Лекции по "АРМ менеджера"

Такой интерфейс поддерживается всеми средствами информационной технологии - составными частями базы знаний, включающей базу данных, прикладное программное обеспечение и опорной технологии, базирующейся на аппаратных средствах, системном и инструментальном программном обеспечении.

Возвращаясь к вопросу  об этапах разработки технологических  процессов, необходимо сказать, что  на заключительном этапе производится контроль и выпуск результатных документов.

Известно, что все этапы  разработки технологических процессов (пред проектная стадия, техническое проектирование, стадия рабочего проектирования, ввода в действие, функционирование, сопровождение, модернизация) документируются.

Документирование - оформление описания выбранных вариантов построения информационной технология с комментариями, обеспечивающими их использование в процессе эксплуатации системы. Наличие документального обоснования позволяет проверить правильность варианта.

 

 

 

3. Информационное обеспечение АРМ менеджера

 

3.1. Информационное обеспечение АРМ

 

Информационное  обеспечение (ИО) - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит  в своевременном формировании и  выдаче достоверной информации для  принятия управленческих решений.

Унифицированные системы  документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель - это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:

- к унифицированным системам документации;

- к унифицированным  формам документов различных  уровней управления;

- к составу и структуре  реквизитов и показателей;

- к порядку внедрения,  ведения и регистрации унифицированных  форм документов.

Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:

- чрезвычайно большой  объем документов для ручной  обработки;

- одни и те же  показатели часто дублируются  в разных документах;

- работа с большим  количеством документов отвлекает  специалистов от решения непосредственных  задач;

- имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.

Поэтому устранение указанных  недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения.

Схемы информационных потоков  отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения  первичной информации и использования  результатной информации. За счет анализа  структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

В качестве примера простейшей схемы потоков данных можно привести схему, где отражены все этапы  прохождения служебной записки  или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника - от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный  анализ, обеспечивает:

- исключение дублирующей  и неиспользуемой информации;

- классификацию и рациональное представление информации.

При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи  движения информации по уровням управления. Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому  исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

3.2. Методология построения баз  данных

 

Методология построения баз данных базируется на теоретических  основах их проектирования. Для понимания  концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов:

1-й этап - обследование  всех функциональных подразделений  фирмы с целью:

- понять специфику  и структуру ее деятельности;

- построить схему информационных  потоков;

- проанализировать существующую  систему документооборота;

- определить информационные  объекты и соответствующий состав  реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и  назначение.

2-й этап - построение  концептуальной информационно-логической  модели данных для обследованной  на 1-м этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.

Для создания информационного  обеспечения необходимо:

- ясное понимание целей,  задач, функций всей системы  управления организацией;

- выявление движения  информации от момента возникновения  и до ее использования на  различных уровнях управления, представленной  для анализа в виде схем  информационных потоков;

- совершенствование системы  документооборота;

- наличие и использование  системы классификации и кодирования;

владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;

- создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.

3.3. Структура информационного обеспечения  АРМ

 

Система информационного обеспечения (ИО) АРМ строится в зависимости  от ряда факторов и предусматривает  создание единого информационного фонда, систематизацию и унификацию показателей и документов, разработку способов формализованного описания данных и др. ИО является обеспечивающей подсистемой при решении задач управления и является совокупностью информационных ресурсов.

ИО включает:

• единую систему классификации и кодирования ТЭП деятельности объекта управления;
• унифицированную систему первичной документации;
• массивы информации, которые используются для решения задач управления.

В процессе разработки ИО необходимо определить:

1. состав информации (перечень информационных единиц или совокупностей, необходимых для решения комплекса задач);
2. структуру информации и закономерности ее превращения, т.е. правила формирования показателей и документов;
3. характеристики движения информации (объем и интенсивность потоков, маршруты движения, временные характеристики);
4. характеристики качества информации (полнота, значимость, своевременность, достоверность и др.);
5. способы превращения информации.

 

ИО АРМ делится на внемашинное и внутримашинное. Это обусловлено тем, что информация зарождается у внемашинной сфере и характеризует процессы, явления, объекты проблемной сферы (ПС). Она фиксируется на первичных документах и содержит как оперативную, так и учетную информацию.

 Внемашинная ИБ – совокупность сообщений, сигналов, документов которые используются при функционировании АРМ и которая воспринимается человеком без применения вычислительной техники.

К способам организации  и ведения внемашинной ИБ относятся:

1. системы классификации и кодирования технико-экономической информации, которая содержится в документах ПС;
2. унифицированная система документации (УСД). Она содержит унифицированные типовые формы (формуляры-образцы), рекомендованные для использования в АИС;
3. методические и инструктивные материалы для ведения документов.

Внутримашинная  ИБ – содержит ту часть ИБ которая фиксируется на машинных носителях информации. Основная ее задача – адекватное отображение объекта управления в памяти ЭВМ и обеспечение информацией для решения задач управления, которые решаются в АИС.

 

3.4. Уровни и  свойства компьютерных информационных  технологий

 

В связи с расширением  внешнеэкономических связей (установление контактов с зарубежными партнерами на уровне фирм, корпораций) важную роль играет единство форм и содержания финансовой документации, соблюдение международных стандартов, единство терминологии, методов расчета, возможность оперативного пересчета (проигрывания) различных вариантов финансового поведения организации.

В настоящее время  различают следующие уровни компьютерных средств и технологий:

1. микроуровень простых стандартных финансовых функций в составе универсальных компьютерных программ;
2. уровень сложных программных инструментов (надстроек), реализующих аналитико-прогнозные методы в составе универсальных компьютерных программ для поддержки деловых функций;
3. уровень специализированных компьютерных программ для поддержки деловых функций;
4. макроуровень национальных и международных финансовых технологий, обеспечивающих финансовое взаимодействие организаций с ее внешней средой.

Уровни 1 и 2 могут сочетаться в одной программе (напр. Excel).

  1. Микроуровень простых стандартных финансовых функций в составе электронных таблиц представлен специализированными группами функций, поддерживающих следующие направления финансовой специализации:

а) анализ потоков платежей,

б) разработку планов погашения  кредитов,

в) анализ эффективности  инвестиционных проектов,

г) анализ рисков,

е) анализ ценных бумаг  с фиксированным доходом,

ж) анализ краткосрочных  финансовых операций,

з) анализ обязательств с выплатой дохода при погашении.

Поскольку электронные  таблицы отнесены к категории  ограниченных генераторов поддержки принятия решений  то их квалифицируют как ограниченный генератор первого уровня (ОГ-1) на основе стандартных функций.

Характерные черты категории ОГ-1 следующие:

1. подход не связан с наличием единой обобщающей организационной финансовой модели предметной области, и каждый расчет носит локальный характер;
2. не ставится требование соблюдения международных стандартов выходных финансовых документов, и не оговаривается их комплекс;
3. не ставится требование органической программной увязки различных процессов финансового менеджмента (планирование, учет, контроль за реализацией планов).

 

2. Уровень основных аналитико-прогнозных методов и реализующих их сложных надстроек  (ОГ-2) в виде пакета дополнительных компьютерных инструментов, сверх стандартных функций предполагает использование:

• одно- и двухфакторного анализа методами «а что, если»;
• корреляционно-регрессионного анализа и других возможностей статистического пакета анализа данных;
• анализа и прогнозирования на основе динамических рядов (трендов и прогнозирования по трендам);
• методов оптимизации и подбора параметров;
• методов имитационного моделирования.

Уровень 2 (по сравнению  с 1) обладает следующими дополнительными чертами:

1. обеспечивается более эффективное выполнение финансовых расчетов (по скорости, количеству и набору показателей);
2. усиливаются возможности многовариантных расчетов;
3. проектируется большее количество альтернатив перед принятием решений.

3. Уровень специализированных компьютерных технологий охватывает разнообразные рыночные программные продукты с ориентацией на международные стандарты финансовых отчетов, комплексную увязку планирования, учета и контроля, на предварительное построение организационной финансовой модели, отображение ее в пользовательский интерфейс и специализированные программные модули.

4. Макроуровень национальных и международных финансовых технологий обеспечивает среду финансового взаимодействия организации с ее внешним окружением, поддерживая правовой и банковский интерфейс (регулярные отношения с банком, законодательными органами, финансовыми рынками).

 

3.5. Средства  обработки данных

 

Это компьютеры - 4 класса: микро; малые (мини); большие и супер  ЭВМ.

Главные характеристики ЭВМ - быстродействие и объем памяти.

МикроЭВМ - 2 группы: