Аудит системы менеджмента качества

 

 

   

 

   6.5.5 Формирование полученных данных 

   Для получения наблюдений аудита свидетельства  аудита должны быть сопоставлены с  критериями аудита. Наблюдения аудита указывают на соответствие или несоответствие критериям аудита. Если это определено целями аудита, наблюдения аудита могут определить возможности для улучшения.

   Группа  по аудиту при необходимости должна собираться для анализа наблюдений аудита на определенных этапах проведения аудита.

   Соответствия  критериям аудита должны быть обобщены с указанием мест расположения, подразделений или процессов, которые подвергались аудиту. Если это предусмотрено планом аудита,  
отдельные наблюдения аудита о соответствии и подтверждающие их свидетельства также должны быть зарегистрированы.

   Несоответствия  и подтверждающие их свидетельства  аудита должны быть зарегистрированы и классифицированы (ранжированы). Они  должны быть проанализированы с проверяемой  организа-цией для подтверждения объективности свидетельств аудита. Необходимо устранить разногласия во мнениях по свидетельствам аудита и/или наблюдениям аудита, а неразрешенные проблемы документально оформить. 

   6.5.6 Подготовка заключения по результатам аудита 

   Группа  по аудиту до заключительного совещания должна выполнить следующее:

   а) рассмотреть наблюдения аудита и  другую соответствующую информацию, собранную во время аудита, на соответствие целям аудита;

   b) согласовать заключения по результатам  аудита с учетом неопределенности, присущей процессу аудита;

   c) подготовить рекомендации, если  это предусмотрено целями аудита;

   d) обсудить действия по результатам  аудита, если это входит в план  аудита. 

 

 

    6.5.7 Проведение заключительного совещания 

   Целью заключительного совещания, председателем  которого является руководитель группы по аудиту, является представление  заключения по результатам аудита таким образом, чтобы они были признаны проверяемой организацией, и при необходимости согласование сроков предоставления плана корректирующих и предупреждающих действий. Участники заключительного совещания должны представлять проверяемую организацию, заказчика аудита и другие стороны. Если это необходимо, руководитель группы по аудиту должен изложить свое мнение проверяемой организации относительно сложившихся во время аудита ситуаций, которые могут снизить доверие к заключениям по резуль-татам аудита.

   Во  многих случаях, например при внутреннем аудите малого предприятия, на заключительном совещании просто сообщают выводы и заключение по результатам аудита.

   В других ситуациях при аудите совещание  должно быть официальным с ведением протокола и списка присутствующих.

   Любые разногласия по заключению по результатам  аудита между группой по аудиту и  проверяемой организацией должны быть обсуждены и, по возможности, разрешены. Если нет единого мнения, то это должно быть зарегистрировано.

   Если  это предусмотрено целями аудита, то должны быть представлены рекомендации по улучшению с указанием, что они не носят обязательного характера. 

   6.6 Подготовка, утверждение и рассылка отчета (акта) по аудиту 

   6.6.1 Подготовка отчета (акта) по аудиту 

   Руководитель  группы по аудиту отвечает за подготовку и содержание отчета (акта) по аудиту.

   Отчет (акт) по аудиту должен содержать полные, точные, лаконичные и понятные записи по  
аудиту и отражать:

   а) цели аудита;

   b) область аудита, в частности, идентификацию проверенных структурных подразделений или процессов, и охватываемый аудитом период времени;

   c) идентификацию заказчика аудита;

   d) идентификацию руководителя и членов группы по аудиту;

   e) время  и место проведения аудита;

   f) критерии  аудита;

   g) наблюдения  аудита;

   h) заключения  по результатам аудита.

   При необходимости  в отчет (акт) по аудиту должны быть включены:

   i) план аудита;

   j) список представителей проверяемой организации;

   k) итоги проведения аудита, включая неопределенности и/или любые встретившиеся препятствия при его проведении, которые могут уменьшить достоверность заключения по результатам аудита;

   l) подтверждение достижения целей  аудита в пределах области  аудита в соответствии с планом аудита;

   m) области, находящиеся в области аудита, но не охваченные аудитом;

   n) неразрешенные  противоречия между группой по аудиту и проверяемой организацией;

   o) рекомендации  по улучшению, если это предусмотрено  целями аудита;

   p) согласованный  план действий по результатам  аудита;

   q) заявление  о конфиденциальном характере  информации, содержащейся в отчете;

   r) перечень  рассылки отчета по аудиту. 

   6.6.2 Утверждение и рассылка отчета (акта) по аудиту 

   Отчет (акт) по аудиту должен быть подготовлен  в согласованные сроки. Если это  невозможно, то о причинах задержки необходимо сообщить заказчику аудита и согласовать новый срок его подготовки.

   Отчет (акт) по аудиту должен быть датирован, проанализирован и утвержден  в соответствии с процедурами  программы аудита.

   Отчет (акт) по аудиту должен быть разослан согласно перечню рассылки, определенному заказчиком аудита.

   Отчет (акт) по аудиту является собственностью заказчика аудита. Члены группы по аудиту и адресаты согласно перечню рассылки отчета (акта) должны соблюдать требования конфиденциальности. 

 

    6.7 Завершение аудита 

   Аудит считается завершенным, если все  процедуры, предусмотренные планом аудита, выпол-нены и утвержденный отчет (акт) по аудиту разослан.

   Документы, имеющие отношение к аудиту, следует  хранить или уничтожать на основании  соглашения между участвующими сторонами в соответствии с процедурами программы аудита, соглашением между сторонами и в соответствии с действующим законодательством, нормативными требованиями и требованиями контрактов.

   Если  это не предусмотрено законом, группа по аудиту и ответственные за управление программой аудита не должны раскрывать содержимого документов и другой информации, полученной во время аудита, или отчетов по аудиту любой другой стороне без разрешения заказчика аудита и, где это  
требуется, разрешения проверяемой организации. Если необходимо раскрыть содержание документов аудита, заказчик аудита и проверяемая организация должны быть своевременно проинформированы об этом. 

   6.8 Действия по результатам аудита 

   Заключения  по результатам аудита могут указывать  на необходимость корректирующих, предупреждающих действий или при необходимости действий по улучшению. Последующие действия не рассматривают как часть аудита, и вопрос об их проведении в согласованные сроки обычно решает проверяемая организация, которая должна информировать заказчика аудита о выполнении этих  
действий.

   Завершение и результативность корректирующих действий должны быть верифицированы.  
Верификация может быть частью последующего аудита.

   Программа аудита может предусматривать выполнение последующих действий членами группы по аудиту, которые могут добавить ценность аудиту своей экспертной оценкой. В таких случаях следует позаботиться об обеспечении независимости при проведении последующих аудитов. 

   7 Компетентность и оценка аудиторов 

   7.1 Общие положения 

   Доверие к аудиту зависит от компетентности аудиторов. Аудиторы должны продемонстрировать:

   – личные качества, изложенные в 7.2;

   – способность применить знания и навыки, изложенные в 7.3, приобретенные во время учебы, работы, стажировки и опыта при проведении аудита, изложенные в 7.4.

   Концепция компетентности аудиторов показана на рисунке 4. Некоторые знания, навыки, изложенные в 7.3, являются общими для аудиторов систем менеджмента качества и систем экологического менеджмента, а некоторые – специфичными для аудиторов по отдельным дисциплинам.

   Аудиторы  улучшают, поддерживают и совершенствуют свою компетентность в процессе постоянного профессионального развития и регулярного участия в аудитах в соответствии с 7.5. Процесс оценки аудиторов и руководителей групп по аудиту приведен в 7.6. 
 
 
 
 
 

 

    

 
 
 

 

            Качество              Окружающая среда

 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 

 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 4 – Концепция компетентности 

   7.2 Личные качества 

   Личные  качества аудиторов должны позволять  им действовать в соответствии с  принципами проведения аудита. Аудитор должен быть:

   а) порядочным, справедливым, искренним, честным, выдержанным и рассудительным;

   b) открытым – воспринимать альтернативные идеи или точки зрения;

   c) дипломатичным – умеющим тактично взаимодействовать с людьми;