Функции управления. Менеджмент как вид деятельности и система управления

Современное производство многообразно, сложно, оно  требует соответствующего обеспечения и обслуживания. Поэтому важнейшее место занимает организационная подсистема, которая заключается в единстве технических и экономических процессов и выражается в упорядочении всех процессов. Целью организации является обеспечение наивысшего производственного эффекта с наименьшими затратами труда.

Экономическую подсистему нужно рассматривать  в широком и узком смысле. В широком смысле ее представляют как подсистему общественного производства, т. е. совокупность производительных сил и производственных отношений. Основу ее составляет тип производственных отношений, который определяет характер связей между отдельными элементами подсистемы. Сами связи выступают в виде процессов производства, обмена, распределения и потребления. В узком смысле под экономической подсистемой подразумеваются производственные отношения, которые соответствуют данному способу производства.

В экономическую  подсистему входят природные, трудовые, материально-вещественные, информационные ресурсы и Экономико-управляющие преобразователи. В результате функционирования экономической подсистемы народное хозяйство страны получает различные блага, предназначенные для потребления населением, обороны страны, накопления, возмещения и экспорта.

Экономическая подсистема всегда целенаправленна, выступает  как единый целостный организм. Создается она по сложной иерархической структуре, которая предусматривает сочетание централизованного управления с самостоятельностью отдельных элементов и наличие вертикальных связей по иерархии и горизонтальных связей между элементами одного уровня.

  Экономическая подсистема, как и вся система производства, непрерывно претерпевает изменения, переходит из одного качества в другое. При этом каждое изменение одного элемента приводит к изменению целого ряда элементов, связанных с ним.

Постоянно воздействуя на другие подсистемы, экономическая подсистема одновременно находится под влиянием этих подсистем. Управляемая (производственная) подсистема может рассматриваться как трудовой коллектив бригады, участка, предприятия. Единство социальных отношений составляет социальную подсистему. Цели производства определяются социальной и экономической подсистемами, которые отражают социально-экономическую сторону управления производством.

Наличие технической, технологической, организационной, экономической и социальной подсистем предполагает их совместное функционирование, что позволяет создать систему в ее законченном виде. Каждая из функциональных подсистем анализируется в рамках иерархической ступени производства что обеспечивает связь между иерархической и функциональной структурами производства.

Система  управления   строится  на  основе  двух   ведущих  принципов: иерархичности и обратной связи.

Принцип иерархичности заключается в  создании многоступенчатой системы  управления, при которой первичные производственные звенья управляются органами, находящимися под контролем органов следующего уровня. Те в свою очередь подчиняются и контролируются органами следующего уровня и т. д.

Цели  перед низовыми звеньями ставятся органами более высокого по иерархии органа управления. Однако орган, ставящий задачи, не регламентирует действие нижестоящего звена на путях достижения цели. Искусство управления заключается в том, чтобы максимально воздействовать на внутренние силы системы, которые работали бы с максимальной отдачей или

добивались  перевода системы в новое состояние  с наибольшим эффектом. Управленческое воздействие должно охватывать все подсистемы данного звена, а также внутренние связи и зависимости.

При формировании и совершенствовании систем управления исходят из того, чтобы они максимально соответствовали целям функционирования. Производственная система должна соответствовать всем пяти классам целей: технические, технологические, организационные, экономические, социальные. Во времени цели могут меняться. Поэтому при создании определенной организационной структуры это необходимо учитывать. Она должна быть подвижной, легко реагировать на изменения.

При проектировании структур используются методы организационного и экономического моделирования, которые  дают возможность изучить систему и оптимизировать их развитие.

Постоянный  контроль за деятельностью системы  осуществляется при помощи принципа обратной связи. Обратная связь - это  сигналы, выражающие реакцию объекта на управляющее воздействие. По каналам обратной связи информация о работе управляемой подсистемы непрерывно поступает в управляющую подсистему, которая благодаря этому имеет возможность проверить реакцию объекта управления на команды и корректировать их. В случае несоответствия между фактическим и заданным состоянием системы принимаются меры для ликвидации этого несоответствия. Обратная связь осуществляется через отчетные данные о производительности труда, запасах сырья, незавершенном производстве, производственных резервах.

Необходимо, чтобы формы обратной связи на уровне народного хозяйства носили обобщающий характер и были взаимосвязаны с такими же формами обратной связи на других иерархических ступенях.

 Как видно, функции управления находятся  в определенном круговороте. Они взаимно связаны и взаимообусловлены: ни одно звено из этой цепи не выкинешь.

Ключевые проблемы менеджмента состоят в следующем:

а) деятельность   менеджера   заключена   в   четырех   основных   функциях 
(планирование,   организация,   мотивация,   контроль).   Любые   иные   виды 
деятельности работают на эти ключевые функции, отличающие менеджера от 
других лиц бизнеса;

б) поскольку   менеджер  достигает  целей  организации   с   помощью  своих 
подчиненных, то функция мотивации сегодня является самой существенной;

в) цели организации могут быть достигнуты только при условии хорошо 
налаженной обратной связи, т. е. при осуществлении надежного контроля. 
Однако контроль — это не опека. Эффективный контроль — это совет, 
помощь, своевременная подсказка, поощрение, одобрение и т. д. Контроль не 
несет в себе возмездия за упущения;

г) все    основные    функции    менеджмента    цементируются    действиями 
менеджера  по   принятию  решения.   Эффективные  решения,   подчеркивает 
американский теоретик менеджмента К. Киллен — «залог существования 
коммерческого   предприятия».   Они   являются   существенным   элементом 
каждой из рассмотренных выше четырех функций управления.

 
1.4 Информация как  элемент системы  управления

Ни одна организация не может осуществлять свою деятельность без информации. В процессе нормального функционирования организации, управления ею в различного рода информацией нуждаются все её работники, от простого рабочего или служащего до директора.

  Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри фирмы, и в ее окружении, которые служат основой принятия управленческих решений. Информация может быть классифицирована по ряду позиций, в частности:

1)по   назначению   (одноцелевая   связана  с  решением   одной   конкретной 
проблемы;   многоцелевая   используется   при   решении   нескольких   самых 
разнообразных проблем);

2)по  возможности хранения (фиксируемая  информация может храниться 
практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению, чему свидетели 
наскальные надписи и рисунки; не фиксируемая информация используется в 
момент получения; она также может храниться некоторое время, но при этом 
постепенно искажается и исчезает):

3) по   степени   готовности   для   использования   (первичная   информация 
представляет собой совокупность полученных непосредственно из источника 
несистематизированных данных, содержащих много лишнего и ненужного; 
Промежуточная информация состоит из сведений, прошедших через процесс 
предварительной «очистки» и систематизации, позволяющей решить вопрос о 
конкретных направлениях и способах их дальнейшего применения; конечная 
информация   дает   возможность   принимать   обоснованные   управленческие 
решения).

4. по полноте информация бывает частичной или комплексной (последняя 
   дает  всесторонние   исчерпывающие   сведения   об   объекте   и   возможность 
   непосредственно   принимать  любые  решения;  первая  на  практике  может 
   использоваться только в совокупности с другой информацией);
5. по степени надежности информацию можно разделить на достоверную и 
   вероятностную     (вероятностный     характер      может     быть      обусловлен 
   принципиальной невозможностью  получить  от существующего  источника 
   надежные   сведения.   Поскольку   имеющиеся   методы   не   позволяют   этого 
   сделать. Неизбежными искажениями при их передаче, особенно в условиях 
   иерархий     управленческой     структуры.     Заведомым     распространением 
   изначально ложных сведений ).

Специфической формой такого рода управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества коллектива, пытающегося

объяснить сложную, эмоционально значимую для  него ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом исходная версия, кочуя от одного члена коллектива к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство.

Поскольку люди в основном склонны считать, что слухи исходят из источников, заслуживающих доверия, руководство фирм часто пользуется этим обстоятельством, распространяя с их помощью сведения, которые по тем или иным причинам не могут быть преданы официальной огласке. В то же время необходимо иметь в виду, что доверием к слухам пользуются и участники конфликтов, желающие недобросовестными методами склонить окружающих на свою сторону.

Информация  может быть также классифицирована по объему, источникам, возрасту, способам передачи и распространения. Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров, приема посетителей, составления различных документов.

1.5 История развитие  менеджмента

К концу  XIX — началу XX в. появились первые работы, в которых была сделана попытка научного обобщения накопленного опыта и формирования основ науки менеджмента. Это было ответом на потребности промышленного развития, которое все больше приобретало такие специфические черты, как массовое производство и массовый сбыт, ориентация на рынки большой емкости и крупномасштабную организацию в форме мощных корпораций и акционерных обществ. Предприятия-гиганты испытывали острую необходимость в рациональной организации производства и труда, в четкой и взаимосвязанной работе всех подразделений и служб, менеджеров и исполнителей а соответствии с научно обоснованными принципами, нормами и стандартами.

Основателем школы научного менеджмента был  Ф. У. Тейлор — инженер-практик и менеджер, решавший в своей повседневной работе проблемы рационализации производства и труда с целью повышения производительности и эффективности. Изучая способы выполнения работ и трудовых операций, Ф.Тейлор сформулировал четыре принципа управления индивидуальным трудом рабочих:

• научный подход к выполнению каждого элемента работы;
• научный подход к подбору, обучению и тренировке рабочего;
• кооперация с рабочими;

 • разделение   ответственности   за   результаты   между   менеджерами   и 
рабочими.

Другой  известный специалист в области  менеджмента - А. Файоль предложил формализованное описание работы управляющих в организациях, выделив характерные для них виды деятельности или функции: планирование, организация, руководство, координацию и контроль. Им были сформулированы принципы менеджмента, которыми предлагалось руководствоваться при решении управленческих задач и выполнении функций менеджмента. Файоль считается основателем так называемой классической административной школы управления. В 50-е годы нашего столетия исследования проводились параллельно по пяти направлениям: классическому, человеческих отношений, поведенческих наук, количественному и системному подходам. Такая многосторонность разработок отвечала новым потребностям послевоенной экономики, в которой под влиянием научно-технической революции начали активно формироваться рыночно предпринимательские структуры. Развитие производства в сфере потребительских товаров и услуг привело к невиданному ранее росту числа средних и малых организаций, которые ориентировались не на массового