Лекции по "АРМ менеджера"

Конспект лекций /АРМ менеджера

СОДЕРЖАНИЕ

 

1	Сущность автоматизированного рабочего места менеджера	5
	Информация как предмет управленческой деятельности	5
	Реализация технологии распределенной обработки информации на базе вычислительной сети	6
	Назначение АРМ	8
	Классы задач организационного управления, которые решаются в составе АРМ и классы типичных АРМ (АРМ-руководителя, АРМ-С, АРМ-Т)	8
	Характеристика функций АРМ руководителя (АРМ - менеджера)	9
	Характеристика функций АРМ специалиста (АРМ-С)	10
	Характеристика функций АРМ технических работников (АРМ-Т)	10
	Дальнейшее развитие АРМ в организационном управлении	11
2	Основные способы внедрения АРМ в организациях	12
	2.1. Концепции построения  АРМов	12
	2.2. Автоматизация документооборота в информационной системе	12
	2.3. Архитектура АИС  и принципы создания АРМов	13
	2.4. Экспертные системы	13
	2.5. Структура, организация и режимы работы экспертных систем	14
	2.6. Техническое обеспечение АРМ	15
	2.7. Технологические процессы автоматизированной обработки информации	15
	2.8. Технологические операции  сбора, передачи, хранения, контроля  и обработки данных	16
	2.9. Проектирование рациональных  технологических процессов обработки  данных. Этапы разработки  процессов обработки данных	19
3	Информационное обеспечение АРМ менеджера	22
	3.1. Информационное обеспечение  АРМ	22
	3.2. Методология построения  баз данных	23
	3.3. Структура информационного  обеспечения АРМ	24
	3.4. Уровни и свойства  компьютерных информационных технологий	25
	3.5. Средства обработки данных	26
	3.6. Режимы обработки  данных	28
	3.7. Способы обработки  данных	30
4	Программное обеспечение АРМ менеджера	32
	4.1. Программное обеспечение	32
	4.2. Прикладное программное обеспечение АРМ	33
	4.3. Примеры программного обеспечения АРМ менеджеров	34
5	Функциональные аспекты АРМ менеджера как элемента автоматизированной информационной системы	36
	5.1. АРМ учета затрат на производство	36
	5.2. Категории АРМ	36
	5.3. Структура АРМ затрат на производство	37
	5.4. Автоматизация работы в условиях АРМ различных категорий	38
6	Использование прикладных программ универсального назначения для автоматизации рабочего места менеджера	42
	6.1. Основные объекты  и приемы управления Windows	42
	6.2. Работа с программой EXCEL	44
	6.3. Системы управления  базами данных	51
7	Проектирование АРМ менеджера	52
	7.1. Принципы проектирования АРМ	52
	7.2. Организационные аспекты проектирования АРМ менеджера	55
	7.3. Цикл разработки АРМов в рамках информационной системы менеджера	56
	Список литературы	59

 

 

 

 

 

1. Сущность автоматизированного рабочего места менеджера

 

1. Информация как предмет управленческой деятельности

 

Одной из важнейших разновидностей информации является информация экономическая. Ее отличительная черта - связь с процессами управления коллективами людей, организацией. Экономическая информация сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. Значительная часть ее связана с общественным производством и может быть названа производственной информацией.

Экономическая информация - совокупность сведений, отражающих социально-экономические процессы и служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере. К ней относятся сведения, которые циркулируют в экономической системе, о процессах производства, материальных ресурсах, процессах управления производством, финансовых процессах, а также сведения экономического характера, которыми обмениваются между собой различные системы управления.

Конкретизируем понятие экономической  информации на примере системы управления промышленным предприятием. В соответствии с общей теорией управления, процесс управления можно представить как взаимодействие двух систем - управляющей и управляемой.

 

Структура системы  управления

Система управления предприятием функционирует на базе информации о  состоянии объекта, его входов Х (материальные, трудовые, финансовые ресурсы) и выходов Y (готовая продукция, экономические и финансовые результаты) в соответствии с поставленной целью (обеспечить выпуск необходимой продукции). Управление осуществляется путем подачи управленческого воздействия 1 (план выпуска продукции) с учетом обратной связи - текущего состояния управляемой системы (производства) и внешней среды (2, 3) - рынок, вышестоящие органы управления.

Назначение управляющей  системы - формировать такие воздействия на управляемую систему, которые побуждали бы последнюю принять состояние, определяемое целью управления. Применительно к промышленному предприятию с некоторой долей условности можно считать, что цель управления - это выполнение производственной программы в рамках технико-экономических ограничении; управляющие воздействия - это планы работ подразделении, обратная связь данные о ходе производства: выпуске и перемещении изделии, состоянии оборудования, запасах на складе и т.д.

Очевидно, что и планы, и содержание обратной связи - не что  иное, как информация. Поэтому процессы формирования управляющих воздействий как раз и являются процессами преобразования экономической информации. Реализация этих процессов и составляет основное содержание управленческих служб, в том числе экономических.

К экономической информации предъявляются следующие требования: точность, достоверность, оперативность.

Точность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями.

Достоверность определяет допустимый уровень искажения как поступающей, так и результатной информации, при котором сохраняется эффективность функционирования системы.

Оперативность отражает актуальность информации для необходимых расчетов и принятия решений в изменившихся условиях.

 

1.2. Реализация технологии распределенной  обработки информации на базе вычислительной сети

 

Структурно распределенная обработка информации реализуется в виде сетей вычислительных машин (глобальных или локальных). Для автоматизации управления производственно-хозяйственной деятельностью на объекте управления типа предприятие, учреждение, коммерческая структура технологию распределенной обработки информации целесообразно реализовать на базе локальной вычислительной сети, что обеспечивает объединение ЭВМ и иных способов вычислительной техники, размещенной на расстоянии до 2 км один от одного.

Концепция распределительной обработки  экономической информации, что реализуется на базе современных персональных ЭВМ и локальных сетей, предусматривает создание автоматизированных рабочих мест (АРМ) планово-управленческого персонала.

 Согласно с государственным  стандартом 34.003-90 АРМ - это программно-технический комплекс, предназначенный для автоматизации деятельности указанного вида. АРМ можно применить при решении комплексов задач управления в различных сферах деятельности и на различных уровнях управления.

Созданные на базе персональных ЭВМ АРМ имеют развитую систему периферийного оснащения и интерфейс с локальными вычислительными сетями и центральной ЭВМ. С помощью АРМ специалист может автоматически подготавливать тексты, присылать и принимать сообщение, которые хранятся в памяти ЭВМ, принимать участие в телеконференциях, организовывать и вести личные архивы документов на машинных носителях, проводить имитационное моделирование для изучения обращения системы, выполнять начисления и доставать готовые результаты в табличной или графической форме.

Поскольку процесс принятия решений в процессе управления в целом реализуется коллективом, необходима проблемная специализация АРМ управленческого персонала, что отвечает различным управленческим цепям и функциям, которые реализуются.

Реализация разнообразных  фаз принятия решений (подготовка информации для принятия решений, как раз принятие решений; реализация принятых решений) имеет много общего с различными службами объекта управления (учету, плану, сбыту службы). Это дает возможность создавать гибкие, перестроечные структуры управления, повышать эффективность и оперативность работы служб. Локальные сети, на основе которых могут функционировать комплексы АРМ, как в рамках отдельных подразделов, так и на уровне смежных функций, выполняемых различными подразделами, служат базой для взаимосвязи отдельных АРМ в системе.

Ориентацию АРМ на конечного пользователь, что не является специалистом в области обработки данных, можно обеспечить применением в АРМ алфавитно-цифровых дисплеев способов введения и обработки информации, а также с помощью развитой системы диалоговых процедур, что входит в состав программного обеспечения АРМ и используется для общения с ЭВМ языком, понятной пользователю.

Нужна разработка комплекса  языков очень высокого уровня, которые  учитывают специфику объектов, где будут применяться АРМы различных специалистов. Различные диалекты таких языков учитывают специфику функций, которые выполняются отдельными членами коллективов подразделов аппарата управления.

Созданные на базе ПЭВМ АРМ функционально, физически и органично настраиваются на конкретного пользователь (персональное АРМ) или группу пользователей (групповое АРМ).

 

1.3. Назначение АРМ

 

Главным назначением  АРМ является решение задач профессиональной направленности (задач бухучета, анализа хозяйственной деятельности, планирования и прогнозирования и т.п.).

Процесс ведения таких  задач на предприятии представляет собой совокупность информационных и контрольно-организационных операций. К информационным операциям относятся операции сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки данных. Контрольно-организационные операции связаны с контролем и использованием информации, полученной в результате выполнения информационных операций, и занимают наибольший удельный вес в деятельности управленческого аппарата.

 

1.4. Классы задач  организационного управления, которые решаются

в составе АРМ и классы типичных АРМ (АРМ-руководителя , АРМ-С, АРМ-Т)

 

Задачи организационного управления, которые решаются в составе АРМ, можно условно поделить на три класса.

К 1-го классу относятся полностью формализованные задачи (хозяйственный и финансовый учет, подготовка производства), для которых можно разработать структурированные процедуры изготовления решений. Задачи могут решаться на ЭВМ без участия человека по заранее подготовленным алгоритмам, то есть алгоритм заменяет человека.

Для 2-го класса задач характерные слабо структурированные процедуры подготовки решений в условиях неполной информации. К этому классу относятся задачи поточного и оперативно-календарного планирования производства и управления запасами.

Задачи 3-го класса требуют применения неструктурированных процедур подготовки решений, творческого подхода, что основывается на информированности, классификации, таланте и интуиции человека.

Работников организационного управления можно поделить на три группы: руководители (директора, главные администраторов), специалисты (начальники функциональных служб, главные специалисты), технические работники (секретари, кассиры, кладовщики). Руководители решают, как правило, задачи 3-го класса, редко - 1-го. Специалисты решают задачи 2-го класса, технические работники - 1-го. Согласно с характером решаемых задач можно выделить три класса типичных АРМ: АРМ руководителя (АРМ-), АРМ специалиста (АРМ-С), АРМ технического и вспомогательного персонала (АРМ-Т).

 

1.5. Характеристика  функций АРМ руководителя (АРМ - менеджера)

 

АРМ - менеджера может  иметь распределительную и локальную  структуру. При распределительной  структуре дисплей устанавливается  на столе руководителя, а основная функциональная структура (с дополнительным дисплеем) - у секретаря или помощника. Локальная структура АРМ предусматривает полную функциональную замкнутость, что обеспечивает автономную работу.

Требования к АРМ:

• наличие достаточно развитой базы данных, постоянно дополняемой оперативной информацией; обеспечение руководителя или его помощников оперативностью поиска необходимой информации в базе данных и наглядностью предоставления информации в форме, адаптированной к психологическим характеристикам человека (при условии высокого уровня ее интеграции на экране независимо от источника данных);
• наличие диалоговых программных способов, которые обеспечивают принятие решений с максимальной адаптацией и регулируют организационно-административную деятельность;
• обеспечение оперативной связи с иными источниками информации (в границах организационной структуры) и с непосредственными помощниками;
• обеспечение возможности накопления в памяти АРМ опыта работы и ранее принятых решений.

С учетом характера и  особенностей труда руководителя программное обеспечение АРМ содержит подсистемы обеспечения и деловой деятельности (ПОДД), принятие решений (ППР), рутинных работ (ПРР), коммуникаций (ПК).

Одна с главных - подсистема ПОДД, поскольку 47 % рабочего времени руководители находятся в деловых контактах. В состав этой подсистемы входить деловой пакет руководителя. Главное меню пакета содержит электронную записную книжку, личный архив, картотеку поручений. Модуль электронной записной книжки, например, содержит электронный перекидной календарь, куда руководитель заносить ежедневный личный план (дневник), еженедельный личный план (еженедельник) с блоком самых важных дел недели и перечнем самых важных дел месяца.