Совершенствование системы антикризисного управления персоналом организации ООО «Монолит»

2.2 Организационно –распорядительные документы             

Организационно-распорядительные документы - документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий. Организаций и должностных лиц.                                                                                                                                                                        Организационно - распорядительная документация подразделяется на основные группы документов:

1) Организационные (уставы, положения, правила, инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы);                                                                                                                                            2) Распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);                                                                                                                              3) Информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки и др.);                                                        4)  Документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки ф. № Т-2, лицевые счета по зарплате, личные дела);                                                                                                                              5)   Коммерческие документы (коммерческие контракты (договоры));              6) Документы по обращениям граждан (предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению).                                                                      Формуляр-образец - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей и основные реквизиты.                                          Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов строится по формуляру-образцу.                                                                      Различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются.

Формуляр-образец служит целям унификации и стандартизации документов.                                         

Рассмотрим некоторые организационно-распорядительные документы используемые ООО «Монолит» в своей деятельности:

- Штатное расписание. Штатное расписание - документ, содержащий список структурных подразделений организации, должностей сотрудников и их окладов, утверждаемый руководителем или вышестоящим органом.              Штатное расписание применяется:                                                                                                                - для оформления структуры организации;                                                                                     - штатного состава;                                                                                                                                            - штатной численности в соответствии с ее уставом.                                                                      Штатное расписание содержит: перечень структурных подразделений; перечень должностей; сведения о количестве штатных единиц; сведения о должностных окладах, надбавках; сведения о месячном фонде заработной платы.                                                                                                                                                                                      В соответствии со штатным расписанием наименование должности указывается: в трудовом договоре; приказах по личному составу; трудовой книжке. Штатное расписание, как правило, является конфиденциальным документом.                                                                                                                                            Проекты штатных расписаний готовятся специалистами кадровой службы предприятия по поручению руководителя.                                                        Штатное расписание оформляется на бланке унифицированной формы № Т-3.                                                                                                                                                          Штатное расписание должно иметь: наименование организации; наименование вида документа; дату; номер; текст; визы руководителей структурных подразделений и главного бухгалтера.                                          Утверждается штатное расписание приказом руководителя организации.

- Трудовой договор.              Трудовой договор - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их.

Статья 56 Трудового кодекса РФ определяет трудовой договор как соглашение между работодателем  и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные законом и иными нормативными правовыми актами, выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.                                                                                    Трудовой договор составляется: в письменной форме; в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.                            Трудовые договоры могут заключаться на неопределенный срок; на определенный срок не более пяти лет.                                                                                    Работник вправе не выполнять работы, не включенные в трудовой договор (ст. 60 ТК РФ).                                                                                                                              Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем.                                                                                                                                            Трудовые договоры оформляются на бланке договора или на стандартных листах А 4.                                                                                                                Трудовой договор ООО «Монолит» имеет:                                                                                    1.   Наименование организации;                                                                                                   2.   наименование вида документа;                                                                                                   3.   дату;                                                                                                                                                          4.   номер;                                                                                                                                                           5.   место составления;                                                                                                                              6.   текст;                                                                                                                                                          7.   подписи работодателя и работника;                                                                                                  8.   печать.                                                                                                                                                          В тексте трудового договора указывается:                                                                                    - наименование работодателя;                                                                                                                 - фамилия, имя, отчество работника;                                                                                                   - место работы;                                                                                                                                                           - дата начала работы;                                                                                                                                            - наименование должности, специальности, профессии, конкретная трудовая функция;                                                                                                                                                           - права и обязанности работника;                                                                                                                 - права и обязанности работодателя;                                                                                                   - характеристики условий труда;                                                                                                                 - компенсации и льготы работнику за работу в тяжелых, вредных или опасных условиях: режим труда и отдыха;                                                                                                  - условия оплаты труда;                                                                                                                               - виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Трудовые договоры включаются в состав личных дел работников; формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников; хранятся 75 лет.                              

- Должностная инструкция. Должностная инструкция — документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника.

Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители по функции. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника.                                                        Каждая должностная инструкция содержит однозначное определение того, чем данная работа отличается от всех иных работ. Ответственность за полноту обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.                                                                                                  Должностная инструкция содержит информацию, которая необходима в процессе управления персоналом:                                                                                                                 -  Должностная инструкция — это руководство к действию для самого работника: она дает знание того, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты труда, представляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности. Участие в обсуждении должностной инструкции дает возможность работнику влиять на условия, организацию, критерии оценки его труда.                            - Должностная инструкция — основа для проведения оценки результатов трудовой деятельности работника, принятия решения о его дальнейшем внутреннем движении и переподготовке (повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т. п.).                                                                                    - Должностная инструкция содержит информацию для проведения обоснованного отбора работников при найме, оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности.                                                                                                                - Должностные инструкции используются при ранжировании работ/должностей и последующей разработке внутрифирменных систем оплаты труда.

Анализ должностных инструкций - один из источников информации для совершенствования организационной структуры, планирования мероприятий по повышению производительности труда.

В должностной инструкции ООО «Монолит» содержится:                                                        1. Наименование организации;

2. Гриф об утверждении;

3. Наименование должности;             

4. Раздел «Общие положения». В данном разделе указывают:                                           - Категорию должности. Она определяется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов – руководитель, специалист, технический исполнитель.                                                                                                                                                                         - Квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику;                                          - Порядок назначения и освобождения от должности;                                                         -Основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия;                                                                                                                                             - Наименование должностных лиц, которым подчиняется сотрудник;                             -Перечень структурных подразделений и (или) отдельных сотрудников, непосредственно подчиненных данному сотруднику по службе (если таковые имеются). Данный пункт может быть включен в раздел “Должностные обязанности”.                                                                                                                                                                         - Порядок замещения сотрудника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.                                                                       5. Раздел «Должностные обязанности». В этом разделе указывают обязанности работника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения организации с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности. Кроме того, в разделе могут быть указаны обязанности сотрудника, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном структурном подразделении практикой распределения иных обязанностей, выполняемых подразделением по решению руководителя организации.                                                                                                  6. Раздел «Права». В этом разделе приводят перечень прав сотрудника, определенных законодательством и внутренними документами организации.              7. Раздел «Ответственность». Здесь указывают меру ответственности сотрудника за несоблюдение своих должностных обязанностей, а также требований законодательства.                                                                                                                8. Ссылка на документ, в соответствии с которым разработана должностная инструкция. Указывается наименование, номер и дата принятия документа. Например (по должностной инструкции главного бухгалтера): "Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с Положением о главной бухгалтерии от 15.09.98 № 1—41."                                                        9. Подпись руководителя структурного подразделения. Должностная инструкция, как правило, разрабатывается кадровой службой организации (отделом организации и оплаты труда). Однако ее могут разработать и иные структурные подразделения.                                                                                                                              10. Согласование. Должностная инструкция согласовывается с соответствующими юридическими отделами (юрисконсультами) организации. В случае, если она разрабатывается кадровой службой, ее необходимо также согласовать с соответствующим структурным подразделением или должностным лицом, курирующим соответствующее направление деятельности организации.                                                                                                  11. Отметка об ознакомлении с должностной инструкцией . Требования должностной инструкции являются обязательными для сотрудника с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем проставляется отметка об ознакомлении в самой должностной инструкции. Согласованную и утвержденную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в отделе кадров организации в соответствии с установленным порядком делопроизводства.

2.3 Анализ персонала

Анализ состояния кадрового менеджмента является одним из основных разделов анализа работы строительной организации. Только на основе глубокого и комплексного рассмотрения и изучения всех факторов можно дать оценку выполнения плана, оценить степень использования живого труда.                                                                                                                                                          Персонал предприятия – это совокупность физических лиц, состоящих с фирмой как юридическим лицом в отношениях, регулируемых договором найма. Он представляет собой коллектив работников с определенной структурой, соответствующей научно-техническому уровню производства, условиям обеспечения производства рабочей силой и установленным нормативно-правовым требованиям. Категория «персонал предприятия» характеризует кадровый потенциал, трудовые и человеческие ресурсы производства. Она отражает совокупность работников различных профессионально-квалификационных групп, занятых на предприятии и входящих в его списочный состав. В списочный состав включаются все работники, принятые на работу, связанную как с основной, так и с неосновной деятельностью предприятия.                                                                                    Основными характеристиками персонала организации являются: численность и его структура.                                                                                                                Численность персонала зависит от характера, масштаба сложности, трудоемкости производственных (или иных) и управленческих процессов, степени их механизации, автоматизации и компьютеризации. Эти факторы определяют ее нормативную величину. Более объективно персонал характеризуется списочной (фактической) численностью, т.е. числом сотрудников, которые официально работают в организации в данный момент. В ООО «Монолит» списочная численность работников на конец 2009 года составляет 201 человек.

Структура персонала организации – это совокупность отдельных групп работников, объединенных по какому-либо признаку. Она может быть статистической и аналитической.                                                                                    Статистическая структура  отражает распределение персонала и его движение в разрезе занятости по видам деятельности, а также категорий и групп должностей.                                                                                                                                             По признаку участия в производственном или управленческом процессе, т.е. по характеру трудовых функций, а, следовательно, занимаемой должности, персонал ООО «Монолит» подразделяется на следующие категории: