Управление песроналом

     Выдача  личных дел работникам организации  во временное пользование для  ознакомления с внесенными в него сведениями может производиться  с разрешения руководителя кадровой службы. Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за обращение с личными делами).

     В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел в ЗАО «Стройинвест-КП» ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным) производится проверка их наличия и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в акте, который после утверждения председателем проверочной комиссии представляется руководителю организации.

4. Оформление трудовых книжек.

     Трудовая  книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. В соответствии со статьей 66 Трудового  кодекса РФ форма, порядок ведения  и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

     В трудовую книжку вносятся следующие  сведения:

• о работнике;
• о выполняемой им работе;
• о переводах на другую постоянную работу;
• об увольнении работника;
• основания прекращения трудового договора;
• о награждениях за успехи в работе.

     Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, о награждении и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку  после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа по личному составу. Записи о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального  закона и со ссылкой на соответствующие статью, пункт.

     Записи  производятся аккуратно, перьевой или  шариковой ручкой, чернилами или  пастой черного, синего или фиолетового  цвета.

     При оформлении трудовой книжки сначала  заполняется титульный лист, содержащий сведения о работнике. Фамилия, имя  и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании  паспорта или свидетельства о рождении.

     Образование – среднее, среднее специальное  или высшее – указывается только на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома).

     Запись  о незаконченном среднем или  незаконченном высшем образовании  также может быть произведена  на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения).

     Профессия или специальность записывается  в трудовой книжке на основании документа  об образовании или другого надлежаще  оформленного документа.

     После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

     Первую  страницу трудовой книжки подписывает  лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия, на котором впервые заполняется трудовая книжка.

     Изменения записей в трудовых книжках о  фамилии,  имени, отчестве и дате рождения производиться администрацией по последнему месту работы на основании  документов ( паспорта, свидетельства  о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) и со ссылкой на номер и дату этих документов.

     Указанные изменения вносятся на первой странице ( титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные.

     Ссылки  на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и  заверяются руководителем предприятия  или специалистом отдела кадров и  печатью предприятия. В таком  же порядке при необходимости  вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности.

     Ведутся трудовые книжки на всех работников предприятия, которые проработали на нем свыше  пяти дней, включая лица, которые  являются совладельцами (владельцами) предприятий, крестьянских (фермерских) хозяйств, на сезонных и временных работников, а также внештатных работников при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.

     Сохраняются трудовые книжки на предприятиях как  документ суровой отчетности. В случае, когда офисами становятся личные помещения владельцев, трудовые книжки нужно хранить в недоступном для посторонних месте. Ответственность за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек несет руководитель предприятия.

     Ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, ведения их учета, хранения и выдачу полагается на специально уполномоченное лицо, назначенное приказом руководителя.

     За  нарушение установленного порядка  ведения учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут  дисциплинарную, а в частных предусмотренных законом случаях - другую ответственность.

     При увольнении рабочего или служащего  все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия ли специально уполномоченного им лица и печатью предприятия.

     Администрация обязана выдать рабочему или служащему  его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью  об увольнении.

     При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вноситься запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном выше.

     В случае, если в день увольнения работника  выдать трудовую книжку невозможно в  связи с отсутствием работника  либо его отказом от получения  трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

     В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию. В трудовой книжке умершего работника в разделе «Сведения о работе» после указания порядкового номера и даты записи в графе 3 пишется «Работа прекращена в связи со смертью», далее заполняется графа 4 (указывается дата и номер приказа). Эта запись заверяется в установленном порядке.

5. Ведение учета военнообязанных и работников пенсионного возраста.

     Согласно  подп. 6 п. 1 ст. 8 Федерального закона от 31 мая 1996 г. № 61-ФЗ «Об обороне» (в ред. от 14 июля 2008 г.; далее — Федеральный закон № 61-ФЗ) все организации обязаны осуществлять воинский учет. Порядок ведения воинского учета определен постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете» (далее — Положение о воинском учете), а также Инструкцией Генерального штаба Вооруженных сил РФ по ведению воинского учета в организациях (далее — Инструкция Генштаба).

     При приеме на работу граждан Российской Федерации необходимо:

     1) проверить: наличие в паспорте отметки об отношении к воинской обязанности; наличие и подлинность документов воинского учета (удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, или военного билета (временного удостоверения, выданного взамен военного билета)); подлинность записей в документах воинского учета, отметок о постановке на воинский учет по месту жительства или месту временного пребывания; наличие мобилизационного предписания (если в военном билете военнообязанного запаса есть отметка о его вручении); наличие жетона с личным номером Вооруженных сил Российской Федерации (если в военном билете военнообязанного запаса есть отметка о его вручении);

     2) уточнить сведения о семейном  положении, образовании, месте  работы (подразделении организации), должности, месте жительства или временного пребывания;

     3) заполнить личные карточки в  соответствии с записями в  документах воинского учета;

     4) проинформировать военные комиссариаты по месту жительства работников об обнаруженных в документах воинского учета неоговоренных исправлениях, неточностях и подделках, неполном количестве листов, случаях неисполнения гражданами обязанностей по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации.

     В военкоматы по месту жительства работников следует направлять:

     — в двухнедельный срок — сведения о поступлении на работу и увольнении с работы сотрудников, подлежащих воинскому учету; сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места временного пребывания, состояния здоровья работников, состоящих на воинском учете; (по запросам) сведения о работниках, состоящих на воинском учете, а также о тех, кто не состоит, но обязан состоять на воинском учете;

     — ежегодно, в сентябре — списки работников мужского пола 15-и 16-летнего возраста;

     — до 1 ноября — списки работников мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году;

     — не реже одного раза в год — сведения о воинском учете из личных карточек для проведения их сверки со сведениями, содержащимися в документах воинского учета военкоматов.

     На  каждого нового сотрудника в отделе кадров заводят личную карточку (форма  № Т-2). В специальном разделе  этого документа, отведенном для  воинского учета (раздел II), указывают возраст, образование и воинское звание военнообязанного сотрудника, находящегося в запасе, а также возраст и образование сотрудника-призывника (приложение Ш). Он не должен содержать помарок и неустановленных сокращений, заполнять его следует четким и разборчивым почерком. Записи делают чернилами или шариковой ручкой черного или синего цвета.

     Личные  карточки хранят в картотеке по разделам (подп. 5 п. «а» раздела III Инструкции Генштаба):

     — офицеры запаса;

     — прапорщики, мичманы, сержанты;

     — старшины, солдаты и матросы запаса;

     — военнообязанные женского пола;

     — призывники.

     Работника, достигшего предельного возраста пребывания в запасе или  негодного к военной службе по состоянию здоровья, необходимо снять с воинского учета, как только  он получит подтверждение (отметку военкомата по месту жительства) о переводе в отставку. Личная карточка на отставника должна быть изъята из картотеки военнообязанных.

     Сотрудник, ответственный за ведение воинского  учета, должен не реже одного раза в  год сверять сведения о воинском учете сотрудников, указанные в личных карточках, с данными воинского учета военкомата. Перед этим он проводит сверку данных по картотеке с записями в документах по воинскому учету работников. Дату сверки назначает военный комиссар.

     Подготовка  документов, необходимых для назначения пенсии, и их представление к ее назначению осуществляются администрацией ЗАО «Стройинвест-КП».

     Приказом  или распоряжением директора ЗАО «Стройинвест-КП» определяется работник (группа работников), ответственный за подготовку пенсионных документов и своевременное представление их в органы, назначающие пенсии. Таким представителем в ЗАО «Стройинвест-КП» является менеджер по учету персонала в отделе социального развития.

     В начале каждого года на основании личных карточек и трудовых книжек составляются списки работников, которые в следующем году достигают пенсионного возраста и приобретают право на пенсию. В списки включаются все работники данного предприятия, приобретающие право на пенсию по возрасту на общих основаниях, а также имеющие право на пенсию по возрасту при пониженном возрасте за работу с особыми условиями труда и за выслугу лет.

     В отношении работников, включенных в  указанные списки, осуществляется предварительная подготовка документов для назначения им пенсий, включая документы, подтверждающие право на пенсию за работу с особыми условиями труда и за выслугу лет.

     Точная  дата рождения указывается в списках  на основании сведений, имеющихся  в отделе кадров, или определяется по паспорту работника. Если в представленном документе указан только год рождения, без обозначения месяца, то за дату рождения принимается 1 июля данного года. Если в документе о времени рождения указан только год и месяц, без обозначения точной даты, то датой считается 15е число соответствующего месяца.