Сущность менеджмента

Учет  деятельности учреждения культуры 

Учет  и отчетность являются частью информационного  механизма менеджмента, связанного с характеристиками реальных результатов  деятельности фирмы. Учет - это характеристика итогов деятельности учреждения в утвержденной системе показателей. 

Роль  и значение учета и отчетности 

Правильно организованные учет и отчетность играют важнейшую роль в технологии менеджмента. Фиксируя итоги деятельности за определенный период, данные учета и отчетности создают информационную базу данных как для контроля, так и для  принятия последующих плановых и  других решений. Без опоры на эти  данные невозможна эффективная организация  заработной платы, задание системы  стимулирования. Без достоверных  данных учета и отчетности невозможна выработка норм и нормативов, создание нормативной базы. Сведенные в  региональном и общегосударственном  масштабе данные учета и отчетности создают основу для выработки  культурной политики, принятию решений по бюджету, для научно-теоретического анализа, выявления тенденций и закономерностей, действующих в социально-культурной сфере, ее отраслях, экономике и обществе в целом. 

Виды  учета и отчетности. Требования к  их организации 

Из определения  учета и отчетности видно, что  центральную роль в их организации  играет выбор системы конкретных показателей и принятие специального решения по утверждению их в качестве показателей учета и отчетности. Этим последние отличаются от показателей, фигурирующих в анализе, - там аналитик волен применить те показатели, которые  наиболее соответствуют целям анализа. В учете же речь должна идти о  стабильной системе характеристик.

Система учета и отчетности должна соответствовать  нескольким очевидным требованиям:

- показатели  учета и отчетности должны  соответствовать планируемым показателям,  иначе утрачивается единство  информационного механизма менеджмента;

- система  учета должна быть простой  и ясной, по возможности исключать  показатели, требующие расчет (это  функция анализа), и использовать  простые натуральные и стоимостные  показатели;

- учет  должен быть оперативен и своевременен - всякие «рисования» учета задним  числом создают почву для злоупотреблений;

- учет  должен быть максимально полным, т.е. охватывать все стороны  деятельности фирмы;

- данные  учета и отчетности должны  быть достоверными - как показывает  практика, наиболее сложное для  социально-культурной сферы требование.

В социально-культурной сфере действуют четыре вида учета  и отчетности: текущий (первичный, оперативный), статистический, бухгалтерский учет (и соответствующая отчетность), а также творческие отчеты. Бухгалтерский  учет является частью финансового контроля и настолько технологически специфичен, что образует достаточно развитую самостоятельную  дисциплину менеджмента, образующую самостоятельный  учебный курс. Кроме того, бухучету посвящен чрезвычайно широкий круг специальной литературы и материалов. Поэтому в данной работе рассматриваться  не будет. Следует помнить также, что все виды учета (отчасти, включая  и творческий отчет), так или иначе, но во все большей степени опираются  на использование современных компьютерных технологий. Существует веер АРМов (автоматизированных рабочих мест) по бухгалтерскому учету, статистике, текущему учету с соответствующим  программным обеспечением. 

Текущий учет  

Речь  идет об учете текущей (каждодневной) деятельности учреждения культуры. В  силу этого его также называют оперативным (в отличие от других - так или иначе, но эпизодических  видов учета и отчетности) учетом. Этот учет является базой, над которой  надстраиваются все другие виды учета  и отчетности - отсюда его еще  одно название - первичный.

С некоторой  степенью условности можно различать  два вида текущего учета: количественный и качественный. Количественный учет связан с учетом объемов выполненной  работы (количество мероприятий, посетителей, доход и т.п.). Типичным документом текущего учета в сфере культуры является журнал учета текущей работы. Обычно учет в нем ведется по следующим  позициям: порядковый номер, дата, наименование работы, время начала и окончания, количество посетителей, подпись ответственного лица, примечания. Регулярно (ежемесячно, ежеквартально) данные об объеме выполненной  работы суммируются с заполнением  специальных таблиц. Страницы такого журнала пронумерованы, прошнурованы и должны скрепляться печатью, так  как журнал является документом финансовой дисциплины. Хотя вести его могут  должностные лица, которым это  поручено, ответственность за достоверность, своевременность и полноту записей  в журнале несет руководитель организации. К другим документам текущего учета относятся списки коллективов, журналы посещения кружков и  коллективов, журналы дежурств и  другие документы, в которых ведется  учет работы в подразделениях и службах.

Что может  подтвердить записи в журнале  учета текущей работы? Не секрет, что в сфере культуры, в силу особенностей оказываемых услуг, имеются  возможности для «рисования»  учета, а значит и «липовой» отчетности. В качестве подтверждающих материалов могут выступать планы, программы, пригласительные билеты, сметы, сценарии, фотографии, видео- и киноматериалы, корешки путевок и квитанций - практически все материалы и  документы, сопровождающие ход подготовки и проведения конкретных мероприятий. Поэтому такие документы и  материалы также могут быть отнесены к текущему учету.

Качественный  учет - учет уровня и эффективности  проводимой работы. К его материалам и документам относятся справки  по итогам проверок, отзывы посетителей  и клиентов, рецензии и отзывы в  СМИ, результаты экспертных оценок и  т.п.

Примером  документа, в котором объединяются качественные и количественные характеристики выполненной работы, являются акты сдачи-приемки выполненной работы, подписанные представителями исполнителя  и заказчика, в которых фиксируются  объемы выполненных работ, их соответствие запланированным, наличие или отсутствие претензий заказчика к исполнителю  по объему и качеству выполненных  работ. Кроме того, в сфере культуры неоднократно предпринимались попытки  введения паспортов учреждений культуры, в которых систематически фиксировались  итоги и оценки их деятельности.  

Статистический  учет и отчетность 

На основе данных текущего учета регулярно (обычно один раз в год) составляется статистический отчет. Статистический отчет заключается  в заполнении специальной табличной  формы. Для каждого типа учреждений культуры заполняется своя типовая  форма статотчета согласно альбому  типовых форм Государственного Комитета по статистике (Госкомстата). В содержание такой формы входит подробная  инструкция по ее заполнению, так что  подготовка статистического отчета обычно особого труда не составляет - при условии хорошо налаженного  текущего учета. В противном случае оформление статотчета превращается в  «творчество» сомнительного характера.

Форма статотчета заполняется в трех экземплярах  по истечении отчетного года, подписывается  руководством фирмы и передается (высылается) в региональный орган  Госкомстата и вышестоящую ведомственную  инстанцию (учредителю). Один экземпляр  остается в архиве учреждения.

Вышестоящие инстанции иногда требуют в качестве приложения к статистическому отчету подробную пояснительную записку  о деятельности учреждения культуры (годовой информационный отчет). Госкомстату  такой отчет не требуется.

При всей уязвимости для критики действующих  форм статистической отчетности они  играют важнейшую роль, создавая информационную базу данных о состоянии и работе сферы культуры в региональном масштабе и масштабе страны в целом. Поэтому  статистические показатели не могут  произвольно меняться - в этом случае может наступить так называемый «обрыв в статистике» - ситуация, делающая невозможным прослеживание тенденций  развития, в том числе и в  историческом масштабе, затрудняет сопоставление  различных периодов развития сферы  и общества. 

Творческий  отчет 

В этом случае речь идет о специфических  мероприятиях, на которых учреждения демонстрируют образцы достигнутого уровня своей работы. Это могут  быть концерты, выставки, спектакли, фестивали, комплексные мероприятия. Подобные творческие отчеты могут проводиться  различного уровня: отдельных коллективов, мастеров и исполнителей, учреждений и организаций, могут быть отчетные акции регионального масштаба и  даже республиканского уровня («дни культуры»  или фестивали).

Творческий  отчет решает ряд задач:

- демонстрация  лучших образцов работы;

- оценка  итогов работы за определенный  период;

- реклама  и пропаганда (продвижение имиджа  и репутации) деятельности учреждения  и его самого; 

- вербовка  новых клиентов, потребителей и  активных участников деятельности  организации.

По своим  задачам творческий отчет переплетается  с public relations и вполне может рассматриваться  также как одна из форм PR.

Творческие  отчеты имеют место не только в  сфере культуры. Менеджмент практически  во всех других сферах и отраслях прибегает  к выставкам продукции, дням открытых дверей и другим акциям, носящим  характер творческого отчета.

Чтобы мероприятие могло рассматриваться  в качестве творческого отчета, оно  должно отвечать нескольким требованиям:

- на  нем должен быть продемонстрирован  лучший опыт работы;

- сценарий  проведения должен предполагать  возможность оценки демонстрируемых  образцов работы (экспертный опрос,  анкетирование посетителей или  участников, книгу отзывов, проведение  конференций и т.п.);

- итоги  творческого отчета, и особенно  оценки должны стать предметом  специального анализа (совещания,  семинара) для определения перспектив  дальнейшей деятельности.  
 

3)Культура, сфера культуры и менеджмент. 

Под менеджментом в данной работе понимается система управленческой деятельности, обеспечивающей успешное функционирование самых различных социальных институтов — организаций, призванных осуществлять некоторую социально значимую деятельность. Менеджмент имеет место практически во всех сферах жизнедеятельности общества (коммерческом и некоммерческом бизнесе, политике, науке, образовании, конфессиональной активности и т. д.). Технология, т. е.

конкретные  способы осуществления менеджмента, зависят от социально-экономического развития общества и конкретной сферы, информационного обеспечения, действующего законодательства и целого ряда других факторов. 

КУЛЬТУРА  И СФЕРА КУЛЬТУРЫ. 

О культуре в данной работе говорится в двух планах. Во-первых, в широком смысле, как о способе бытия человека в качестве социального существа, как о системе порождения, сохранения и трансляции вне генетически наследуемого социального опыта. В этом плане культура образует материальную и духовную среду, способствующую формированию и возвышению человеческой личности. Во-вторых, в узком — «отраслевом» — смысле, как о конкретной сфере жизни общества (сфера культуры), включающей сохранение и использование культурно-исторического наследия (музейное, библиотечное и архивное дело, национальные и местные традиции, праздники и т. д.),художественное образование и детское творчество, искусство, творческую (преимущественно художественную) деятельность, исполнительство, концертную деятельность, организацию досуга и развлечений, любительство, этнографические искусства и ремесла, а также деятельность,

их обеспечивающую (экономика культуры, право, финансирование, управление, информация, подготовка и  переподготовка профессиональной среды, развитие материально-технической  базы и т. п.). Деятельность в сфере  культуры осуществляется организациями, учреждениями, предприятиями различной  ведомственной принадлежности (государственными, муниципальными, частными, общественными  организациями) и формы собственности, а также частными лицами. В дальнейшем все они, краткости ради, часто  будут именоваться фирмами.