Система информационных технологий в гостиничном бизнесе

  Система Fidelio FO предоставляет возможность составлять различного рода отчеты и прогнозы, которые необходимы для дальнейшего планирования деятельности гостиницы. Прогнозирование является важной функцией Службы бронирования гостиницы Орзу, так как от правильного составления прогноза зависит правильное координирование работы остальных служб гостиницы. Все службы гостиницы находятся в тесной взаимосвязи. Поэтому увеличение или уменьшение загрузки гостиницы ведет к изменению графика работы всех служб. На основании прогнозов такие службы, как хозяйственная, служба ресторана и другие, составляют расписание работы персонала, число работающих в день, а также в ресторане прогнозируется потребление продуктов питания на основании предполагаемой загрузки.

  Прогнозирование загрузки гостиницы делается на основании  данных предыдущих периодов. В гостиницах с помощью системы Fidelio FO составляются следующие виды отчетов:

  Ежедневный  отчет об активности. В этом отчете представлена сравнительная информация о деятельности данной гостиницы  с остальными гостиницами одного типа данного региона. Первая часть данного отчета содержит информацию об активности гостиницы за прошедший день. В нее включены данные о числе проданных номеров (разбивка идет по сегментам рынка), о полученных прибылях от каждого сегмента рынка. Во второй части содержится информация о деятельности других гостиниц, включающая в себя количество проданных номеров, процент загрузки и среднюю стоимость номера за этот день. Этот отчет дает возможность получить полную картину деятельности гостиниц данного региона. На основании данных этого отчета составляются некоторые прогнозы.

  Рассмотрим  график загрузки гостиницы на период с января 2009 года по август 2009 года (График № 2). Пунктирной линией обозначена прогнозируемая загрузка, рассчитанная службой отдела бронировании совместно с отделом маркетинга на основании данных о загрузках за прошлый год и информации о проведении запланированных мероприятий в городе. Сплошная линия показывает реальную загрузку гостиницы на этот период. График наглядно показывает на сколько точно можно рассчитать уровень загрузки, правильно используя имеющуюся информацию.

  

  График  № 2. Сравнительные графики планируемой  и реальной загрузки гостиницы Орзу на период с 1 января по 31 августа 2009 года.

 

  Отчет об изменении спроса. Этот отчет  позволяет проанализировать, как  изменялась загрузка гостиницы после  каждого прошедшего дня. Обычно анализ спроса начинается за полтора месяца до обозначенного дня. Этот отчет  заполняется ежедневно и дает возможность наглядно представить  динамику роста спроса на номера. Разбивка этого отчета идет обычно по дням недели. Это делается для того, чтобы можно  было спрогнозировать возможное  число забронированных номеров. Информация группируется таким образом, чтобы можно было сравнить изменение  загрузки гостиницы с предыдущими  днями.

  Девятидневный прогноз. Этот прогноз составляется на последующие девять дней. Он базируется на ежедневном отчете об активности. Сравнивая  данные о загрузке предыдущих периодов с темпами роста загрузки, полученных из отчета об изменении спроса, имеется  возможность спрогнозировать загрузку гостиницы на ближайшие периоды. Прогноз делается с учетом событий, влияющих на загрузку (выставок, конференций  и т.д.). Прогноз учитывает не только возможный процент загрузки гостиницы, но и возможную прибыль от различных  сегментов рынка. При этом прогнозируется средняя стоимость номера.

  Ежемесячный отчет. Это статистическое подведение итогов прошедшего месяца. Оно делается на основании ежедневных отчетов  по продажам. Прибыль, полученная от продажи  номеров, суммируется, подсчитывается число проданных за месяц номеров. На основании этих данных вычисляются  средняя стоимость номера и средний  процент загрузки.

  В системе Fidelio FO предусмотрено соблюдение конфиденциальности при работе с информацией, т. е. для каждого пользователя существует определенный набор модулей системы, с которыми он может работать.

  Идентификация пользователя происходит посредством  имени и пароля.

  Для удобства в системе предусмотрено  «запирание» (реализовано через  клавишу F8) системы пользователем (в  случае недолгого отсутствия на рабочем  месте), для последующей работы нужно  ввести имя и пароль.

  Также в системе ведется журнал операций, т.е. имеется возможность вывести  отчет о действиях каждого  пользователя в системе за интересуемый период. Кроме того, карточка гостя, бронь, начисление имеют поле, куда проставляется имя создавшего их оператора (пользователя).

  Достоинством  системы Fidelio FO является наличие связи с другими системами и внешними устройствами.

  1.  Программный интерфейс с ресторанной системой Micros позволяет закрывать счета в ресторанах, барах и в других точках продажи на номер клиента, если он проживает в гостинице. Интерфейс устроен таким образом, что при закрытии чека в ресторанной системе Micros официант или бармен может выбрать вид оплаты «Отнесение на комнату», проверить, кто в данный момент проживает в этой комнате, и, получив подпись клиента, отправить начисление на его счет в гостинице. Вместе с суммой начисления на счет клиента попадают название точки продажи, дата и время закрытия чека, номер чека, а в случае работы расширенного интерфейса и детали чека (т.е. подробный счет из ресторана с перечислением блюд и цен). Начисления попадают на счета клиентов в режиме on-line, т. е. сразу же. Это приносит огромные удобства как клиентам гостиницы (не нужно носить с собой наличные, предоставляется возможность расплачиваться по своим счетам один раз и т.д.), так и руководству гостиницы (оперативно получать финансовую информацию).

  2.  Интерфейс с программным обеспечением телефонной станции гостиницы работает с несколькими видами АТС, используемых в гостиницах (в том числе с телефонной станцией Meridian). Такой интерфейс позволяет контролировать телефонные звонки клиентов гостиницы, автоматически начислять на счета клиентов плату за телефонные разговоры в соответствии с заведенной тарифной сеткой.

  3.  Интерфейс с бухгалтерскими системами позволяет автоматически делать проводки в бухгалтерской системе. Это сильно облегчает работу бухгалтера, так как по правилам ведения учета бухгалтер обязан показывать реализацию ежедневно, отдельно по каждому типу клиентов, а это в зависимости от величины гостиницы, ее загрузки и спектра предоставляемых услуг до сотни проводок ежедневно. Существуют программные интерфейсы к таким бухгалтерским системам, как SUN и SCALA.

  4.  Программный интерфейс с телевизионными системами.

  5.  Программный интерфейс с ресторанной и складской системой Fidelio F&B позволяет персоналу ресторана получать информацию о загрузке гостиницы и планировать количество посетителей ресторанов и баров.

  6.  Программный интерфейс с инженерной системой Fidelio eng позволяет оперативно отслеживать состояние номерного фонда.

  7.  Программный интерфейс с системой автоматического запирания и отпирания дверей в номерах позволяет отпереть дверь любого номера в случае, если произведена операция заселения.

  8.  Программный интерфейс с системой электронной авторизацией кредитных карт.

  Компьютерная  система Fidelio — одна из самых популярных систем, используемых в гостиничном хозяйстве, число ее пользователей в мире превышает 7,5 тыс. В России, СНГ и странах Балтии имеется 95 установок.

  3.2.2 Автоматизация ресторанного и  складского учета в гостинице  Орзу

  Для автоматизации ресторанного и складского учета в гостинице Орзу используются системы Fidelio F&B.

  Система Fidelio F&B позволяет: работать с поставщиками (заказы, поставки); вести учет товаров на продовольственных складах; вести меню, используемое в ресторанах и барах; проводить калькуляцию рецептов блюд; производить расчет банкетного меню; производить инвентаризацию на складах гостиницы; на основе данных о продажах проводить автоматическое списание товаров со склада в соответствии с заведенными в систему рецептами; получать отчеты о работе складов.

  Система Fidelio F&B является программой для продуктового склада, но ее можно использовать без ограничений и для непродовольственных складов.

  В системе существует несколько основных понятий, которые рассматриваются  ниже:

  Склад заводится в системе с определенным именем и номером. В системе указывается, является ли он основным (куда осуществляется приход от поставщиков) или складом  точки продажи (с него автоматически  будут списываться товары, проданные  через данную точку продажи).

  По  данным Fidelio F&B зимой и весной наибольшую прибыль приносит ресторан гостиницы Орзу, однако в летние месяцы бар гостиницы пользуется большим успехом (См. График № 3).

  

  График  № 3. Доход от Отдела Питания.

  Товар описывается в системе как  объект прихода от поставщиков. Он может  принадлежать той или иной группе товаров, входить или не входить  в калькуляцию рецептов, для него определяются складские и рецептурные  единицы.

  Блюдо — объект продаж, имеющее название и номер. Для каждого блюда  существует рецепт приготовления. Любое  блюдо, имеющее рецепт, может входить  в рецепт другого блюда.

  Рецепт  — список товаров или подрецептов с указанием количества потребления. Рецепт однозначно привязан к блюду, без него рецепт существовать не может. Рецепт имеет себестоимость. В нем может быть указан для каждого товара фактор потерь, склад для списания, а также способ приготовления блюда.

  Точка продажи — бар, ресторан, кафе или  столовая, где будут продаваться  блюда. Точке продажи может быть определен склад для списания.

  Система Fidelio F&B имеет интерфейсы с системами Fidelio FO и Fidelio eng, а также с системой Micros.

  Данные  о продажах, потреблении товаров  с детализацией по точкам продажи  и по складам можно получить из отчетов системы Fidelio F&B.

  В системе предусмотрено наличие  программного интерфейса с бухгалтерскими программами, в которые переносятся  следующие данные: о приходах товаров  на склад; о возвратах товаров  поставщику; о передаче товаров в  производство; о возврате товаров  из производства; о списании испорченных  товаров; о списании себестоимости  проданных блюд.

  К основным преимуществам систем Fidelio относятся:

  возможность интегрирования многих отдельных участков в один глобальный комплекс;

  наличие версий программ на русском языке;

  широкая функциональность данных систем;

  удобство  и быстрота работы для пользователей;

  удобства  и быстрота обслуживания, наглядность  и различные формы выставленных счетов для клиентов;

  конфиденциальность  хранения информации.

  Стоимость системы зависит от числа номеров  в гостинице и от набора модулей  системы. Для гостиницы, имеющей  порядка 100 номеров, стоимость системы  составляет примерно 30 тыс. долл. В эту  сумму входят установка, настройка, поддержка системы, обучение пользователей.

 

  3.3 Средства коммуникации и связи

  3.3.1 Классификация средств оргтехники  в гостинице Орзу

  Любая система управления может быть представлена в виде схемы, приведенной на рис. №1.

  

  Рис. №1. Схема управления

  В систему управления входят такие  основные элементы, как субъект управления СУ и объект управления ОУ, между  которыми существуют прямая и обратная связь.

  Прямая  связь — это те команды и  распоряжения, при помощи которых  субъект управления воздействует на объект управления, т. е. управляет им.

  Обратная  связь необходима для того, чтобы  субъект управления мог оценить, как выполняются распоряжения, т. е. осуществляется оценка результатов  воздействия.

  Если  рассматривать управление как систему, то необходимо учитывать те случайные  воздействия (возмущения), которые могут  влиять на систему как из внешней среды, так и появляться внутри самого объекта управления. Таким образом, для того чтобы успешно осуществлять управление любыми объектами, в том числе и предприятиями туристской индустрии, необходимо постоянно осуществлять сбор информации, ее хранение, обработку и передачу. Для успешного осуществления этого процесса применяются различные средства оргтехники.

  Оргтехника  — это технические средства, используемые для механизации и автоматизации  управленческих и инженерно-технических  работ. В широком смысле к оргтехнике можно отнести любое приспособление (прибор, устройство, инструмент), которое  используется в офисе фирмы, начиная  от ручек и карандашей и заканчивая компьютерами и сложной электронной  оргтехникой.