Информация и коммуникации в менеджменте

некие из бессчетных разновидностей обмена информацией  меж управляющим и подчиненным  соединены с прояснением задач, ценностей и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение  задач отдела; с обсуждением заморочек  эффективности работы; достижение признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей либо реально имеющейся проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении; а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

2.3 КОММУНИКАЦИИ  меж управляющим И РАБОЧЕЙ  ГРУППОЙ.

В дополнение к  обмену информацией меж управляющим  и подчиненным имеет место  обмен меж управляющим и его  рабочей группой. Коммуникации с  рабочей группой в целом разрешают руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новейших задачках и ценностях отдела, о том, как следовало бы работать совместно, о грядущих конфигурациях и вероятных их последствиях для этого и остальных отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.

не считая того, время от времени рабочая группа собирается без управляющих для  обсуждения заморочек, усовершенствований либо надвигающихся перемен. Как указано выше, такие дела равенства могут способствовать увеличению удовлетворенности служащих собственной работой.

2.4 НЕФОРМАЛЬНЫЕ  КОММУНИКАЦИИ.

Организации состоят  из формальных и неформальных компонентов. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Кит 
Дэвис — узнаваемый исследователь, установил, что происхождение этого термина относится к временам Гражданской войны в США. Провода телеграфной связи, протянутые с дерева на дерево, напоминали побеги виноградной лозы и обширно использовались армией Севера и Юга. Сообщения, передаваемые по такому телеграфу, частенько фальсифицировались и запутывались. В конечном счете, стало общепринятым квалифицировать неточные сообщения и сведения как “слухи” 
(прошедшие по системе тайного сообщения).

Слухи “витают  около автоматов с охлажденной  водой, по коридорам, в столовых и  в любом другом месте, где люди собираются группами”. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации либо сведений типа “только меж нами”.

Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.Е. Слухи, почаще оказывается чёткой, а не искаженной. Согласно исследованию Дэвиса, 80-99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Он считает, но, что уровень Точности не может быть таковым же высоким, когда речь идет о личной либо о сильно эмоционально окрашенной информации. Дэвис показывает: “Люди склонны считать СЛУХИ менее чёткой информацией, поскольку настоящие её погрешности имеют более драматичный характер и потому глубже впечатываются в память, чем каждодневная рутинная точность”. Не считая того, независимо от точности, “все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их действие положительным либо отрицательным”.

Таблица 6.1. обычная  информация, передаваемая по каналам  распространения слухов

Предстоящие сокращения производственных рабочих; 
новейшие меры по наказаниям за опоздания; 
конфигурации в структуре организации; 
Грядущие перемещения и повышения; 
Подробное изложение спора двух управляющих на последнем совещании по сбыту; 
Кто кому назначает свидания после работы;

В табл. 6. 1. Перечислены  некие разновидности информации, передаваемой по каналам распространения  слухов в организации.

2.5 КОММУНИКАЦИОННЫЙ  ПРОЦЕСС

Выше показано, как обширно обмен информацией  обхватывает различные части  организации и каким образом  он соотносится с её эффективностью. Вы понимаете, естественно, что обмен  информацией в организациях не постоянно  так эффективен, как следовало  бы. На деле люди общаются меж собой менее эффективно, чем им это кажется.

Этот факт был  проиллюстрирован Ренсисом Лайкертом  при исследовании работы мастеров и  их подчиненных на одном из компаний коммунального обслуживания.

В то время как 85% мастеров считали, что их подчиненные ощущают себя свободно при обсуждении принципиальных деловых вопросов, лишь у 51% подчиненных в реальности присутствовало это чувство свободы. В другом исследовании начальник отдела зарегистрировал аннотации либо передаваемые подчиненным решения по 165 особым поводам. Судя по записям подчиненных, они были осведомлены лишь о 84 таковых сообщениях. Один из исследователей проанализировал работу калифорнийской компании в области здравоохранения и выявил значительные различия меж руководителями высшего, среднего и низового уровней в том, как они оценивают эффективность коммуникаций в их организации.

не считая того, во многих вариантах передаваемое сообщение  оказывается неправильно понятым  и, следовательно, обмен информацией  — неэффективным, 
Джон Майнер, выдающийся исследователь в области управления, показывает, что, как правило, только 50% попыток обмена информацией приводит к обоюдному согласию общающихся. Почаще всего причина столь низкой эффективности состоит в забвении того факта, что коммуникация — это обмен.

В ходе обмена обе  стороны играются активную роль. К  примеру, если вы как управляющий  описываете одному из подчиненных, как  необходимо изменить работу, это лишь начало обмена. Чтоб обмен информацией  стал эффективным, ваш подчиненный  обязан сказать вам, как он соображает задачку и ваши ожидания в отношении результатов его деятельности. Обмен информацией происходит лишь в том случае, когда одна сторона “предлагает” информацию, а другая принимает её. Чтоб было конкретно так, следует уделять пристальное внимание коммуникационному процессу.

КОММУНИКАЦИОННЫЙ  ПРОЦЕСС — это обмен информацией  меж двумя либо более людьми.

Основная мишень коммуникационного процесса — обеспечение  понимания информации, являющейся предметом  обмена, т.Е. Сообщений. Но сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Вы, естественно, сами сталкивались со вариантами малоэффективного обмена информацией с друзьями, семьей, сотрудниками на работе. Чтоб лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое либо большее число людей.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.

1. Отправитель,  лицо, генерирующее идеи либо  собирающее информацию и передающее её. 
2. Сообщение, фактически информация, закодированная с помощью знаков. 
3. Канал, средство передачи информации. 
4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её.

При обмене информацией  отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задачка — составить сообщение и употреблять канал для его передачи таковым образом, чтоб обе стороны сообразили и разделили начальную идею. Это тяжело, ибо каждый этап является сразу точкой, в которой смысл может быть искажен либо полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы: 
1. Зарождение идеи. 
2. Кодирование и выбор канала. 
3. Передача. 
4. Декодирование.

Хотя весь процесс  коммуникаций частенько завершается  за несколько секунд, что затрудняет выделение его этапов, проанализируем эти этапы, чтоб показать, какие трудности могут возникать в различных точках. Этот анализ подобен внимательному разглядыванию каждого кадра короткого эпизода на кинопленке.

ЗАРОЖДЕНИЕ ИДЕИ.

Обмен информацией начинается с формулирования идеи либо отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею либо сообщение следует сделать предметом обмена. К огорчению, многие пробы обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. Кит Дэвис подчеркивает значимость данного этапа: “Неудачное сообщение не станет лучше на глянцевой бумаге либо от роста мощности громкоговорителя. Лозунг этапа — “не начинайте говорить, не начав думать”.

принципиально держать в голове, что мысль еще не трансформирована в слова либо не заполучила другой таковой формы, в которой она послужит обмену информации. 
Отправитель решил лишь, какую конкретно концепцию он желает сделать предметом обмена информацией. Чтоб выполнить обмен эффективно, он обязан принять в расчет множество факторов. К примеру, управляющий, желающий обменяться информацией об оценке результатов работы, обязан верно понимать, что мысль состоит в том, чтоб сказать подчиненным конкретную информацию об их мощных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты их работы. 
мысль не может заключаться в смутных общих похвалах либо критике поведения подчиненных.

Этот пример указывает также связь меж  восприятием и коммуникацией. 
У управляющего, который считает подчиненных способными к развитию и совершенствованию, а означает, нуждающимися в информации с оценкой результатов их работы, быстрее всего, найдутся дельные положительные идеи для обмена информацией на указанную тему по существу. Управляющий, который принимает подчиненных как детей, ждущих, чтоб их поправляли и направляли, быстрее всего, заложит в свои идеи критицизм отрицательного характеристики, свойственный такому виду мышления.

Еще один пример возможных заморочек на этапе  зарождения идеи дает нам начальник цеха, лишь что принявший сообщение от высшего управления о том, что компании необходимо на 6% увеличить создание видеоигр без роста сверхурочных выплат. Если начальник цеха не сумеет сообразить, каким методом лучше всего обменяться данной информацией с подчиненными и направит им это сообщение в точности таковым, каким оно было получено, возможны недоразумения, поскольку рабочие усвоют только сам факт того, что конфигурации необходимы. Если же управляющий в самом деле обмыслит те идеи, которые требуют передачи, он может придти к следующим заключениям: 
1. Рабочие обязаны понять, какие необходимы конфигурации – прироста размера производства на 6% без дополнительных сверхурочных.

2. Рабочие обязаны  понять, почему необходимы эти  конфигурации, по другому они могут сделать вывод, что компания пробует выжимать из них больше, а платить поменьше, и взбунтоваться.

3. Рабочие обязаны  понять, каким образом следует  выполнить конфигурации — качество  продукции и уровень брака  не обязаны поменяться вследствие прироста размера производства, по другому эффективность может снизиться, а не возрасти, как того просит в собственном сообщении высшее управление.

Руководители, неудовлетворительно  обменивающиеся информацией, могут  действовать безуспешно, поскольку  по отношению к ним конкретно так действует высшее управление. Дело в том, что руководители высшего звена частенько служат ролевой моделью для поведения подчиненных. Если наши руководители склонны к принуждению либо не откровенны в обмене информацией с нами, мы вполне можем повести себя схожим образом, обмениваясь информацией со своими подчиненными. Но вы находитесь в ином положении, чем ваше начальство. 
Поэтому совсем необязательно действовать в том же стиле, даже если этот стиль эффективен. Что в реальности нужно, так это осознать — какие идеи предусмотрены к передаче до того, как вы отправляете сообщение и уверенность в адекватности и уместности ваших идей с учетом конкретной ситуации и цели.

КОДИРОВАНИЕ И  ВЫБОР КАНАЛА.

до этого чем  передать идею, отправитель обязан с помощью знаков закодировать её, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.

Отправитель обязан также выбрать канал, совместимый  с типом знаков, использованных для  кодировки. К неким общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения знаков, передача невозможна. Картина время от времени достойна тыщи слов, но не при передаче сообщения по телефону. Схожим образом может быть неосуществимым одновременный разговор со всеми работниками сходу. Можно разослать памятные записки, предваряющие собрания маленьких групп, для обеспечения понимания сообщения и приобщения к проблеме.

ПЕРЕДАЧА.

На третьем  этапе отправитель употребляет  канал для доставки сообщения 
(закодированной идеи либо совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время, как мы видели, передача является только одним из важнейших этапов, через которые нужно пройти, чтоб донести идею до другого лица.