Организация офисной деятельности

 

Введение

1 ОРГАНИЗАЦИЯ ОФИСНОЙ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.1 Офисная деятельность  как особый вид управленческой  деятельности

1.2 Структура и функции  офисной деятельности

1.3 Проблемы организации  офисной деятельности

1.4 Понятие и функции  офисных технологий

1.5 Технологии защиты данных

Выводы по разделу

2 ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ  ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ИНФОРМАЦИОННЫХ  РЕСУРСОВ

2.1 Информационная безопасность  предпринимательской

деятельности

2.2 Информационные ресурсы,  продукты и услуги

2.3 Конфиденциальность как  главное условие защиты информации  от несанкционированного доступа

2.4 Конфиденциальные документы

2.5 Угрозы конфиденциальной  информации

2.6 Каналы утраты информации

Выводы по разделу

3 ОРГАНИЗАЦИЯ ИНЖЕНЕРНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ  ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ

3.1 Общие положения по  инженерно-технической защите информации  в организациях

3.2 Организационные и технические  меры по инженерно-технической  защите информации

Выводы по разделу

Заключение 

Список использованной литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В решении проблемы информационной безопасности значительное место занимает построение эффективной системы  организации работы с персоналом, обладающим конфиденциальной информацией. В предпринимательских структурах персонал обычно включает в себя всех сотрудников данной фирмы, в том  числе и руководителей.

Персонал генерирует новые  идеи, новшества, открытия и изобретения, которые продвигают научно-технический  прогресс, повышают благосостояние сотрудников  фирмы и являются полезными не только для фирмы в целом, но и  для каждого отдельного сотрудника. Каждый сотрудник объективно заинтересован  в сохранении в тайне тех новшеств, которые повышают прибыли и престиж  фирмы. Несмотря на это, персонал, к  сожалению, является в то же время  основным источником утраты (разглашения, утечки) ценной и конфиденциальной информации.

Никакая, даже самая совершенная  в организационном плане и  великолепно оснащенная технически система защиты информации не может  соперничать с изобретательностью и хитростью человека, задумавшего  украсть или уничтожить ценную информацию. Обычный секретарь руководителя фирмы имеет возможность нанести  фирме такой значительный ущерб, что окажется под вопросом само ее существование.

Многие специалисты по защите информации считают, что при  правильной организации работы с  персоналом защита информации фирмы  сразу обеспечивается не менее чем  на 80% без применения каких-либо дополнительных методов и средств защиты.

Обеспечение безопасности информации в информационных системах от случайных  или преднамеренных воздействий  персонала, направленных на неправомерное  использование, уничтожение, модификацию  тех или иных данных, изменение  степени доступности ценных сведений в машинной и внемашинной сферах предполагает наличие надежной защиты ценных для предпринимателя документов, прежде всего конфиденциальных.

Необходимый уровень защищенности документированной информации достигается  в значительной степени за счет использования  в обработке традиционных, машиночитаемых и электронных конфиденциальных документов эффективной для конкретной фирмы специализированной традиционной или автоматизированной технологической  системы, позволяющей решать задачи не только документационного обеспечения  управленческой и производственной деятельности, но и сохранности носителей  и конфиденциальности информации.

1 ОРГАНИЗАЦИЯ  ОФИСНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.1. Офисная деятельность  как особый вид управленческой  деятельности

Для определения содержания понятия «офисная деятельность»  необходимо обратиться к рассмотрению категорий, так или иначе связанных  с определяемым понятием. Исходным здесь является «система управления», основными образующими понятиями - «система» и «управление». При  всей их важности для современной  науки до сих пор они не имеют  общепринятых формальных определений.

Понятие «система» широко распространено в научной литературе по различным отраслям знаний. Каждый автор, определяя это понятие, подчеркивает ту сторону, те аспекты, которые его  интересуют и которые он исследует. Тем не менее можно сформулировать требования, которым должен удовлетворять объект, чтобы он рассматривался в качестве системы.

Прежде всего это целостность объекта. Любое образование, любое множество объектов может быть названо системой, если его рассмотрение как целого оправдано с какой-либо точки зрения и может помочь исследователю ответить на поставленный вопрос, решить сформулированную задачу. Естественно, что временем существования такой системы является период, в течение которого ставится и решается задача. Объект, образующий систему, продолжает существовать, но он будет образовывать уже другую систему в соответствии с новыми задачами изучения. Таким образом, всегда необходимо определить цель изучения, критерий, обусловливающий существование данного объекта как целого. Наличие такого критерия является вторым необходимым условием, рассмотрения объекта как системы.

Третье условие - рассматриваемый  объект должен быть частью, подсистемой  некоторой большей системы, что  позволяет определить, с какими другими  объектами и каким образом  он взаимодействует.

Последнее, четвертое условие, необходимое для рассмотрения объекта  как системы, - возможность разбиения  его на части, на подсистемы. Это  позволяет выяснить, какие связи  и взаимодействия между составляющими  объект элементами обеспечивают его  единство, существование как целого.

Для иллюстрации рассмотренного подхода к определению сущности понятия «система» обратимся  к объектам производственного и  экономического характера.

Все известные нам производственные и экономические объекты в  процессе своего функционирования выступают  как целостные образования (международные  и региональные экономические объединения, национальная экономика, отрасль промышленности, производственное объединение, торговая фирма, промышленное предприятие, цех, производственный участок и т. п.) с четко определенными границами (физическими, юридическими и др.).

Существование производственных и экономических объектов как  целостных образований определяется прежде всего их назначением, которое заключается в конечном счете в удовлетворении материальных потребностей общества, причем для каждого конкретного объекта определены конкретные виды производимой продукции и оказываемых услуг.

Каждый производственный и экономический объект входит в  качестве элемента в другую систему  экономического и производственного  характера, что определяет состав и  виды его взаимодействий с окружающей средой, среди которых можно выделить материальные, энергетические, информационные и т. п.

В свою очередь, каждый производственный и экономический объект состоит  из множества различных элементов, взаимодействие которых и обеспечивает его существование и выполнение им своего назначения в рамках общества.

Таким образом, выполняются  все перечисленные требования к  рассмотрению объекта как системы. Следовательно, все производственные и экономические объекты являются системами.

Подобное рассмотрение объектов иного характера (научного, военного, культурного и др.) приводит к  таким же результатам.

Понятие «управление», так  же как и понятие «система», до сих пор не имеет общепринятого  определения, но тем не менее в большинстве случаев можно выделить процессы управления. Если проанализировать все случаи, выяснится, что процессы управления связаны с изменениями, происходящими в системе в результате ее взаимодействия с окружающей средой. Поскольку всякая реальная система является открытой, т. е. взаимодействует с внешней средой, постольку в ней происходят изменения, которые могут иметь две крайние и противоположные друг другу формы - это деградация (разрушение системы) и развитие (усложнение системы, накопление ею информации). Вместе с тем возможно и временное равновесие между системой и средой, благодаря которому система в течение известного времени либо остается относительно неизменной, либо испытывает лишь обратимые изменения, не нарушающие ее целостности.

Количественной характеристикой  организованности системы является ее энтропия, большее значение которой  отвечает меньшему уровню сложности  и организации системы. Для сохранения целостности системы необходимы процессы, препятствующие увеличению энтропии. Это и есть процессы управления, общим для которых является их антиэнтропийный характер. В связи  с этим процесс управления по своей  сути является антиподом процессу дезорганизации. Он позволяет в зависимости от особенностей конкретных систем стабилизировать  систему, сохранить ее качественную определенность, поддержать ее динамическое равновесие со средой, обеспечить совершенствование системы и достижение того или иного полезного эффекта. Короче говоря, управление - это обеспечение неувеличения энтропии системы.

Как уже отмечалось, любая  реальная система взаимодействует  с внешней средой, в результате чего с ней происходят изменения  различного рода, выражающиеся в протекании некоторого процесса. Этот процесс  изменения системы и вызывает необходимость управления. Таким  образом, в основе любой системы  управления лежит процесс, требующий  управления.

Однако не всякое протекание процесса требует управления, а лишь то, которое ведет к увеличению энтропии. В связи с этим необходимо связать характер изменений, лежащих  в основе процесса, с критерием  качества системы, т. е. нужно определить цель управления. В этом смысле системы  управления обладают целенаправленностью.

Далее, поскольку осуществление  процессов управления выделяется в  обособленную функцию, то на ее выполнении специализируются некоторые элементы системы. В связи с этим системы  управления обладают определенной структурой, а именно состоят из управляемого процесса и управляющей части. Данное положение является весьма принципиальным, поскольку существуют объекты, которые  в течение определенного интервала  времени сохраняют свою качественную определенность и без явно выраженного  управляющего компонента. Как правило, это достаточно простые физические объекты (камень, стул и т. п.), которые  в дальнейшем нами рассматриваться  не будут.

Управляющая часть оказывает  на управляемый процесс определенные воздействия, чтобы в соответствии с целью управления обеспечить сохранение качественной определенности всей системы. Чтобы управляющая часть могла  осуществлять управление, ей нужно  сопоставлять фактическое состояние  управляемого процесса с целью управления, в связи с чем управляемый процесс воздействует на управляющую часть. Воздействие обеих частей друг на друга осуществляется в виде передачи информации, поэтому в системе управления всегда присутствует замкнутый информационный контур.Управляющая часть, в свою очередь, включает ряд элементов. В состав элементов входят:

измерительные;

исполнительные;

решающие.

Каждый из них выполняет  определенную функцию в реализации процесса управления, и между собой  они связаны информационными  связями. Эти элементы связаны между  собой и с внешней средой посредством  передачи информации:

о целях управления;

о состоянии управляемого процесса;

об управляющих воздействиях.

Управляемый процесс может  иметь довольно сложную структуру, обусловливаемую конкретными особенностями  его протекания, и состоять из подпроцессов, относительно автономных и различным образом взаимодействующих друг с другом. Автономность подпроцессов выражается в их определенной локализации во времени и пространстве, наличии собственных критериев качества.

Сложная конфигурация управляемого процесса порождает и соответствующее усложнение управляющей части системы управления, приводя к появлению дополнительных координирующих элементов, зачастую нескольких уровней. Можно говорить об относительной самостоятельности управляющей части уже со своими критериями функционирования, сложной структурой, принципами и законами внутреннего существования, т. е. речь идет уже скорее об управляющей системе. А это означает, что функционирование такой системы определяет соответствующий и отличный от других (порождаемых управляемым процессом) специфический вид деятельности - управленческую деятельность.

Исходя из рассмотренных  положений можно определить управленческую деятельность как определенным образом  организованную в пространстве и  времени совокупность действий множества людей (персонала), реализация которых в рамках управляющей системы обеспечивает реализацию функций управляемого процесса, а следовательно, и достижение целей системы управления в целом.

Данное определение предполагает наличие следующих характеристик  управленческой деятельности:

управленческая деятельность осуществляется в течение определенного  временного интервала (времени существования  системы управления);

управленческая деятельность осуществляется в определенных пространственных границах, как правило определяемых местом размещения управляющей системы;

управленческая деятельность реализуется людьми, для которых  она является основным видом деятельности

содержание управленческой деятельности определяется задачами, решение которых приводит к негэнтропийному протеканию управляемого процесса.

Проблемы организации  управленческой деятельности во многом сводятся к проблемам выработки  и реализации управленческих решений, связанных с непосредственным воздействием на управляемый процесс, и соответствующие  Теоретико-методологические и практические разработки велись и ведутся именно в указанной области. Но, имея в  виду сложность самой управляющей  системы, ее относительно самостоятельное  существование, наличие внутренних, порой противоречивых особенностей реализации различных функций, необходимо указать и на необходимость управления самой управленческой деятельностью, которое является особой ее разновидностью.