2.1. АНАЛИЗ СТИЛЕЙ УПРАВЛЕНИЯ ООО «ОЛИМПИЯ» И ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ

     2.1.1 Организация личной работы руководителя

     ООО «ОЛИМПИЯ» - это небольшое производственно-торговое предприятие, его руководитель или (как это прописано в штатном расписании) директор является основоположником деятельности фирмы. Еще несколько лет назад в организации было всего три сотрудника: директор, швея и разнорабочий. Т.е. руководитель совмещал в себе большое количество должностей, налаживал производство с самого начала и до самого конца. И теперь относится к результату своего труда, как к собственному ребенку. В настоящее время штат сотрудников значительно увеличился: теперь в фирме есть и менеджеры, и бухгалтер, и технолог, и дизайнер, и делопроизводитель, а также достаточное количество работников на производстве, но даже при этом руководитель ООО «ОЛИМПИЯ» является не только грамотным управленцем, его интересует весь процесс работы до последних мелочей. Каждый день, утром руководитель проводит планерки, конференции. Они как правило носят кратковременный характер (максимум 15 мин.) и повторяемость. На них докладывается проделанная работа за предыдущий день и решается, что делать на сегодняшний день. Основными требованиями здесь являются краткость изложения и максимальная информативность.

     Совещания, в противоположность планеркам, более долговременны и не носят, как правило, столь повторяющегося характера. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной формой выработки групповых решений. От того насколько эффективно он проводятся, зависит качество принятых решений. Спланированные и организованные определенным образом совещания помогают, уменьшит потери времени и повысить качество вырабатываемых решений. При подготовки к совещанию директору ООО «ОЛИМПИЯ» необходимо:

 Четко  и однозначно определить тему  совещания и ее цель;

 Можно  ли за одно совещание решить  несколько вопросов;

 Тщательно  разработать повестку дня, выбрать наиболее целесообразную последовательность вопросов;

 Заранее  познакомить участников с теми  фактами, которые могут обсуждаться в ходе дискуссии;

 Как  можно раньше послать приглашение  участникам;

 Выбрать  помещение для заседаний (кабинет руководителя или специальная комната) с хорошей вентиляцией и нормальной температурой;

 Участникам  совещания выработать возможные  решения по предлагаемым вопросам.

     Четкие  планирование, подготовка и проведение беседы займут меньше времени, чем случайная беседа.

     Последовательность  вопросов, рассматриваемых на совещании, руководитель планирует учитывая, что в ходе совещания, в зависимости от его продолжительности, снижается работоспособность участников. Так пик работоспособности наблюдается через 15 - 20 мин. после начала совещания. Затем производительность падает и через 1,5 часа почти полностью исчезает.

     Для эффективности деловой беседы руководитель ООО «ОЛИМПИЯ» приглашает только тех, кто непосредственно нужен при обсуждение вопросов. При проведении совещаний необходимо учитывать, что слишком большое количество участников скажется отрицательно на ходе совещания. Оптимальное количество от 5 до 12 человек, в зависимости от решаемых вопросов. Любое совещание заканчивается протоколом совещания, где отражается исполнители, их действия и другая информация.

 

2.1.2 ВЕДЕНИЕ  ТЕЛЕФОННЫХ РАЗГОВОРОВ РУКОВОДИТЕЛЯ.

     Телефон — важное средство эффективности управленческого труда, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании им именно телефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4 до 27% рабочего времени.

     Искусство в пользовании телефоном состоит  в максимальной экономии времени на телефонные беседы при максимальной реализации предоставленных телефоном возможностей.

     Большую помощь при телефонном обслуживании оказывает руководителю ООО «ОЛИМПИЯ» правильно организованный справочный аппарат. Для этих целей он  использует  компьютер. Кроме этого руководителю удобно иметь при себе личный справочник с адресами и телефонами, который регулярно должен проверяться, обновляться и дополняться. В личном справочнике кроме фамилии, имени и отчества абонента (по алфавиту) целесообразно указать его должность или дело, с которым он связан.

     Длительность  деловых телефонных переговоров должна быть предельно минимальной при максимальной информативности.

     Для того чтобы телефонный разговор продолжался  минимальное количество времени, нужно его тщательно спланировать,что и делает директор ООО «ОЛИМПИЯ» .Предварительно составляет короткую наметку и подбирает необходимые материалы, продумывает  разговор и записывает основные вопросы, которые он собирается выяснить, а также вопросы, которые могут возникнуть в ходе беседы.

     Недостающую зрительную связь люди обычно стремятся  восполнить излишним многословием или привлечением к разговору посторонних, что удлиняет беседу. Большинство телефонных разговоров можно уложить в три минуты, максимальная продолжительность их пять-шесть минут.

     В заключение необходимо отметить, что  все телефонные звонки должны проходить через секретаря, который перенаправляет звонки в то или иное подразделение и переключает на руководителя ООО «ОЛИМПИЯ», если звонки предназначены для него. Это позволяет сэкономить время руководителя.

 

2.1.3 СОДЕРЖАНИЕ ТРУДА РУКОВОДИТЕЛЯ.

     Мы  рассмотрели особенности работы руководителя ООО «ОЛИМПИЯ», но для эффективной организации труда необходимо выяснить, чем занимается руководитель в течение рабочего дня. Как уже было отмечено выше рабочий день руководителя не лимитирован и разнообразен.  Если представить в общем виде, то можно сказать, что руководитель ООО«ОЛИМПИЯ» в течение своего рабочего дня выполняет следующие виды работ (по данным разных источников):

 Запланированные  заседания, встречи   » 60 - 65% ;

 Разговоры  по телефону  » 3 - 6% ;

 Работа  с документами » 17 - 22% ;

 Поездки,  осмотры » 3 - 7% ;

 Незапланированные  встречи » 7% ;

 Отдых » 2% ;

 Потери  времени » 2%.

     Приведенные выше данные характеризуют общую  ситуацию и варьируют в зависимости от особенности труда. Руководитель, занимаясь анализом трудового процесса, учитывает особенности своей организации. Для всестороннего и полного анализа затрат рабочего времени необходимо проводить постоянную работу по учету затрат.  

     Для удобства рассмотрения организации  работы руководителя ниже приведем его план работы на одну из недель 2008г.

(Приложение  № 3)

     Исходя  из вышеприведенного планирования вполне возможно определить деловые контакты руководителя, форму ведения совещаний, прием посетителей, контроль исполнения заданий, наличие делегирования полномочий, технику управления, планирование затрат рабочего времени:

     Директор  ООО «ОЛИМПИЯ» часто сам напрямую общается с поставщиками материалов и продукции, участвует в заключении договоров и проверке добросовестности поставщиков» В тоже время он не упускает возможности обговорить самостоятельно вопросы сотрудничества с наиболее крупными покупателями, готов идти им на встречу по созданию нестандартных продуктов и новых проектов, не поставленных на поток в производстве. Руководитель четко планирует свое рабочее время, распределяя работу с текущими документами в промежутки между встречами, совещаниями, приемами посетителей. Также он интересуется новшествами в производстве подобной продукции другими Российскими и зарубежными производителями, старается перенять наиболее удачные разработки и заинтересовать ими сотрудников. Он часто бывает на производстве, знает его технологии и некоторые нюансы. Осуществляет четкий контроль за исполнением поручений. Использует в своем руководстве не только материальные, но и моральные методы стимулирования, т.е. работает по принципу: «стимулирование к действиям посредством оплаты труда эффективно только в первые пол года работы человека на новом месте, деле же без морального стимулирования не обойтись».

 

2.2 Организация и методы управления персоналом. Влияние стиля руководства деятельности организации

     Управление  персоналом в ООО «ОЛИМПИЯ» осуществляется директором. В его компетенцию  входит прием и увольнение сотрудников, повышение их квалификации, материальное и моральное стимулирование, контроль.

     На  первый взгляд может показаться, что  фирмой управляет авторитарный руководитель, использующий жесткие методы руководства, Но на деле все не совсем так. Директор ООО «ОЛИМПИЯ» - руководитель строгий, но справедливый, заинтересованный и в некотором роде демократичный. Он в фирме является лидером, причем лидером не только формальным, но и неформальным, т.е. имеет авторитет у подчиненных. Он не боится расширять полномочия своих подчиненных, справедливо оценивает их успехи, умеет правильно реагировать на критику, крайне редко использует в работе метод принуждения - ему достаточно просьбы.

     При определении стиля руководства  предприятием несложно определить, что  это демократический стиль или (если исходить из концепции Врума-Йотона) стиль «консультативно-групповой». В своей работе руководитель использует в основном экономические и социально-психологические методы и крайне редко организационно-распорядительные. Метод деллигирования полномочий и метод мозговой атаки также имеют место в управлении.

     Очень часто говорят: «если хочешь узнать, какой стиль и метод руководства  выбрал руководитель, просто посмотри на его стол для совещаний». Стол для совещаний в кабинете директора  ООО «ОЛИМПИЯ» занимает особое почетное место - это стол в форме эллипса с расставленными вокруг него одинаковыми офисными стульями, (рис.1) 

 
 

Рис.1 Стол для совещаний 

ООО «ОЛИМПИЯ» 
 
 

      Т.е. за столом нет ярко выраженного места  руководителя, все сидящие за ним  имеют равные условия, что особенно хорошее подходит для демократического «консультативно-группового» стиля руководства.

      Коллектив ООО «ОЛИМПИЯ» дружный и работоспособный, вместе работают, вместе боятся с конфликтами  и неудачами, вместе радуются победам. За три года полноценной работы предприятия  они добились значительных успехов, создано множество' новых товаров, осуществлен не один большой проект, рентабельность производства значительно превышает нормативные значения. И если в дальнейшие годы у руля ООО «ОЛИМПИЯ» будет продолжать стоять разумный, знающий, опытный лидер- руководитель фирме будет куда расти и развиваться.

 

ВЫВОДЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ

 

     Современное развитие общества показывает, что  успешная деятельность организации во многом зависит от умелого и грамотного руководителя.  В свою очередь необходимо помнить, что любая организация представляет собой единое целое и если работу самого руководителя не организовать должным образом,  то руководитель  не сможет работать эффективно, что несомненно повлияет на работу всей организации.    

     Если  руководитель не спланирует и правильно не организует свою работу, то это приведет к потерям рабочего времени, лишнему перенапряжению и в конечном счете скажется на качестве управления. Руководитель располагает определенным фондом рабочего времени в течение дня. Продолжительность рабочего дня руководителя, как уже отмечалось ранее строго не лимитированна, но все же ограничена и необходимо спланировать свою работу таким образом, чтобы рабочий день не растянулся на 14 -15 часов.

     Прежде  всего необходимо отметить, что производительность руководителя в течении рабочего дня различна. Так пик производительности приходится на период между 10 и 11 часами. Затем производительность падает. После обеда (между 12 и 13 часами) производительность несколько возрастает, но после 14 часов заметно идет на спад. В соответствие с этим необходимо важные решения принимать в период максимальной работоспособности.