Управление конфликтами в организации

Вся информация, которая  поступает руководителю «извне»  и «изнутри», анализируется им с  точки зрения сигналов благополучия и неблагополучия. Каждую угрозу он оценивает двояко: могут ли справиться с ней его работники или  лучше, если в ситуацию вмешается  он сам? Если у него есть достаточный  простор для маневра, то он может  рисковать, доверяя сотрудникам. Если же это условие отсутствует, то за дело приходится браться самому руководителю. Поэтому управленческий контроль сильно зависит от того, каковы ресурсы  руководителя. Он может подстраховать  своих подчиненных в случае их ошибок, но только тогда, когда владеет  возможностью перераспределять ресурсы  в зависимости от ситуации.

Контролируя организацию  исполнения работ, руководитель ООО  «Лента 73» должен будет отслеживать  прежде всего:

1) повторяемость «сбойных»  ситуаций;

2) интенсивность их  проявления;

3) их способность увести  в сторону рабочий процесс;

4) их нарастающую угрозу.

Он должен будет наблюдая, выжидать, когда ему лучше всего  вмешаться, чтобы рабочий процесс  совсем не вышел из - под контроля.

Поэтому директор и руководители служб каждый раз должны будут  определить для себя «критическую точку»: или - или. В то же время они дадут  шанс руководителям служб самим  справиться с ситуацией, помогая  советами. Анализ повторяющихся «сбойных»  ситуаций покажет, какие ошибки допускают  работники. Разбор этих ошибок и станет главным в оценке каждого направления  работ. Важно только, чтобы потери времени, ресурсов и прибыли в  дальнейшем были компенсированы: тот, кто будет допускать ошибки, но анализирует их, он станет осторожнее и изворотливее. Такой контроль - при мудром руководителе - научит работников исправлять свои ошибки так, чтобы компенсировать неудачи будущими успехами. В этом и будет заключаться смысл  контроля, помогающего развиваться  методу делегирования полномочий.

Контроль случайных  ситуаций, «сбивающих» рабочий процесс, оказывается сложнее, так как  они возникают всегда неожиданно. Они могут быть и результатом  непредсказуемости прошлых управленческих решений, и результатом сознательного  вхождения работников в рискованную  зону, где нужно действовать наугад. Здесь заместители или руководители служб также наберутся опыта, «отбиваясь» от них.

Контроль при делегировании  полномочий в ООО «Лента 73» может  быть:

1) постоянным (ежедневным), т.е. прямое и непосредственное  наблюдение за работой;

2) регулярным (еженедельным), т.е. систематизирующим работу  сотрудников;

3) промежуточным (ежемесячным), т.е. проверка работы с помощью  стандартов и показателей;

4) периодическим (ежеквартальным), т.е. проверка отчетных документов  и приведение их в порядок.

Предлагаем ввести в  ООО «Лента 73» на первых порах  постоянный контроль, который в последствии  может стать регулярным, затем  промежуточным и в конце - концов, если делегирование полномочий оправдает  себя, то периодическим.

Для менее опытных работников на первых порах следует ввести детальный  контроль, в то же время для опытных  работников этот контроль может сразу  быть еженедельным.

Детальный контроль может  сыграть отрицательную роль, так  как приводит к тому, что многие из работников постепенно утрачивают свою самостоятельность, сомневаясь в  своих способностях. Они становятся неуверенными в себе, а поэтому  начинают обращаться к руководителю по самым различным мелким вопросам, боясь брать на себя ответственность. Через некоторое время руководителю вновь самому придется делать то, что  ранее делали его работники, Вместо делегирования полномочий он начнет сам выполнять их работу, вникая во все мелочи. Такой контроль требует огромного напряжения сил от руководителя, который сам уже не успевает уследить за всем ходом работ. Свое растущее недовольство работой он проецирует на работников, считая их неспособными выполнить даже минимум того, что они обязаны делать. Высказывая им это открыто, эмоционально разряжаясь, он тем самым провоцирует конфликтные ситуации с исполнителями, которые не хотят с ним работать, и стремятся найти другое место работы.

В организации контроля руководителю важно исходить из закономерности: чем более развито взаимодействие работников, тем более общим становится контроль. Для того чтобы иметь  представление о том, что делается, не нужно контролировать изо дня  в день всех и вся. Вполне достаточно держать под контролем основные факторы, от которых зависят результаты в узловых видах деятельности. Искусство руководства как раз  и заключается в том, чтобы  умело разработать факторную  сеть контроля. Для этого необходимо, во-первых, определить перечень возможных  слабых звеньев во взаимодействии работников между собой и, во-вторых, продумать  систему наблюдения за ходом работ  каждого.

Директору ООО «Лента 73»  в этом случае достанется организация  факторного контроля должна включать деятельность руководителя по преодолению  негативных факторов и усилению позитивных, но так, чтобы компенсировать одно другим. Директор должен контролировать не столько  факторы по отдельности, сколько  соотношение позитивного и негативного  их проявления. Кроме того, одни и  те же факторы могут нести как  отрицательные, так и положительные  заряды.

Некомпетентность руководителя, например, может блокировать инициативу работников, а может, наоборот, ее стимулировать: выправляя ошибки руководителя собственной  компетентностью, изобретательностью и находчивостью, не желая оказаться  в ситуации «без вины виноватый», работник защищает себя своими инициативами в  постановке и самоорганизации дела.

Руководитель также  решает для себя, какие соотношения  факторов контролировать: индивидуальные (по каждому работнику), совместные (для всех работников) или и те и другие вместе. Он также выбирает те сферы контроля, которые совершенствуют качество исполнения управленческих решений: рабочее время и инициативность работников.

Еще одним важным мероприятием при делегировании полномочий в  ООО «Лента 73» должны стать оперативные  совещания. Опрос сотрудников показал, что они нуждаются в совместных совещаниях, при делегировании полномочий разбор ошибок и успехов всех участников процесса управления просто необходим. Объектом контроля на этом этапе становится уже не возникновение проблем, а  то, как ответственные исполнители (менеджеры и специалисты) собираются решать их сами, помогая друг другу. Ведь неудачи одного подразделения  так или иначе отразятся и  на других, поскольку все «завязано» на финансовых показателях. Работники  приучаются не только видеть стыковые проблемы в цифровых соотношениях, но и искать способы их разрешения в отработке персональных коммуникаций.

3.2 Разработка и применение должностных инструкций для сотрудников

Без правильных и грамотно составленных должностных инструкций просто невозможно эффективное управление персоналом, причем, вне зависимости  от размеров организации.

Регламентация работы каждого  сотрудника предприятия является чрезвычайно  важной и, в определенной степени, основополагающей задачей. От качества ее решения во многом зависит и качество реализации других, смежных задач. В конечном итоге это должно приводить к  оптимизации выполняемых работ  и, как следствие - к оптимизации  профессионально-квалификационной структуры  персонала.

Основной смысл должностных  инструкций - в придании большей  прозрачности трудовому процессу. То есть, должностные инструкции должны описывать прямые обязанностей специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено, и, более того, соответствует действительности, то компания получает в руки отличный инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких центральных проблем как, например, адаптация и мотивация персонала.

По мнению специалистов, содержание должностной инструкции может использоваться для следующих  целей:

1) рационального разделения  труда;

2) правильного подбора,  расстановки и использования  кадров;

3) контроля за соблюдением  трудовой дисциплины;

4) создания организационно - правовой основы деятельности  работников;

5) стимулирования результатов  работы персонала;

6) составления трудовых  договоров;

7) обеспечения объективности  оценки деятельности работников  в процессе их аттестации, поощрении  или наложении взысканий;

8) разрешения трудовых  споров.

- Цели разработки должностных  инструкций сотрудников предприятия  ООО «Лента 73»

К перечисленному выше следует  добавить еще и формулирование требований к вакансии, проверку соответствия претендента на должность нормативным  профессиональным критериям, планирование продвижения по «служебной лестнице», составление профиля должности.

Должностная инструкция является важнейшим документом, регулирующим взаимоотношения между работником и работодателем.

Грамотно составленная должностная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать  возникающие трудовые споры.

Определяющую роль при  формировании условий труда работника  играет трудовой договор. Однако получить полное представление о служебных  обязанностях из текста договора довольно сложно. Поэтому между работником и работодателем часто возникает  непонимание, доходящее порой до открытого конфликта, а то и до судебного разбирательства. Должностная  инструкция как раз и является документом, призванным устранить все  возможные разногласия сторон по поводу служебных обязанностей и  максимально конкретизировать функции  подчиненного.

Преимущества должностных  инструкций:

- должностная инструкция, подписанная работником, позволяет  работодателю расторгнуть трудовой  договор в связи с несоответствием  работника занимаемой должности;

- должностные инструкции  служат основой для аттестации  персонала

- при наличии должностных  инструкций трудовые споры часто  разрешаются внутри организации  без привлечения государственных  органов;

- инструкции помогают  равномерно распределять обязанности  между сотрудниками с похожими  должностями (например, между бухгалтером  и главным бухгалтером), избегать  дублирования обязанностей;

- инструкции позволяют  работодателю доказать в суде, что дисциплинарное взыскание  за неисполнение обязанностей  было наложено правомерно.

3.3 Снижение конфликтности через разработку правил Корпоративного поведения

Необходимым условием «здоровья» организации является корпоративная  культура, которую создают лидеры. В процессе формирования корпоративной  культуры руководителям следует  обратить внимание на:

- поведение в критических  ситуациях;

- распределение дефицитных  ресурсов;

- распределение ролей  в организации, обучение и наставничество;

- определение уровня  вознаграждения и статуса работника;

- установку объективных  критериев при найме, отборе, продвижении,  переводе и увольнении работников  организации;

- структуру и устройство  организации;

- организационные системы  и процедуры;

- организационные обычаи  и ритуалы;

- дизайн физического  пространства, фасадов и зданий;

- истории, легенды и  мифы об определенных лицах  и событиях;

- официальное провозглашение  организационной философии, ценностей  и убеждений.

Для формирования корпоративной  культуры существует пока еще малораспространенный в России, но весьма эффективный  инструмент - корпоративные правила.