Организация офисной деятельности

Как уже отмечалось, управленческая деятельность в том смысле, в котором  мы ее определили, пространственно  локализована рамками физического  размещения управляющей системы. Указанное  физическое размещение в различное  время и в различных местах реализовывалось по-разному: приказы  в Древней Руси, коллегии в петровской России, министерства и ведомства  в современном обществе, заводоуправления на промышленных предприятиях, деканаты на факультетах высших учебных заведений и т. п. Для обозначения указанных объектов в настоящее время существует обобщенное название - офис.

В соответствии с изложенными  выше представлениями о системах управления под офисом понимается физическая реализация условий выполнения управленческой деятельности в рамках управляющей  системы, а обеспечение его функционирования, т. е. управление самой управленческой деятельностью - офисной деятельностью.

1.2. Структура и  функции офисной деятельности

Исходя из того, что для  достаточно сложных управляемых  процессов (а к таковым и относятся  социальные и экономические процессы и явления) управляющая часть рассматривается как управляющая система, то ее саму следует принимать за систему управления, в которой управляемым процессом является реализуемая в рамках офиса управленческая деятельность.

И тогда, как следует из предыдущего рассмотрения, офисная деятельность - это определенным образом организованная в пространстве и времени совокупность действий множества людей (персонала), реализация которых обеспечивает условия эффективного выполнения управленческой деятельности для конкретной системы, управления.

Это определение предполагает наличие следующих структурных  характеристик офисной деятельности:

- офисная деятельность  осуществляется в определенных  пространственных границах, определяемых  совокупностью параметров размещения  офиса: количеством мест локализации  (одно или несколько), их иерархической  соподчиненностью (центральный или  филиал) и прочими показателями  функционирования офиса в пространстве;

- офисная деятельность  осуществляется в течение определенного  временного интервала, т. е.  обладает совокупностью временных  параметров: моментами начала и окончания осуществления, чередованием периодов с различными интенсивностями своей реализации, прочими показателями функционирования офиса во времени;

- офисная деятельность  реализуется людьми, для которых  она полностью или частично  является основным видом деятельности, что характеризуется составом  соответствующего персонала, его  квалификацией и стажем, распределением  прав и обязанностей и т.  п.;

- содержание офисной деятельности  определяется задачами обеспечения  условий для эффективной реализации  управленческой деятельности - управляемого  по отношению к офисной деятельности  процесса.

Раскрытие перечисленных  характеристик офисной деятельности необходимо осуществить прежде всего через содержание управленческой деятельности, которая в существенной своей части сводится к выработке и принятию управленческих решений.

Категория «управленческое  решение» имеет многоаспектное содержание. В широком смысле термин «управленческое решение» можно понимать как концентрированное выражение процесса управления на его заключительной стадии, как команду, подлежащую выполнению, поступающую от управляющей части системы к управляемому процессу. Отметим три связанных между собой содержательных проявления управленческого решения:

во-первых, управленческое решение - это вид деятельности, протекающий  в управляющей части системы  и связанный с подготовкой, нахождением, выбором и принятием определенных вариантов действий;

во-вторых, управленческое решение - это вариант воздействия управляющей  части системы на управляемый  процесс, формула воздействия, т. е. описание предполагаемых действий управляющей  части системы по отношению к  объекту управления (управляемому процессу);

в-третьих, управленческое решение - это организационно-практическая деятельность по реализации выбранного воздействия.

Первое проявление управленческого  решения отражает в основном сущность управленческой деятельности, второе - ее результат, а третье - обеспечение  эффективной реализации этого результата, т. е. определенным образом обусловливает  содержание офисной деятельности.

Управленческое решение  принимается тогда, когда выявлена та или иная управленческая проблема, проблемная ситуация, т. е. такое положение, когда при наличии данного, существующего  состояния управляемого объекта (процесса) возникает необходимость другого, поскольку сохранение данного состояния  мешает нормальному его функционированию, совершенствованию и развитию.

Выявив проблему, важно  всесторонне ее исследовать, т. е.:

- определить причины и  условия ее возникновения;

- ее важность, значимость;

- какой характер решения  необходим в данной проблемной  ситуации;

- каковы ее возможные  последствия;

- каково отношение к  проблеме людей;

- где может быть принято  решение (в данной системе или  вне ее);

- есть ли ресурсы для  решения проблемы;

- кто из людей способен  к решению;

- какая информация необходима  и т. д. 

При подготовке решения необходимо также выявить и учесть ограничения, в рамках которых будет реализовываться  цель, решаться задача. Эти ограничения могут быть внутренними (для предприятия, например, это производительность оборудования, наличие и квалификация специалистов и рабочих, наличие информации и т. д.) и внешними (сроки решения задачи, финансы, технические нормы, плановые показатели, отлаженность связей с поставщиками и т. д.).

Процесс подготовки и выработки  решений сложен и многосторонен, заключает в себе целый ряд  этапов и стадий, которые связаны  с выполнением различных действий, операций, со специфическими формами  управленческой деятельности.

Вопрос о том, сколько  и каких стадий в процессе подготовки и принятия решений, каково конкретное содержание управленческой деятельности на них, - спорный и неодинаково  решаемый различными исследователями  и специалистами.

Однако ясно одно: сколько  бы этапов ни выделялось, основным, исходным в подготовке решений является процесс  сбора и переработки информации о состоянии системы и окружающей ее среды. В достаточно общем виде процесс выработки и принятия решений может быть структурирован так, как это представлено на рис. 1.

1	Выявление проблемы

2	Формализация проблемы

3	Формирование множества  альтернатив

4	Выбор решения

5	Реализация решения

6	Оценка последствий принятого  решения

Рисунок 1. Структура процесса выработки и принятия решения

В процессе переработки информации, ее анализа и обобщения выявляется сущность данной управленческой ситуации. Ситуация сопоставляется с целью, стоящей  перед системой, а расхождение  между реальным положением вещей  и целью позволяет определить проблему, ради которой принимается  решение. В дальнейшем этот процесс  предполагает тщательный анализ проблемы, постановку задач и целей, точную формулировку проблемы, разработку и оценку альтернатив, выявление и оценку возможных последствий, разработку плана реализации решения, выбор людей, путей и средств реализации.

Рассмотрим содержание отдельных  этапов процесса выработки и принятия управленческих решений.

На первом этапе (выявление  проблемы) на основании сопоставления  фактического и желаемого (или заданного) состояний управляемого объекта  определяется необходимость оказания на него управляющих воздействий, порождающая  соответствующую управленческую проблему. Конкретное содержание деятельности на этом этапе определяется постановкой  задачи принятия решений, в которой  должны быть сформулированы ответы на следующие вопросы:

- какую управленческую  проблему нужно решить;

- в каких условиях нужно  решить;

- когда ее нужно решать;

- какими силами и средствами  будет решаться проблема.

Результатом здесь, как правило, является содержательное описание проблемной ситуации.

На втором этапе (формализация проблемы) производится анализ проблемной ситуации, в ходе которого конкретизируются:

- цели, достигаемые при  решении проблемы;

- ограничения при реализации  действий по устранению проблемной  ситуации;

- возможные методы и  средства решения задачи.

Это означает, что содержательно  поставленная управленческая задача как  некоторая проблемная ситуация на данном этапе приводится к некоторому структурированному виду, позволяющему с некоторой определенностью  либо применить для решения задачи уже известные методы, либо осуществить поиск или разработку новых методов.

На третьем этапе (формирование множества альтернатив) на основе структурированной  задачи принятия решений и применения определенных методов ее анализа  и обработки формируют различные  варианты решения задачи. Следует  отметить, что даже единственный выработанный вариант управленческого решения  не является таковым, так как он имеет  альтернативу - отсутствие каких-либо воздействий на управляемый объект.

На четвертом этапе (выбор  решения) на основе определенных правил (предпочтений) из ранее сформированного  множества вариантов выбирается один-единственный, который и воплощается  в виде управленческого решения. При оценивании различных вариантов  решений - необходимой основы выбора - может возникнуть необходимость  корректировки как множества альтернатив, так и структуризации (формализации) самой задачи принятия решений, что приведет к возврату на соответствующие этапы процесса выработки и принятия решений.

Следует отметить, что описанные  этапы осуществляются в рамках решающего  элемента управляющей системы.

Выполнение принятого  управленческого решения (пятый  этап) возложено на исполнительный элемент, а оценивание состояния  управляемого объекта как результата реализации решения (шестой этап) - на измерительный  элемент.

Сопоставляя содержание понятия  «управленческое решение» и отдельных  этапов процесса его выработки и  принятия, можно прийти к выводу, что для эффективного управления необходимы соответствующее информационное обеспечение (поиск, сбор, хранение и  представление информации на различных  этапах) и соответствующим образом  организованные процедуры реализации управленческого решения. Именно это  и составляет основное содержание офисной  деятельности.

Теперь перейдем к рассмотрению перечисленных структурных компонентов  офисной деятельности (пространственные, временные и кадровые характеристики).

Поскольку характеристики управляемого процесса существенным образом определяют свойства управляющей системы, а следовательно, и характер протекания офисной деятельности, имеет смысл рассмотреть его возможные конфигурации.

1. Управляемый процесс характеризуется относительной простотой и целостностью, т. е. не разбивается на такие подпроцессы, которые требуют отдельных управляющих частей (обработка деталей на отдельном производственном участке цеха машиностроительного предприятия, строительство жилого дома, лечебный процесс в стоматологическом кабинете и т. п.), - элементарный управляемый процесс.

2. Управляемый процесс  состоит из небольшого количества  взаимодействующих однородных подпроцессов, локализованных на относительно ограниченном пространстве и имеющих собственные управляющие части (производственный процесс в цехе машиностроительного предприятия, учебный процесс на факультете высшего учебного заведения, эксплуатация жилых домов на территории одного домоуправления и т. п.), - локализованный управляемый процесс с однородными элементами.

3. Управляемый процесс  состоит из взаимодействующих разнородных подпроцессов, локализованных на относительно ограниченном пространстве и имеющих собственные управляющие части (производство разнообразной продукции на промышленном предприятии с различными производственными цехами и обеспечивающими службами, лечебный процесс в клинической больнице, постановочный процесс в театре и т. п.), - локализованный управляемый процесс с разнородными элементами.

4. Управляемый процесс  состоит из относительно автономных  однородных подпроцессов, распределенных в пространстве и имеющих собственные управляющие части (торговля в сети магазинов, учебный процесс в многофилиальном институте заочного образования и т. п.), - распределенный управляемый процесс с однородными элементами.

5. Управляемый процесс состоит из относительно автономных разнородных подпроцессов, распределенных в пространстве и имеющих собственные управляющие части (производство разнообразной продукции в рамках производственного объединения, производство одного вида продукции в рамках объединения специализированных предприятий, городское хозяйство и т. п.), - распределенный управляемый процесс с разнородными элементами.