Лекции по "АРМ менеджера"

          Эта ведомость позволяет руководителям подразделе принимать конкретные решения по имеющимся отклонениям. Для анализа общепроизводственных и общехозяйственных расходов используется "Модель анализа общепроизводственных расходов", которая формируется как на АРМ I категории для анализа затрат каждому структурному подразделению, так и на АРМ II категории для анализа затрат в целом по предприятию.

          Данная модель может отображать  общепроизводственные и общехозяйственные расходы в разрезе статей затрат отдельных заказов, видов услуг или работ, что позволяет на основе базы знаний автоматически получать управленческие решения, необходимые для руководителей подразделений. Для анализа используется смета общепроизводственных расходов, привязанная к объему производства.

          При аудите анализируются причины  отклонений и виновники, а также  влияние этих отклонений на  финансово-хозяйственную деятельность  структурного подразделения и  предприятия в целом.

          Для анализа по статьям общепроизводственных затрат на АРМ 1 категории формируется ведомость аналитического учета общепроизводственных затрат.

          Бухгалтер (аудитор) имеет возможность проанализировать общепроизводственные расходы не только за отчетный период (месяц, квартал и т.д.), но и с начала года.        Аналогичную ведомость формируют по расходам на содержание и эксплуатацию машин и оборудования.

          На АРМ по учету затрат на производство II категории выполняются следующие работы:

-формирование валовых затрат;

-распределение затрат по объектам учета в целом по предприятию по производственным счетам;

-закрытие  производственных счетов;

-формирование регистров аналитического учета по производственным счетам;

-калькуляция  себестоимости продукции;

-расчет фактической  себестоимости готовой продукции, работ и услуг;

-аудит затрат  на производство в целом по  предприятию.

           На АРМ по учету затрат на  производство III категории решаются следующие задачи:

-анализ отклонений  фактических расходов от текущих норм и правильность отнесения затрат на соответствующие изделия, заказы, виды услуг и т.д., выявление причин и виновников отклонений;

-составление  отчетности на уровне предприятия;

-моделирование  затрат на производство;

-аудит хозяйственной деятельности пред прията

-выработка и принятие управленческих решений по мобилизации внутренних резервов.

          После завершения расчетов осуществляется  отображение выходной информации.

          Особое значение в условиях  рыночных отношений приобретает прогнозирование затрат на выпускаемую продукцию с целью получения наивысшего результата. Для этих целей в АРМ по учету затрат на производство используется функция "Моделирование затрат на производство". Данная функция связана с поиском оптимальных хозяйственных решений, расчетом наиболее выгодных вариантов и разовых решений и с долговременной хозяйственной политикой предприятия.

          На основании имеющихся фактических данных, нормативно-справочной информации и базы знаний осуществляются расчет и отображение оптимального использования ресурсов, а также возможность получения информации об отклонениях и предлагаемых путях недопущения перерасходов по отдельным статьям затрат.

          При этом автоматизированным путем выбирается оптимальное состояние производства, оценивается целесообразность выполнения заказов и видов услуг. Руководителю предоставляется возможность спрогнозировать состав затрат с целью получения максимальной прибыли.

 

6. Использование прикладных программ универсального назначения для автоматизации рабочего места менеджера

 

6.1. Основные  объекты и приемы управления Windows

 

Windows 98 является графической ОС для компьютеров платформы IBM PC. Ее основные средства управления – графический манипулятор (мышь и др.) и клавиатура. Система предназначена для управления автономным компьютером, но также содержит все необходимое для создания небольшой локальной компьютерной сети и имеет средства для интеграции компьютера во всемирную сеть (Интернет).

Рабочий стол Windows 98 представляет собой системный объект, который является стартовым экраном. Это графическая среда, на котором отображаются объекты Windows и элементы управления. В исходном состоянии на Рабочем столе можно наблюдать несколько экранных значков и Панель задач. Значки – это графическое представление объектов Windows, а Панель задач – один из основных элементов управления.

Управление Windows 98.  Большую часть команд можно выполнять с помощью мыши. С мышью связан активный элемент управления – указатель мыши. При перемещении мыши по плоской поверхности указатель перемещается по Рабочему столу.

Основными приемами управления с помощью мыши являются:

• щелчек (быстрое нажатие и отпускание левой кнопки мыши);
• двойной щелчок – два щелчка, выполненные с малым интервалом времени между ними;
• щелчок правой кнопкой;
• перетаскивание – выполняется путем перемещения мыши при нажатой левой кнопке (обычно сопровождается перемещением экранного объекта, на котором установлен указатель);
• протягивание мыши – выполняется, как и перетаскивание, но при этом происходит не перемещение экранного объекта, а изменение его формы;
• зависание – наведение указателя мыши на значок объекта или на элемент управления и задержка его на некоторое время (при этом обычно на экране появляется всплывающая подсказка).

Значки и ярлыки объектов. Значок является графическим представлением объекта. То, что делаем со значком, мы делаем с объектом. Напр. удаление значка приводит к удалению объекта; капирование значка приводит к копированию объекта и др. Ярлык же является только указателем на объект. Удаление ярлыка приводит к удалению указателя, но не объекта; копирование ярлыка приводит к копированию указателя, но не объекта. Работа с ярлыками ничем не отличается от приемов работы со значками. Точно так же можно запускать программы двойным щелчком на их ярлыках, так же можно открывать и документы. Зато ярлыки позволяют экономить место на жестком диске.

Файлы и папки Windows. Файлы подразделяются по типу хранящейся в них информации. Существуют следующие категории файлов:

Программные файлы. Содержат написанные программистами машинные коды, и имеют расширение  .com  и .exe.

Файлы поддержки. Некоторые программы сохраняют информацию во вспомогательных файлах поддержки. Эти файлы имеют расширения .ovl (оверлей),  .sys  (система),   .drv  (драйвер),   .dll (библиотека динамической компановки).

Текстовые файлы. Эти файлы содержат алфавитно-цифровые символы в формате ASCII. Расширения     .rtf (обогащенный текстовый формат), .wri,     .inf ,  .txt,  .bat.

Графические файлы.Содержат графическую или визуальную информацию. Эти файлы имеют расширения  .bmp

Файлы мультимедиа. Содержат звуковую и видео информацию записанную в цифровой форме. Расширения  .avi,    .mid,    .wav

Файлы шрифтов. Файлы с расширением   .ttf - это шрифты TrueType, а файлы  .fon – это растровые файлы шрифтов.

Способ хранения файлов на дисках компьютера наз. файловой системой. Иерархическая структура, в виде которой операционная система отображает файлы и папки диска, наз. файловой структурой.

Окно папки – это контейнер, содержимое которого графически отображает содержимое папки. Любую папку Windows можно открыть в своем окне двойным щелчком на значке папке. Количество одновременно открытых папок может быть достаточно большим – это зависит от параметров компьютера.

Структура окна. Окно папки C:\Windows (для Windows-98) содержит следующие обяза-тельные элементы.

Строка  заголовка – в ней написано название папки. За эту строку выполняется перетаскивание папки на Рабочем столе с помощью мыши.

Системный значок. Находится в левом верхнем углу любого окна папки. При щелчке на этом значке открывается меню, называемое служебным.

Кнопки  управления размером. Находится в правом верхнем углу. Их три: закрывающая, сворачивающая, разворачивающая.

Использование Главного меню. Главное меню – один из основных элементов управления Windows 98. Оно отличается тем, что независимо от того, насколько Рабочий стол перегружен окнами запущенных процессов, доступ к Главному меню есть всегда – оно открывается щелчком на кнопке Пуск.

В структуру Главного меню входят два раздела – обязательный и произвольный. Произвольный раздел расположен выше разделительной черты. Пункты этого раздела пользователь может создавать по собственному желанию. Структуру обязательного раздела представим таблично.

 

Пункт  главного  меню	Назначение
Программы	Открывает доступ к иерархической  структуре, содержащей указатели для  запуска приложений, установленных на компьютере. Для удобства пользования указатели объединяются в категории. Если категория имеет значок в виде треугольной стрелки, в ней имеются вложенные категории. Раскрытие категорий выполняется простым зависанием указателя мыши
Избранное	Открывает доступ к некоторым  логическим папкам пользователя, в  которых он может размещать наиболее часто используемые документы, ярлыки Web-документов и  Web-узлов Интернета
Документы	Открывает доступ к ярлыкам  последних 15 документов, с которыми данный пользователь работал на компьютере
Настройка	Открывает доступ к основным средствам настройки Windows, в частности, к логической папке Панель управления. Служит  для доступа к папке Принтеры
Найти	Открывает доступ к средствам  поиска объектов в файловой структуре
Справка	Пункт входа в справочную систему Windows 98
Выполнить	Открывает окно, имеющее  командную строку для запуска  приложений
Завершение сеанса	Если ОС зарегистрированно  несколько пользователей одного компьютера, этот пункт позволяет  завершить работу одного пользователя и передать компьютер другому
Зав. работы	Корректное средство завершение работы с ОС

 

6.2. Работа с  программой EXCEL

 

Запуск  и завершение работы с программой.  Простейшим способом запуска EXCEL является двойной щелчок мышью на значке программы EXCEL. Запустить программу можно также с помощью выделения значка программы посредством одного щелчка мышью и последующего нажатия клавиши [Enter]. На рисунке 5.1 представлен общий вид программы EXCEL.

 

Рис. 6.1. Общий вид рабочего листа  программы EXCEL

 

Для завершения работы с программой с помощью меню следует вызвать  команду “Выход” меню “ФАЙЛ” или команду “Close” (Закрыть) в системном меню окна программы.

Ввод  чисел. Вводимые в ячейку числа интерпретируются как константы.

В Microsoft Excel число может  состоять только из следующих символов:

0  1  2  3  4  5  6  7  8  9  +  -  (  )  ,  /  $  %  .  E  e

Стоящие перед числом знаки плюс (+) игнорируются, для разделения целой и дробной частей десятичного числа используется запятая. Все другие комбинации, состоящие из цифр и нецифровых символов, интерпретируются как текст.

Рациональные дроби  необходимо вводить как смешанные числа, чтобы избежать их интерпретации как формата даты; например, вводите 0 1/2.

Перед отрицательным  числом необходимо ввести знак минус (-) или заключить его в круглые  скобки ( ).

Введенные числа выравниваются  в ячейке по правому краю. Чтобы  изменить выравнивание используйте команду “Ячейки” (вкладка “Выравнивание”) в меню “ФОРМАТ”.

Если в ячейке используется универсальный формат, то в Microsoft Excel автоматически назначается правильный формат для введенных чисел. Числовой формат определяет внешнее представление числа в ячейке. Например, чтобы показать имеющиеся в числах заполняющие нули, необходимо изменить числовой формат. Чтобы изменить числовой формат, используйте команду “Ячейки” (вкладка “Число”) в меню “ФОРМАТ”.

Для представления чисел, таких как почтовые индексы или заводские номера, в качестве текста замените в ячейке числовой формат на текстовый. Необходимость такой замены может возникнуть, например, при сортировке столбца данных, содержащих сочетание чисел и текста. Чтобы обеспечить правильный порядок сортировки, отформатируйте как текст все ячейки в столбце.

Перед числом можно также  поставить апостроф ('). Делать это  не рекомендуется, однако необходимость  в такой форме текстового представления  чисел может возникнуть при использовании  данных Microsoft Excel с другими приложениями.

Ввод  чисел или текста:

1 Укажите ячейку, в  которую необходимо ввести данные, и дважды нажмите кнопку мыши.

2 Если ячейка содержит  данные, укажите в ней ту позицию,  начиная с которой будет осуществлен  ввод.

3  Наберите число или текст и нажмите клавишу ENTER.

Правка  содержимого ячейки:

1 Установите указатель  на ячейку, содержащую данные, которые  необходимо исправить, и дважды  нажмите кнопку мыши.