Информация и коммуникации в менеджменте

Успешное общение  укрепит как вашу личную репутацию, так и представит в самом удачном  свете вашу компанию.

3.8 КАК СОСТАВИТЬ  ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

принципиально знать главные правила составления  деловых писем. Как лишь вы их освоите, вы сможете удачно управляться с  ведением деловой корреспонденции, что является принципиальным навыком  администратора. Для того, чтоб адресату захотелось ответить на ваше письмо, оно обязано быть составлено верно. Порядок составления следующий: 
• план письма; 
• фактически написание и структурирование; 
• проверка содержания и формы.

Письмо обязано  быть информативным и сразу увлекательным для читателя. Очень принципиально, чтоб письма были составлены по "высокому классу" — от этого зависит ваша личная репутация и авторитет организации. 
Помните, что отлично написанное деловое письмо открывает способности к продвижению вашей организации в бизнесе. Это поистине идеальная и доступная форма рекламы! Правильность составленного письма значит, будут его читать либо нет!

ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ ПИСЬМА

ПЛАН ПИСЬМА

Для начала ответьте на вопрос, почему конкретно письмо. В данном случае это самая подходящая форма общения? Может, проще позвонить? Послать факс?

Как лишь вы поймете, что конкретно письмо является той  формой деловой коммуникации, которую  вы желаете употреблять, нужно верно  сконструировать мишень письма. К  примеру, ею может быть: 
• передача информации; 
• продажа идеи либо продукта; 
• продвижение какого-то дела; 
• выяснение подробностей; 
• желание поправить ситуацию; 
• заявить о собственной организации либо о себе.

Кому вы пишите? Как отлично адресат осведомлен о предмете письма? 
Какую должность он занимает в компании? Чем больше вы понимаете о собственном адресате, тем проще составить такое письмо, на которое непременно ответят.

Определившись с целью письма, можно начать обдумывать его содержание. 
Проверьте все факты и детали и коротко запишите все, что вы желаете изложить. 
Эту информацию можно записывать в колонку.

попытайтесь применить  так называемую "радиальную структуру". В середине листа бумаги запишите тему письма и проведите от нее  полосы к каждой идее. 
Этот план поможет вам наилучшим образом скомпоновать письмо.

3.9 ВЛИЯНИЕ ИНДУСТРИАЛЬНОЙ  эры НА АДМИНИСТРАТИВНЫХ РАБОТНИКОВ

Дни таковых  профессий, как машинистка, делопроизводитель, ответственный за запись информации, подсчет заработной платы, выписку  счетов-фактур, сочтены. Перемены затрагивают  несколько направлений: 
• Работу секретаря, чьей единственной задачей была обработка текста (т.Е. Нужно было уметь стенографировать, "начитывать" текст на магнитофонную ленту, после чего расшифровывать, записывая его на машинке либо компьютере). 
• Три компонента (стенография, делопроизводство, машинопись), которые век назад занимали полный рабочий день секретаря, скоро исчезают. Автор сам набирает свой текст, а возможность электронного хранения документов сделала эти три навыка ненужными. 
• Административные работники, чьей единственной работой было занесение информации в бумажные сводки, фактически пропали. Машины взяли на себя механическую работу во всех качествах жизни кабинета. 
• Структура компаний несколько упростилась. Полностью пропали должности менеджеров по информации. Хотя всего только несколько лет назад, когда исполнительный директор хотел узнать последние числа по экспорту либо ввозу, либо данные о количестве выпускников вузов, принятых на работу в компанию, ему/ей приходилось обращаться к менеджеру по информации, кабинет которого размещался несколькими этажами ниже. Сейчас довольно надавить несколько кнопок, чтоб вывести на экран последние данные. 
• но если менеджер стремится более продуктивно употреблять свое рабочее время, ему все же требуется ассистент. Несмотря на то, что время, затрачиваемое менеджером на многие рутинные задания, удалось уменьшить либо поручить их выполнение иным людям, монотонная работа, не требующая высокой квалификации и особых управленческих навыков, все-таки остается. 
Следовательно, написание либо составление длинных документов можно поручить секретарю, так же, как и последующее распространение схожих документов. 
• Новая разработка дозволяет секретарям и административным работникам брать на себя некие из обязанностей менеджеров. Секретарь либо администратор становится еще более принципиальным связывающим звеном меж менеджером и другими частями системы — это уже повсеместно происходит в неавтоматизированных системах управления организаций. По мере совершенствования компьютерного и программного обеспечения секретарь либо администратор, как это частенько происходит в современных кабинетах, равномерно стают первыми, кто быстрее менеджеров осваивают трудности и особенности новейших систем. 
• По мере того, как все больше административных работников осваивают новейшие и постоянно совершенствующиеся технологии, их роль меняется. С расширением знаний компьютерных систем для администраторов отрываются новейшие горизонты работы. 
• От административных работников требуется знание компьютерных графических пакетов, бухгалтерских программ, владение навыками инсталляции новейших программ, обновления баз данных. 
• Компьютерное оформление презентационного материала, совмещение на экране графики с текстом, ответственность за выполнение программ для менеджеров, контроль и поиск информации в базе данных, — все эти задания изменяют роль администратора либо секретаря в кабинете. 
• некие крупные организации по трудности ставят работу секретаря на один уровень с работой менеджера среднего звена. Современная разработка вытесняет большущее количество обычных обязанностей секретаря либо администратора. 
• При помощи современного оборудования менеджерам намного проще вести ежедневник (в котором отмечаются деловые встречи и планируются действия), общаться с сотрудниками компании (благодаря электронной почте), составлять памятки, письма и отчеты.

для чего же тогда  вообще нужен секретарь — неуж-то лишь для того, чтоб отвечать на телефонные звонки?

3.10 ПЕРЕМЕНЫ  наиблежайшего ДЕСЯТИЛЕТИЯ

"ДИСТАНЦИОННАЯ"  РАБОТА - РАБОТА ЗА ПРЕДЕЛАМИ ПРИВЫЧНОГО ОФИСНОГО

ПРОСТРАНСТВА

Для большинства  из нас кабинет окажется в том  месте, которое мы сами для себя выберем. Современный менеджер имеет возможность  работать в любом месте, сделав свой кабинет мобильным. Переносные рабочие  станции, компьютеры, 
"ноутбуки" — все это сделало информационные офисные системы более доступными, более дешевыми и более оперативными в работе фактически из хоть какой точки. 
• Переносные компьютерные рабочие станции преодолели ограничение мобильности. Сейчас нет нужды собирать всех служащих в одном месте в одно и то же время. Кабинет может быть в любом месте — дома (дистанционная работа), у клиента, в гостинице, в поезде и даже в самолете — везде, где бы ни оказался работник. 
• Электронные средства связи, с помощью которых сотрудники компании могут связаться с головным кабинетом, расширяют мобильность офисного пространства, позволяя людям находиться фактически в любом месте, собирая, сохраняя и передавая требующуюся информацию. 
• новые средства электронно-оптической связи дозволили кооперировать текст и изображение и проводить деловые встречи и конференции. 
• Телеконференции означают экономию времени и средств, затрачиваемых на командировки или на содержание дорогостоящих зданий и помещений. Поэтому эффективность конференций и встреч, которые все-таки проводятся обычно, намного повышается. 
• Мы все умеем воспользоваться телефоном и знаем, что сейчас нет необходимости идти в другой кабинет, чтоб написать либо продиктовать письмо, ознакомиться с корреспонденцией либо что-то отыскать в папке. Работа больше не связана с потоком бумаг, проходящих через какой-то столик, она связана лишь с конкретным сотрудником. Следовательно, он может организовать свое время так, как ему комфортно, определив, когда и где ему делать ту либо иную работу. 
• Все эти причины объясняют необходимость наличия в головном кабинете компании секретаря либо администратора, который бы "держал осаду" - Если в 60-х годах менеджер либо секретарь могли связаться по внутренней связи со всеми кабинетами кабинета, кто в 90-х станет утверждать, что менеджер не может находиться в километрах от конторы и продолжать управлять работой организации?

ИНФОРМАЦИОННАЯ  разработка ПЕРЕГРУЖАЕТ кабинет!

Применение современных  технологий нацелено на внедрение "безбумажных" способов работы. Существует расхожее мировоззрение, что управляющие проводят огромную часть рабочего времени на деловых встречах и в телефонных переговорах.

С развитием  современной технологии и её внедрением в работу кабинета мы не лишь сохраняем  информацию в электронной либо цифровой форме, но и храним бумажные копии. Таковым образом, количество сохраняемой информации удваивается, металлический шкаф с массивными папками на прежнем месте! 
эра "безбумажной" работы еще впереди. Сопротивление людей внедрению 100- процентной электронной офисной среды длится. Вправду, сохранение всей информации на твердом диске не устраняет вас от поступающих бумаг. Разработка пока еще не достигла того уровня, какого нам хотелось бы. 
Мы полагаем, что знаем, чего желаем, но разработка пока еще не может полностью удовлетворить наши потребности.

разработка постоянно  дешевеет. К 2000 году процессор станет так дешевым, что его приобретение не будет больше сказываться на стоимости  издержек при обработке информации на компьютере.

положительная СТОРОНА ИНФОРМАЦИОННОЙ ТЕХНОЛОГИИ

Информационная  разработка дозволяет нам достичь  следующих целей: 
1. уменьшить время получения информации (то есть свести к минимуму задержки в получении информации из-за её вероятной недоступности, из-за почты, из-за отправления информации по неверному адресу либо просто по причине выходного дня в компании). 
2. Ликвидировать излишнюю и повторяющуюся работу (ненужные задания типа перепечатывания и нудная сортировка и поиск документов). 
3. улучшить внедрение человеческих ресурсов (для заданий, требующих рассуждения, инициативы, оценки).

3.11 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ  управляющего ЗА НАЛАЖИВАНИЕ  КОММУНИКАЦИИ

фуррор управляющих  зависит в основном от их способности  довести до всех собственных подчиненных  информацию о том, что они обязаны делать, и объяснить значимость этих действий. Провалы в общении обходятся совсем дорого.

ПРИМЕР

На производстве, куда был назначен новый менеджер (никаких остальных конфигураций не было), была достигнута 5-процентная экономия — 80.000 баксов в год —  благодаря тому, что он внедрил эффективную систему общения. 
как мог судить персонал, все дело было в том, что с новым начальником люди стали понимать: а) суть трудности; б) чего они желают добиться; в) то, как, по мнению менеджера, стоящая неувязка обязана быть решена; г) какова фактически их роль в достижении положительных результатов.

При этом они  знали, как удачно они продвигаются к поставленным личным целям,

ПРИМЕР

18 из 35 фактов  простоя в крупной организации  стали следствием недоработок  в сфере общения. Цену этих простоев нельзя найти лишь в потерянных часах — нарушился весь ритм производства и снизилось взаимодействие меж работниками и управлением.

В меняющейся обстановке наибольшей выгоды можно добиться лишь при наличии адекватной системы  общения, позволяющей руководителям напрямую, лицом к лицу, объяснять подчиненным, что от них требуется и почему.

ПРИМЕР

большая компания вела централизованные переговоры с  профсоюзами по поводу соглашения о  производительности труда с тем, чтоб повысить упругость использования рабочей силы. На практике гибкости добились лишь те подразделения компании, в которых применялся прямой и системный способ общения управляющих со своими подчиненными.

Результатом адекватного  общения является повышение производительности вследствие лучшего взаимодействия и более эффективного выполнения работы.

Исполнители с  хорошим потенциалом не задержатся в коллективе навечно, если не будут  созидать собственных перспектив в  данной компании. Поиск и обучение 
“замены” обойдется дорого; это породит трения в подразделении и ухудшит моральный настрой членов коллектива. Провалы в политике общения не ограничиваются лишь отдельными подразделениями.

Высшее управление организаций не владеет “монополией  на ум”. Нельзя позволять себе разбрасываться идеями и предложениями служащих хоть какого уровня.

ПРИМЕР

Компания официально ввела консультативную систему  оценки идей работников цехов. Один сотрудник  с 30-летним стажем предложил употреблять  средство для чистки бытовых плит в процессе производства покрытий, применяемых в производстве. Это было решением давней трудности. Когда его спросили, почему он не предложил этого ранее, он ответил, что управление ни разу не дало сотрудникам понять, что их мировоззрение представляет энтузиазм.

Нам нужно держать  в голове, что новое поколение работников еще более привычно к роли в различной деятельности — в школе, институте, институте, и, следовательно, они ждут продолжения этого роли и на работе.

Если люди будут  полностью понимать решения управления, которые на них отражаются, и предпосылки, обусловившие принятие этих решений, то это лишь усилит их желание работать с наибольшей отдачей- Людям нужно понимать: 
• что им необходимо делать и для чего; 
• как эффективно они выполняют поставленные задачки и планы; 
• каковы условия их найма.