Внешняя среда организации

     Третий  этап профессионального общения - непосредственный контакт менеджера с другими  лицами. Его цель - получение определенной информации и взаимодействие на партнера. Этот этап общения важен для устранения противоречий, непонимания и разногласий.

     Четвертый этап профессионального общения - осознание  менеджером результатов и последствий  контактов. Взаимодействие невозможно без оценки удачи или неудачи, успеха или неуспеха и выявление  факторов, которые способствуют общению  или усложняют его.

     Наиболее  ответственной является фаза подготовки делового общения, которое надо планировать, правильно выбрать место и  время, определить для самого себя установки  на результаты общения. Далее наступают  собственно фазы общения. Первой из них  является вхождение в контакт. 

     В деловом общении выделяются несколько  фаз. 

     Наиболее  ответственной является фаза подготовки делового общения, которое надо планировать, правильно выбрать место и  время, определить для самого себя установки  на результаты общения. Далее наступают  собственно фазы общения. Первой из них  является вхождение в контакт. В  этой фазе менеджер должен почувствовать  состояние, настроение партнера, освоиться  сам и дать возможность сориентироваться собеседнику - это сонастройка. Существуют некоторые техники «присоединения» к партнеру. Можно имитировать его особенности, повторять его движение, отслеживать ритм дыхания и т.д. Здесь очень важно сразу расположить партнера к себе и обеспечить ровное начало общения. Этот период завершается установлением психологического контакта. Следующая фаза - концентрация внимания на чем-то, какой-то проблеме, задаче сторон и разработке темы. Здесь выделяют мотивационный зондаж. Он производится с целью понять мотивы собеседника и выяснить его интересы. Затем наступает очень важная фаза-поддержание внимания. Менеджер должен уметь пользоваться приемами поддержания внимания и возвращаться к ним в течение общения. Далее наступает фаза аргументации и убеждения. Она имеет место, если есть расхождения во мнениях. Последней фазой является фаза фиксации результата. Менеджер должен уметь почувствовать тот момент в общении, когда тема исчерпана или собеседник проявляет беспокойство. В этом случае завершать общение.

     Менеджер  должен иметь ввиду три аспекта  в любой деловой беседе: деловой, личный и динамику, пружину развития беседы.

     Теперь  несколько слов об особенностях делового общения. Несмотря на цель общения, у  общающихся всегда имеются свои задачи. Их три: первая заключается в оценке человека с деловой точки зрения; вторая- в получении или передаче информации; третья- в воздействии  на мотивы и решения.

       Факторы повышения эффективности делового общения

     Менеджер  должен не только обладать навыками делового общения, но повышать эффективность  отдельных его видов. Рассмотрим некоторые из них, наиболее важные для  повышения эффективности делового совещания.

     - Создание благоприятных условий  для коллективной работы и  принятия коллективного решения.  Если на совещании рассматриваются  сложные проблемы, надо обеспечить  условия для коллективного труда  присутствующих. При этом могут  активно использоваться методы  творческого мышления. Говоря об  эффективности работы группы, анализу  подвергают ее результат по  следующим критериям: результат  труда группы выше результата  труда лучшего члена группы; результат  труда группы в целом лучше  суммы индивидуальных результатов  всех членов группы.

     - Организация начала деловых совещаний  в точно назначенное время  и обеспечение сжатых графиков  работы позволяют работникам  подготовиться к деловому совещанию  и эффективно распоряжаться своим  временем в течение рабочего  дня.

     - Создание атмосферы непринужденности  и деловитости. Создание плодотворной  рабочей обстановки на освещении  главным образом зависит от  руководителя. Он должен сразу  предотвратить возможность проявления  факторов, мешающих деловому сотрудничеству. К таким факторам можно отнести  неконструктивную, чрезмерную критику  друг друга, жалобы, взаимные упреки  и т.д. Руководитель должен  создать такую атмосферу, чтобы  каждый участник чувствовал себя  равным на совещании и ощущал  не только значимость рассматриваемых проблем, н, то ее следует рассматривать в конце совещания, возможно не полным составом. Сотрудников, не имеющих прямого отношения к решаемой проблеме, можно отпустить. Такого рода проблемы должны решаться, по возможности, коротко. Желательно вообще решать такие проблемы в индивидуальном порядке.

     - Обеспечение эффективности ведения  записей - очень важный фактор  успеха. Менеджер должен знать,  что хорошо, грамотно организованные  записи помогают внимательно  следить за ходом совещания,  делать обобщения, замечания,  вносить коррективы или конкретные  предложения, а также накапливать  важную информацию. Форма записей  должна зависеть от характера  обсуждаемого вопроса. Так, если  вырабатывается план конкретных  действий, то делаются три колонки.  В первой колонке записывается  фамилия выступающего, во второй - кратко отмечается суть выступления  или предложения, в третьей  - записываются фамилии тех, кто  поддержал выступающего. Такие записи могут стать не только базой для создания плана текущей работы, но и послужить резервом идей и работы на перспективу.

     - Обеспечение активности всех  участников совещания. Задачей  ведущего совещания является  учет психологического феномена  при организации порядка выступлений.  Заключается это в создании  очередности выступающих обратно  пропорционально их авторитету  и положению Часто бывает так,  что молодые, менее опытные,  сотрудники не решаются выступать  после более старших и опытных,  особенно если их мнение не  совпадает с мнением руководителя, а идеи, высказанные молодыми  специалистами, обычно не обсуждаются,  а только принимаются к сведению.

     Другим  методом повышения активности на совещании является требование выступления  от каждого его участника.

     - Обсуждение особых мнений. В этом  случае руководитель может столкнуться  с двумя ситуациями. Первая ситуация  возникает, если имеются явно  ошибочные мнения отдельных участков  совещания. В этом случае руководитель  совещания должен коротко объяснить  причину возникновения ошибочного  мнения. В противном случае сотрудник,  имеющий ошибочное мнение, с таковым  и останется.

     Вторая  ситуация возникает, если большую часть  особых мнений составляет суждения, высказанные  сотрудниками, которые стремятся  сузить или расширить выдвинутое предложение или поставленную проблему. Такие мнения требуют обсуждения, так как имеют ценное зерно  и позволяют достигнуть положительных  результатов. Ни в коем случае нельзя на совещании прибегать к голосованию, потому что деловое совещание  превратится в собрание. 

     Формирование  уверенности в процессе управленческого  общения 

     Главное психологическое условие успешной деятельности - это уверенность в  своих силах, которая формируется  только в результате усилий человека. Развить навыки уверенного в себе человека вполне возможно, увеличивая, таким образом, способность успешно  влиять на других.

     Главное психологическое условие успешной деятельности - это уверенность в  своих силах. Чувство уверенности  может быть привитым с детства, но может вырабатываться и целенаправленно.

К основным путям выработки уверенности  можно отнести следующие:

     · освоение и совершенствование профессионального  мастерства;

     · адекватное поведение в различных  ситуациях человеческого общения;

     · поддержание и укрепление здоровья и работоспособности;

     · создание и поддержание благоприятного внешнего облика, собственного имиджа.

     Только  в результате усилий человека на этих направлениях формируется уверенность  как положительное качество характера. В процессе делового общения порой  очень много зависит от нашей  уверенности, от умения представить  себя партнером, который знает, чего он хочет, и вместе с тем считается  с мнением, устремлениями, желаниями  окружающих его людей.

     Вне зависимости от содержательности своей  речи люди, которые мямлят, говорят  несвязно, воспринимаются как менее  значительные, чем те, которые говорят  ясно и убедительно. Именно последние  воспринимаются нами как уверенные  в себе люди.

     Развить навыки уверенного в себе человека вполне возможно, увеличивая, таким  образом, способность успешно влиять на других. Что же понимается под  уверенностью? Скорее всего, это качество, свойство личности, которое демонстрируют  люди, знающие, что они ощущают  и чего хотят, действия которых, их взгляды  четки и ясны, которые не позволят себе прибегать к обходным путям  и добиваются того, чтобы всем была известна их позиция.

     Уверенность в себе - это далеко не то же, что  агрессивность. Агрессивного человека можно назвать слишком напористым. Агрессивность часто приводит к  попыткам запугать других, нарушить их права. Уверенный же в себе человек  реализует право свободно высказывать  свою точку зрения и добивается того, чтобы его слушали, уважая при  этом права других людей.

     Умение  быть по-настоящему уверенным в себе можно идентифицировать и ему  можно научиться, увеличивая способность  оказывать позитивное воздействие  на окружающих. Уверенность в себе - это частью подход к жизни, частью - социальный навык. Такой подход усваивается  в раннем возрасте и в дальнейшем оказывает влияние на человека в  различных довольно тонких формах.

     Подлинная уверенность в себе имеет много  преимуществ. Она помогает человеку:

     · благодаря высвобождающейся энергии  чувствовать себя сильнее;

     · чаще добиваться своих целей;

     · снижать напряженность, что позволяет  высвобождать подавленные чувства;

     · улучшать отношения с людьми в  результате выхода напряженности;

     · ускорять процесс принятия решений, так как находят выражение  и совместно прорабатываются  сложные проблемы;

     · выразить себя, по мере того как шумные и властные люди теряют часть своего чрезмерного влияния.

     Утверждения о преимуществах уверенности  в себе хорошо звучат, но здесь имеются  и своего рода ловушки. Уверенные  в себе люди четко заявляют о своей  позиции, а раз она становится известной, с ними легче расправиться. Кое-кто может воспринимать уверенность  другого как досадную помеху или, что еще хуже, приклеит ему ярлык  упрямого смутьяна и будет действовать  в соответствии с этим. Наконец, возможно и то, что занятая позиция ошибочна.

     Значительный  вклад в изучение проблемы уверенности  как важнейшей поведенческой  характеристики человека внес психолог Л. Лазарус. На основе исследований он пришел к следующим выводам.

     Во-первых, уверенность в себе есть поведенческое  проявление и следствие той или  иной жизненной философии, которой  придерживается конкретный человек. Под  жизненной философией понимается внутренняя картина окружающего нас мира и в самом общем виде сводится к двум группам личных представлений: как я отношусь к себе и как  я отношусь к окружающим.

     В соответствии с этими подходами  уже упоминавшийся психолог Э. Берн выделил четыре жизненные позиции:

     1. Я в порядке, вы в порядке.  Для людей, стоящих на этой  позиции, характерно, в основном, положительное отношение к себе. В целом они своей жизнью  довольны и довольствуются тем,  что имеют. Анализируя свое  прошлое, эти люди сосредоточиваются  на приятных и радостных воспоминаниях,  положительно относятся к другим. Они не становятся сентиментальными  или неразборчивыми, но ценят  добрые отношения, контакт с  окружающими, исходящее от них одобрение своих поступков.

     Таким образом, для людей подобной жизненной  позиции характерны:

     - уверенность в себе;

     - отзывчивость;

     - спокойствие; 

     - адекватная реакция на изменившуюся  обстановку;

     - установление и поддержание добрых  отношений с окружающими;

     они вызывают доверие.

     2. Я в порядке, вы не в порядке.  Люди, придерживающиеся такой жизненной  позиции, в основном положительно  относятся к себе, но чувствуют  очень значительную разницу между  собой и окружающими.