Разделение труда в сфере управления и функциональный подход в менеджменте

   Организация 

         Следующий функцией процесса управления является организация.

   Ее  задачи:

• деление организации на части и делегирование выполнения общей управленческой задачи путем распределения ответственности и полномочий;
• формирование организационной струкиуры организации, налаживание взаимодействия ее элементов;
• создание условий для формирования определенной организационной культуры организации;
• организация выполнения принятых решений;
• текущая организация производственного, торгового и иных процессов;
• обеспечение деятельности организации всеми видами ресурсов;
• преобразование системы в ходе развития из менее организованного состояния в более организованное (техническое перевооружение, реконструкция предприятия и т. д.).

     При этом важное значение имеет рациональная организация управленческих процессов. Эти процессы подразделяются на основные, вспомогательные и обслуживающие. При этом в качестве предмета труда выступают управленческое решение, информация, документы. Если операция направлена на изменение параметров предмета труда, то процесс является основным. К обслуживающим управленческим процессам относятся накопление, контроль и передача предмета труда, к вспомогательным – операции, в результате которых создаются нормальные условия для выполнения основных и обслуживающих процессов.

   Основными условиями рациональной организации управленческих процессов являются:

• пропорциональность;
• непрерывность;
• наличие целей;
• эластичность действий;
• устойчивость;
• разделение труда;
• кооперация труда;
• соблюдение норм управляемости;
• делегирование обязанностей и полномочий;
• параллельность;
• прямоточность (информационных потоков);
• ритмичность;
• концетрация однородных предметов труда в одном месте;
• гибкость процессов.

   Так, при пропорциональности достигается  равная пропускная способность разных рабочих мест одного процесса, соразмерное обеспечение рабочих мест информацией, материальными ресурсами и т.д.; при параллельности – совмещение операций во времени, при прямоточности – оптимальный путь прохождения предметов труда, информации и т.д.; при ритмичности – равномерность выполнения управленческих процессов во времени; при непрерывности – максимальное использование рабочего времени для выполнения управленческих процессов и т.д.

   Важное  условие рациональной организации  управления – делегирование менеджером полномочий подчиненным, которые будут принимать решения в порученных им областях.

   Делегирование означает передачу задач и прав на принятие решений лицу, которое принимает  на себя обязанность по их выполнению. Делегирование имеет фундаментальное  значение для функционирования организации  и роста эффективности управления.

   Процесс делегирования полномочий включает следующие действия:

• определение отдельных результатов;
• распределение обязанностей;
• делегирование необходимых полномочий и возложение обязанностей по достижению необходимых результатов.

  Мотивация 

      Мотивация  (от греч. motiv, от лат. moveo – двигаю) – процесс побуждения себя и других людей к деятельности для достижения целей организации и личных целей.

     Руководителя  всегда мотивировали своих работников, осознавали они это или нет. В древние времена для этого служили хлыст и угроза, для избранных – награды.

     До 20 века было распространено мнение, что  люди будут работать лучше, если им предоставить возможность зарабатывать больше. Считалось, что мотивация  в основном заключается в предложении  соответствующих денежных вознаграждений в обмен на прилагаемые усилия. Однако последующие исследования выявили  экономическую несостоятельность  такого подхода и показали, что  мотивация является результатом  сложной совокупности потребностей. Для того, чтобы мотивировать работников, руководителю следует определить их потребности, которые удовлетворяются через хорошую работу.

   Методы  управленческой мотивации можно  разделить на:

• методы экономической мотивации – зарплата, премия, льготы, проценты, участие в прибылях, пакет акций, доплата и др.;
• методы социальной мотивации – общественное признание, благодарность, восхищение, обожествление и т.д.;
• методы психологической мотивации – ощущение собственной значимости, безразличие, ущербность, ненужность и др.;
• методы властной мотивации – повышение в должности, предоставление дополнительных полномочий и др.;
• социально-психологические методы – повышение социальной активности, обмен опытом, критика, деловая, управленческая и профессиональная этика и т.д.;
• методы моральной мотивации – личное или публичное признание, похвала и критика;
• метод проектирования и перепроектирования (обогащения) работ;
• метод вовлечения сотрудника в управление;
• методы изучения мотивации и мотивов – экспериментальные методы, методы оценки поведения и его причин со стороны, методы изучения (беседа, опрос, анкетирование) и проч.

   Мотивацию можно рассматривать двояко, как:

• определение и создание условий, причин, побуждающих к эффективному труду с учетом потребностей, психологии, поведения человека и группы;
• процесс, начинающийся с физиологической или психологической нехватки или потребности, которая активизирует поведение или создает побуждение, направленное на достижение цели или получение вознаграждения.

   При этом процесс мотивации можно  представить в виде шести следующих  одна за другой стадий:

• возникновение потребности;
• поиск путей устранения потребности;
• определение целей действия;
• осуществление действия по удовлетворению потребности;
• получение вознаграждения за осуществление действия;
• удовлетворение, устранение потребности.

   Мотивы  – это то, что вызывает определенные действия человека и находится «внутри» него, их можно классифицировать по следующим основаниям:

• по видам активности;
• по времени проявления;
• по видам потребностей человека;
• по установкам личности;
• по структуре;
• по функциям;
• по ведущему мотиватору.

   Процесс мотивации объясняют прежде всего  содержательные теории мотивации. В них выявляются основные потребности, побуждающие людей к действию, особенно при определении объема и содержания работы. При разработке концепций мотивации наибольшее значение имели работы А. Маслоу, Ф. Герцберга и Д. Мак-Клелланда.

   В развитии теории А. Маслоу (см. прил 2. Иерархия теории Маслоу), М. Мескон, М. Альберт и Ф. Хедоури предложили методы удовлетворения потребностей высших уровней работников на предприятии, а именно:

   социальные  потребности:

1. Давать сотрудникам такую работу, которая позволила бы им общаться.
2. Создавать на рабочих местах дух единой команды.
3. Проводить с подчиненными периодические совещания.
4. Не статься разрушать возникшие неформальные группы, если они не наносят организации реального ущерба;
5. Создавать условия для социальной активности членов организации вне ее рамок.

потребности в уважении:

1. Предлагать подчиненным более содержательную работу.
2. Обеспечить им положительную обратную связь с достигнутыми результатами.
3. Высоко оценивать и поощрять достигнутые подчиненными результаты.
4. Привлекать подчиненных к формулировке целей и выработке решений.
5. Делегировать подчиненным дополнительные права и полномочия.
6. Продвигать подчиненных по служебной лестнице.
7. Обеспечивать обучение и переподготовку, которые повышают уровень компетентности;

потребности в самовыражении:

1. Обеспечивать подчиненным возможности для обучения и развития, которые позволили бы полностью использовать их потенциал.
2. Давать подчиненным сложную и важную работу, требующую от них полной отдачи.
3. Поощрять и развивать у подчиненных творческие способности.

   Кроме указанных содержательных теорий существуют также процессуальные теории. Они говорят о том, как строится процесс мотивации и как можно мотивировать людей на достижение желаемых результатов. В них анализируется то, как человек распределяет усилия для достижения целей и выбирает вид поведения в процессе их реализации. Согласно этим теориям поведение личности является также функцией его восприятия и ожиданий, связанных с данной ситуацией, и возможных последствий выбранного им типа поведения.

   Признание получили следующие основные процессуальные теории мотивации: теория ожиданий, теория равенства, модель мотивации Портера-Лоулера  и концепция партисипативного управления.

   Очевидно, что система мотивации или  стимулирования труда работника должна учитывать элементы всех рассмотренных теорий. Действия по мотивации должны включать экономическое и моральное стимулирование, обогащение самого содержания труда и создание условий для проявления творческого потенциала работника и их саморазвития. Осуществляя эту функцию, менеджеры должны постоянно воздействовать на факторы результативной работы членов трудового коллектива. К ним в первую очередь относятся:

• разнообразие работы по содержанию;
• рост и расширение профессиональной квалификации работающих;
• удобные графики работы;
• удовлетворение от полученных результатов;
• возможности проявления инициативы и осуществления самоконтроля;
• повышение ответственности работающих;
• продвижение по службе и т.д.

   Каждому менеджеру следует знать весь спектр потребностей современного работника, а также знать, с помощью каких  органов (субъектов) управления должны удовлетворяться те или иные потребности. А именно:

• какие потребности работника можно удовлетворять за счет или на уровне всей организации;
• какие потребности должны удовлетворяться за счет государства;
• какие потребности работника нужно удовлетворять с помощью менеджера.

   Это поможет менеджеру устанавливать диапозон своих возможностей, выбирать подходящий для этого стиль руководства.

   Следует помнить, что система вознаграждения, применяемая к одному работнику, может не подойти для другого. Менеджер должен уметь применять  те или иные методы стимулирования к тем или иным работникам. 
 

   Контроль 

         Функция процесса управления контроль устанавливает степень соответствия принятых решений фактическому состоянию системы управления, реально достигнутых результатов и целей запланированным, выявляет отклонения и их причины. Поэтому на рис. 1 стрелка, исходящая от контроля, идет к планированию.