Эффективность затрат на обучение

 

  Шестой  этап: защита бюджета расходов  на персонал перед руководством

     Процесс защиты собственного  бюджета для менеджеров по персоналу – один из основных этапов в бюджетировании. Задача упрощается, если менеджер владеет навыками переговоров, аргументирования возражений; если у него есть ораторские способности. Но как показывает практика, часть расходов на персонал все равно урезается. После утверждения генеральным директором  общего бюджета предприятия у службы персонала появляются закрепленные статьи расходов на персонал.

    Персонал, участвуя в реализации  методов бюджетирования, развивает  саму систему бюджетирования, на основе улучшения мотивации и заинтересованности в конечных результатах деятельности.

Наиболее  весомой статьей расходов на персонал являются инвестиции в повышение  квалификации работников, в их развитие и продвижение по служебной лестнице. Рост информации, меняющиеся технологии производства, жестокие условия рынка, конкуренция – все это факторы, побуждающие организации постоянно совершенствовать знания и навыки своих работников. В настоящее время существует много методик повышения квалификации персонала, позволяющих реализовать Шестой этап: защита бюджета расходов на персонал перед руководством

     Процесс защиты собственного  бюджета для менеджеров по  персоналу – один из основных  этапов в бюджетировании. Задача  упрощается, если менеджер владеет  навыками переговоров, аргументирования возражений; если у него есть ораторские способности. Но как показывает практика, часть расходов на персонал все равно урезается. После утверждения генеральным директором  общего бюджета предприятия у службы персонала появляются закрепленные статьи расходов на персонал.

    Персонал, участвуя в реализации  методов бюджетирования, развивает  саму систему бюджетирования, на  основе улучшения мотивации и  заинтересованности в конечных  результатах деятельности.

Наиболее весомой статьей расходов на персонал являются инвестиции в повышение квалификации работников, в их развитие и продвижение по служебной лестнице. Рост информации, меняющиеся технологии производства, жестокие условия рынка, конкуренция – все это  факторы, побуждающие  организации постоянно совершенствовать знания и навыки своих работников. В настоящее время существует много методик повышения квалификации персонала, позволяющих реализовать программы повышения квалификации и переподготовки кадров.

     Сотрудники любой организации, персонал представляют собой ее сущность. Нет организации, в которой обучение персонала не было бы актуальным. Если руководитель заботится о развитии организации, то он обязан планировать затраты по содержанию персонала.

     В заключение можно выделить следующие результаты применения технологии разработки бюджета расходов на персонал:

• наличие утвержденного бюджета позволяет весомо подкрепить полномочия и ответственность менеджера. Содержательная часть работы с персоналом базируется на гарантированном денежном ресурсе, а это – дополнительный рычаг в управлении;
• в рамках этого бюджета менеджер может принимать необходимые решения без длительного обоснования перед вышестоящим руководством, что приводит к экономии временного ресурса;
• существование бюджета расходов по персоналу позволяет руководству компании  планировать и контролировать свои расходы, а также обеспечивает возможность бюджетного управления на предприятии в целом;
• повышается экономическая грамотность специалиста по персоналу, а значит и управленческая;
• внедрение бюджета позволяет взвешивать цену принятого решения.

Существуют  и определенные сложности:

• так как цена ошибки при планировании денежных средств велика, то приходится отводить дополнительный ресурс времени на прогноз;
• возникают трудности при обосновании затрат на персонал и их инвестиционной составляющей, которую экономически определить не всегда удается;
• решения по расходу денежных средств принимаются, как правило, в рамках бюджета, что приводит к ощущению «ограниченности свободы»;
• сложно предусмотреть средства на незапланированные расходы.

 

            2.3. Методы бюджетирования расходов  на развитие и    обучение  персонала 

       Согласно концепции «человеческого капитала» инвестиции в человеческий капитал – это любое действие, которое развивает способности, повышает квалификацию и производительность труда сотрудников, поэтому постановка бюджетирования является важнейшим элементом системы управления персоналом.

    Целью бюджетирования является  переход от абстрактной оценки управленческих процессов к оперированию показателями, имеющими  
 

численную оценку.  При таком подходе  появляется реальная возможность эффективного управления, контроля и анализа материальных возможностей предприятия.

       Согласно концепции «человеческого капитала»  инвестиции в человеческий капитал – это любое действие, которое развивает способности, повышает квалификацию и производительность труда сотрудников, поэтому постановка бюджетирования является важнейшим элементом системы управления персоналом.

    Целью бюджетирования является  переход от абстрактной оценки  управленческих процессов к оперированию  показателями, имеющими численную  оценку.  При таком подходе  появляется реальная возможность  эффективного управления, контроля  и анализа материальных возможностей предприятия.

       Один из подходов предлагает  распределение  HR – бюджета следующим образом: большая часть запланированных расходов направляется на обучение и развитие сотрудников, тогда как затраты на найм новых сотрудников минимизируются за счет снижения текучести кадров, а также планового  продвижения сотрудников. В  компании, придерживающейся такой стратегии, сотрудники преимущественно принимаются на позиции начального уровня и, обучаясь, получают новые должности.

       Возможна другая политика, когда компания имеет большой бюджет на поиск и подбор персонала и при этом – существенную минимизацию затрат на его обучение и развитие. Такие компании ориентируются на состоявшихся специалистов; период, за который будут «возвращены» эти вложения (благодаря более эффективной работе), как правило, непродолжителен.

          Но тем не менее затраты  на обучение и развитие персонала  в том или ином объеме предусматриваются  и планируются в любой компании, независимо от осуществляемой  стратегии.  Принято считать, что вполне достаточно тратить на обучение не более нескольких процентов фонда зарплаты.  Даже  в наиболее продвинутых в области работы с персоналам компаниях размер бюджета на обучение не настолько велик, чтобы серьезно повлиять на экономику фирмы. Несложная оценка показывает, что в этом случае бюджет на обучение вряд ли составит больше  одного – двух процентов бюджета фирмы. Тем не менее, необходимость разработки такого бюджета необходима,  для того чтобы руководство компании могло планировать и контролировать расходы в целом, а  организацию обучения передавало бы на уровень службы персонала, которая и будет принимать решения о проведении конкретных учебных мероприятий, руководствуясь  укрупненным планом и бюджетом обучения.

     Под бюджетом на обучение далее будет пониматься документ, утвержденный руководством компании и содержащий общий размер затрат на обучение, их состав по статьям расходов с разбивкой по плановым периодам  (обычно кварталам). При раскладке бюджета по кварталам и месяцам (встречается реже) необходимо учитывать сезонный фактор, а именно планировать меньшие объемы обучения на III квартал, а также на январь и май. 

2.3.1. Планирование бюджета  на основе целей  обучения 

      Различают два  основных подхода   к составлению бюджета. Первый из этих подходов, «правильный», - это планирование бюджета на основе целей обучения без ограничения общей суммы. В успешно работающей и развивающейся организации принцип формирования бюджета обучения  должен звучать кратко: « План обучения первичен, бюджет вторичен»

    План же должен определяться  в первую очередь стратегией  и бизнес-планом компании.  Если  компания имеет миссию, стратегические  цели, то она, как правило, имеет  и цели на год. Если у компании  отсутствуют в явном виде цели  по работе с персоналом, в том числе цели обучения, их всегда можно сформулировать на основе целей компании, При этом и само планирование обучения,  и составление бюджета на обучение приобретают целенаправленный, упорядоченный характер  (см. рис. 5) .

 

 

 
 

Рис.5. Планирование бюджета на основе целей обучения 

   Второй подход к составлению  бюджета – это  планирование  бюджета с учетом  ограниченности  его общего размера. Несмотря  на ограниченность общей суммы  бюджета, без учета целей обучения  и в данном случае не обойтись. До начала расчета отдельных статей бюджета, список которых, как и в предыдущем случае, составляется  на основе целей и направления обучения, необходимо хотя бы приблизительно распределить общий размер бюджета между статьями. Распределение должно вестись с учетом приоритетности целей  и направлений обучения и соответствующих статей бюджета.  Особо важные направления обучения должны получать все необходимое финансирование, остальные – по остаточному принципу. Направления обучения описываются двумя характеристиками: целевые группы сотрудников и тематика обучения. Среди целевых групп сотрудников при планировании целесообразно выделять не только профессиональные, но и должностные, а также такие специфические категории, как резерв на продвижение, наставники, внутренние преподаватели. Следует подчеркнуть, что процесс  планирования обучения должен включать в себя  рассмотрение целесообразности введения в план всех возможных сочетаний категорий сотрудников и тем обучения. Инструментом составления эскизного проекта плана обучения может служить таблица 6 выбора тематики обучения для целевых групп сотрудников. В клетках таблицы можно отмечать приоритеты тех или иных видов обучения для конкретной категории сотрудников, а на следующих этапах – оценить численность слушателей и объем требуемых знаний и навыков, а также выбрать соответствующие формы занятий.

Таблица 6

Определение приоритетной тематики обучения для  различных целевых групп сотрудников  [20, С.18]

     

      Классификация основных форм  обучения в зависимости от 

места и режима проведения, индивидуальной или групповой организации обучения приведена в таблице 7

Таблица 7

Классификация форм обучения  [20, С.18]