Лекции по "АРМ менеджера"

 

 

1.6. Характеристика  функций АРМ специалиста (АРМ-С)

 

При создании АРМ-С необходимо исходить из того, что специалист - это профессионал в указанной области, поэтому АРМ предстоит таким, лишь бы давать ему возможность проводить аналитическую работу с документами (на это в среднем в специалиста расходуется 54 % рабочего времени), употребляя разнообразную информацию.

Его профессиональная ориентация обуславливает требования к программному и техническому обеспечению АРМ-С. Специалисту предоставляется возможность работать с персональной и центральной базами данных, вести коммуникационные диалоги с вспомогательными источниками информации.

Для компьютерной поддержки творческого  процесса система содержит блок моделирования анализируемых процессов с учетом нагроможденного опыта. Самое важное требование к АРМ-С - обеспечению высокого уровня многофункциональности и гибкости системы.

Автоматизированное рабочее место  специалиста содержит системы обеспечения деловой и профессиональной деятельности, обеспечение рутинных работ и поддержки коммуникаций. Основа АРМ-С - подсистема обеспечения профессиональной деятельности. Она, как правило, содержит развитую базу данных, способы электронной обработки форм и деловой графики, а также набор программных способов для проведения математических расчетов и моделирования.

База данных АРМ-С предназначенная  для сохранения текстовой, числовой и фактографической информации. В ее основу, как правило, положены типичные базы данных ПЭВМ, которые обеспечивают близкую к природной язык общения.

Набор пакетов для  математических расчетов и моделирования, экспертные системы и базы знаний используются в АРМ-С для поддержки решений формализованных и неформализованных задач. Они в высшей степени обеспечивают достижение цели повышения эффективности и качества управления, поскольку они есть одним из новых видов программных способов общего назначения.

 

1.7. Характеристика  функций АРМ технических работников (АРМ-Т)

 

Автоматизированные рабочие  места технических работников предназначенные  для работников, которые выполняют техническую работу, что требует определенных профессиональных навыков. Для такой категории служащих характерная работа с документами (68 % всего рабочего времени) и телефонные переговоры (20 % рабочего времени). Основные их функции - ввод информации, оформление документов (печать, тиражирование, рассылка и т. пр.), ведение картотек и архивов, обработка входной и исходной документации, контроль исполнительской деятельности. Эти роботы с высокой степенью эффективности можно автоматизировать, употребляя разнообразные АРМ-Т на базе персональных ЭВМ.

В условиях использования  АРМ-Т труд становится менее монотонным, а поэтому работник меньше утомляется, благодаря чему можно расширить функциональный диапазон исполнителей, сделать разнообразный процесс работы, сделать его более интересным и благодаря этому в 2-3 разы повысить производительность труда.

Характер деятельности технических работников  зависит  от специфики области, учреждения, организации. Поэтому возможный массовый выпуск типичных АРМ-Т:

• АРМ оператора текстовых документов,
• АРМ архивариуса,
• АРМ кладовщика,
• АРМ инспектора,
• АРМ секретаря.

Основные требования к программным и техническим  способам АРМ-Т:

• обеспечение максимальной эргономичности и «дружественности» - удобного размещения технических способов,
• высокое качество визуальной информации,
• использование клавиатур, которые дают возможность быстро вводить информацию,
• простой диалог с подсказками в случае ошибочных действий пользователей,
• наличие технических способов для печатания и тиражирования документов,
• возможность ведения архива.

 

1.8. Дальнейшее  развитие АРМ в организационном управлении

Дальнейшее развитие АРМ в организационном управлении связано с использованием рабочих станций управления (РСУ) вместо ПЭВМ. В основу концепции РСУ возложены идеи интегрированного «интеллектуального» интерфейса пользователя с манипулированием данными и широким доступом к развитым обслуживающих подсистем. Эти свойства РСУ дают возможность использовать их базу для. построения персональных и групповых АРМ. С точки зрения на то, что РСУ - универсальная система, необходима определенная функциональная специализация этой системы с трансформацией ее в конкретное деловое автоматизированное рабочее место.

 

2. Основные способы внедрения АРМ в организациях

 

2.1. Концепции  построения АРМов

 

Основные концепции  построения АРМов:

-децентрализованная обработка информации на рабочем месте управленческого персонала;

-создание баз данных  и банков данных;

-создание сетей АРМов;

- повышение интеллекта  АРМов.

 

2.2. Автоматизация  документооборота в информационной  системе

 

Информация, циркулирующая в системе управления, объединяется в смысловые группы и фиксируется на каком либо материальном носителе. Такое объединение называют документированием, а сам носитель информации, предназначенный для использования в ИС – документом.

Документооборот – процесс  прохождения документов внутри системы управления – от источника их формирования до использования в управлении.

В настоящее время  функционирует унифицированная система документации, которая включает 16 унифицированных систем документации из 4500 форм документов (плановой, отчетно-статистической и т.п.).

Информационным языком описания информации – является единая система классификации и кодирования (ЕСКК) технико-экономических показателей (ТЭП). Это дает возможность совершать  взаимообмен информациею между        АРМами внутри ИС.

В условиях использования  ПК внедряется диалоговая форма управления, которая базируется на таких принципах:

автоматизация документирования хозяйственных процессов и явлений;

организация файловой системы  АРМов;

автоматизация режима при  формировании выходных документов;

Основная цель автоматизации  – снижение объемов информации, которая вводится с клавиатуры до минимума. Внедряются технологии «выбирать» а не «набирать».

Автоматизированные технологии ИС включают в себя:

1) Текстовая обработка  документов – подготовка документов (ввод, редактирование, форматирование, печать).

2) Информационный поиск  – просмотр каталогов документов  и файлов, поиск по ключам, фразам  и т.п.

3) Введение базы данных  и архивов пользователя – введение, индексирование, реструктуризация, поддержка целостности данных и т.п.

4) Обработка информации  – формирование запросов, форм  отчетов, создание библиотек отчетов,  а также проведение статистического  анализа.

5) Электронная почта  – обеспечение коммуникаций между  пользователями.

 

2.3. Архитектура  АИС и принципы создания АРМов

 

По принципу децентрализованного  использования вычислительной техники, автоматизированные информационные системы (АИС) создаются или как совокупность автономных систем, объединенных линиями связи в локальную сеть (одноуровневая система), или как двухуровневая система, в которой на АРМах проводится предварительная обработка первичной информации с дальнейшей передачей ее на информационно-вычислительный центр (ИВЦ) для окончательной обработки.

При создании децентрализованной АИС локальным самостоятельным элементом системы является АРМ, которое предназначено для компьютеризации труда работников управления.

В основу создания АРМа положены следующие принципы:

- АРМ предназначено  для решения комплекса управленческих задач одним или группой специалистов на уровне предприятия или его подразделения;

- АРМ это открытая  система для вычисления перечня  показателей;

- АРМ способно к  саморазвитию, т.е. есть возможность  программными средствами АРМа видоизменять его функциональную структуру;

- Локальность относительно  системного программного обеспечения  (ПО) персональных ЭВМ (в первую  очередь от их операционных систем (ОС)).

Многие организации, с  технической точки зрения – это  вычислительная сеть, состоящая из центральной ЭВМ и АРМов управленческих работников, которые имеют доступ к общей БД. Но, поскольку, смешивать весь спектр задач в одном компьютере неэффективно, то более рациональным решением считается иерархическая модель АИС, а именно:

- центральный сервер (центральный офис);

- локальные серверы  (подразделения);

- станции-клиенты (персонал  организации).

 

2.4. Экспертные  системы

 

Экспертная  система (ЭС) - это компьютерная программа, созданная для выполнения тех видов деятельности, которые под силу только эксперту. Отличительной чертой ЭС является их способность накапливать знания и опыт наиболее квалифицированных специалистов экспертов в какой-либо узкой предметной области. Тем самым ЭС позволяет копировать и распространять знания, делая уникальный опыт нескольких высококлассных профессионалов доступным широким кругам рядовых специалистов.

Компьютерные системы, которые могут лишь повторить  логический вывод эксперта, принято  относить к ЭС первого поколения.

ЭС, относящиеся ко второму  поколению, называют партнерскими или  усилителями интеллектуальных способностей человека. Их общими отличительными чертами является умение обучаться и развиваться.

Программы ЭС обычно работают таким способом, который воспринимается как "интеллектуальный", т.е. они  имитируют образ действия человека-эксперта. Эти программы специфичны, поскольку, как правило, они предполагают разделение знаний и управления; используют механизм автоматического рассуждения в стиле архитектуры, основанной на правилах типа "если-то", и слабые методы, такие, как поиск или эвристика; ориентированы на гибкий диалог с пользователем подобно диалогу на естественном языке.

 

2.5. Структура,  организация и режимы работы  экспертных систем

 

Упрощенно структура  ЭС может быть представлена тремя  основными модулями: база знаний; машина логического вывода; интерфейс с пользователем.

База знаний содержит знания, относящиеся к конкретной прикладной области, в том числе  отдельные факты, правила, методы, эвристики  и различные идеи, относящиеся  к решению задач в этой прикладной области.

Машина логического вывода активно использует информацию, содержащуюся в базе знаний, и реализует механизм автоматического рассуждения. Интерфейс с пользователем обеспечивает бесперебойный обмен . Самым популярным формальным языком представления знаний является язык правил типа "если-то", называемых также продукциями. Каждое такое правило есть некоторое условное утверждение. Например: если предварительное условие А, то заключение (вывод) В; если ситуация С, то действие D; если выполнены условия F и R, то не выполнено условие L, и т.п. Правила "если-то"          обычно     оказываются     весьма     естественным выразительным средством представления знаний. Кроме того, они обладают следующими свойствами: модульность, возможность инкрементного наращивания, удобство модификации, "прозрачность" рассуждений. Применение правил "если-то" облегчает получение ответов на следующие основные типы вопросов пользователя: вопросы типа "как" (каким образом вы пришли к этому выводу?); вопросы типа "почему" (почему вас интересует эта информация?).

Программы ЭС имеют специфическую  организацию. Так, они имеют начальное  состояние и осуществляют поиск  конечного состояния, т.е. цели. В  них предусмотрены возможности  выбора, которые реализуются автоматически  и позволяют выполнить шаги от начального состояния к новым состояниям, более или менее близким к цели. Таким образом, программы отыскивают цель, "шагая" от состояния к состоянию. Они должны распознавать ситуацию, когда цель найдена или поиск зашел в тупик. Как правило, на промежуточных стадиях вычисляется некоторое число, посредством которого программа оценивает свой ход.

ЭС, как правило, работают в интерактивном режиме. Интеллектуальная программа может принимать данные в свободной форме - в виде простых предложений на естественном языке. При этом, конечно, должны быть определены темы разговора с компьютером, а обмен данными осуществляться в форме простых предложений при ограничении структуры таких предложений до нескольких несложных конструкций.

Характерными чертами  ориентированного на пользователя диалога (помимо общения на естественном языке) являются способность программы задавать вопросы, соответствующие ситуации, и способность по запросу объяснить свои заключения.