Организация информационного обеспечения процессов управления персонала в ОАО «Автотрейдинг»

- формирование планов повышения квалификации сотрудников

и карьерного роста;

- ведение журналов: принятых на работу, уволенных, претендентов на вакансии, вакансий, должностных инструкций,

должностей, должностных квалификационных требований, плана переподготовки кадров;

- подготовка аналитических записок о соответствии квалификации сотрудников занимаемым должностям;

- ведение списков сотрудников для назначения на комиссию по

переаттестации;

- подготовка отчетов по превышению штатной численности;

- подготовка отчетов по причинам увольнений;

- формирование сведений о вакантных местах [22]. 
 
 
 

1.3 ИТ решения задач  управления персоналом в корпоративных организациях 

     Производственный  менеджмент как система реализации управленческих решений на предприятии. Организационная, экономическая

и технико-экономическая  сущность производственного менеджмента;

ее отражение  в функциях управления. Основные функции организационного и технологического управления.

     Функциональные подсистемы и  блоки функциональных задач организационного управления. Технологическое управление как функциональная подсистема информационной системы предприятия.

     Информационное взаимодействие функциональных задач производственного менеджмента. Особенности движения информации в информационных технологиях производственного менеджмента.

     Специфика выполнения операций  сбора и регистрации информации в информационной технологии; значение автоматической идентификации информации на основе использования штриховых кодов.

     Организация обработки информации в информационных системах управления; прикладные программы для производственного менеджмента. Корпоративные вычислительные сети как организационная форма

автоматизации производственного менеджмента; роль автоматизированного рабочего места специалиста-менеджера [29].

Понятия "корпоративные информационные технологии", "корпоративные системы управления", "корпоративная стратегия в области информационных технологий" и др. активно обсуждаются высшим руководством не только на Западе, но и в большинстве российских компаний.

     Наблюдается выраженная тенденция замены бумажных документов более эффективными электронными процессами. Все больше компаний получают возможность высокоскоростного  подключения к Интернету. Электронная  почта становится обычным способом внутрикорпоративной и внешней связи. Движение денежных потоков, заключение договоров, оформление заказов, оплата счетов все шире приобретают электронный характер. Активное применение Интернет-технологий меняет все, в том числе и способы взаимодействия между сотрудниками компании, с партнерами, поставщиками, клиентами.

     Усиливающаяся конкуренция заставляет компании идти на большие затраты в области  информационных технологий, однако многие из них не приносят ожидаемых результатов. Выделиться среди конкурентов сейчас можно по сумме факторов: качеству проектирования продукции и услуг, эффективности использования обратной связи с потребителями для улучшения продуктов и услуг, скорости совершенствования производственных и управленческих процессов, качеству маркетинга и эффективности управления распределением продукции и текущими запасами.  

     Около 30 лет ведутся споры о связи  между информационными технологиями и организациями, в которых они  используются, а также о том, что  является первичным - организационное  построение или информационные технологии. Сегодня уже можно с уверенностью сказать, что при данном уровне информационных технологий первичны бизнес-процессы, организованные с их помощью и, приступая к преобразованиям в компании, необходимо сначала спроектировать эффективные бизнес-процессы, а затем приступать к изменению организационной структуры, определению функций и т.п.

     Чтобы правильно сформулировать корпоративную  стратегию и определить значение ИТ, необходимо учесть три основных изменения в бизнесе, которые  происходят вследствие наступления новых технологий:

Скорость  заключения сделок и потребность  в более индивидуализированной  работе с клиентами требует от компаний перевода своей внутренней деятельности на электронные процессы;

В области  эффективности определяющими будут  не организационные структуры, а бизнес-процессы, которые, освободившись от рутинных производственных и управленческих операций, бумажных процедур и документов, а также от организационных ограничений, будут сориентированы на внутренних и внешних клиентов и стратегические цели компании.

     Большинство сделок будет заключаться в виде электронных транзакций, выполняемых  непосредственно участниками, при  этом обслуживание клиентов станет определяющей функцией во всех областях бизнеса.

Поэтому сейчас активно пересматривается роль и место информационных технологий в жизни компаний, а также способы ведения бизнеса в современных условиях.

     Перед тем как приступить к формулированию подходов и требований к информационным технологиям, необходимо задать себе ряд  вопросов, в том числе: Направлены ли запланированные уже вложения в информационные технологии на создание принципиально новых бизнес-процессов или на автоматизацию старых? Насколько многофункциональны разрабатываемые ИТ-системы и насколько они затрагивают основные функции и области управления? Насколько системы ориентированы на достижение стратегических целей, на внутренних и внешних клиентов и какой мере они соответствуют новым тенденциям?

     Исходя  из тенденций, о которых говорилось выше, можно сформулировать некоторые  обязательные требования к современным корпоративным информационным технологиям:

     Информационные  технологии и основные ключевые области  функционирования компании должны быть теснейшим образом взаимосвязаны. Необходимо проводить постоянный анализ основных ключевых областей, в которых функционирует компания, уточнение их структуры и "настройку" технологий на изменения;

     Сотрудники  должны обладать самой свежей детальной  и общей информацией по основным ключевым областям, в которых они  работают. Данные должны быть всегда на "кончиках пальцев", т.е. вся информация должна быть под рукой, "на расстоянии одного нажатия клавиши мышки" [10].

     К информации должны иметь доступ не только высшее руководство, но и менеджеры  среднего звена, и рядовые сотрудники компании. Сотрудники не должны ждать, когда им предоставят информацию, при этом, разумеется, должна быть определена черта, разграничивающая доступ и защиту информации;

     Информационные  системы должны быть нацелены на динамичную, достоверную и полную информацию, а не на статичные данные, и информация при этом должна работать в различных частях организации;

Информационные  системы должны иметь удобный  и логичный интерфейс пользователя. Каждый сотрудник компании должен чувствовать, что система ориентирована именно на его потребности и не требует от него дополнительных усилий;

     Обмен информацией в компании должен производиться  только через корпоративный e-mail или  другие внутренние электронные системы;

Информация  должна заноситься в систему только один раз, а процессы планирования, отчетности и анализа производиться без дополнительных усилий и повторных записей;

     Сотрудники  должны иметь возможность легко  отслеживать все ключевые показатели, от которых зависит их эффективность  и информированность;

Первичным должны быть бизнес-процессы компании, которые, в свою очередь, должны определять процедуры, технологии, документооборот, функции и т.п;

В компании должны быть разработаны корпоративные  бизнес-правила, нормативы и процедуры  по бизнес-процессам, подлежащим управлению через корпоративную систему;

     Независимо  от своего происхождения, все данные должны быть логически организованы в информационные страницы, которые  объединяются в разделы, главы и  книги, при этом большую роль играют дизайн, цвета, символы, удобство и легкость перехода внутри системы.

     Сердцем корпоративной системы должны быть корпоративные знания, т.к. жизнеспособность бизнеса определяется возможностью использования, управления и разделения знаний и информации. При этом важно  понимать, что просто "данные" не являются информацией и задачей постановщиков и разработчиков бизнес-приложений должно стать превращение исходных данных в корпоративные знания.

     Билл  Гейтс в книге "Бизнес со скоростью  мысли" пишет, что компания - как  и человек - для координации своих  действий должна иметь свою "нервную систему" в виде механизма внутренних коммуникаций. Поскольку переход от бумажных форм к электронным является сегодня жизненно необходимым шагом на пути эволюции корпоративной "нервной системы", важно использовать этот процесс для радикального усовершенствования важнейших, стоящих в центре бизнеса процессов, а не просто для автоматизации действующих схем.  

     Основное  назначение "электронной нервной  системы" - поддержание условий, при  которых сотрудники сообща занимаются как текущей работой, так и выработкой, внедрением и реализацией новых, эффективных решений и стратегий. При этом важное значение для любой компании имеют хорошие бизнес - рефлексы, которые позволяют ей направлять усилия на разрешение проблемных ситуаций и быстро реагировать на любую неожиданность.  

     Чтобы обойти конкурентов, компания должна обладать интеллектом, поэтому признаком  хорошей "электронной нервной  системы" является число полезных идей, "всплывающих" на верхние  этажи компании с уровня менеджеров производства, администрирования, продаж и других интеллектуальных работников. В формировании корпоративного интеллекта "электронная нервная система" выполняет две функции: повышение эффективности сотрудников и объединение их способностей, формируя при этом совокупный интеллект всей компании и коллективную готовность к действию. Коэффициент интеллекта компании определяется тем, насколько хорошо ее ИТ-инфраструктура многофункциональна, обеспечивает быстрый доступ к информации и каков уровень совместного использования.

     HRM является одним из направлений, в автоматизации которого активно участвуют ИТ-компании. Это традиционная для многих поколений АСУшников область автоматизации. Как я помню, еще 20-30 лет назад на отечественных предприятиях ставились и решались задачи кадрового учета на больших и малых ЭВМ типа СМ1420, ЕС1045 и др. Но это были системы простого и плоского кадрового учета.

     Только  в последнее время специалисты HRM наконец-то могут получить информационные системы, позволяющие иметь эффективные  корпоративные технологии управления персоналом, охватывающие практически все области их работы.

     Для того чтобы были понятны возможности, получаемые в этой области, расскажу о модуле HRM, который наша компания предлагает клиентам, как в виде самостоятельного модуля, так и модуля, интегрированного в корпоративную систему управления.

     Наш модуль HRM имеет подсистемы, позволяющие  не только автоматизировать общеизвестные  процессы кадрового делопроизводства и отчетности, такие как формирование и ведение штатного расписания, персональный учет, учет кадровых операций, ведение личных карточек и т.п., но и существенно облегчающие работу, напрямую связанную с персоналом, например: проведение аттестации, формирование кадрового резерва, планирование обучения и повышения квалификации, формирование трудового контракта и должностных инструкций и контроль использования рабочего времени и многое другое [15]. 
 

2. Характеристика хозяйственной деятельности предприятия 

     2.1 Общая характеристика  предприятия ОАО  «Автотрейдинг»

     «Автотрейдинг» — одно из крупнейших в России транспортно-экспедиторских компаний с серьёзным стажем и опытом работы, основанное в 1993 году, на сегодняшний день является одной из лидирующих компаний на рынке грузоперевозок по России. Филиальная сеть организации насчитывает более 80 представительств и охватывает все субъекты федерации.