Организация офисной деятельности

Состав специалистов, выполняющих  задачи в рамках офисной деятельности, определяется необходимым ее объемом  в конкретных пространственных и  временных конфигурациях управленческой деятельности соответствующими нормативными документами (квалификационными справочниками) и может включать в себя как  собственно управленческий персонал (лиц, принимающих и готовящих решения), так и персонал, обеспечивающий информационную и организационную поддержку  процесса выработки и принятия решения.

Квалификация офисного персонала  определяется, прежде всего, наличием соответствующей профессиональной подготовки.

Определение цели, задачи (или  задач) офисной деятельности определяется ее содержанием как процесса, обеспечивающего  эффективную реализацию управленческой деятельности в рамках конкретной системы  управления.

Офисная технология - информационная технология, объект и результат которой  определяются потребностями реализации управленческой деятельности в рамках конкретной формы осуществления  офисной деятельности (офиса).

Реализация функции защиты данных преследует две цели:

- обеспечение целостности  данных, т. е. сохранности информации  как таковой; 

- охрана данных от несанкционированного  доступа.

Защита от несанкционированного доступа собственно данных достаточно разнообразна и может предусматривать:

- криптографические средства  как при хранении и использовании  данных (программы шифровки и  дешифровки), так и при их передаче (например, скремблирование);

- условный доступ, когда  для использования данных необходимо  выполнение определенных требований (задание имени и пароля, соблюдение  временных ограничений, выполнение  определенных организационных процедур  и т. п.).

2 ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ

2.1. Информационная  безопасность предпринимательской  деятельности

В современной российской рыночной экономике обязательным условием успеха предпринимателя в бизнесе, получения прибыли и сохранения в целостности созданной им организационной  структуры является обеспечение  экономической безопасности его  деятельности.

Безопасность в широком  смысле определяется как состояние  защищенности чего-либо от различных  опасностей, состояние, при котором  есть реальная гарантия сохранения этого  состояния на протяжении определенного  времени. По сути это сформированная концепция построения любой системы  защиты.

Экономическая безопасность предпринимательской деятельности предусматривает защищенность интеллектуальной собственности и интересов предприятия  или предпринимателя независимо от масштаба их присутствия в конкретной сфере бизнеса. Экономическая безопасность характеризуется сложной иерархической  структурой, включающей в качестве основных частей правовую безопасность, маркетинговую безопасность, информационную безопасность и физическую безопасность предприятия. Все части являются обязательными и формируют модель защищенности производственных и коммерческих интересов предпринимателя.

Правовая безопасность требует  построения программной схемы решения  вопросов, связанных с обеспечением законности деятельности предпринимателя, соблюдения им правовых норм при организации  функционирования предприятия, составлении  и ведении документации, патентовании технических и технологических  новшеств, принятии решений, построении деловых связей, защите информации и в других случаях.

Маркетинговая безопасность предполагает формирование программы  ведения аналитических исследований рынка, деловых интересов добросовестных конкурентов, анализ направленности интересов  недобросовестных конкурентов и  криминальной среды, организации разведки в бизнесе, аналитической работы по выявлению экономических угроз  предприятию, каналов утраты ценной информации, расчета экономической  целесообразности системы защиты информации, ее стоимости и других главных  направлений деятельности предприятия.

Физическая безопасность предусматривает формирование и  совершенствование системы охраны территории, здания, помещений, транспорта, продукции, персонала предприятия, расширения использования технических  средств охраны, сигнализации и информирования, регламентацию действий персонала  в экстремальных ситуациях и  других соответствующих мероприятий.

Одной из составных частей экономической безопасности является информационная безопасность, направленная на разработку и актуализацию программы  построения аналитической работы по определению состава ценной информации предприятия, угроз информации, по формированию системы защиты информации в традиционном и электронном документооборотах, защиты информации от персонала, защиты информации в технических каналах распространения информации и т. д.

Проблемы информационной безопасности становятся все более  сложными и практически значимыми  в связи с массовым переходом  информационных технологий в управлении на безбумажную автоматизированную основу.

Раньше главная опасность  состояла в краже документов и  разглашении информации сотрудниками, что могло быть достаточно легко  выявлено. В наши дни широко развито  незаконное оперирование электронными документами в компьютерных базах  данных, копирование электронной  информации без фактической кражи  носителя информации. Обнаружить подобную кражу практически крайне сложно.

Информационная безопасность носит концептуальный (программный) характер и предполагает регламентацию  решения комплекса задач поддержания безопасности информационных ресурсов предприятия (фирмы). Часто информационная безопасность понимается как совокупность задач, требований по сохранению в тайне интеллектуальных секретов фирмы. Следует помнить, что любой материальный объект, любое новшество объективно отражается в нашем сознании в виде совокупности информационных характеристик.

Под безопасностью информационных ресурсов (информации) понимается защищенность информации во времени и пространстве от любых объективных и субъективных угроз (опасностей), возникающих в  обычных условиях функционирования фирмы и условиях экстремальных  ситуаций: стихийных бедствий, других неуправляемых событий, пассивных  и активных попыток злоумышленника создать потенциальную или реальную угрозу несанкционированного доступа  к документам, делам, базам данных.

Безопасность информации на любых носителях трактуется как  состояние ее защищенности от случайных  и преднамеренных несанкционированных  воздействий естественного и  искусственного свойства, направленных на уничтожение, разрушение, видоизменение  тех или иных данных, изменение  степени доступности ценных сведений.

Необходимый уровень безопасности информационных ресурсов определяется в процессе различных аналитических  исследований, которые предопределяют структуру и требуемую эффективность системы защиты этих ресурсов с учетом финансовых возможностей фирмы.

Политика (концепция, программа) информационной безопасности фирмы  практически реализуется комплексом направлений и методов защиты информации, обеспечивающим ее безопасность. Защита информации представляет собой  жестко регламентированный и динамичный технологический процесс, предупреждающий  нарушение доступности, целостности, достоверности и конфиденциальности ценных информационных ресурсов и в конечном счете обеспечивающий достаточно надежную безопасность информации в процессе управленческой и производственной деятельности фирмы. Если программа информационной безопасности отражает предполагаемую идеальную защищенность информации, то защита информации - это реальная динамичная модель решения задач, поставленных в программе.

Предполагается, что защита информации осуществляется прежде всего от несанкционированного доступа к ней постороннего лица, который в результате этого доступа имеет возможность похитить информацию, уничтожить носитель, фальсифицировать сведения, произвести подмену документов или совершить иные злоумышленные действия.

Следовательно, информационная безопасность, безопасность информации и защита информации связаны единой целью, решаемыми задачами и последовательной реализацией их в условиях необходимости  обеспечения экономической безопасности предприятия.

2.2. Информационные  ресурсы, продукты и услуги

В соответствии с Федеральным  законом «Об информации, информатизации и защите информации» информационные ресурсы предприятия, организации, учреждения, банка, компании и других государственных и негосударственных, в том числе предпринимательских, структур (далее по тексту - фирмы) включают в себя отдельные документы и  отдельные массивы документов (дела), документы и комплексы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных компьютеров  и других информационных системах) на любых носителях, в том числе обеспечивающих работу вычислительной и организационной техники.

Информационные ресурсы  формируются в процессе создания и распространения исходной и  производной информации. Этот процесс  сопровождает любую производственную и управленческую деятельность в  государственной и негосударственной  сферах, а также жизнь гражданина. Для информационных ресурсов характерен ретроспективный аспект, что определяется технологической завершенностью их возникновения.

Информационные ресурсы (информация) являются объектами отношений  физических и юридических лиц  между собой и с государством, составляют в совокупности информационные ресурсы России и охраняются законом  наряду с другими видами ресурсов.

Информация, которая используется предпринимателем в бизнесе и  управлении фирмой, является его собственной  или частной информацией. Такая  информация составляет интеллектуальную собственность предпринимателя. К  интеллектуальной собственности (интеллектуальному  продукту) как результату творческого  труда относят коммерчески ценную идею, технические, технологические (ноу-хау) и научные (ноу-ноу) новшества, оригинальные методы управления, организации бизнеса и другие достижения. Информация как результат творчества может быть не только предметом интеллектуальной собственности, но и отражать характеристики, свойственные объекту интеллектуальной собственности.

Практическая реализация концепции информационных ресурсов связана с распространением информации путем подготовки информационных продуктов  и предоставления информационных услуг. Информационные продукты - документированная  информация, подготовленная в соответствии с потребностями пользователей  и предназначенная или применяемая  для удовлетворения потребностей пользователей. Информационные услуги - действия субъектов (собственников и владельцев ресурсов) по обеспечению пользователей информационными  продуктами.

Правовой режим информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими:

- порядок документирования  информации;

- право собственности  на отдельные документы и отдельные  массивы документов;

- категорию информации  по уровню доступа к ней;

- порядок правовой охраны  информации.

Документирование информации (создание официального документа) является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Но следует  оговориться, что при формировании системы защиты информации нас интересует также информация, представленная в  недокументированном виде - в виде звуковой волны, электромагнитного  излучения и в другой форме.

Документированная информация является комплексным понятием, основанным на ее двуединстве: с одной стороны, это информация (факты, данные, сведения), а с другой - материальный носитель. В процессе документирования информация (результат творческой работы человека) овеществляется, становится документом. Подобный подход к документированной информации представляется существенным при решении задач обеспечения безопасности информации и сохранности ее носителя.

Следует учитывать, что документ может быть не только и даже не столько  управленческим (деловым), имеющим в  большинстве случаев текстовую, табличную или анкетную форму. Значительно большие объемы наиболее ценных документов представлены в изобразительной форме: конструкторские документы, картографические, научно-технические, документы на фотографических, магнитных и иных носителях.

По принадлежности к тому или иному виду собственности  информационные ресурсы могут быть государственными или негосударственными и как элемент состава имущества  находиться в собственности граждан, органов государственной власти, исполнительных органов, органов местного самоуправления, государственных учреждений, организаций и предприятий, общественных объединений, предпринимательских структур. Защите, охране подлежит любая ценная документированная информация, неправомерное обращение с которой может нанести ущерб ее собственнику, владельцу, пользователю или иному лицу.

Ценность информации может  быть стоимостной категорией и характеризовать  конкретный размер прибыли при ее использовании или размер убытков  при ее утрате. Информация часто  становится ценной ввиду ее правового  значения для фирмы или развития бизнеса, например учредительные документы, программы и планы, договоры с  партнерами и посредниками и т. д. Ценность может проявляться в  ее перспективном научном, техническом  или технологическом значении.

Обычно выделяются два  вида информации, интеллектуально ценной для предпринимателя:

- техническая, технологическая:  методы изготовления продукции,  программное обеспечение, производственные  показатели, химические формулы,  рецептуры, расчеты, результаты  испытаний опытных образцов, данные  контроля качества и т. п.;

- деловая: стоимостные  показатели, результаты исследования  рынка, списки клиентов, экономические  прогнозы, стратегия действий на  рынке и т. п.

Ценная информация охраняется нормами права (патентного, авторского, смежных прав и др.), товарным знаком или защищается включением ее в категорию  информации, составляющей тайну фирмы.

Процесс выявления и регламентации  реального состава ценной информации, в том числе составляющей секреты  фирмы, является основополагающей частью системы защиты информации.

Состав этих сведений фиксируется  в специальном перечне, закрепляющем факт отнесения их к защищаемой информации и определяющем период (срок) конфиденциальности (т. е. недоступности для всех) этих сведений, уровень (гриф) их конфиденциальности, список сотрудников фирмы, которым дано право использовать эти сведения в работе. В основе перечня лежит типовой состав защищаемых сведений фирм данного профиля. Перечень является постоянным рабочим материалом руководства фирмы, служб безопасности и конфиденциальной документации. Он представляет собой классифицированный список типовой и конкретной ценной информации о проводимых работах, производимой продукции, научных и деловых идеях, технологических новшествах. В перечень включаются действительно ценные сведения («изюминки») о каждой работе фирмы. Следует отметить, что нельзя ограничивать доступ к информации, относящейся к новой продукции, но не имеющей интеллектуальной ценности.