Управление песроналом

     Графа 1 «Наименование» заполняется по иерархии — от администрации до обслуживающих подразделений ЗАО «Стройинвест-КП».

     В графе 2 «Код» перечислены коды структурных подразделений, присвоенные работодателем. Это необходимо для того, чтобы можно было легко определить место каждого отдела или группы в общей структуре организации.

     В графу 3 вносятся наименование должности (специальности, профессии). По статье 57 ТК РФ в том случае, если «с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений», наименования таких должностей (профессий, специальностей) должны соответствовать квалификационным справочникам:

     — Общероссийскому классификатору рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен постановлением Госстандарта России от 26.12.94 № 367);

     — Квалификационному справочнику  должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37).

     В графе 4 указывается число штатных должностей (профессий, специальностей). Оно может содержать как целые числа — 1 (для работников на полной ставке), так и неполные — 0,25, 0,5 и т. д. (для совместителей). Такие правила содержатся в Указаниях по применению и заполнению форм первичной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее — Указания Госкомстата России).

     В графу 5 нужно вписать установленную для штатной единицы заработную плату по тарифной ставке (окладу) и тарифной сетке в рублях (п. 5 Указаний Госкомстата России).

     В графах 6, 7 и 8 отражаются надбавки — стимулирующие и компенсационные выплаты: премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты (ч. 4 ст. 132 ТК РФ). В  графах 6, 7 и 8 нужно указать все виды надбавок, которые установлены по каждой должности. Соответственно в итоговой графе 9 будет отражаться сумма окладов, приходящихся на все штатные единицы, с учетом положенных надбавок по данной должности.

     Графа 10 в ЗАО «Стройинвест-КР»останется пустой.

     После того как штатное расписание составлено, его подписывают начальник отдела кадров и главный бухгалтер.

2. Оформление приема, увольнения и перевода сотрудников ЗАО «Стройинвест-КП».

     Наиболее  многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:

     • прием, перевод и увольнение работников;

     • предоставление отпусков;

     • командирование.

     Прием на работу может производиться руководителем ЗАО «Стройинвест-КП», который наделен правом найма на работу. Трудовой договор заключается в письменной форме.

     При приеме на работу администрация ЗАО «Стройинвест-КП» требует от поступающего по мимо письменного заявления предъявления:

     а) трудовой книжки, а если данное лицо поступает на работу впервые, - справки о последнем занятии выданной по месту жительства;

     б) паспорта

     в) страховое свидетельство пенсионного страхования;

     г) документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

     д) документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

     Приказ  руководителя предприятия объявляется  работнику под расписку. При этом работник убеждается в правильности оформления заключенного трудового договора.

     При заключении трудового договора в ЗАО «Стройинвест-КП» устанавливается испытательный срок, продолжительность которого не превышает трех месяцев.

     Условие об испытании указывается в приказе о приеме на работу. Если это требование не выполнено, считается что испытание не установлено и работник окончательно принят с первого дня его работы.

     При неудовлетворенном результате испытания  освобождение работника производится без согласования с выборным профсоюзным  органом и без выходного пособия.

     При приеме на работу или переводе работника  в установленном порядке на другую работу отдел кадров ЗАО «Стройинвест-КП» обязан:

     а) ознакомить работника с поручаемой работой, условиями труда, его правами  и обязанностями (должностной инструкцией);

     б) ознакомить его с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором предприятия;

     в) провести инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене  труда, противопожарной охране и  другими правилами по охране труда.

     На  лиц, поступающих на работу впервые, заполняется трудовая книжка со дня приема на работу. Трудовые книжки ведутся на всех работников на предприятии, работающих свыше 5 дней.

     На  лиц, поступающих на работу, отдел кадров ЗАО «Стройинвест-КП» оформляет личное дело.

     Бланк трудового контракта заполняется и подписывается в двух экземплярах, один из которых храниться в отделе кадров, в личном деле работника, а другой экземпляр выдается работнику на руки.

     Подписанный и заверенный контракт служит основанием возникновения трудовых отношений. После заключения и надлежащего  оформления контракта издается приказ о приеме на работу, который объявляется  работнику под расписку.

     Вопросы оплаты, условий труда и отдыха, пенсионного обеспечения, медицинского обслуживания и т.д., являющиеся общими для всех категорий работников предприятия, должны отражаться и регулироваться условиями трудового договора, заключенного между администрацией и трудовым коллективом.

     При составлении контракта, в случае требований сторон, можно указать  конкретные трудовые обязанности работников.

     При заключении контрактов с испытательным  сроком работы сроки испытания не должны превышать оговоренных законодательством.

     В соответствии с трудовым законодательством  различают три вида перевода на другую работу⁶:

     а) перевод на другую работу на том  же предприятии;

     б) перевод на работу на другое предприятие;

     в) перевод на работу в другую местность.

     Эти виды перевода допускаются только с согласия работника. Согласие должно быть получено предварительно, до издания приказа о переводе, после ознакомления со всеми условиями той работы, на которую конкретно предполагается перевод работника.

     Переводом на другую работу, требующим согласие работника, следует считать поручение ему работы по соответствующей специальности, квалификации, должности либо работы, при выполнении которой изменяются размер заработной платы, льготы, преимущества и иные существенные условия труда, обусловленные при приеме на работу (заключении трудового договора).

     Не  допускается перевод работника  на другую работу в период его отсутствия на предприятии (отпуск, болезнь, командировка).

     Оформление  перевода работника на другое предприятие  производится в следующем порядке (разрешение на перевод дает руководитель, имеющий право найма на работу и увольнение):

     а) работник, давший согласие на перевод  или возбудивший ходатайство  о переводе, подает письменное заявление  на имя своего непосредственного  руководителя с изложением мотивов перевода и указанием предприятия, в котором он желает работать;

     б) его непосредственный руководитель рассматривает заявление и при  согласии на перевод отдел кадров оформляет соответствующие документы  – представление на перевод в двух экземплярах, заявление работника, характеристика;

     в) руководитель принимающего предприятия  после получения документов решает вопрос о приеме работника на работу и дает ответ руководителю предприятия, от которого получены документы на перевод;

     г) при получении согласия на перевод прежний руководитель издает приказ об освобождении работника от занимаемой должности.

     Перевод работника на другую работу на том  же предприятии может быть оформлен запиской о переводе.

     Увольнение  работника в ЗАО «Стройинвест-КП» производится по основаниям, предусмотренным Трудовым Кодексом РФ, с соблюдением установленных сроков заблаговременного письменного предупреждения о предстоящем увольнении и выплатой установленных компенсаций.

     Во  всех  случаях  днем  увольнения  работника  является  последний  день  его  работы  в ЗАО «Стройинвест-КП».

     Оформление  увольнения работника производится путем издания приказа об увольнении за подписью директора ЗАО «Стройинвест-КП» (Форма № Т-8), а также запиской об увольнении, имеющей силу приказа.

     В  последний  день  работы  кадровая  служба  обязана  выдать  работнику  трудовую  книжку, другие  документы,  связанные  с  работой,  по  письменному  заявлению  Работника.  К документам, связанным с работой, относятся  копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы в Организации и другие.

     Копии  документов,  связанных  с  работой,  должны  быть  подписаны  кадровой  службой  и в последний день  работы  работника финансовая  служба  обязана произвести  с работником окончательный расчет.

3. Учет личного состава и оформление личных дел ЗАО «Стройинвест-КП».

     Ведение личных дел работников не является обязательным в отношении всех категорий работодателей.

     Законодательство  РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной  службы. Порядок ведения личных дел  государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»⁷

     Личное  дело ведется в течение всего  периода работы сотрудника в ЗАО «Стройинвест-КП». Ведение личного дела предусматривает:

     - ведение записей в соответствующих разделах личного дела;

     - помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;

     - изъятие документов, надобность в которых миновала;

     - периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.

     Внесение  записей в документы личного  дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Все  записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью начальника отдела кадров и печатью предприятия.

     Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

     Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела.  

     Хранение  и учет личных дел организуются с  целью быстрого и безошибочного  поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

     Личные  дела включаются в номенклатуру дел  кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием  сроков хранения. В соответствии с  Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.

     Личные  дела хранятся в кадровой службе (в  приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел. В кадровой службе ЗАО «Стройинвест-КП» хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив.

     Доступ  к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и  их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре.