Лекции по "АРМ менеджера"

- проблемно-ориентированные  ППП общесистемного назначения.

2. Проблемно-ориентированные  ППП профессионального назначения, которые можно разделить, в свою очередь, на две подгруппы:

- типовые ППП управления, учета и анализа (например, автоматизированная  система бухучета «1С: Бухгалтерия»);

- локальные (индивидуальные) ППП управления, учета и анализа.

3. Функциональные ППП.

ППП первоначально разрабатывались как прикладные программы для решения определенной группы задач – для реализации одной функции прикладного программного обеспечения: текстовые редакторы, табличные процессоры (электронные таблицы), графические редакторы, системы управления базами данных и т.п. Конечно, сейчас эти основные функции реализованы на многофункциональных пакетах и интегрированных пакетах типа Office, однако они стоят значительно дороже и требуют значительно больших ресурсов компьютера (хотя в полном комплекте, может быть, и не нужны), поэтому функциональные пакеты имеют очень широкое распространение (share ware) на сайте фирмы-разработчика, на BBS, на CD-ROM и т.д. их можно бесплатно установить на свой компьютер и проверить в работе, оценить возможности, однако про коммерческом использовании необходимо зарегистрироваться у разработчика и заплатить ему некоторую сумму, чаще всего небольшую.

 

4.3. Примеры  программного обеспечения АРМ  менеджеров

 

Расширенное семейство продуктов Microsoft Project 2002 сочетает в себе средства управления проектами, доступа к информации и поддержки коллективной работы, а также является мощной платформой управления проектами. Новое семейство Microsoft Project 2002 состоит из следующих продуктов:

• Microsoft Project Standard (для бизнес-менеджеров). Это обнов 
  ленная версия основного продукта управления проектами от Microsoft для управления проектами, в том числе для планирования 
  и формирования графиков выполнения проектов. В сочетании с 
  сервером Microsoft Project Server позволяет организовать коллективную работу над проектом в масштабах рабочей группы на 
  предприятии;
• Microsoft Project Professional (для профессиональных менеджеров). Новое приложение, которое с Microsoft Project Server 2002 
  обеспечивает поддержку коллективной работы над проектами 
  и предоставляет средства анализа и управления ресурсами в 
  масштабах крупного предприятия (включает всю функциональность Microsoft Project Standard);

Microsoft Project Server 2002 (сервер групповой работы). Продукт 
семейства Microsoft .NET Server, который в сочетании с Micros-oft Project Professional и Microsoft Project Standard обеспечивает полноценную поддержку коллективной работы над проектами, а также содержит средства анализа и управления ресурсами в масштабах всего предприятия;

• Microsoft Project Web Access (Microsoft Project Server Client Access Licenses], Web-интерфейс, предоставляющий доступ к информации о проектах и средствах анализа для руководителей и членов групп, которым не нужен полный набор функций управления в Microsoft Project. Эти пользователи могут обращаться к информации о проектах через Web-браузер internet Explorer (версия не ниже 5.0).

Применяемая система SmartTags является интерфейсным решением, облегчающим работу пользователя, отмечая элементы проекта, которые кажутся «подозрительными». Кроме того, в Microsoft Project Server имеется целый спектр оригинальных возможностей: напоминание по электронной почте, списки оперативных задач с отслеживанием, библиотека проектных документов, отслеживание версий проектов и документов, вопросы по задачам и их отслеживание, управляемые замечания по задачам, отслеживание связей задач, документов, вопросов, замечаний и др.

Microsoft Project Server позволяет легко построить групповой органайзер задач. Пользователи могут создавать списки дел (ToDo) и назначать, кто их может видеть, Используя поставляемую вместе с Microsoft Project Server систему SharePoint, можно организовать библиотеку документов, привязывая их к задачам не ссылкой на файл, а через библиотеку с «версионностью» и блокировками документов.

Замечания к  задачам не позволяют организовать переписку класса «Запрос-Ответ», новая функция отслеживания запросов не только позволяет «прикрепить» переписку к задачам проекта, но отлеживать ее прохождение. Участники рабочих групп проекта могут получать от Microsoft Project Server уведомления о необходимости предпринять некоторые действия, например, ответить на запрос о состоянии дел по задачам. Важным является также то, что сервером рассылок уведомлений теперь является Microsoft Project Server и пользователи могут настроить свои персональные опции по работе уведомлений.

 

5. Функциональные аспекты АРМ менеджера как элемента автоматизированной информационной системы

 

5.1. АРМ учета  затрат на производство

 

          Условием функционирования АРМ  учета затрат на производство является формирование на машинных носителях необходимой исходной информации, возникающей при решении задач по учету основных средств, материальных ценностей, заработной платы, финансово-расчетных операций, учету готовой продукции, ее отгрузки и реализации.

          Информационная система предприятия состоит из:

-АРМ по  учету основных средств;

-АРМ по учету материальных ценностей;

-АРМ по учету готовой продукции, ее отгрузки и реализации;

-АРМ по учету труда и заработной платы;

-АРМ сводного учета и составления отчетности;

-АРМ по учету финансово-расчетных операций.

          Процесс учета затрат на производство организуете в виде некоторой схемы рабочих мест, отражающей взаимодействие различных работников при реализации учетных функций. В эту схему должны входить рабочие места всех работников, функциональные обязанности которых в какой-либо мере связаны с ведением  учета затрат. К ним следует отнести не только лиц, осуществляющих документирование, систематизацию и обобщение информации, не только лиц, использующих эту информацию при выполнении функций бухгалтерского учета и управления, но и технический персонал, обеспечивающий оформление документов, их архивирование, отображение и т.п.

         

5.2. Категории  АРМ

 

  Наиболее рационально разделить АРМ на такие категории:

-АРМ I категории (цеха, участки, отделы и т.д.);

-АРМ II категории (бухгалтерия, сектор учета затрат на производство);

-АРМ III категории (управленческий состав).

 

          Целевая функция учета затрат на производство, заключающаяся в выявлении и устранении недостатков организации производства и материально-технического обеспечения, направлена на максимальную экономию материальных и трудовых затрат и на повышение производительности труда.

          АРМ учета затрат на производство I категории назначен для формирования и подготовки первичной информации, которая формируется непосредственно на местах возникновения информации. АРМ решает задачи таких затрат на производство, касающиеся отдельных подразделений, позволяет организовать систематическое своевременное выявление отклонений от нормальных условий, проводить оперативный учет и осуществляет внутренний аудит.

          АРМ II категории контролирует информацию, получаемую из АРМ I категории, и решает регламентные  и запросные задачи по учету затрат на производство в целом по предприятию.

          АРМБ III категории предназначен для анализа работы структурных подразделений и предприятия в целом, обобщения сводных данных затрат на производство, осуществления оперативного контроля за использованием трудовых, материальных и денежных средств, организации внутреннего аудита.

 

5.3. Структура  АРМ затрат на производство

 

 Для решения задач  на АРМ затрат на производство  используется трехуровневое меню. Меню первого уровня содержит директивы по загрузке комплекса программ и выполнению директив функционального назначения.

Структура меню I уровня следующая:

-Первичная  информация;

-Нормативно-справочная  информация;

-Выходная информация;

-Ведение информационной  базы;

 

         При выборе функции "Нормативно-справочная  информация" на П уровне меню выдается следующий перечень:

-Справочник  плановых процентов косвенных  расходов;

-Справочник  нормативных затрат на деталь, изделие, заказ, вид услуг;

-Справочник  допустимой корреспонденции счетов;

-Справочник  сметных ассигнований на обслуживание производства и управление;

-Справочник  плановой себестоимости продукции;

-Справочник  причин и виновников отклонений от норм;

-База знаний;

-Справочник  бухгалтерских проводок;

-Справочник предприятий;

-Справочник  структурных подразделений.

          Справочник плановых процентов косвенных расходов необходим для оценки незавершенного производства, вспомогательного производства, для определения доли накладных расходов на изделие, заказ, вид услуг.

Справочник имеет следующую  структуру: статья затрат расчетная, статья затрат базовая, структурное подразделение, процент или сметная ставка.

          Справочник нормативных затрат  на деталь, изделие, заказ, вид  услуг необходим для определения нормативных затрат продукции (услуг). Его структура: код изделия (калькуляционная единица), структурное подразделение, статья затрат, единица измерения, количество, сумма.

          Справочник допустимой корреспонденции  счетов предназначен для контроля введенной информации с точки зрения правильности проставления котировок проводок аудиторских проверок проведенных хозяйственных операций. Его структура: основной счет, корреспондирующий допустимость корреспонденции счетов (дебет, кредит))

          Справочник сметных ассигнований на обслуживание производства и управление составляется для анализа  отклонений от нормальных условий работы по косвенным расходам. Его структура: структурное подразделений основной счет, субсчет, код аналитического учета, статья затрат, наименование статьи, затраты с начала года, затраты по месяцам.

          Справочник плановой себестоимости  продукции используется для анализа  состояния фактических данных, а  также для моделирования и  прогнозирования затрат на  производство. Он содержит следующие данные: код сводного учета (изделие, вид услуг и т.д.), наименование изделия, вид услуг, статья затрат, сумма.

          Справочник причин и виновников  отклонений от расхода необходим  для группировки данных, для принятия  управленческих решений. Справочник имеет следующую структуру: код причин отклонений от норм, наименование причин отклонения норм, виновники отклонений. База знаний используется для формирования, ведения и отображения информации и управленческих решений.                          

          Справочник бухгалтерских проводок  используется, для автоматического  формирования корреспонденции бухгалтерских  счетов.

          Справочник предприятий и Справочник  структурных подразделений применяется  для формирования информации  по структурным подразделениям и предприятиям, в входящим в состав акционерного общества, концерна, ассоциации, корпорации и т.д.

 

5.4. Автоматизация  работы в условиях АРМ различных  категорий

 

          На АРМ по учету затрат на  производство I категории осуществляются следующие работы:

-ввод, контроль  и печать исходных данных;

-формирование  нормативно-справочных данных;

-расчет нормативной  себестоимости незавершенного производства, нормативной себестоимости готовой  продукции (видов услуг, товаров), нормативной себестоимости кованной продукции;

-формирование  данных, полученных с других АРМ  и от информационной системы,  о фактическом расходе материальных  ценностей, заработной плате и  о других прямых затратах;

- группировка  валовых затрат;

-  группировка  затрат по статьям;

- распределение  затрат по объектам учета;

- определение  затрат по местам их возникновения;

-  аудит  затрат на производство по  структурным подразделениям;

- моделирование  и анализ затрат по структурным  подразделениям и по видам выпускаемой продукции, выполненных работ и услуг.

          На АРМБ I категории формируется и отображается следующая выходная информация:

- Ведомость  отклонений от норм фактических  затрат на производство;

- Ведомость  аналитического учета общепроизводственных расходов;

- Модель анализа общепроизводственных расходов.

          Для осуществления контроля и принятия управленческих решений по расходованию материальных, трудовых и денежных средств по каждому структурному подразделению в разрезе статей формируется ведомость отклонений фактических затрат от нормативных.