тот или иной вид информационных ресурсов, используемых при реализации задач, работ, процедур и операций информационного  обслуживания управленческой деятельности.

Результаты преобразования информационных ресурсов в рамках офисных  технологий должны рассматриваться  как соответствующие компоненты информационных технологий вообще с  учетом специфики офисной деятельности как обеспечения эффективности  функционирования управляющей системы, сводимого в конечном итоге, как  это было показано, к процессу подготовки и принятия управленческих решений.

Указанный процесс имеет  сложную последовательно-итеративную  структуру (рис. 3) и реализуется в  рамках замкнутого информационного  контура (рис. 2) через совокупность различных процедур и операций работы с данными. Содержание этих процедур и операций определяется информационными  потребностями, возникающими в процессе подготовки и принятия решений, которые  выражаются в результатах необходимых  преобразований тех или иных данных.

Отдельная итерация управленческого  цикла начинается с оценки состояния  управляемого процесса, осуществляемой теми компонентами управляющей системы, которые в обобщенном виде представлены как измерительный элемент (рис. 2).

Результат оценки состояния  управляемого процесса -* это совокупность данных о значениях тех его  параметров, которые являются существенными  для выработки решений об управляющих воздействиях, обеспечивающих достижение целей системы управления в целом. Получение такого результата достигается структуризацией всей совокупности данных, поступающих от управляемого процесса, с идентификацией составляющих ее информационных объектов и выделением из полученного таким образом множества тех его компонентов, которые содержат информацию об искомых параметрах. Данные процессы (идентификация информационных объектов и выделение тех из них, которые необходимы управляющей системе) в целом реализуются технологиями сбора данных.

Для дискретных управляемых  процессов моменты использования  собранных данных могут разделяться  существенно длительными интервалами, в течение которых возникает необходимость сохранения отобранных информационных объектов при продолжении сбора данных. Результатом реализации этого процесса в конце каждого указанного интервала времени будут аккумулированные данные о значениях существенных параметров управляемого процесса. Достижение этого результата в целом обеспечивается технологиями накопления данных.

Итоговым результатом  деятельности измерительного элемента управляющей системы должны быть собранные (и накопленные) данные об управляемом процессе, зафиксированные  на каком-либо носителе. Достижение этого  результата в целом обеспечивается технологиями регистрации данных.

Рассмотренные функции офисных  технологий по целенаправленному изменению  свойств всей совокупности данных, поступающих от управляемого процесса, реализуются, как правило, в месте его протекания (в измерительном элементе), а подготовка и принятие управленческих решений осуществляются решающим элементом, действия которого локализованы в рамках офиса. В подавляющем большинстве случаев измерительный и решающий элементы пространственно разделены (исключение - элементарные управляемые процессы), что приводит к необходимости изменения пространственных координат собранных, накопленных и зарегистрированных данных. Достижение этого результата обеспечивается технологиями передачи данных.

Переданные в решающий элемент сведения в зависимости  от пространственной сложности и  временного характера управляемого процесса предназначены для различных  этапов и процедур подготовки и принятия решений, требующих для своей  реализации определенного времени, в связи с чем моменты поступления информации и моменты ее реального использования не совпадают, что вызывает необходимость изменения временных координат данных. Достижение такого результата обеспечивается технологиями хранения данных.

Хранимые данные могут  быть затребованы для использования  различными структурными компонентами управляющей системы, действующими в составе решающего элемента, причем зачастую одновременно, что  приводит к необходимости дублирования информации, создания соответствующих  дубликатов. В данном случае результат  достигается за счет технологий копирования  данных.

При сборе, накоплении, регистрации  и хранении данных возникает необходимость  приведения получаемых и формируемых  множеств информационных объектов к  структуре, в рамках которой они (объекты) определенным образом соотносятся  друг с другом, что позволяет рационально  организовать выполнение тех или  иных операций над ними. Такое преобразование обеспечивается технологиями упорядочивания данных.

В конкретных ситуациях подготовка и принятие решений на отдельных  этапах требуют не всей совокупности имеющейся информации, а лишь вполне определенной ее части, отвечающей некоторым  требованиям, критериям, формируемым  в виде запроса. Выборка таких  сведений из хранимых информационных массивов реализуется технологиями поиска данных.

Процесс подготовки и принятия решений не является однозначно определенным и в разных проблемных ситуациях  требует для получения итогового  результата различных инструментальных средств (типовых процедур, экономико-математических моделей, экспертных систем, систем поддержки  решений и т. п.), использование которых реализуется через соответствующие преобразования необходимой (хранимой и найденной) информации. Искомый результат в виде выработанных управленческих решений (должным образом содержательно определенной и формально структурированной информации) достигается технологиями содержательной обработки данных. С точки зрения места реализации этих технологий и непосредственной их сопряженности с уже рассмотренными видами технологий можно было бы отнести их к офисным. Но принципиальным здесь является то обстоятельство, что они реализуют процессы подготовки и принятия решений, т. е. собственно деятельность по управлению определенным процессом или объектом, в то время как офисные технологии эту деятельность обеспечивают. Именно поэтому введенные в рассмотрение в соответствии с логикой реализации управленческого цикла технологии содержательной обработки данных к офисным не относятся.

Информация о выработанных управленческих решениях для их реализации исполнительным элементом должна быть соответствующим образом оформлена, что обеспечивается технологиями представления  данных.

Управленческие решения, оформленные и представленные требуемым  образом для выработки соответствующих  воздействий на управляемый процесс, должны быть выведены на него исполнительным элементом, что реализуется технологиями выдачи данных.

Практически на всех стадиях  реализации замкнутого информационного  контура управления возникает необходимость  поддержания целостности и достоверности  информации, а во многих случаях - и  обеспечения условий ограниченного  доступа к данным. Достижение этих результатов обеспечивается технологиями защиты данных.

Рассмотренные преобразования данных (сбор, накопление, регистрация, передача, хранение, копирование, упорядочивание, поиск, представление, выдача, защита) практически полностью исчерпывают  перечень функций офисных технологий.

Представленный порядок  перечисления этих функций является схематичным, хотя в основном и соответствует  последовательному прохождению  данных по замкнутому информационному  контуру системы управления. В  действительности те или иные функции  и соответствующие офисные технологии реализуются и вне указанного порядка.

Так, сбор данных осуществляется не только в связи с оценкой  параметров управляемого процесса, но и при изучении общей ситуации для принятия решений стратегического  и долгосрочного характера, когда  источники информации находятся  вне системы управления.

Накопление данных может  осуществляться и внутри решающего  элемента при необходимости подготовки управленческих решений, связанных  с плановой и аналитической деятельностью.

Регистрация данных реализуется  тогда, когда на различных стадиях  подготовки и принятия решений происходит изменение формы восприятия информации или смена вида носителя данных.

Передача и хранение данных осуществляются всякий раз, когда в  процессе движения информации изменяются ее пространственные и временные  координаты.

Такая же ситуация и с  другими функциями офисных технологий.

1.5. Технологии  защиты данных

Реализация функции защиты данных преследует две цели:

- обеспечение целостности  данных, т. е. сохранности информации  как таковой; 

- охрана данных от несанкционированного  доступа.

Обеспечение целостности  данных предусматривает прежде всего сохранение неизменными (или в допустимом диапазоне) тех свойств носителя информации, которые обеспечивают ее фиксирование и хранение в одном и том же виде в течение требуемого интервала времени.

Это относится к таким  материально-вещественным носителям, как бумага, магнитные пленки и  диски, различные проекционные материалы (фотопленки, слайды, микрофиши и  т. п.), оптические диски. Их сохранность  обеспечивается соблюдением надлежащих условий хранения и использования, вытекающих из физико-химических свойств  носителей.

Иначе обстоит дело в тех  случаях, когда носителем является передающая среда систем коммуникаций. Здесь целостность передаваемых данных во многом зависит от надежности используемых средств связи и задействованных при передаче информации технологий. В подавляющем большинстве случаев эти технологии либо реализуются предприятиями связи, находящимися вне офиса, либо выполняются автоматически соответствующей коммуникационной аппаратурой.

Охрана данных от несанкционированного доступа предусматривает защиту как носителей, так и самих данных.

Защита материально-вещественных носителей обеспечивается определенной системой работы с ними, когда все  офисные технологии, связанные с  ними, выполняются таким образом, чтобы ограничить или вовсе запретить  доступ к ним. Реализация такого режима связана в основном с мерами организационного характера и выступает в форме  специальной регламентации уже  рассмотренных офисных технологий практически для всех их функций.

Что касается охраны от несанкционированного доступа передающей среды систем коммуникаций, то здесь в основном используются методы и технологии защиты каналов связи, реализуемые специальными техническими средствами и службами.

Защита от несанкционированного доступа собственно данных достаточно разнообразна и может предусматривать:

- криптографические средства  как при хранении и использовании  данных (программы шифровки и  дешифровки), так и при их передаче (например, скремблирование);

- условный доступ, когда  для использования данных необходимо  выполнение определенных требований (задание имени и пароля, соблюдение  временных ограничений, выполнение  определенных организационных процедур  и т. п.).

Выводы по разделу

Офисная деятельность - это  определенным образом организованная в пространстве и времени совокупность действий множества людей (персонала), реализация которых обеспечивает условия  эффективного выполнения управленческой деятельности для конкретной системы, управления.

Управленческое решение  принимается тогда, когда выявлена та или иная управленческая проблема, проблемная ситуация, т. е. такое положение, когда при наличии данного, существующего  состояния управляемого объекта (процесса) возникает необходимость другого, поскольку сохранение данного состояния  мешает нормальному его функционированию, совершенствованию и развитию