Информация и коммуникации в менеджменте

Рациональное  внедрение материальных и трудовых ресурсов предполагает достижение целей  при минимуме издержек и максимуме эффективности, что осуществляется в процессе управления, когда группа сотрудничающих людей (работников компании) направляет свои деяния на достижение общих целей на базе соответствующей мотивации их труда.

сейчас, когда  мы представляем себе элементы, предопределяющие фуррор организации, мы готовы проанализировать функции, которые управление обязано делать, чтоб иметь возможность эффективно формулировать цели и достигать их. Вернемся к вопросам коммуникаций и принятия решений. При анализе процесса управления видно, что коммуникации и принятие решений относятся к связывающим действиям, поскольку связывают функции планирования, организации, мотивации и контроля. В неком смысле, менеджер в процессе управления занимается тем, что планирует решения, провоцирует выполнение решений и т.Д. Мы рассмотрим эти процессы вместе, поскольку принятие решений и коммуникации тесновато взаимозависимы.

Итак, что же такое Коммуникация? Нужно отметить, что понятие коммуникации, используемое в Менеджменте еще шире, чем  в понимании обычного обывателя.

Коммуникации  — это обмен информацией, на базе которого управляющий получает информацию, нужную для принятия эффективных  решений и доводит принятые решения  до работников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут ошибочно понимать, чего же желает от них управление, либо, наконец, от этого могут страдать межличностные дела. Эффективностью коммуникаций частенько определяют качество решений и то, как они в реальности будут реализованы.

Информация – это только внешнее проявление коммуникации, её итог. 
Информация играется центральную роль в коммуникационном существовании человека и выступает как средство коммуникации.

1.2 Информационная  разработка

ИСТОРИЯ кабинета

Телефон, пишущая  машинка и телеграф не изменялись в течение сотни лет. 
Механизация учреждений началась во второй половине XIX века. Но в то время ручка и бумага оставались главными инструментами канцелярской работы. 
С пришествием XX столетия целый ряд механизированных устройств занял в учреждениях свое прочное место: телеграфная азбука Морзе, телефон Белла, диктофон и пишущая машинка Эдисона.

ЭВОЛЮЦИЯ ОФИСНОЙ  РАБОТЫ В XX ВЕКЕ

Первые 50 лет  нашего столетия дали миру пишущую  машинку, телефон- автомат, телеграфный  аппарат, электрическую пишущую машинку, ксерокс, арифмометр, калькулятор, магнитофон, малогабаритный печатный пресс, оборудование для обработки информации на перфокартах и многое другое.

Все эти изобретения  расширили коммуникацию меж учреждениями, а также увеличили количество "белых воротничков", — людей, работающих в кабинетах.

К середине 60-х  годов для облегчения рутинной работы, таковой, как обработка данных о  зарплате, выписка чеков, инвентаризация и контроль за оплатой счетов в  большинстве больших компаний стали  применяться компьютеры. 
Стали появляться дистанционные терминалы, составной частью которых были клавиатура либо телетайп.

К концу 60-х и  в начале 70-х годов на рынке  возникло множество недорогих ксероксов, мини-компьютеров, электронных коммутаторов и текстовых редакторов, а к концу 70-х годов возник микрокомпьютер.

В течение 80-х  годов рост информационной технологии означал, что все меньше кабинетов  продолжало работать без персональных компьютеров (ПК), факсимильных аппаратов (факсов), сложных машин для фотокопирования 
(ксероксов), электронной почты и специализированных телефонных систем.

В основном кабинет  не поменялся.

Антрополог, посетивший современный кабинет, увидел бы приблизительно ту же картину, что и 50 лет назад. Он бы направил внимание на то, что люди заняты: 
• чтением; 
• пишут что-то на бумаге; 
• разбирают и сортируют почту; 
• общаются друг с другом — лично либо по телефону; 
• печатают; 
• создают вычисления на калькуляторах; 
• диктуют; 
• подшивают документы, вынимают папки из мощных металлических шкафов.

Тем не менее, с появлением в 70-х годах компьютеров в школах большая часть людей глядит на клавиатуру как на один из инструментов офисной работы, которым пользуются не лишь секретари, машинистки и административные работники.

В настоящее  время компьютерами, пишущими машинками и текстовыми редакторами пользуются как дамы, так и мужчины. Сейчас компьютер в кабинете либо дома — такое же обычное явление, как тридцать лет назад — телефон. 
Многие компьютеры представляют собой массивные устройства, начиненные программами для инженеров, ученых, управляющих фирмами. Хоть какое предприятие либо организация нуждается в компьютерах для расчетов, обработки данных, составления планов, внутренней коммуникации.

На заре разработки компьютеров большая часть из них было предназначено для какой-то одной цели. Сейчас они многофункциональны. Кроме обработки текстовой информации, с помощью компьютера можно учить ситуацию на фондовом рынке, заказывать авиабилеты. Терминал брокеров заменил телеграф, текстовый редактор — пишущую машинку.

Эволюция пишущей машинки продолжалась более ста лет. Эволюция персонального компьютера заняла меньше одного десятилетия.

ТРИ "ОФИСНЫХ  ВЕКА"

• Доиндустриальный 
• Индустриальный 
• Информационный

Сейчас мы живем  в век информации. Доиндустриальная и индустриальная эра целиком зависели от свойства работы служащих, без использования системных способов планирования либо сложной техники. В кабинете индустриального периода люди служили серьезной производственной системе и её машинам. В наше время, в век информации, работа в кабинете сочетает работу систем и оборудования для ублажения потребностей как служащих, так и их клиентов.

1.3 ПРОЦЕСС КОММУНИКАЦИЙ  И ЭФФЕКТИВНОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ

управляющий от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется неописуемым, но становится понятным, если учитывать, что управляющий занимается этим, чтоб воплотить свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и действиях принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. 
конкретно потому, что обмен информацией встроен во все главные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связывающим действием. 
Поскольку управляющий исполняет три свои роли и осуществляет четыре главные функции, с тем, чтоб сконструировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. Это значит, что для фуррора индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации. 
Хотя общепризнано, что коммуникации имеют большущее значение для фуррора организаций, опросы проявили, что 73% американских, 63% британских и 85% японских управляющих считают коммуникации основным препятствием на пути заслуги эффективности их организациями. Согласно еще одному опросу приблизительно 250 тыс. Работников 2000 самых различных компаний, обмен информацией представляет одну из самых сложных заморочек в организациях. Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации — одна из основных сфер возникновения заморочек. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы обязаны обучаться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться наилучшими, более эффективными менеджерами. 
Эффективно работающие руководители — это те, которые эффективны в коммуникациях, Они представляют суть коммуникационного процесса, владеют отлично развитым умением устного и письменного общения и соображают, как среда влияет на обмен информацией.

Основная задачка  менеджмента – получение прибыли, что напрямую зависит от умения менеджера  управлять делами. В вышенаписанном можно узреть связь меж коммуникацией, информацией и умением менеджера работать. Таковым образом, тема проекта совсем принципиальна для выполнения основной задачки менеджмента, что указывает актуальность данной трудности и необходимость её углубленного исследования.

РАЗДЕЛ 2.

Начнем с анализа  коммуникационного процесса в организациях.

Размышляя об обмене информацией в организации, традиционно  думают о людях, которые молвят в  процессе личного общения либо в  группах на собраниях, разговаривают по телефону либо читают и составляют записки, письма и отчеты. 
Хотя на эти случаи приходится основная часть коммуникаций в организации, коммуникации представляют собой всепроникающий и сложный процесс. Начнем с выявления того, где вне и внутри организации требуются эффективные коммуникации.

Если бы необходимо было проанализировать, о чем молвят, пишут и читают в реальности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких-то вопросах, которые соединены с потребностями  информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет либо будет влиять на компанию.

К примеру, в 1982 г. И еще раз в 1985 г., Когда компания “Джонсон энд 
Джонсон” установила, что некие капсулы “Тиленола” ядовиты, высокому управлению компании пришлось сделать эффективные коммуникации с таковыми группами, как средства массовой информации и потребители, управление санитарного надзора за качеством пищевых товаров и медикаментов. Пришлось также сделать связь с руководителями среднего звена, которые стояли во главе лабораторий и заводов в различных странах мира. Эти руководители, в свою очередь, установили связь с руководителями более низких уровней и контролерами, подотчетными им. Наконец, управление компании “Джонсон энд 
Джонсон”, возможно, оповестило о собственных проблемах всех служащих компании. 
Сочетание таковых средств коммуникации, как совещания, служебные записки, телефонные переговоры, формальные отчеты, видеоленты и беседы с глазу на глаз, дозволили, в конечном счете, охватить многих работников компании. Если бы вы были мастером на одном из заводов компании, выпускающих “Тиленол”, к вам без сомнения поступила бы какая-то информация о случившемся несчастье.

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими собственного внешнего окружения. С имеющимися и возможными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и остальных программ продвижения продуктов на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного вида, “имиджа” организации на местном, общенациональном либо международном уровне. 
Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в данной связи пространные письменные отчеты. В собственных ежегодных отчетах неважно какая компания докладывает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о собственном размещении, возможностях карьеры, льготах и т.П. Используя лоббистов и делая взносы в пользу различных политических групп, комитетов, организация пробует влиять на содержание будущих законов и постановлений. Организация, где есть профсоюз, обязана поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтоб профсоюз не возник. Это только немногие примеры из всего контраста способов реагирования организации на действия и причины внешнего окружения. Еще раз подчеркну, что обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т.П., Циркулирующие внутри организации, часто являются реакцией на способности либо трудности, создаваемые внешним окружением.

2.1 МЕЖУРОВНЕВЫЕ  КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИЯХ.

меж уровнями информация перемещается внутри организации с  уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.Е. С высших уровней на низшие. Таковым методом, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачках, изменении ценностей, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.П. К примеру, вице- президент по производству может докладывать управляющему заводом (управляющий среднего уровня) о грядущих конфигурациях в производстве продукта, В свою очередь, управляющий заводом обязан проинформировать подчиненных ему управляющих об особенностях готовящихся конфигураций.

кроме обмена по нисходящей, организация нуждается  в коммуникациях по восходящей. К  примеру, банковский служащий может  заметить, что новая ЭВМ время  от времени принуждает клиента ожидать  на несколько минут дольше, чем  до этого, поскольку машина периодически “занята” либо отключается. Служащие могут сделать вывод, что ожидание раздражает неких клиентов. Предположим, банк эффективно проинформировал каждого служащего о том, что “обслуживание клиента — первая наша забота”. В этом случае служащие готовы сказать своему непосредственному начальнику о появившейся проблеме. Этот начальник, в свою очередь, обязан проинформировать управляющего операциями, а тот — вице- президента по банковским операциям.

Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. В одном настоящем примере инженер разработал более эффективный метод раскроя листового сплава для крыльев самолета, и докладывает о собственной идее непосредственному начальнику. Если он врывается в его кабинет приблизительно с таковыми словами: “Как желаете, но вы обязаны внедрить этот новый метод раскроя”, — управляющий может отреагировать отрицательно. Но если управляющий решил поддержать предложение инженера, он скажет о нем на следующий, более высокий уровень управления. Изменение просит одобрения со стороны управляющего заводом либо управляющего производственными операциями на более высоком уровне.

Налицо ситуация, в которой нечто, возникшее на низшем уровне организации, обязано  подняться на самый верх, последовательно пройдя все промежуточные уровни.

2.2 КОММУНИКАЦИИ  управляющий-ПОДЧИНЕННЫЙ.

может быть, более  естественным компонентом коммуникаций в организации являются дела меж  управляющим и подчиненным. Хотя они служат примером обмена информацией  по вертикали, о чем говорилось выше, рассматриваем этот вид обмена информацией раздельно, поскольку он составляет основную часть коммуникативной деятельности управляющего. Исследования проявили, что 2/3 данной деятельности реализуется меж управляющими и управляемыми.