Внешняя среда организации

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 25 Мая 2012 в 17:34, реферат

Краткое описание

Под внешней средой организации понимаются все условия и факторы, возникающие в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной фирмы, но оказывающие или могущие оказать воздействие на её функционирование и поэтому требующие принятия управленческих решений.

Содержимое работы - 1 файл

внешняя среда организация отчет по практике менеджмент.docx

— 116.10 Кб (Скачать файл)

     Подготовка  к беседе. Если на беседу вы пришли впервые, то необходимо, войдя, назвать себя. Если посетитель пришел к вам и  представился, постарайтесь сразу запомнить  его имя и отчество.

     Фамилия запоминается легче. Всматриваясь в  лицо своего будущего собеседника, нужно  постараться прочесть его взгляд и без слов установить взаимное понимание. Ученые выяснили, что впервые встречая человека, мы сначала обращаем внимание на его внешний вид, нас интересует его экспрессия. (По одежке встречают, по уму провожают).

     Встретив  посетителя, нужно встать из-за стола  и пригласить собеседника сесть  напротив. Хорошо выйти ему навстречу: этот жест дает понять собеседнику, что  вы уважаете его и готовы к разговоры  на равных.

     В случае, когда вы встречаетесь для  беседы со своим сослуживцем или  просто со знакомым вам человеком, приветствуя  его и называя при этом по имени  и отчеству, вполне достаточно встать из-за стола, но переходить на другое место  необязательно. При частых беседах  с одним и теми же лицами особых любезностей не требуется, хотя их значение неоспоримо.

     Беседа (основной этап). Менеджер должен понять, как его собеседник оценивает  ситуацию и почему именно так, а не иначе. Нужно уметь слушать и  правильно задавать уточняющие и  наводящие вопросы, которые могут  помочь раскрыть мысли собеседника  и как итог - правильно определить его точку зрения.

     Непременным должно быть правило: первое слово за вашим собеседником, знаком он вам  или незнаком. Беседа не всегда может  проходить гладко. Причину неудачи  следует искать только в себе, в  своем выражении лица, тоне, внимании, а не в собеседнике.

     В процессе беседы надо последовательно  проводить основную мысль. Нужно  научиться: слушать подтекст; не поддаваться  на мысль, что именно собеседник заблуждается; выбирать правильные моменты для  замечаний и делать их в тактичной  форме; ненавязчиво аргументировать  свои установки; проявлять самокритичность  при обоснованных встречных замечаниях; терпеливо выслушивать возражения собеседника, даже необдуманные и резкие.

     Нужно обращать внимание на темп беседы и  паузы. Это имеет большое значение, так как помогает выделить главное, подчеркнуть последующее или  предыдущее. Речь собеседников должна быть отчетлива и предельно ясна. Не следует говорить слишком громко или слишком тихо.

     Окончание беседы. Как только точка зрения собеседника становится ясной и  свою вы так же высказали, можно беседу завершать. Все вопросы согласованы, решения сформулированы, регламент  беседы выполнен. Можно прощаться.

     3) Деловое совещание - способ открытого  коллективного обсуждения проблем  группой специалистов.

     Во  время совещания между подчиненными и руководителем происходит обмен  информацией, принимаются управленческие решения.

     На  совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить  к решению общих задач, достигать  компромиссы, приобретают культуру общения и т.п.

     Для некоторых предприятий деловое  совещание - это единственная возможность  видеть и слышать руководителей  высших уровней управления. Для руководителя деловое совещание - возможность  показать свой талант менеджера.

     Основные  задачи, которые можно решить с  помощью деловых совещаний:

     · Развитие и укрепление политики предприятия  и проведение ее в жизнь;

     · Интеграция мероприятий всех отделов  и служб с учетом общих целей  фирмы;

     · Выявление и расчет коллективных результатов;

     · Коллективное решение проблем с  учетом обучающего эффекта.

     Классификация деловых совещаний. Деловые совещания  представляют собой вид организации  труда. Существует определенная классификация  совещаний, которая зависит от следующих  основных признаков:

     По  значению:

     - вырабатывающие и принимающие  решения;

     - разъясняющие и уточняющие задачи  по реализации ранее принятых  решений;

     - подводящие итоги и дающие  оценку принятым ранее решениям;

     - оперативные (диспетчерские);

     По  периодичности (частоте) поведения:

     - Разовые;

     - Регулярные;

     - Периодические;

     По  количеству участников:

     - узкий состав (до пяти человек);

     - расширенные (до двадцати человек);

     - представительные (свыше двадцати  человек);

     По  степи стабильности состава участников совещания:

     - с фиксированным составом;

     - с приглашенными по списку, составленному  для каждого совещания;

     - комбинированные;

     По  принадлежности:

     - общественных организаций;

     - административные;

     - научные и научно-технические;

     - объединенные.

     Планирование  любого совещания имеет определенные цели, которые не будут достигнуты без наличия четырех обязательных этапов. (см. таблицу ниже)

     Этапы 

     Элементы 

     1. Подготовка

     2. Проведение

     3. Подведение итогов и принятие  решения

     4. Контроль за выполнением решения 

     Определение целесообразности проведения совещаний.

            Определение повестки дня.

     Определение состава участников.

     Назначение  даты и времени совещания.

     Определение места проведения.

     Подготовка  участников совещания.

     Продолжительность совещания.

     Регламент.

     Протокол.

     Выводы.

     Определение тех, кто и в какие сроки  должен выполнить определенный объем  работ.

     Определение формы подведения итогов совещания.

     Принятие  решения о широте информирования.

     Способы выработки решения

     Определения лиц, решения осуществляющих контроль 

     4) Телефонные переговоры.

     Исследования  показывают, что менеджеры различных  предприятий тратят на телефонные переговоры от 4 до 27% рабочего времени.

     Построение  любого телефонного разговора состоит  из четырех обязательных элементов:

     · Взаимного представления;

     · Введения собеседника в курс дела;

     · Обсуждение ситуаций;

     · Заключительного слова.

     Необходимые для ведения телефонного разговора  материалы должны быть подобраны  заранее. 

     Этапы и фазы делового общения 

     Анализ  структуры делового общения менеджера  и его динамики позволяет выделить четыре основных этапа.

     1. Психологическое «чтение» особенностей  поведения, внешнего облика, использование  имеющейся психологической информации  о конкретном работнике организации  и составление первичного психологического  портрета взаимодействующего лица.

     2. Поиск психологических предпосылок  эффективности общения и создание  благоприятных условий для межличностного  контакта. 

     3. Интеракция и воздействие менеджера  в процессе профессионального  общения на других лиц с  целью решения профессиональных  задач.

     4. Оценка результатов конкретного  акта общения и планирование  содержания и процесса дальнейших  контактов с определенными лицами (руководителями, подчиненными, представителями  других организаций, коллегами).

     Первый  этап профессионального общения - познание и составление первичного психологического портрета взаимодействующего с менеджером человека. При непосредственном наблюдении за человеком предметом «чтения» являются его вербальные и невербальные акты поведения:

     · Речь, ее содержание, направленность, логичность, продолжительность, экспрессивность, особенности лексики, грамматики, фонетики;

     · Выразительные движения, мимика и  жесты, экспрессия лица, глаз, тела;

     · Движения, перемещения и позы человека, дистанция между людьми, сближение, соприкосновение;

     · Физическое воздействие на другого  человека (касание, похлопывание, поглаживание, поддержка, совместные действия, отталкивание, толчки, удары и т.п.).

     Важное  значение для составления психологического портрета имеет анализ внешнего облика собеседника: манера одеваться, аккуратность в отношении одежды, следование моде или ее игнорирование, подражание в  отношении одежды другим людям (часто  выдающимся артистам, спортсменам, политикам) и т.д. Эффективность делового общения  определяется также степенью соответствия реальных психологических портретов  сотрудников представлениям о требованиях, предъявляемым к ним и их деятельности на конкретных должностях.

     При составлении первичного психологического портрета сотрудника рекомендуется  ориентироваться на следующие параметры  личности:

     · Направленность (потребности, мотивы, жизненные концепции и планы, ценностные ориентации, установки, склонности, желания, вкусы);

     · Операционные особенности поведения (знания, умения, навыки, привычки, жизненный  и профессиональный опыт, стереотипы поведения);

     · Психохарактерологические качества, выражающие отношения к различным сторонам действительности;

     · Психические свойства и процессы (особенности процессов и свойств  интеллектуальной, познавательной и  эмоционально - волевой сфер личности);

     · Социально-психологические особенности  поведения (социальный и межличностный  статус, роли, стиль жизни и работы, культура коммуникативного поведения  и стиль общения, социально-психологические  качества личности);

     · Биопсихические свойства (темперамент, половые и возрастные особенности, состояние здоровья, патопсихологические  свойства).

     Основными способами построения психологического портрета в процессе делового общения  могут выступать: эмпатия, рефлексия, стереотипизация, индивидуализация. Рассмотрим их более подробно.

     Эмпатия как способ психологического анализа  позволяет проникнуть в эмоциональное  состояние людей, взаимодействующих  в той или иной жизненной ситуации.

     Рефлексия основывается на познании и оценке менеджером своей позиции и размышлениях о позиции другого человека, ходе его мыслей, ближайших и перспективных  планах поведения.

     Стереотипизация строится на основе переноса выявленных в практике общения менеджера  типичных способов поведения, типичных свойств той или иной личности на конкретную ситуацию взаимодействия.

     Индивидуализация - способ анализа поведения и черт личности человека, в основе которого находится выявление особых психологических  примет, индивидуальных особенностей деятельности, его умений и навыков.

     Второй  этап профессионального общения - создание соответствующих условий и психологических  предпосылок эффективных коммуникаций. Важнейшей психологической предпосылкой эффективного общения является выявление  основной репрезентативной системы  взаимодействующего с менеджером человека и опора на нее в процессе непосредственного  контакта. У каждого человека есть наиболее развитая репрезентативная система, которая можно отличаться от репрезентативной системы другого человека. Недостаточный  учет репрезентативной системы человека в процессе общения может привести к взаимному непониманию и  трудностям во взаимодействии.

Информация о работе Внешняя среда организации